DISPOSICION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS

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1 CODIGO: VERSION: PRIMERA AREA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Organo de Control Interno VºBº OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 2/11 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de la Disposición, Seguimiento y Evaluación de las Medidas Correctivas para el Organo de Control Institucional del INDECI. Este procedimiento sirve para verificar y controlar el cumplimiento de las implementaciones de las acciones correctivas recomendadas en los Informes resultantes de las Acciones de Control efectuadas por el Organo de Control Institucional. Dichas implementaciones serán adoptadas por la administración de la Unidad Orgánica auditada y serán evaluadas por los es del. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para la Comisión de ía encargada, el Supervisor y el del Organo de Control Institucional, así como los responsables de la Unidad Orgánica Auditada y sus niveles Gerenciales correspondientes. Describe las actividades desde el inicio del trámite de Resolución Jefatural para la implementación de las medidas correctivas en el área examinada hasta el archivo del Informe Semestral de Seguimiento de Medidas Correctivas luego de haber sido entregado un ejemplar a la Jefatura del INDECI. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI. y Decreto Supremo Nº PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento Ley Nº Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba el Reglamento de los Organos de Control Institucional, y modificado por las Resoluciones de Contraloría Nº CG y Nº CG Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba la Directiva Nº CG/B150 Verificación y Seguimiento de Implementación de Recomendaciones Derivadas de Acciones de Control Manual de ía Gubernamental (MAGU), aprobadas por la Resolución de Contraloría Nº CG. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Informe de la Acción de Control, que contiene las recomendaciones respectivas Resolución Jefatural que autorice la implementación de las medidas correctivas correspondientes Instalación del Sistema de ía Gubernamental (SAGU) en el Organo de Control Institucional. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. s de la implementación de las medidas correctivas de las unidades orgánicas examinadas Organo de Control Institucional.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 3/ Jefatura del INDECI La Gerencia de Planificación y la Gerencia Central de Desarrollo de la Contraloría General de la República. 6. CONSIDERACIONES La Jefatura del INDECI, en cada oportunidad que reciba un Informe resultante de una Acción de Control, deberá informar por una sola vez, a la Contraloría General en un plazo de quince (15) días útiles de recibido el Informe, las acciones dispuestas con precisión de plazos y de funcionarios responsables de implementar las recomendaciones formuladas; para lo cual deberá adjuntar el formato Nº 4: Acciones Adoptadas por el Titular que se muestra en la Directiva Nº CG. Asimismo remitirá una copia al Organo de Control Institucional de la entidad El Organo de Control Institucional deberá presentar los resultados de la verificación y seguimiento en forma impresa y en diskette, correspondiente a los siguientes periodos: Primer semestre (Enero-Junio) a más tardar el 31 de Julio del año de ejecución. Anual (Enero-Diciembre) a más tardar el 31 de Enero del año siguiente Los resultados de la evaluación de las medidas correctivas, deben presentarse a través de un Cuadro Resumen que incluya: Detalle de las observaciones y recomendaciones comprendidas en el informe anterior. Acciones adoptadas por la entidad. Evaluación del auditor sobre las acciones adoptadas por la entidad. Consideración si la recomendación fue implantada y la observación superada El estado de implementación de las recomendaciones se presentará en el formato Nº 5 - A: Verificación y Seguimiento de la Implementación de Recomendaciones Acciones Adoptadas. Dicho formato que se encuentra en la Directiva Nº CG así como su respectivo instructivo La situación de los procesos administrativos comprende el reporte de la situación de las recomendaciones de inicio de los procesos administrativos o judiciales, respecto de las acciones adoptadas para su implementación, cuya información se presentará en el formato Nº 5 - B: Verificación y Seguimiento de la Implementación de Recomendaciones Situación de los Procesos s e inicio de las Acciones Judiciales, formato que se muestra en la Directiva Nº CG con su respectivo instructivo Una vez iniciado el proceso judicial, es decir emitido el auto apertorio de Instrucción Penal o Admisorio de la demanda (en caso de recomendación penal y civil respectivamente), seguidamente deberá procederse a llenar el formato Nº 6 - A: Acciones Judiciales Información General, y Nº 6 B: Acciones Generales Seguimiento de Procesos Judiciales, formatos que se encuentran en la Directiva Nº CG (con sus respectivos instructivos), los cuales se presentarán por una sola vez a la Contraloría General.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 4/11 7. SIGLAS 7.1. CGR: Contraloría General de la República OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica : Organo de Control Institucional SAGU: Sistema de ía Gubernamental. 8. DEFINICIONES 8.1. Concluido: Situación en la que un proceso de Implementación de Medidas Correctivas ya ha sido ejecutada y se han obtenido resultados finales. En el caso de establecerse la aplicación de Medidas Disciplinarias, ésta se ha efectivizado y anotado en el legajo del Servidor En proceso: Se refiere a la situación en donde la implementación de las Medidas Correctivas se viene desarrollando Informes Permanentes: Son aquellos informes que emiten los responsables del área en que se ejecuta la implementación de las medidas correctivas y que contienen los resultados de dicha implementación. Estos Informes se elaboran cada vez que se obtienen una cantidad conveniente de resultados. Se pueden emitir varios informes permanentes en un mismo semestre. Estos informes serán remitidos a la Jefatura del INDECI para su conocimiento los cuales serán posteriormente derivados al Organo de Control Institucional para su evaluación, seguimiento y registro en el SAGU Informe Semestral: El Informe Semestral de verificación y seguimiento de medidas correctivas es un documento escrito mediante el cual la Comisión de ía responsable expone los resultados obtenidos durante el semestre sobre la implementación de las Medidas Correctivas del caso a través de la información recogida en los informes permanentes. Este informe tiene por finalidad brindar suficiente información a la Gerencia de Planificación y la Gerencia Central de Desarrollo de la Contraloría General de la República para tener un control efectivo sobre las acciones de implementación por parte de la entidad auditada y de su seguimiento por parte del Organo de Control Institucional Pendiente: Se refiere a la situación de un proceso de implementación que aún no se ha iniciado Recomendaciones: Constituyen las medidas específicas y posibles que, con el propósito de mostrar los beneficios que reportará la acción de control, se sugiere a la administración de la entidad para promover la superación de las causas y deficiencias evidenciadas durante el examen. Las recomendaciones se formularán con orientación constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestión de la entidad y el desempeño de los funcionarios y servidores públicos a su servicio, con énfasis en contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro de los parámetros de economía, eficiencia y eficacia; aplicando criterios de oportunidad de acuerdo a la naturaleza de las observaciones y de costo proporcional a los beneficios esperados. 9. GLOSARIO DE TERMINOS Sistema de ía Gubernamental: Es la herramienta informática que permite a los órganos del Sistema Nacional de Control el registro del Plan Anual de Control a través de su programación, ejecución y evaluación. La información remitida por medios magnéticos, mediante uso del SAGU, tiene carácter de Declaración Jurada.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 5/ DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES JEFATURA OAJ CGR Viene del proceso Elaboración del Informe de las Acciones de Control o del proceso Elaboración del Informe Especial del INDECI Secretaria 1. Recibe Informe de la Acción de Control o Informe Especial, contiendo las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Se inicia el proceso Trámite de Resoluciones, el que concluye con la firma de la Resolución Jefatural, así mismo la Oficina de Asesoría Jurídica se encargará de entregar 2 copias de la Resolución Jefatural a la Contraloría General de la República y 1 copia al Titular de la Unidad Orgánica auditada adjunto en el Informe de la Acción de Control. 2. Recibe las Resoluciones Jefaturales y envía una al. 3. Recibe la Resolución Jefatural. 4. Entrega la Resolución Jefatural al para su conocimiento. 4. Recibe, toma conocimiento y deriva la Resolución Jefatural al. 5. Recibe, toma conocimiento y deriva la Resolución al Asistente para su registro. Unidad Orgánica Auditada SGII Asistente Secretaría General Secretaria 6. Registra la Resolución Jefatural en el SAGU. 7. Archiva la Resolución Jefatural. 8. Recibe el Informe de la Acción de Control y la Resolución Jefatural correspondiente. 9. Efectúa la implementación de las medidas correctivas en base a las recomendaciones que contiene el Informe. 10. Elabora los Informes permanentes sobre las implementaciones (pendientes, en proceso o concluidas), lo envía a Jefatura del INDECI para su conocimiento, quien a su vez los deriva al. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de los Informes permanentes a la y a la Jefatura del INDECI, para conocimiento. 11. Recibe y registra los Informes permanentes para luego entregárselos al. 12. Recibe Informes permanentes de las medidas adoptadas por la Unidad Orgánica auditada, conoce y los deriva al responsable.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 6/11 Unidad Orgánica Auditada CGR Secretaria Asistente Supervisor Apoyo Supervisor Secretaria 13. Revisa, evalúa y verifica las medidas correctivas adoptadas. No se encuentra realizada la implantación en forma adecuada 14. Solicita mediante un memorándum a la Unidad Orgánica auditada, información o documentos adicionales, e indica observaciones y/o aclaraciones de las recomendaciones señaladas en el Informe de Acción de Control. 15. Recibe memorándum de solicitud o indicaciones. 16. Envía Información adicional solicitada. 17. Recibe y registra información o documentos adicionales, luego envía al para su conocimiento, ir a la actividad 12. Se encuentra realizada la implantación en forma adecuada 18. Envía informe al Asistente para su respectivo registro en el SAGU. 19. Registra en el SAGU las medidas correctivas. 20. Emite reporte semestral del Proyecto de Seguimiento de Medidas Correctivas y lo envía al auditor responsable. 21. Revisa y corrige Proyecto de Seguimiento de Medidas Correctivas. 21. Revisa y corrige Proyecto de Seguimiento de Medidas Correctivas. 21. Revisa y corrige Proyecto de Seguimiento de Medidas Correctivas. 22. Aprueba Proyecto de Seguimiento de Medidas Correctivas y lo envía al asistente administrativo para su respectivo registro. 23. Registra proyecto de medidas correctivas en el SAGU. 24. Imprime el Informe final semestral y el oficio. 25. Revisa y aprueba el Informe Final, semestral. 25. Revisa Informe Semestral. 26. Le da el VºBº al Informe Semestral, firma los Oficios y la Memoranda e instruye para ser remitidos a la Contraloría General. 27. Recibe el Informe Semestral del Seguimiento de las Medidas Correctivas y entrega cargo. 28. Recibe el cargo, lo archiva y envía una copia del informe semestral a Jefatura.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 7/11 SGII Secretaría General Secretaria Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega del Informe Semestral a la Jefatura del INDECI, para conocimiento. 29. Recibe cargo. 30. Archiva cargo de Jefatura, dando fin al proceso.

