ACCIONES CORRECTIVAS Procedimiento

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETO Establecer el procedimiento que debe seguirse para la definición e implementación de acciones correctivas y el seguimiento a su eficacia, de manera que se eliminen las causas de las no es detectadas en los proyectos y en la organización en general. 2. ALCANCE Esta norma es aplicable en la solución de no es detectadas por cualquier fuente, en los proyectos y en la organización en general, que requieren correcciones y/o la implementación de acciones correctivas. 3. FINICIONES Proyecto: Conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo en cumplimiento de los contratos suscritos por la empresa. Cliente: Es la entidad contratante del servicio de estudios y diseños, interventorías o gerencia de proyectos y receptora del producto elaborado por la empresa. No : Incumplimiento de una necesidad o requisito establecido. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no detectada u otra situación indeseable. Corrección: Acción tomada para eliminar una no detectada. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. FUENTES INTIFICACIÓN La necesidad de crear acciones preventivas y de mejora pueden surgir a partir de las siguientes fuentes: ELABORO: CONSULTOR EN CALIDAD REVISO Y APROBO: REPRESENTANTE LA DIRECCIÓN FECHA: FECHA:

2 Página 2 de 6 La revisión de necesidades y expectativas del cliente. Las quejas y reclamos de los clientes. Los informes de servicios no conforme. Los informes de auditoría interna. Los resultados de la revisión por la dirección. Los resultados de la evaluación del servicio. Los resultados del análisis de datos. Los resultados de las mediciones de satisfacción del cliente. Las mediciones de los procesos, especialmente si proporcionan advertencias anticipadas a condiciones fuera de control. Los registros pertinentes del SGC. La utilización de herramientas de análisis de riesgos. El análisis de mercado. Los sistemas que consolidad fuentes de información para las partes interesadas. Lecciones aprendidas de experiencias pasadas. tomadas en reuniones técnicas de proyectos ANÁLISIS LAS CAUSAS Para la identificación de las causas de no es reales o potenciales, se pueden utilizar diferentes técnicas, tales como: Lluvia de ideas Espina de pescado Histogramas Los tres por qué?

3 Página 3 de 6 5. SCRIPCIÓN LAS ACTIVIDAS PASO ACTIVIDAD REVISION NO CONFORMIDAS TERMINACIÓN CAUSAS LA NO CONFORMIDAD EVALUACION NECESIDAS ACCIONES CORRECTIVAS DATOS O MATERIALES ENTRADA Las fuentes de identificación listadas en el ítem 3.2. Análisis proceso del Preventivas / De QUÉ SE HACE RESPONSABLE PRODUCTO REQUISITOS REGISTRO Para todas las no es detectadas, el responsable del proceso involucrado o quien haga sus veces, debe revisarlas, evaluando la importancia de los problemas presentados teniendo en cuenta el impacto potencial en aspectos tales como costos de no, desempeño del producto, satisfacción del cliente y costos de operación. Con base en lo analizado, se definirá si la no requiere corrección y/o acción correctiva. El responsable de proceso y el equipo implicado en la no deben realizar un análisis que les permita identificar la(s) causa(s) de la misma. Dentro de estas causas se pueden detectar entre otras, las siguientes: s y documentación inadecuados o no existentes No en la aplicación de los procedimientos Inadecuado control del proceso Mala programación Falta de entrenamiento Inadecuadas condiciones de trabajo Recursos inadecuados En los casos de quejas de los clientes, el director del proyecto o quien haga sus veces, debe analizar si la queja es fundamentada o no. Si es fundamentada definirá las acciones correctivas a seguir, y si no lo es, determinará la necesidad de implementar una acción preventiva. En caso de requerirse, las Gerencias Administrativa y/o Técnica participarán en la definición de las acciones. Para ambos casos, la decisión tomada por la Gerencia se deberá comunicar al cliente. No Conformidad revisada Definición de Causa de No Conformidad Corrección Acción Correctiva implementar o a Toda la información mencionada debe quedar registrada en el Preve ntivas / De Una vez determinadas las acciones a seguir, el responsable del proceso en el cual se detectó la no, debe enviar una copia del Preventivas / De Preventivas / De Preventivas / De Cuadro de Seguimiento a Preventivas

4 Página 4 de 6 PASO ACTIVIDAD DATOS O MATERIALES ENTRADA QUÉ SE HACE RESPONSABLE PRODUCTO REQUISITOS REGISTRO En los casos de productos no conformes, el director del proyecto o quien haga sus veces, aplicará el procedimiento de Control del Producto No Conforme, y determinará la necesidad de llevar a cabo una acción correctiva de acuerdo con la criticidad y recurrencia del producto no conforme. En los casos de no es detectadas en auditorías deberá implementarse acción correctiva. Preventivas / De al Consultor en Calidad, quien actualizará el Cuadro de Seguimiento a Preve ntivas con la información recibida 4 TERMINACIÓN E IMPLEMENTACIÓN ACCIONES NECESARIAS Preventivas / De Luego de determinar la necesidad de implementar acciones correctivas, el responsable del proceso y el equipo implicado en la no definen la acción a tomar, con el fin de eliminar la causa de la no detectada. Una vez definida la acción a tomar, se debe establecer un tiempo prudente para la implementación de la misma, dejando registro en el Preventivas / De. Acción Correctiva Preventivas / De 5 SEGUIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS A Preventivas / De Las No es detectadas en cada proceso y sus acciones respectivas se registrarán en el Cuadro de Seguimiento a Preventivas / De con el fin de llevar un control sobre la implementación y eficacia de las acciones propuestas. Consultor Calidad en Seguimiento Preventivas a Cuadro de Seguimiento a Preventivas 6 REVISIÓN EFICACIA ACCIONES CORRECTIVAS TOMADAS Preventivas Una vez implementadas las acciones correctivas por parte del funcionario designado, se debe evaluar la eficacia de las mismas. La eficacia de las acciones correctivas y el cierre de la no se realiza por medio de un seguimiento a su Consultor Calidad en No Conformidades cerradas Preventivas / De Cuadro de Seguimiento a

5 Página 5 de 6 PASO ACTIVIDAD DATOS O MATERIALES ENTRADA QUÉ SE HACE RESPONSABLE PRODUCTO REQUISITOS REGISTRO implementación, verificando si se eliminó(aron) la(s) causa(s) de la no y no se volvió a presentar una similar, una vez implementadas las acciones. Preventivas En caso de que la acción haya sido eficaz, se cerrará la no, dejando el registro en el Preventivas / De. De lo contrario, se registrará la no como pendiente y se determinarán las causas de la ineficacia de la acción, de manera que se pueda retomar el proceso. 6. CONTROL CAMBIOS No. VERSION FECHA CAPITULO/ NUMERAL RESUMEN CAMBIOS Y COMENTARIOS Creación. Este procedimiento reemplaza al UGC30208 por cambio de código. Se dividió el contenido del procedimiento en etapas Se especificaron los responsables de la detección de las no es. Se especificaron los responsables del seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas según la fuente por la que sean detectadas. Se explicó el procedimiento a seguir en caso de ineficacia de acciones correctivas. Se incluyó el requerimiento de actualización de los indicadores relacionados con el procedimiento y su comunicación con la Unidad de Calidad. 5 Se modificó el formato Correctivas y/o Preventivas Se adicionó la actividad de remisión de copias de los registros de Correctivas y/o Preventivas a la Unidad de Calidad Se cambió el encabezado y tipo de letra del procedimiento.

6 Página 6 de Se modificaron los nombres de los cargos de acuerdo con los cambios en el organigrama 4.3. Se eliminó la medición de las acciones correctivas tomadas en cada proceso. Se eliminó el código del documento, se cambió el logo por cambio de la imagen corporativa. Se modificó la estructura del documento. 4 Se incluyó capítulo de condiciones generales. 5 Se involucró al Consultor en Calidad en el seguimiento en la eficacia de las acciones correctivas/preventivas / de mejora. 6 Se incluyó cuadro de control de cambios. Fin del Documento