MATRIZ DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

Transcripción

1 MATRIZ DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA Certificado N SC Certificado N SC Certificado N SC Certificado N GP 190-1

2 DONDE UBICAR LA MATRIZ

3 DONDE UBICAR LA MATRIZ

4 DONDE UBICAR LA MATRIZ

5 FACTOR - PED Planes Informes de Autoevaluación Con el fin de articular los Factores de la Autoevaluación de los programas con el Plan Estratégico de Desarrollo se debe consultar el Plan de Acción y el Plan de Inversiones para identificar el Asunto Estratégico, Estrategia y Proyecto. De igual forma se consulta el Informe de Autoevaluación para identificar el Factor, si aplica.

6 PROCESO Aquí se especifica el proceso donde se presentó la dificultad o situación a mejorar, pueden ser diligenciados mediante la lista despegable.

7 CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO Aquí se especifica si es una Debilidad u Oportunidad de Mejora generada por una auditoria interna o externa de calidad, si es una Recomendación de los Pares por Acreditación o Autoevaluación del Programa.

8 FUENTES DE INFORMACIÓN Este punto nos indica que fuente identificó el problema o situación para el cual se quieren realizar las acciones a proponer.

9 Los problemas vistos como algo son: Cambios a la rutina. Retos a vencer. Oportunidades para poner a prueba nuestro talento. son: Causados por el destino. Obra del demonio. Mala suerte. Difíciles de resolver.

10 Antes de recetar una cura, un buen medico halla todas las causas de la enfermedad del paciente. Quizás una pastilla no lo cure para siempre.

11 DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA En este punto se realiza la descripción del problema, riesgo o situación a mejorar. Lo que motivó a la oportunidad de mejora. El análisis de la causa puede ser desarrollada por cualquier metodología utilizada la cual puede ver en la Guía de Mejora Continua que esta disponible en la pagina del GICUV

12 La meta de encontrar la causa raíz es mejorar la manera en que se gestionan los problemas, encontrar esta causa llevará a reducir el impacto, a la contención del error, a la prevención de la recurrencia, y también conllevará a la reducción de esfuerzos innecesarios.

13 TIPO DE ACCIÓN En el campo tipo de acción se pueden elegir de la lista despegable las siguientes opciones: Acción Correctiva: Conjunto de Acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de situación no deseable (problema real). Acción Preventiva: Conjunto de Acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una situación potencial no deseable (problema potencial). Acción de Mejora: Actividad que se presenta cuando existiendo cumplimiento de lo planeado se quiere lograr un mejor nivel de ejecución

14 Para resultar eficaces las acciones deben ser Consultadas con los involucrados Conservar coherencia con el análisis de causas Identificarse con los objetivos de la unidad y tener en cuenta responsables, recursos, indicadores y ciclo PHVA. Consensuadas Coherentes Estructuradas Tanto en tiempo como en grado de cumplimiento. Susceptibles de modificación ante contingencias no previstas sin apartarse del enfoque inicial Viables en el contexto que se plantean Acotadas Flexibles Realistas

15 PLAN DE ACCIÓN En este punto se diligencia las actividades a realizar para solucionar la situación presentada, la dificultad u oportunidad de mejora. En conjunto con la acción o actividad debe de definirse un indicador por cada actividad para medir el cumplimiento del mismo y su valor. En el campo indicador se diligencia la información que nos indica el grado de consecución respecto a la acción propuesta, es decir, que me permita evaluar si lo que me propuse se cumplió. El valor de inicio corresponde a lo que me propongo cumplir respecto a la acción planteada Continuando con la misma estructura del plan de acción, el valor de inicio debe contar con periocidad de tiempo para su cumplimiento.

16 En el caso de no ser posible el establecimiento de un indicador adecuado, se puede considerar un indicador de cumplimiento

17 SEGUIMIENTO En el campo Observaciones, se puede consignar cualquier comentario adicional sobre las causas, las acciones, el formato o el seguimiento. En el caso de ser necesario la referencia a otros documentos pueden registrarse en este campo.

18 EJEMPLOS

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20 Una decisión no se considera como tal hasta que no se convierte en una asignación de tareas Peter Drucker