MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS EN CORPAC S.A.

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3 CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL SA SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS EN CORPAC SA Elaborado Área de Organización y Métodos Revisado Área de Coordinación General Aprobado Gerencia General

4 CORPAC SA Pág 3 de 16 PRESENTACIÓN El Manual de Normas y Procedimientos: CORPAC SA, es un documento normativo de gestión a través del cual se establecen los lineamientos y parámetros adecuados para el seguimiento de medidas correctivas, garantizando la implementación de las recomendaciones de la Contraloría General de la República, del Órgano de Control Institucional así como de los auditores externos En tal sentido debe constituirse en una fuente de permanente consulta para todos los órganos y unidades orgánicas de la Corporación El presente documento ha sido formulado por el Área de Organización y Métodos, en coordinación con el Área de Coordinación General Considerando que toda organización es dinámica, este Manual está sujeto a permanente actualización como consecuencia de evaluaciones que impliquen su modificación, a fin de disponer de una herramienta de gestión útil de orientación permanente para el seguimiento de medidas correctivas

5 CORPAC SA Pág 4 de 16 Í N D I C E Pág I OBJETIVO 05 II ALCANCE 05 III BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA 05 IV NORMATIVIDAD DISPOSICIONES GENERALES DISPOSICIONES ESPECÍFICAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS DISPOSICIONES FINALES 08 V PROCEDIMIENTO 10 VI GLOSARIO DE TÉRMINOS 11 ANEXOS 12 Anexo N 1 Formato: Situación de recomendaciones 13 Anexo N 2 Flujograma 15

6 CORPAC SA Pág 5 de 16 I OBJETIVO Establecer la normatividad y procedimientos adecuados para el seguimiento de medidas correctivas a fin de garantizar la implementación de las recomendaciones tanto de la Contraloría General de la República como del Órgano de Control Institucional y los auditores externos II ALCANCE El presente Manual de Normas y Procedimientos alcanza a todos los órganos y unidades orgánicas de la Corporación, así como a los responsables del seguimiento de medidas correctivas designados por éstos para la implementación de recomendaciones de los órganos de control III BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA Ley Nº Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Resolución de Contraloría Nº CG Normas de Control Interno Ley N Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Normas de Auditoría Gubernamental NAGU Directiva N CG/SGE aprobada con Resolución de Contraloría N CG Normas sobre difusión y acceso a los informes de control Directiva N CG/B150 aprobada con Resolución de Contraloría N CG Verificación y seguimiento de implantación de recomendaciones derivadas de informes de control Ley Ley de Procedimiento Administrativo General Acuerdo de Directorio N , de fecha Manual de Organización y Funciones de la Gerencia General Manual de Organización y Funciones del Área de Coordinación General IV NORMATIVIDAD 41 DISPOSICIONES GENERALES 411 Las disposiciones y procedimiento contenidos en el presente documento normativo establecen los lineamientos generales referidos a las responsabilidades y funciones que deben cumplir los responsables designados por cada órgano o unidad orgánica para la coordinación y seguimiento para la implementación de recomendaciones formuladas en los informes de control 412 Los órganos y/o unidades orgánicas serán los responsables del cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos El incumplimiento de la citada disposición conllevará a la aplicación del Reglamento Interno de Trabajo de CORPAC SA 413 Cada órgano o unidad orgánica deberá designar, a través de memorando, al responsable de la coordinación y seguimiento de medidas correctivas para la implementación de recomendaciones formuladas en los informes de control Ésta designación será comunicada formalmente al Área de Coordinación General Asimismo, deberá designar a un suplente, quien, en caso de ausencia del titular responsable, debido a vacaciones, enfermedad, comisión de servicios u otros casos de diversa índole, deberá asumir las funciones del seguimiento de las medidas correctivas a cargo del titular

7 CORPAC SA Pág 6 de Los Gerentes y/o Jefes serán los responsables de la implementación de las recomendaciones de los informes de control de su gerencia y/o área y deberán supervisar permanentemente a los responsables de coordinación y seguimiento de medidas correctivas en la entrega oportuna de los resultados y avances de la implementación de las recomendaciones formuladas por los órganos de control 415 Los responsables designados deberán tomar conocimiento de la normatividad legal y administrativa vigente, referida a la coordinación y seguimiento de medidas correctivas para la implementación de recomendaciones formuladas en los informes de control 416 Los órganos y/o unidades orgánicas deberán designar como responsable del seguimiento de medidas correctivas para la implementación de recomendaciones a un personal proactivo, propositivo, con criterio y discernimiento, así como de probada responsabilidad y experiencia administrativa Las características del suplente deben ser similares 417 El personal titular y suplente designado como responsable de la coordinación y seguimiento de las medidas correctivas para la implementación de las recomendaciones de los órganos de control, no podrá ser reemplazado, salvo casos debidamente justificados 418 Para realizar en forma eficaz el seguimiento de las medidas correctivas, los responsables designados deberán utilizar el sistema de seguimiento de recomendaciones (SSR) implementado por la Gerencia de Tecnología de la Información y prevenir el incumplimiento de las medidas correctivas 42 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 421 El Área de Coordinación General convocará a reuniones de coordinación con los responsables del seguimiento de medidas correctivas para la implementación de recomendaciones formuladas por los órganos de control 422 Los órganos y unidades orgánicas, deberán remitir directamente al Órgano de Control Institucional de forma permanente y oportuna la información requerida sobre la implementación de las recomendaciones de los informes de control para que realice el seguimiento de las medidas correctivas según lo que establece la normativa del Sistema Nacional de Control, en cumplimiento a lo establecido en la NAGU 460 Seguimiento de Recomendaciones de Auditorias Anteriores, teniendo en cuenta los siguientes numerales: 1 La administración de la entidad auditada es la responsable de superar las observaciones mediante la implementación de las recomendaciones, y de mantener un proceso permanente para efectuar el seguimiento que pueda contribuir a que cumpla de mejor manera con sus responsabilidades de gestión Corresponde al titular de la entidad auditada dictar las disposiciones necesarias para la aplicación de las recomendaciones formuladas en el informe, cautelando su cumplimiento En concordancia con las facultades legales previstas en la Ley N 27785, en caso el titular de la entidad no ejecute las recomendaciones de una acción de control que conlleven la asunción de decisiones administrativas y el titular de la entidad que ejerce tuición no obliga a su cumplimiento, la Contraloría General de la República puede sancionar a quienes incumplieron 2 Al Órgano de Control Institucional le corresponde realizar el seguimiento a la implementación de las recomendaciones como actividad permanente, con la respectiva verificación directa en cada área responsable, informando de sus resultados a la Contraloría General y al titular de la entidad Las auditorías a cargo de la Contraloría General, de los Órganos de Control Institucional y de las Sociedades de Auditoría designadas deben incluir como objetivos el seguimiento a la implementación de las medidas correctivas, por parte de los responsables de la administración

8 CORPAC SA Pág 7 de La información deberá ser presentada debidamente documentada y foliada a fin que el Órgano de Control Institucional pueda cumplir expeditiva y eficazmente el seguimiento a la implementación de las recomendaciones con evidencia suficiente, competente y relevante Asimismo deberán informar de las limitaciones que pudieran existir respecto a la factibilidad o no de la implementación (técnica y/o legalmente sustentada)dicha información deberá estar registrada en el sistema de seguimiento de medidas correctivas 424 Con la finalidad de asegurar la utilidad de la información que se proporciona al Órgano de Control Institucional, respecto a la verificación y seguimiento de implementación de recomendaciones derivadas de informes de control, los informes deben contener los requisitos mínimos de calidad que a continuación se detallan: Objetividad Suficiencia Pertinencia Relevancia Oportunidad Utilidad 425 Los órganos y unidades orgánicas, de acuerdo a los informes que reciban de los responsables del seguimiento de medidas correctivas para la implementación de recomendaciones y con una periodicidad de treinta (30) días, informarán al Área de Coordinación General sobre los resultados y avances de la implementación de las recomendaciones formuladas por los órganos de control, mediante el formato establecido en el Sistema de Seguimiento de Recomendaciones (SSR)- Anexo N 1 del Manual de Normas y Procedimientos CORPAC SA Cada formato deberá ser visado por el Gerente y/o Jefe del Área así como por los responsables del seguimiento de medidas correctivas 426 Sin perjuicio de lo acotado, es obligación de los órganos y unidades orgánicas informar respecto al estado de implementación de las recomendaciones cada vez que sea requerida por la Gerencia General En este último caso, deberá remitir la información con copia al Área de Coordinación General para fines de seguimiento 427 Las reuniones e informes mencionados en los numerales 421, 422 y 425 se realizarán sin perjuicio de las coordinaciones permanentes con el Área de Coordinación General y con la Gerencia General 428 El Área de Coordinación General luego de recibir el formato establecido en el Sistema de Seguimiento de Recomendaciones (SSR)- Anexo N 1, remitirá a Gerencia General a más tardar dentro de los cinco días hábiles siguientes al cierre de cada mes, un Informe Gerencial dando cuenta del avance de implementación reportado por los órganos y las unidades orgánicas en el mes Copia de dicho Informe Gerencial es remitido simultáneamente al Órgano de Control Institucional 429 El Área de Coordinación General además remitirá a Gerencia General, a más tardar dentro de los 10 días hábiles siguientes de recibido el Informe de Seguimiento de Medidas Correctivas y de Procesos Judiciales del semestre correspondiente, emitido por el Órgano de Control Institucional, un Informe Gerencial dando cuenta de los avances efectivos logrados en la implementación de las recomendaciones formuladas en los informes de control, así como de las limitaciones identificadas según lo reportado por las unidades orgánicas Copia de dicho Informe Gerencial es remitido simultáneamente al Órgano de Control Institucional 4210 La Gerencia de Tecnología de la Información tiene la responsabilidad de brindar el soporte técnico y mantenimiento al sistema de seguimiento de recomendaciones (SSR) a fin de garantizar su óptimo funcionamiento

9 CORPAC SA Pág 8 de La Gerencia de Tecnología de la Información deberá brindar las medidas de seguridad correspondiente que permitan al responsable designado del seguimiento de medidas correctivas un adecuado uso del acceso a los módulos del sistema 4212 El uso y acceso a los módulos del sistema de seguimiento de recomendaciones (SSR) se tratarán a través del manual de usuario elaborado por la Gerencia de Tecnología de la Información como medio de consulta para todos los responsables del seguimiento de medidas correctivas 4213 La Gerencia de Tecnología de la Información capacitará a todos los responsables de seguimiento de medidas correctivas en el uso del sistema además, de realizar charlas de actualización cuando se requieran 43 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 431 Las infracciones y sanciones debido al incumplimiento, omisión o deficiencias en la implantación de las medidas correctivas recomendadas en los informes realizados por los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control, se encuentran establecidas en la normatividad vigente, que a continuación se detallan: Art 41 de la Ley N La Contraloría General tiene la facultad de aplicar directamente sanciones por la comisión de las infracciones que hubieren cometido las entidades sujetas a control, sus funcionarios y servidores públicos, las sociedades de auditoría y las personas jurídicas y naturales que manejen recursos y bienes del Estado, o a quienes haya requerido información o su presencia con relación a su vinculación jurídica con las entidades Dicha facultad se ejerce con observancia de los principios de la legalidad y debido procedimiento Art 42 de la Ley N Constituyen infracciones sujetas a la potestad sancionadora de la Contraloría General, entre otras, las siguientes: d) La omisión en la implantación de las medidas correctivas recomendadas en los informes realizados por los Órganos del Sistema; e) La omisión o deficiencia en el ejercicio del control gubernamental o en el seguimiento de medidas correctivas 432 La normatividad legal vigente será aplicada en los aspectos no contemplados en el presente Manual de Normas y Procedimientos 44 DISPOSICIONES TRANSITORIAS 441 El Área de Organización y Métodos, adecuará los documentos normativos de gestión que sean necesarios a fin de concordarlos con el presente Manual de Normas y Procedimientos 45 DISPOSICIONES FINALES PRIMERA El Área de Organización y Métodos se encargará de la actualización del presente Manual de Normas y Procedimientos en coordinación con el Área de Coordinación General

10 CORPAC SA Pág 9 de 16 SEGUNDA El Área de Organización y Métodos queda encargada de la difusión del presente Manual de Normas y Procedimientos, así como de realizar las gestiones para su publicación a través del intranet de CORPAC SA TERCERA El Órgano de Control Institucional verificará y cautelará el estricto cumplimiento del presente Manual de Normas y Procedimientos, debiendo informar las inobservancias a las gerencias pertinentes CUARTA Quedan sin efecto las disposiciones administrativas que se opongan o contravengan a lo dispuesto en el presente Manual de Normas y Procedimientos

11 V PROCEDIMIENTO CORPAC SA Pág 10 de 16 ORGANO DE CONTROL DESCRIPCIÓN 1 Remite al Directorio los informes de control con las debidas conclusiones y recomendaciones para que se implementen las medidas correctivas correspondientes DIRECTORIO 2 Recibe y remite información recibida a la Gerencia General, disponiendo la implementación de las recomendaciones y de las medidas correctivas respectivas GERENCIA GENERAL 3 Remite la documentación al Área de Coordinación General, disponiendo que se impartan instrucciones precisas a los órganos y/o unidades competentes para la implementación de las recomendaciones formuladas y de las medidas correctivas correspondientes AREA DE COORDINACIÓN GENERAL 4 Revisa y registra en el SSR la documentación recibida y la distribuye a los órganos y/o unidades orgánicas competentes 5 Coordina con los órganos y unidades orgánicas competentes la implementación de las recomendaciones formuladas por el Órgano de Control Institucional y realiza permanentemente el seguimiento de las medidas correctivas GERENCIA O ÁREA COMPETENTE 6 Recibe la documentación y la remite al personal que se encargará de realizar las acciones suficientes y necesarias para la implementación de las recomendaciones formuladas; con copia al responsable de la coordinación y seguimiento de medidas correctivas 7 Los Gerentes y/o Jefes serán los responsables de la implementación de las recomendaciones de los informes de control de su gerencia y/o área y deberán supervisar permanentemente a los responsables de coordinación y seguimiento de medidas correctivas en la entrega oportuna de los resultados y avances de la implementación de las recomendaciones formuladas por los órganos de control RESPONSABLE DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS 8 Revisa, analiza y clasifica la documentación y registra en el SSR (Sistema de seguimiento de recomendaciones) 9 Realiza el seguimiento permanente de la implementación de las medidas correctivas y de la documentación remitida al personal que realizará las acciones suficientes y necesarias para el cumplimiento de las recomendaciones formuladas, en los plazos establecidos; utilizando el Sistema de seguimiento de recomendaciones 10 Informa a su gerencia o área sobre el grado de avance de la implementación de las recomendaciones y los retrasos o incumplimiento en la implementación de las medidas correctivas GERENCIA O ÁREA COMPETENTE 11 Remite al Órgano de Control Institucional de manera oportuna la información sobre los avances logrados en la implementación de las recomendaciones de los informes de control, debidamente documentada y foliada 12 Remite, con una periodicidad de 30 días, al Área de Coordinación General los avances de la implementación de las recomendaciones formuladas, en formato establecido en el Sistema de Seguimiento de Recomendaciones (SSR)- Anexo N 1 ORGANO DE CONTROL 13 Revisa la información remitida por la Gerencia o Área competente y verifica los avances de la implementación de las recomendaciones de los informes de control AREA DE COORDINACIÓN GENERAL 14 Remite a la Gerencia General dentro de los cinco días hábiles siguientes al cierre de cada mes, un informe con el avance de implementación reportado por los órganos y/o unidades orgánicas en el mes cuya copia será remitida simultáneamente al Órgano de Control Institucional Asimismo remite a más tardar dentro de los diez días hábiles siguientes de recibido el informe de Seguimiento de Medidas Correctivas y de Procesos Judiciales del semestre correspondiente, emitido por el Órgano de Control Institucional, un informe con los avances efectivos logrados en la implementación de las recomendaciones formuladas en los informes de control, así como de las limitaciones identificadas según lo reportado por las unidades orgánicas Copia de dicho informe será remitido al Órgano de Control Institucional

