PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Transcripción

1 INDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTACIÓN APLICABLE 4. RESPONSABILIDADES 5. DEFINICIONES 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO. 7. ANEXOS Confeccionado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre Carolina Ananías Gustavo Dibán Gustavo Dibán Fecha 14/Dic/ /03/ /03/2009 COPIA CONTROLADA

2 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por finalidad describir el sistema que se aplica para asegurar que se toman las acciones adecuadas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, y que éstas sean eficaces. 2. ALCANCE A todas las no conformidades reales o potenciales, detectadas durante la ejecución de actividades administrativas o productivas, reclamaciones de clientes o auditorías. 3. DOCUMENTACIÓN APLICABLE Norma ISO 9001:2000 Manual de la calidad 4. RESPONSABILIDADES El Gerente General es responsable de: Asignar los recursos necesarios para implementar propuestas de solución tendientes a eliminar causas reales o potenciales de no conformidades que tengan un alto costo. Revisar el resultado de las acciones correctivas implementadas durante la revisión del sistema. El Gerente de Operaciones, Gerente Comercial y el Subgerente de Administración y Finanzas son responsables de: Supervisar la investigación de las causas detectadas en su área. Determinar los responsables y el plazo de ejecución de las acciones tendientes a eliminar las no conformidades detectadas en su área. Supervisar la ejecución de las acciones correctivas de su área.

3 El Encargado de la Calidad es responsable de: Realizar el seguimiento de las acciones implementadas en la organización o determinar una persona para que la realice con el propósito de verificar la eficacia de las acciones tomadas para eliminar las causas de las no conformidades detectadas. Preparar un informe con el resultado de las acciones correctivas o preventivas implementadas y presentárselo al Gerente General durante la Revisión del Sistema. 5. DEFINICIONES No Aplica 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1. Acciones Correctivas Los problemas que requieren la aplicación de las acciones correctivas son detectados a través de los análisis de: No conformidades detectadas en el proceso productivo o administrativo Análisis de los reclamos del cliente. El análisis efectuado en las reuniones de la calidad. Los indicadores de gestión. Las Auditorias realizadas al sistema. Las No Conformidades detectadas durante la realización de actividades en el proceso productivo o administrativo, son registradas en el formulario denominado Parte de No Conformidad (Anexo2). Los responsables de los procesos coordinan la investigación de las causas que dieron origen a las no conformidades y registran el resultado en el formulario de tratamiento de las no conformidades (Anexo 1). El proceso a seguir para la planificación de las acciones correctivas se describe a continuación.

4 Revisión de las no conformidades Se deben revisar las no conformidades generadas en los diferentes procesos o actividades. Se determinan la o las causas reales del problema, y de entre ellas se determina la o las más importantes. Necesidad e implementación de acciones Definidas las causas de las no conformidades, los mismos responsables deben determinar la necesidad de adoptar acciones tendientes a eliminarlas. Se estudian con detenimiento las propuestas de solución para eliminar las causas, teniendo en cuenta las repercusiones internas o externas y las modificaciones a realizar. Registro de las acciones Una vez que se determina la planificación de las acciones correctivas, éstas se deben implementar registrándola en el formulario de tratamiento de las no conformidades (anexo 1), donde debe quedar claramente detallada la no conformidad, las causas, las propuestas de solución, los plazos y el responsable de ejecución. Seguimiento y Cierre El encargado de la calidad o quien él designe realiza la verificación de la eficacia de las acciones tomadas. Esta revisión se registra en el mismo formulario de no conformidades, donde queda registrada la fecha de las revisiones y el resultado obtenido. En el caso de no cumplir los plazos establecidos o no se logra la eficacia deseada, se debe realizar un nuevo análisis de las causas y / o las propuestas de solución. Visto bueno del Gerente En el caso de que una propuesta de solución involucre un alto costo se debe solicitar autorización al Gerente General Acciones Preventivas Las acciones preventivas se establecen ante potenciales no conformidades y pueden resultar del estudio de las operaciones de los procesos productivos, los resultados de las auditorías, los reclamos del cliente, el análisis de los controladores de gestión, y de la revisión del sistema por parte de la dirección. Cuando

5 se define la planificación de acciones tendientes a eliminar las causas potenciales de no conformidades, se utiliza la misma sistemática definida para el tratamiento de las acciones correctivas Control de Registros Identificación Almacenamiento Protección Recuperación o Acceso Tiempo de retención Disposición Final Formulario para el tratamiento de las no conformidades \\oracle\proyecto\gen esys\control de Calidad\Documentos ISO\Auditorias\Accion es Correctivas Clave de Acceso Encargado Control de Calidad, Auditores Permanente Respaldo (Cinta, DVD) Parte de No Conformidad \\oracle\proyecto\gen esys\control de Calidad\Documentos ISO\Parte NC Clave de Acceso Encargado Control de Calidad, Auditores Permanente Respaldo (Cinta, DVD) 7. ANEXOS ANEXO 1: Formulario para el tratamiento de las no conformidades ANEXO 2: Parte de No Conformidad

6 ANEXO 1 FORMULARIO PARA EL TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES PROCESO NO CONFORME ACCION CORRECTIVA ACCION PREVENTIVA GESTION DE NO CONFORMIDADES AREA FECHA: NO CONFORMIDAD: POSIBLE NO-CONFORMIDAD: CAUSA(S): DISPOSICIÓN PROPUESTAS DE SOLUCION RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN: SEGUIMIENTO FECHA 1 PLAZO: FECHA 2 PLAZO: FECHA 3 PLAZO: CIERRE SI NO OBSERVACIONES : NOMBRE DE VERIFICADOR: FECHA: Procedencia: Reunión mensual No-cumplimiento de proceso Revisión de tareas Reclamo de Cliente No-cumplimiento de fecha Auditoria de Seguimiento

7 ANEXO 2: PARTE DE NO CONFORMIDAD AREA AFECTADA: EMITIDO POR: Gerente Área NOMBRE DEL EMISOR: Jefe de Proyectos AREA QUE DETECTA LA NO CONFORMIDAD: Comité Calidad DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD: CAUSA DISPOSICIÓN Recibido por: Fecha: