GUÍA DE USUARIO REGISTRO FACTURAS PANAMERICANA OUTSOURCING

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: FI-P13-G22 1 Agosto de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO REGISTRO FACTURAS PANAMERICANA OUTSOURCING Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo describir los registros de facturas de Panamericana Outsourcinig REVISIÓN DE REQUISITOS INGRESO AL SISTEMA CARGA DE VOUCHER REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE LA FACTURA Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 1.1. Realiza la revisión de los siguientes aspectos de las facturas de conformidad con la ley establecida: a. Estar denominada como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. (Modificado) Apellidos y nombre o razón social y NIT del comprador de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. j. Declarado Inexequible Corte Constitucional Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

4 1.2. Realiza la revisión de la factura física con respecto a la información enviada en Excel por la Oficina de Suministros Se selecciona el archivo en Excel correspondiente al número de la factura, el cual debe poseer 13 columnas en el orden que muestra la imagen. a) Se debe Multiplicar la columna CANTIDAD FAC con la columna VLR UND de todas las líneas y verificar que la suma de este resultado se igual a la suma de la base gravada y no gravada de la factura física. b) Se filtra la columna Código, de acuerdo al valor del IVA que se va a verificar; es decir, se filtra CL1 equivalente al IVA del 16%; con el resultado de la multiplicación anterior nuevamente se multiplica por el 16% todas las líneas y la suma de este resultado debe ser el valor del IVA del 16% de la factura física. Este mismo procedimiento se deberá realizar con el CL5 equivalente al IVA del 5% y con los demás CL si aplica. (si se presenta algún error en el archivo debe comunicarse a la Oficina de Suministros para la respectiva corrección).

5 1.3. Se procede a copiar el archivo plano sin títulos en una nueva hoja de Excel, se deben ajustar las columnas, seleccionando todo el rango para que queden sin espacios y guardar de la siguiente forma; Nombre de archivo: numero de la factura, Tipo: CSV (delimitado por comas) (*.csv). Este archivo por control de la oficina de cuentas por pagar se deberá guardar en una carpeta donde se lleven todas las facturas que se han realizado de PANAMERICANA OUTSOURCING.

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7 2.1. Ingresa a registra su usuario y contraseña. Continua la ruta INGRESO A FN/FN Finanzas 2.2. Selecciona Cuentas a Pagar, luego Procesos Batch y Carga de Voucher

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9 3.1. Seleccione el botón Buscar y luego Añd (si anteriormente ya ha cargado una factura primero debe seleccionar Eliminar y luego si Añd) 3.2. Seleccione Examinar y buscar el documento que se guardo con el numero de la factura, seleccione Cargar, Guardar, Ejec y Aceptar.

10 3.3. Seleccione Monitor Procesos, en la primera línea que aparezca, el Estado Ejec debe aparecer correcto, en Estado Distribución debe aparecer enviado 3.4. Seleccione Detalles y luego Seleccione Registro / Rastreo

11 3.5. Seleccione UJF_CARG_VCHR Errores.log 10, en el cual debe aparecer Begin End, de esta manera se comprueba que el archivo subió correctamente. Seleccione Volver 3.6. Seleccione Reg Mensajes

12 3.7. Seleccione Reg mensajes en &rs_level0, el cual debe mostrar la cantidad de líneas que tenia el archivo original sin títulos. Seleccione Volver 3.8. Seleccione Creación de Comprobante y luego de clic en Buscar; y seleccione OUTSOURCING

13 3.9. En la opción Hasta Fecha se debe colocar la fecha del día que se esta subiendo el archivo, luego seleccionar Guardar, Ejec y Aceptar Seleccione Monitor Procesos, en la primera línea que aparezca, el Estado Ejec debe aparecer Correcto, en Estado Distribución debe aparecer Enviado.

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15 4.1. Seleccione Comprobantes y seleccione Introd Comprobantes Estándar 4.2. Seleccione Buscar un Valor, en ID Proveedor: deberá colocar el Id de proveedor No que corresponde a Panamericana Outsourcinig

16 4.3. Seleccione el numero de la factura que acabo de cargar (si no la visualiza vaya a Introd Rápida de Facturas, seleccionar Buscar un Valor, seleccionar Buscar; si no encuentra el numero de factura comunicarse con la Oficina de Suministros) Seleccione Información sobre Factura, luego Verificar: No. Factura:, nombre del proveedor, Total que debe ser igual al valor de la Factura, Coment(1): Carga Voucher Outsourcing, Retención: Verificar de acuerdo al Régimen al cual pertenece (autorretenedor y Gran Contribuyente); no tiene retenciones.

17 4.5. Realiza la verificación de la cuenta, que corresponda a registros del grupo 5195 según los artículos registrados, y que el campo Uexpl sean siempre FGEN 4.6. Seleccione Pagos, Método Pago: Banco:51, Cuenta: C047 o k223,metodo:eft, Código Grupo Pago:01 y Gestión Pagos: PN

18 4.7. Seleccione Atributos de Comprobante, y en el campo Plantilla Contable seleccione PN_BYSERV 4.8. Seleccione Guardar, en la factura se deberá colocar el sello de contabilizado y diligenciar sus campos a mano: Comprobante: No. de comprobante, Fecha: El día que se hizo el comprobante, Nombre: La firma de la persona que realizo el comprobante.

19 4.9. Seleccione en el campo Acción: Control de Presupuestos y luego de clic en Ejecutar, para los procesos de Petición de Paridad y Petición Contzn Comprobantes se deberá realizar lo mismo, tenga en cuenta que cada proceso se ejecuta uno a uno Seleccione Resumen y en Estado Contabilización:, deberá aparecer Contabilizado; comprobando que efectivamente la factura ya fue registrada, verificada y contabilizada de manera correcta.

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21 Revisado por Analista de Cuentas por Pagar Aprobado por Director Financiero