12 CORPAC SA Pág 11 de 16 VI GLOSARIO DE TÉRMINOS a) Exámenes especiales : Se denomina examen especial a la auditoría que puede comprender o combinar la auditoría financiera de un alcance menor al requerido para la emisión de un dictamen de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas con la auditoría de gestión destinada, sea en forma genérica o específica, a la verificación de los recursos presupuestarios de un periodo dado así como al cumplimiento de los dispositivos legales aplicables b) Implementación de recomendaciones y medidas correctivas : Conjunto de acciones que se realizan para dar cumplimiento a las recomendaciones formuladas por los órganos de control c) Medidas correctivas : Medidas tomadas para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable y que son recomendadas en los informes de acciones de control practicadas en la organización d) Órgano : Unidad funcional que incluye a la Gerencia General, gerencias centrales y gerencias de línea, así como a las unidades de asesoramiento y de apoyo que tienen del mismo nivel jerárquico e) Unidad orgánica : Unidad funcional que incluye a las áreas y/o equipos f) Seguimiento de medidas correctivas : Observación, verificación y registro de las actividades y tareas que se realizan, en los plazos establecidos, para tomar las medidas correctivas dispuestas por el titular de la entidad para la implementación de las recomendaciones contenidas en los informes de acciones de control practicadas en la organización g) Recomendación : Las recomendaciones constituyen las medidas sugeridas a la Administración de la entidad examinada, orientadas a promover la superación de las observaciones o hallazgos emergentes de la evaluación de la gestión Serán dirigidas a los funcionarios públicos que tengan competencia para disponer su aplicación Las recomendación deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas observados, se referirán a acciones específicas y estarán dirigidas a quienes corresponde emprender esas acciones Además, es necesario que las medidas que se recomienden sean factibles de implantar y que su costo corresponda a los beneficios esperados h) Responsable de la coordinación y seguimiento de medidas correctivas para la implementación de recomendaciones formuladas en los informes de control: Funcionario, profesional o trabajador designado por los órganos y/o unidades orgánicas para que realice las funciones de coordinación y seguimiento de las recomendaciones formuladas por los órganos del Sistema Nacional de Control i) Responsable de la implementación de recomendaciones formuladas en los informes de control: Funcionario, profesional o trabajador designado por cada órgano y/o unidad orgánica para realizar las acciones necesarias y suficientes para implementar las medidas correctivas y recomendaciones formuladas por los órganos del Sistema Nacional de Control j) Sistema de seguimiento de recomendaciones (SSR): Sistema informático diseñado por la Gerencia de Tecnología de Información para el registro de las recomendaciones y acciones correctivas

13 CORPAC SA Pág 12 de 16 ANEXOS

14 CORPAC SA Pág 13 de 16 ANEXO N 1 FORMATO SITUACIÓN DE RECOMENDACIONES (SSR)

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16 CORPAC SA Pág 15 de 16 ANEXO N 2 FLUJOGRAMA

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