Director de división de químicos

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1 VERSIÓN: 6 Página 1 de 5 Preparó: Verónica García Revisó: Miguel Contreras Autorizó: Manuel Lopez CARGO: FIRMA: FECHA: Gerente de sistema de gestión de calidad Director de división de químicos Gerente de sistemas 1. OBJETIVO 1.1 Este procedimiento define las prácticas para la efectiva solución de problemas. El propósito es identificar requerimientos y proveer lineamientos para revisar no conformidades, determinar y evaluar sus causas, para evitar la recurrencia, y verificar la efectividad de las acciones preventivas y/o correctivas. 2. ALCANCE 2.2 Todas las actividades que impacten el sistema de gestión calidad, de acuerdo a norma ISO 9001:2008. Y el sistema de gestión de inocuidad de acuerdo a las normas ISO/TS :2009 e ISO 22000: DEFINICIONES D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 Acción correctiva Acción preventiva No conformidad PPRO Acción de contención Disciplina 1 problema detectado. Disciplina 2 miembros del equipo. Disciplina 3 acciones de contención. Disciplina 4 definir causa raíz del problema. Disciplina 5 acciones correctivas permanentes. Disciplina 6 acciones para prevenir la recurrencia. Disciplina 7 acciones preventivas permanentes. Disciplina 8 felicitaciones al equipo. Acción que se lleva a cabo para corregir la causa raíz de algún problema o no conformidad. Acción que se lleva a cabo para eliminar la causa raíz de algún problema o no conformidad potencial. Incumplimiento de un requisito establecido. Programa de prerrequisitos operativos. Es aquella acción inmediata que nos ayuda a detener el problema tan solo en el momento en el que se presenta, pero que no resuelve de raíz el problema. 4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES 4.1 Del gerente de sistema de gestión de calidad: Dar seguimiento al cumplimiento de toda acción correctiva y/o preventiva generada por cualquier persona, hasta su cierre Capacitar al personal que necesite manejar una acción correctiva y/o preventiva Dar seguimiento al cumplimento en los tiempos de respuesta en las acciones correctivas y/o preventivas definidos en este procedimiento.

2 VERSIÓN: 6 Página 2 de Del personal en general: Proponer proyectos de mejora continua Informar de cualquier problema y/o no conformidad al responsable de su área Apegarse a lo indicado en este procedimiento Cumplir con los tiempos de respuestas Tiempos de respuesta para acciones correctivas y preventivas: D1, D2, Cuando se presente una situación que requiera una acción correctiva y/o preventiva D3 Tiempo para contestar 24 horas hábiles D4, D5, D6, D7 Tiempo para contesta 5 días hábiles.(no quiere decir que se completarán acciones en 5 días hábiles, pero sí que se contestarán en el formato de Acción correctiva o preventiva REG-056 las disciplinas con sus respectivos planes de acción hasta la D7) D8 Tiempo para evaluar la efectividad de la acción correctiva y/o preventiva a los 60 días hábiles. 5. METODOLOGÍA A. 5.1 Se deben implementar acciones correctivas en los siguientes casos: Reclamaciones de cliente Devoluciones de clientes Resultados negativos en encuestas de satisfacción Resultados de auditorías internas y/o externas Incumplimiento a los objetivos de calidad Fallas sistemáticas en los procesos. (Ejemplo; resultados de indicadores) Fallas en el sistema de gestión de calidad Fallas en el sistema de inocuidad Cuando se superen los límites críticos de los puntos críticos de control Cuando exista una pérdida de conformidad con los PPRO Revisiones por la dirección Cuando se detecte algún incumplimiento o se visualice un riesgo potencial respecto la normatividad ISO 9001:2008.

3 VERSIÓN: 6 Página 3 de Se deben implementar acciones preventivas en los siguientes casos: Tendencias negativas en los procesos y los resultados de indicadores No conformidades potenciales. B. PROCESO PARA CONTROL DE ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA. 5.3 El responsable de la acción será el líder para el seguimiento, cumplimiento y cierre. 5.4 El líder descargará el formato de Acción correctiva o preventiva REG-056 del Intranet de la empresa. El cual completará la información hasta la D2. A continuación se explica cómo hacer el llenado del documento: El líder indicará en D1 lo siguiente: Si la acción es correctiva o preventiva Una amplia descripción del problema Anexar fotos si es necesario para mayor evidencia. 5.5 El líder seleccionará el equipo de trabajo de mínimo 3 personas con el conocimiento del tema incluyéndolo a él para que le apoyen en la investigación del problema y describirá el nombre y puesto de cada uno de ellos y lo colocará en la D El líder cuando tenga esta información completa deberá solicitar al gerente de sistema de gestión de calidad el número de folio la cual se hará por vía correo anexando la acción hasta la D2 completa. 5.7 El gerente del sistema de gestión de calidad debe asignar folio al formato recibido, el cual se toma del consecutivo del formato status de acción correctiva y/o preventiva REG-055. En este registro anotará al responsable de la acción, el problema, status actual y la fecha en las que se tiene que dar cumplimiento a cada una de las disciplina. Y a su vez verificará que el problema presentado no haya sido registrado previamente, esto para evitar que se dupliquen. En caso que ya exista una reincidencia del mismo problema reportado, el gerente del sistema de gestión de calidad acordará con el líder que se reabrirá la que ya presenta el mismo modo de falla para que se le dé seguimiento y cumplimiento. 5.8 El gerente del sistema de gestión de calidad regresará al líder el formato con folio asignado. 5.9 En ese momento el líder tendrán 24 horas hábiles para contestar la D3. La cual se llenará de la siguiente manera: El líder convocará una reunión con el equipo de trabajo asignado para poder tomar acciones para contestar la D3 en el plazo definido para dar respuesta a esta disciplina El equipo definirá e indicará cuales fueron o serán las acciones de contención para detener el problema y definir quién es el o los responsables de llevarla a cabo y la fecha compromiso de realización Cuando se tengan contestado el plan de acción hasta la D3, el líder enviará por vía correo la información al gerente del sistemas de gestión de calidad para que este registre el cumplimiento en tiempos de respuesta Al pasar las 24hrs y no se tiene la respuesta de la D3, el gerente del sistemas de gestión de la calidad enviará un correo al jefe inmediato de área para dar aviso del incumplimiento para que se tomen otras medidas para responder en tiempo y forma.

4 VERSIÓN: 6 Página 4 de Para dar seguimiento a las acciones definidas en el D3 el líder verificará que las acciones de contención hayan sido implementadas Para responder la D4, D5, D6 Y D7. Se tendrán 5 días hábiles para dar respuesta a estas disciplinas. La cual se realizara de la siguiente manera: El líder convocará nuevamente a reunión al equipo asignado en el lapso de tiempo que se tiene definido en este procedimiento para definir las disciplinas pendientes El equipo investigará y definirá la causa raíz del problema de forma clara, breve, y precisa en el D4 y anexará al mismo la información que respalde la investigación realizada (fotos, correos, archivos, graficas, estudios, diagramas de pescado, diagrama es no es, 5 porqués, lluvia de ideas etc.) 5.11 Para contestar la D5 el equipo describirá las acciones correctivas para eliminar la causa raíz e incluirlas en la D5 indicando el responsable de implementarlas y las fechas compromiso para hacerlo Para contestar la D6 el equipo describirá las acciones para prevenir la recurrencia de la acción correctiva, para evitar que vuelva a suceder, y deberá nombrar a un responsable indicando la fecha de compromiso Para contestar la D7 el equipo describirá las acciones preventivas para evitar la ocurrencia del problema potencial indicando el responsable de implementarlas y las fechas compromiso para hacerlo Cuando se tengan contestados la D4, D5, D6 y D7, el líder enviará por vía correo la información al gerente del sistema de gestión de calidad para que este registre el cumplimiento en tiempos de respuesta de cada una de las disciplinas Al pasar los 5 días hábiles y no se recibe la respuesta de las D4, D5, D6 y D7 por parte del líder, el gerente del sistemas de gestión de la calidad enviará un correo al jefe inmediato de área para dar aviso del incumplimiento con el plan de respuesta para que se tomen otras medidas para responder en tiempo y forma El gerente del sistema de gestión de calidad completará en el formato status de acción correctiva y/o preventiva REG-055 con la información recibida Para dar seguimiento a la acción el líder verificará que los puntos establecidos desde la D5 a la D7 hayan sido implementadas cumpliendo en las fechas acordadas Para contestar la D8 se hará de la siguiente manera: Al pasar 60 días hábiles se validará la efectividad por parte del líder. Y llenará el D8 con el valor aportado del equipo en esta acción El gerente del sistema de calidad hará una auditoria aleatoria de cualquiera de las acciones mencionadas en la acción correctiva y o preventiva. En caso de no haber sido implementadas las acciones planeadas, el gerente del sistema de calidad debe hacer anotaciones en la parte de OBSERVACIONES del formato Acción correctiva o preventiva REG-056, indicando la causa del incumplimiento y la nueva fecha compromiso para implementarlo Una vez que el problema está resuelto y se han cumplido las acciones planeadas, el gerente del sistema de gestión de calidad hace el cierre en el listado del formato status de acción correctiva y/o preventiva REG-055. Dando aviso al líder del cierre del mismo.

5 VERSIÓN: 6 Página 5 de 5 VERSION # FECHA DE ELABORACION 6 24 JULIO FEBRERO NOVIEMBRE ENERO JUNIO 2012 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SE AJUSTAN LA NUMERACION EN EL PROCEDIMIENTO, SE MODIFICA EL ALCANCE HACIENDO LA MENCION CON EL SISTEMA DE INOCUIDAD. SE ACTUALIZA EN SU TOTALIDAD DEFINIENDO TIEMPOS DE RESPUESTA EN CADA UNA DE LAS DICIPLINAS SE DEFINIP EN EL PUNTO V. Y VI. LAS ACCIONES PARA PREVENIR LA RECURRENCIA. SE AGREGO LO CORRESPONDIENTE AL SISTEMA DE GESTION DE INOCUIDAD. SE AGREGÓ EL CASO DE LOS CLIENTE ESPECIALES QUE PIDEN LEVANTAR UNA ACCION CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA POR CADA RECLAMACION. SOLICITÓ CAMBIO VERONICA GARCIA VERÓNICA GARCÍA KARINA J. GÓMEZ ISRAEL MUNGUÍA MATA ISRAEL MUNGUÍA MATA 1 05 DICIEMBRE 2011 DOCUMENTO INICIAL. ISRAEL MUNGUÍA MATA