8 11. DIAGRAMA DE FLUJO

9 INDECI CGR Secretaria/ Asistente Supervisor UNIDAD ORGANICA AUDITADA SGII SECRETARIA GENERAL OAJ JEFATURA Inicio Elaboración del Informe de las Acciones de Control Elaboración del Informe Especial 2 Recibe Resolución Jefatural 3 Recibe Resolución Jefatural Trámite de Resoluciones 1 Recibe informe de Acción de Control (con superaciones, observaciones y recomendaciones) 4 Recibe y toma conocimiento 4 Envía al para su conocimiento 5 Recibe y toma conocimiento 6 Registra en el SAGU RJ 8 Recibe informe y Resolución Jefatural 7 9 Ejecuta implementación de medidas correctivas 10 Elabora Informes permanentes (resultados) Administración del Proceso de Trámite Documentario 11 Recibe, registra Informe y comunica al 11 Envía Informes permanentes α

10 INDECI CGR Secretaria/ Asistente Supervisor UNIDAD ORGANICA AUDITADA SGII SECRETARIA GENERAL JEFATURA a α 12 Recibe Informes permanentes 13 Revisa, evalúa y verifica medidas correctivas adoptadas Si Implantación realizada adecuada? No 14 Solicita información o documentos adicionales e indica observaciones y/o aclaraciones de las recomendaciones 15 Recibe memorándum de solicitud o indicaciones 17 Recibe información o documentos adicionales y los envía al 16 Envía información adicional solicitada a 18 Envía Informe al Asistente para su respectivo registro 19 Registra en el SAGU 20 Emite Reporte semestral del proyecto de seguimiento de medidas correctivas 21 Revisa y corrige proyecto 21 Revisa y corrige proyecto 21 Revisa y corrige proyecto 22 Aprueba proyecto β

11 INDECI CGR Secretaria/ Asistente Supervisor UNIDAD ORGANICA AUDITADA SGII SECRETARIA GENERAL JEFATURA β 23 Registra proyecto en el SAGU 24 Imprime Informe final y oficios 25 Revisa y aprueba informe semestral 25 Revisa Informe semestral 27 Recibe Informe semestral 26 V B del Informe semestral, oficios y memoranda 28 Recibe y archiva cargo, envía una copia del Informe a Jefatura Administración del Proceso de Trámite Documentario 29 Recibe cargo Cargo 30 Fin

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