MANUAL PROCESO DE ADQUISICION - RENOVACION PASO A PASO (EMPRESA) (EMPRESA)

Transcripción

1 MANUAL PROCESO DE ADQUISICION - IDENTIFICADOR NOMBRE DEL DOCUMENTO ESTADO DEL DOCUMENTO AREA RESPONSABLES REVISORES COM-MA-057 Manual proceso de adquisición - renovación paso a paso Aprobado Servicio al cliente Cesar Pérez Barbosa Cesar.Perez@certicmara.com Johana Rubiano Johana.rubiano@certicamara.com Arcadio Hernández Arcadio.hernandez@certicamara.com CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Revisó Aprobó Cambio 1 Enero 2012 Supervisor Call Center 2 Mayo 2012 Supervisor Call Center Gerente General Gerente General Primera versión del documento Segunda versión del documento 3

2 CONTENIDO I. OBJETIVO... 3 II. RECOMENDACIONES III. PROCEDIMIENTO DE RENOVACION O ADQUISICION IV. SOPORTE TÉCNICO... 14

3 I. OBJETIVO Describir el proceso de adquisición o renovación desde el portal Web de Certicámara.

4 II. RECOMENDACIONES. Este manual esta estipulado para personas: Representante Legal. Pertenencia a Empresa. Profesional titulado vinculado a una empresa. Función pública.

5 III. PROCEDIMIENTO DE RENOVACION O ADQUISICION. 1. Ingrese a través de la página Web de Certicamara S.A aquí por la opción Tramites en línea Adquiera o renueve su firma digital. 2. Lea atentamente los avisos legales y siga las instrucciones, Luego Acepto términos y condiciones para continuar.

6 3. Nuevamente Continuar. 4. Seleccione Empresa y oprima Siguiente, Luego ingrese el número de Nit, adicional del digito de verificación de la entidad. En este campo se debe diligenciar el NIT donde pertenece el suscriptor y continúe con Siguiente.

7 5. Es necesario seleccionar el tipo de capital que maneja su entidad, adicional el formato en el cual se emitirá el certificado digital, este puede contar de dos opciones: Token: Es un dispositivo de seguridad USB utilizado para firmar digitalmente y cifrar mensajes. Tiene un Nivel de Seguridad alto, siendo el portador de la llave del usuario para acceder los servicios prestados que requieren Certificados Digitales. Es fácil de manipular, seguro y se puede trasladar a cualquier parte. P12: Es un archivo enviado a través de correo electrónico directamente al usuario que cuenta con un asistente para la instalación del certificado digital, Tiene un nivel de seguridad alto, almacena claves privadas con su clave pública protegido mediante clave simétrica. 6. Para la opción Los certificados digitales del nuevo pedido van a ser utilizados para enviar información a Seleccione de la lista desplegable el Proyecto y para continuar seleccione la opción Ingresar.

8 7. En el siguiente recuadro debe ingresar la información de la Persona de contacto o que este diligenciando el formulario. 8. Se genera un numero Orden de pedido con el cual puede realizar seguimientos a su solicitud. 9. Debe verificar las Instrucciones para iniciar el proceso de solicitud para un correcto proceso de diligenciamiento del formulario.

9 10. Diligencie la información solicitada secuencialmente de las cuatro áreas que se muestran inicialmente en el menú general: Información Básica del Pedido. Información General de la Empresa. Requerimientos Contables. Registro de los Solicitantes. Nota: En esta última tarea se deben registrar los datos de las personas que requieren el certificado.

10 11. Al finalizar el diligenciamiento de las cuatros macro-tareas, el sistema desplegará la actividad Información Laboral que debe ser diligenciada para cada uno de los solicitantes. 12. Posteriormente el sistema desplegará dos actividades que usted podrá realizar en el orden de su preferencia. Descargar Orden de Pedido Pago en el banco BBVA. Descargar Formulario de Solicitud de Certificado de Firma Digital.

11 13. Para generar la descarga Orden de pedido en el siguiente mensaje selecciona la opción Aceptar. 14. Cuando se genere la descarga Advertencia de seguridad de Internet Explorer es necesario dar clic derecho - descargar archivo, luego generar nuevamente el proceso de descargar orden de pedido. 15. Se genera la apertura de dos opciones mas Modalidad de pago. Radicación de documentos.

12 16. Para generar el pago electrónico puede ingresar indicando en SI, realizando el Pago con PSE o Tarjeta crédito, De lo contrario puede generar el pago en el banco BBVA directamente con la Orden de pedido descargada con anterioridad.

13 17. Si usted desea radicar virtualmente los documentos, seleccione la opción SI donde usted podrá adjuntar los documentos escaneados requeridos para su solicitud, a través de esta página. 18. Cuando seleccione la opción SI, en el campo Original de comprobante de pago cargue el documento que autorice la compra por parte de su entidad y para los otros campos los documentos solicitados por el sistema. Nota: Para iniciar el proceso Radicación de documentos debe tener en cuenta lo siguiente: Asegúrese que no tiene abiertos los archivos que contienen los documentos que va adjuntar, para evitar errores de acceso al archivo. El tamaño del archivo no debe ser superior a 2MB. Los archivos deben ser adjuntados uno a la vez, no es permitido adjuntar varios archivos al mismo tiempo. Si su archivo es muy pesado, tomará más tiempo en cargar. Formatos permitidos (.jpg,.gif,.tif multipagina,.doc ó.docx y.pdf). 19. Al finalizar el sistema generará el siguiente mensaje El proceso de registro de datos finalizó exitosamente, a partir de este momento inicia el proceso de verificación de la información para la emisión del certificado digital

14 IV. SOPORTE TÉCNICO Para establecer contacto con nuestra mesa de ayuda, hágalo por medio de los siguientes canales: Línea directa Soporte técnico: Nivel nacional Bogotá D.C. Correo de contacto: Soporte en Línea: Dirección de descarga de componentes de instalación: