Dirección de Administración Subdirección de Informática Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DEL MODULO DE RECETAS DE COMPRA DIRECTA Almacén de Farmacia y Materiales de Curación Fecha 18/10/2006 Versión 0.2

2 INDICE 1. Objetivo Ingreso al Módulo de Recetas de Compra Directa Menú Principal del Sistema de Recetas de Compras Directas de Medicamentos Recetas de Compra Directa (Pacientes) Recetas de Compra Directa (Médicos) Requisiciones de Compra Directa Entradas Pantalla de Costos Complementar Datos Surtimiento Reporte de Entradas Reporte de Salidas Reporte de Costo X Grupo Solicitud de Adecuaciones a la Aplicación Solicitud de Modificación de Datos Registrados en la Base de Datos Glosario de Términos Objetivo. El sistema de Recetas de Compra Directa, se ha diseñado para llevar a cabo el control de los movimientos que se realizan con respecto a los insumos que adquiere el instituto para los pacientes del 3er. Piso, 4to. Piso, Terapia Intensiva y Médicos además de las entradas, requisiciones y reportes. Debido a la diversidad de insumos requeridos por las diversas necesidades de los pacientes, se encuentran clasificados en los siguientes 3 grupos. 11 AMPOLLETAS (COMPRA DIRECTA) 12 COMPRIMIDOS (COMPRA DIRECTA) 13 MATERIAL DE CURACION (COMPRA DIRECTA) 2. Ingreso al Módulo de Recetas de Compra Directa. Cuando desee ingresar al sistema de este Almacén, usted deberá realizar los siguientes pasos: a).- Cuando visualice la palabra login: deberá teclear la palabra almacen. b).- Cuando visualice la palabra password: deberá teclear la palabra almacen. c).- Para ingresar al Sistema de Recetas de Compra Directa, teclee comdir seguido de <ENTER>. 08/04/ Versión 0.1

3 Pantalla de Ingreso al Sistema de Recetas de Compra Directa. a) Posteriormente el sistema le solicitara el password para acceder, mismo que después de haberlo proporcionado deberá teclear <ENTER>. Habrá usuarios que podrán realizar uso de todos los módulos así como sus funciones y habrá quienes solo puedan acceder a ciertos módulos Menú Principal del Sistema de Recetas de Compras Directas de Medicamentos. b) Una vez que ha realizado los pasos anteriores, usted habrá ingresado al menú general de Sistema Recetas de Compra Directa, pantalla /04/ Versión 0.1

4 Pantalla 2.1. Menú general del Sistema Recetas de Compra Directa. 3. Recetas de Compra Directa (Pacientes). Para llevar a cabo la captura de estas deberá elegir la opción de Recetas de Compra Directa, pantalla 3 la cual se encuentra dentro del menú principal del Sistema de Compra Directa, pantalla 2.1. En esta pantalla se podrán registrar todas las Compras Directas que son para pacientes con expediente y que se encuentran hospitalizados en las áreas especificas 3er. Piso, 4to. Piso y Terapia Intensiva además de que su cuenta es llevada por el departamento de cuentas por cobrar y este cobro es aplicado en el momento del surtimiento. Pantalla 3. Recetas de Compra Directa (Pacientes). Los parámetros que hay que cubrir para poder realizarlo son los siguientes: 08/04/ Versión 0.1

5 a) En el campo Receta se debe dejar en blanco ya que este es asignado de manera automática por el sistema. b) En el campo Registro hay que capturar el numero de expediente del paciente internado c) En el campo Nombre se desplegara el nombre y apellidos del paciente. d) En el campo Cama se desplegara el número de cama que ocupa físicamente el paciente. e) En el campo Clasificacion se desplegara la clasificación socioeconómica que tiene asignada el paciente. f) En el campo Depto se escribe la clave del departamento de hospitalización donde se encuentra físicamente el paciente internado y siempre completar a dos dígitos (ejemplo debe ser ). g) En el campo Enfermera hay que escribir el número de empleado de la enfermera o del auxiliar administrativo que esta realizando la captura. h) En el campo Medico hay que escribir el numero de empleado del medico que prescribió los medicamentos. i) El campo Clave no podrá capturarse por el usuario ya que este dato será dado por el sistema. j) En el campo Descripción se requiere la captura de la descripción del articulo que se desea adquirir, en caso de que ya exista, nos proporcionara la información del articulo como son (Clave y Unidad de Medida), en caso de que no exista el articulo en el catalogo, entonces, capture la descripción completa, el grupo al que pertenece el articulo (AMP=Ampolletas, COMP=Comprimidos y MC=Material de Curación), y la Unidad de Medida. k) El campo Unidad/Medida no podrá capturarse por el usuario ya que este dato será dado por el sistema. l) En el campo Cantidad se teclea la cantidad de medicamento que se este requiriendo para la atención medica del paciente. Al finalizar estos pasos debe oprimir: a) La tecla f3 Alta para grabar los datos de la receta en la base de datos b) Para ejecutar una consulta es necesario escribir el numero de receta y oprimir la tecla f6 Consulta c) Para realizar cambios es necesario consultar primero, realizar los cambios solo en la cantidad además debe ser menor a la cantidad previamente solicitada y por ultimo oprimir la tecla f5 Cambio d) Para cancelar una receta completamente hay que poner todas las cantidades a ceros y oprimir la tecla f5 Cambio Es importante mencionar que al momento de dar de alta la receta inmediatamente después se imprime esta y si por algún motivo no se llegara a imprimir no hay manera de hacerlo nuevamente y es necesario cancelar la receta en su totalidad. Solo se pueden capturar como máximo 14 medicamentos por pantalla y como mínimo Recetas de Compra Directa (Médicos). Para llevar a cabo la captura de estas deberá elegir la opción de Recetas De Compra Directa (Médicos), pantalla 6 la cual se encuentra dentro del menú principal del Sistema de Compra Directa, pantalla /04/ Versión 0.1

6 En esta pantalla se podrán registrar todas las Compras Directas que NO son para pacientes y solo podrán ser autorizadas por las áreas ( Dirección de Medicina, Gastroenterología y Dirección de Enseñanza), los artículos serán cargados al área que autorice la receta. Pantalla 4. Recetas de Compra Directa (Médicos). Los parámetros que hay que cubrir para poder realizarlo son los siguientes: a) En el campo Receta se debe dejar en blanco ya que este es asignado de manera automática por el sistema. b) En el campo Nombre se captura el nombre y apellidos del paciente. c) En el campo Depto se escribe la clave del departamento. (ejemplo debe ser ). d) En el campo Enfermera hay que escribir el número de empleado de la enfermera o del auxiliar administrativo que esta realizando la captura. e) En el campo Medico hay que escribir el numero de empleado del medico que prescribió los medicamentos. f) El campo Clave no podrá capturarse por el usuario ya que este dato será dado por el sistema. g) En el campo Descripción se requiere la captura de la descripción del articulo que se desea adquirir, en caso de que ya exista, nos proporcionara la información del articulo como son (Clave y Unidad de Medida), en caso de que no exista el articulo en el catalogo, entonces, capture la descripción completa, el grupo al que pertenece el articulo (AMP=Ampolletas, COMP=Comprimidos y MC=Material de Curación), y la Unidad de Medida. h) El campo Unidad/Medida no podrá capturarse por el usuario ya que este dato será dado por el sistema. i) En el campo Cantidad se teclea la cantidad de medicamento que se este requiriendo para la atención medica del paciente. Al finalizar estos pasos debe oprimir: a) La tecla f3 Alta para grabar los datos de la receta en la base de datos b) Para ejecutar una consulta es necesario escribir el numero de receta y oprimir la tecla f6 Consulta 08/04/ Versión 0.1

7 c) Para realizar cambios es necesario consultar primero, realizar los cambios solo en la cantidad además debe ser menor a la cantidad previamente solicitada y por ultimo oprimir la tecla f5 Cambio d) Para cancelar una receta completamente hay que poner todas las cantidades a ceros y oprimir la tecla f5 Cambio Es importante mencionar que al momento de dar de alta la receta inmediatamente después se imprime esta y si por algún motivo no se llegara a imprimir no hay manera de hacerlo nuevamente y es necesario cancelar la receta en su totalidad. Solo se pueden capturar como máximo 14 medicamentos por pantalla y como mínimo Requisiciones de Compra Directa. Para generar la Requisición que es el listado que concentra las cantidades solicitadas en las Recetas de Compra Directa, pantalla 5 la cual se encuentra dentro del menú principal del Sistema de Compra Directa, Pantalla 2.1. Pantalla 5. Requisiciones de Compra Directa. Para generar este concentrado de información, deberá ejecutar los siguientes pasos: a) La tecla (f3) Proceso para generar la requisición b) Una vez ejecutado el proceso con (F3), puede enviarlo para su impresión con Impresión (^F) c) Para Salir (F8) 6. Entradas. Esta pantalla nos muestra una serie de características que deben ser registradas para cada uno de los artículos. 08/04/ Versión 0.1

8 Pantalla 6. Registro de entradas de Compra Directa. Para registrar las entradas al almacén se deben capturar los siguientes datos: a) En el Folio se requiere ingresar un numero consecutivo proporcionado por el usuario. b) En Fecha de Registro se captura la fecha en que se ingresa el producto al sistema de acuerdo al formato especificado. c) Fecha de Recepción se captura la fecha en que ingresa el producto físicamente al almacén de acuerdo al formato especificado. d) Fecha de Caducidad es un campo opcional el cual debe capturarse si existe una especificación de caducidad para el producto. En caso contrario se deja en blanco. e) Al capturar Numero Pedido y A#o elab. los cuales corresponden al número de pedido de compra y el año en que se elaboró, automáticamente el sistema despliega los datos correspondientes a la cuenta, al RFC del proveedor y número de requisición (Cta., R.F.C. proveedor, Numero Requisición). f) En Numero de Factura se debe capturar el número de la factura correspondiente al pedido, en el caso de que no exista un número de factura, se deberá capturar S/N. g) En Nota de Remision, se necesita capturar el número de remisión que trae el proveedor. h) Para el campo Clave es requerida la Clave del Artículo. i) Para el campo Cantidad es necesario capturar la cantidad del artículo que esta ingresando al almacén. j) En el Importe, debe ser capturado el importe que se obtiene de la factura. k) El campo que corresponde al I.V.A., debe ser llenado con el I.V.A. que aparece en la factura con la que se entrega el artículo al almacén. Los campos Clave, Cantidad, Importe e I.V.A., se capturan solo en el caso en que no exista el pedido, por esta razón se capturan con base en la factura o nota de remisión con la que se deberá de entregar el producto al almacén. Cuando haya terminado estos pasos: a) Teclee (f3) Alta para grabar los datos de la entrada en la base de datos. b) Teclee (f4) Baja para dar de baja la entrada. c) Oprima la tecla (f5) ConsPed, para consultar los datos del pedido, debe proporcionar al sistema el Numero del Pedido y el año de elaboración del pedido, en el caso de tener ya los datos del pedido. d) Oprima la tecla (f6) ConsEnt, para verificar los datos antes capturados, debe proporcionar al sistema el Numero de Folio y la Fecha de Registro. 08/04/ Versión 0.1

9 e) Teclee (F8) Salir para pasar a la pantalla anterior. 7. Pantalla de Costos. Esta pantalla podrá ser utilizada para la consulta de los registros de Entradas que están vigentes de los artículos de Compra Directa Pantalla 7. Consulta los registros de Entradas que están vigentes. Los pasos a seguir para la operación de esta pantalla son: a) Para el campo Clave es requerida la Clave del Artículo. b) Oprima la tecla (f6) Consulta, para consultar los costos de los artículos de compra directa. c) Teclee (F8) Salir para pasar a la pantalla anterior. 8. Complementar Datos. Esta pantalla podrá ser utilizada para la consulta y complemento de los datos de las entradas antes registradas. 08/04/ Versión 0.1

10 Pantalla 8. Complemento de datos de entrada. Los pasos a seguir para la operación de esta pantalla son: a) Para el campo Clave es requerida la Clave del Artículo. b) Para el campo Fecha Reg. es requerida la Fecha del Registro de la Entrada. c) Los campos Pedido, Fecha Ped, Factura, Remision, son datos para complementar los registros de las entradas antes capturadas. d) El campo Proveedor, sirve de referencia para el llenado de los anteriores. e) Oprima la tecla (f5) Cambio, para captar el complemento del registro de entradas previamente registradas, para realizar los cambios deberá de consulta previamente. f) Oprima la tecla (f6) Consulta, para consultar los datos registrados previamente. g) Teclee (F8) Salir para pasar a la pantalla anterior. 9. Surtimiento. Esta pantalla nos es necesaria para descontar al inventario, realizar el cargo al departamento en el caso en que sea una Receta de Compra Directa (Médicos) y realizarle el cargo a la cuenta del paciente en el caso en que sea una Receta de Compra Directa (Pacientes). 08/04/ Versión 0.1

11 Pantalla 9. Surtimiento de Recetas de Compra Directa. Los parámetros que hay que cubrir para poder realizarlo son los siguientes: a) En el campo Receta se debe capturar la receta que desee surtir. b) En el campo Depto se escribe la clave del departamento para el cual fue solicitada la receta, esta debe ser en el siguiente formato (ejemplo debe ser ). c) En el campo Precio al Publico, se captura para realizar el cargo a la cuenta del paciente. Una vez finalizando la captura de los campos anteriores, tendrá las siguientes opciones: a) Oprima la tecla (f5) Confirmar, para aplicar el cargo a la cuenta del paciente y descontar del inventario, previa consulta. b) Oprima la tecla (f6) Consulta, para consultar la receta y así poder capturar el precio al público el cual se le cargara a la cuenta del paciente al momento de presionar F5. c) Teclee (F8) Salir para pasar a la pantalla anterior. 10. Reporte de Entradas. Este reporte presenta las entradas que fueron capturadas en un rango de fechas determinadas. Para poder generar el reporte que integra la información de las Entradas, es necesario realizar los siguientes pasos: a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte. b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido a la impresora. 11. Reporte de Salidas. Este reporte presenta las salidas que fueron registradas en un rango de fechas. Para poder generar el reporte de Salidas del Almacén, es necesario realizar los siguientes pasos: a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte. b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. 08/04/ Versión 0.1

12 De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido a la impresora. 12. Reporte de Costo X Grupo. Este reporte nos muestra el saldo que hay por grupo al momento de su ejecución. Para poder generar el reporte que integra la información de los Costos por Grupo, es necesario realizar los siguientes pasos: a) Ubicar el cursor en la opción que corresponde a este reporte. b) Presionar la tecla (F6) Seleccione. De este modo, será generado el reporte de manera automática y dirigido a la impresora. 13. Solicitud de Adecuaciones a la Aplicación. Estas se realizan mediante oficio de parte del área usuaria, dirigida a la Subdirección de Informática y esta es turnada al programador encargado de dicho sistema o modulo para su atención. 14. Solicitud de Modificación de Datos Registrados en la Base de Datos. Estas se realizan mediante oficio de parte del área usuaria, dirigida a la Subdirección de Informática y esta es turnada al programador encargado de dicho sistema o modulo para su atención. 15. Glosario de Términos. ALTA: Función que en el sistema llevara a cabo la inserción de nuevos registros de acuerdo al modulo del sistema en que se desee realizarlo. BAJA: Función que en el sistema llevara a cabo la eliminación o inhabilitación de registros de acuerdo al modulo del sistema en que se desee realizarlo. CAMBIO: Función que en el sistema llevara a cabo la modificación de registros de acuerdo al modulo del sistema en que se desee realizarlo. CAPTURA: Ingreso de información por parte del usuario y se lleva a cabo vía teclado. CATALOGO: Conjunto de información clasificada para facilitar el manejo y acceso a dicha información. CLAVE: Numero de Inventario que el Instituto da a un bien mueble de acuerdo a la normatividad emitida por la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. CONSULTA: Función que en el sistema presenta los datos en pantalla del modulo del sistema en que se desee realizarlo. ENTRADAS: Ingreso físico de mercancía al almacén. 08/04/ Versión 0.1

13 FIN: Función que en el sistema finaliza el ingreso al modulo o pantalla. FUNCIONES: Acciones determinadas que realiza el sistema para cumplir con los diferentes procedimientos y requerimientos del instituto. GRUPO: Clave que se le asigna a los artículos de acuerdo a su afinidad. LOGIN: Clave de conexión lógica con el servidor. PASSWORD: Contraseña personal. RECETA: Solicitud de egreso de mercancía del almacén. REPORTE: Información contenida en la base de datos y plasmada en papel en un formato definido. REQUISICION: Relación de productos para el abastecimiento del almacén. SALIDAS: Egreso físico de mercancía del almacén. SURTIMIENTO: Surtimiento de mercancía por sistema. 08/04/ Versión 0.1

14 ELABORO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS A.P. RAUL SOTELO ALARCON PROGRAMADOR ASIGNADO A ALMACENES ING. ALFONSO CRUZ CASTILLO SUBDIRECTOR DE INFORMATICA DR. EDEL PINEDA TORRES Nota: El manual se encuentra en la con las firmas correspondientes. 08/04/ Versión 0.1