Auditoria de los RR.HH. Msc. Eduardo Loayza Paz Telf

Transcripción

1 Auditoria de los RR.HH. Telf

2 Auditoria Es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la Eficiencia del Comportamiento y Cultura Organizacional de los programas que son implementados y de su relación Inversión/Beneficio para la organización y sus componentes. 2

3 Auditoria de RR.HH. Consiste en el análisis de las políticas y prácticas de una empresa, evaluación del funcionamiento actual, y sugerencias para mejorar. El propósito principal es mostrar como están funcionado TODOS los programas ejecutados por el área de RR.HH. 3

4 Alcance de la Auditoria Generalmente las auditorias empiezan por un diagnóstico Organizacional, empezando por el área de RR.HH. A partir de ahí se aplica una variedad de patrones y medidas, cuya escala de profundidad depende del tipo de examen que vaya a efectuarse. 4

5 Organigrama Gerencia de RR.HH. Asesoria Auditor especializado En RR.HH. Jefatura de Personal Planillas Seguridad y Vigilancia Limpieza Reclutamiento y S. De Personal Gabinete Psicológico Desarrollo y Capacitación Servicio Social Dpto. Médico Enfermería 5

6 Alcance de la Auditoria Se examinan los registros e informes de los departamentos a ser auditados. Se analiza, compara y prepara un informe de examen que incluye casi siempre recomendaciones para cambios y modificaciones. 6

7 Auditoria de los RR.HH: Importancia Por las implicaciones legales que conlleva para la empresa. Por los costos que genera la administración del personal. Porque guarda una relación directa con la productividad de la organización y la calidad del entorno laboral. 7

8 Auditoria de los RR.HH: Beneficios Se optimiza la imagen profesional de los auditores y del personal de Recursos Humanos. Se detectan problemas humanos y técnicos. Se promueven los movimientos (Horizontales Transversales y Verticales) en la organización. 8

9 Áreas auditables Gerencias Jefaturas Divisiones 9

10 Proceso de una Auditoria de Recursos Humanos Durante el proceso de auditoria se ponen en práctica técnicas, métodos de investigación y pruebas que el auditor utiliza normalmente para comprobar la eficiencia de la información. 10

11 Fundamental Identificar al Auditor responsable de cada actividad. Determinar los objetivos a ser auditados por áreas laborales. 11

12 Diagrama Esquemático Diagnóstico Recolección de Datos Verificar Políticas y Procedimientos Preparar Informes Desarrollar Plan de Acción Seguimiento 12

13 Obtención de datos e informes preliminares De las Gerencias, Departamentos y Divisiones: Consideran que tienen el personal correcto en el puesto correcto? La información que ha recibido en materia de personal le ha permitido tomar las decisiones necesarias? Ha logrado llegar a los resultados para la presente gestión? Favor justificar su respuesta. Considera que tiene cuellos de botella por su personal? 13

14 Auditoria de los RR.HH: Metodología Verificar las políticas y procedimientos utilizados. Efectuar muestreos de los registros del sistema de información sobre el personal para determinar si se están aplicando adecuadamente las políticas y los procedimientos. 14

15 Auditoria de los RR.HH: Metodología Preparar un informe especificando si corresponde: nuevos objetivos, políticas y procedimientos. Desarrollar un plan de acción para corregir las desviaciones en objetivos, políticas y procedimientos. Efectuar seguimiento del plan de acción. 15

16 Análisis de datos e informes Analizar las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos atribuibles a su personal. Investigar sus causas. Determinar si los programas y procedimientos pueden mejorarse, suprimirse o Cambiar a otros objetivos y políticas, debido a nuevas necesidades surgidas, nuevas técnicas, incremento o decremento del mercado, reingeniería laboral etc. Analizar en detalle lo anterior con los respectivos jefes de área. 16

17 Enfoque La auditoria de RR.HH. puede y debe enfocarse hacia los siguientes aspectos: Resultados: Relación Inversión/Beneficio Programas: Capacitaciones, Selecciones internas o externas, Inducciones, Evaluaciones, etc. Políticas: Visión, Misión, Filosofía, Valores y Código de Ética. Ing. 17

18 Por qué es importante la Auditoria de RR.HH? Permite relacionar la calidad de la administración de recursos humanos con los diversos indicadores de eficiencia de la empresa. Permite observar hasta que punto la administración tuvo éxito en la identificación personal de los empleados de acuerdo a su Comportamiento Organizacional y la aceptación de la C.O. 18

19 Por qué es importante la Auditoria de RR.HH? Puede presentar los indicadores de la calidad de capacitación, de motivación en el trabajo, de deficiencia de la supervisión del crecimiento continuo y desarrollo de los empleados. 19

20 La Auditoria permite verificar: 20

21 La auditoria permite verificar: Empleo de recursos y resultados obtenidos; Contribución de RR.HH en los objetivos y resultados de la empresa; Desarrollo e incentivos a la creatividad. 21

22 Cambios que afectan la Auditoria de RR.HH: Cambios en las filosofías y teorías administrativas. Políticas Salariales. Relaciones sindicales. Polivalencia funcional. Benchmark mal aplicado. 22

23 FUNDAMENTAL Manual de Funciones Manual de Procedimientos Sistemas de Evaluación Planificación por Objetivos Remuneración por Objetivos 23

24 Consejos al realizar Auditorias de RR.HH. NO debe realizarse por sorpresa. Contar con información ACTUALIZADA de cada uno de los puestos de trabajo. Tratar a las personas como queremos que nos traten. Hablar solo lo necesario. No ocultar problemas: decir siempre todo lo bueno y lo malo que pasa en el área que se esta auditando. 24

25 Tomar en cuenta El proceso de capacitación y adiestramiento: Puede ser un cuello de botella. Sueldos y salarios: Curvas salariales Rotación de personal: Conocer que es lo que mueve a los empleados a dejar su trabajo. Motivación: Consecuencia de lo anterior? Ergonomía, higiene y seguridad industrial: Ambientes de trabajo, condiciones y accidentes. 25

26 Elaboración de Informe 1. Preliminares: Introducción, Índice 2. Marco Conceptual: Antecedentes, Planteamiento del problema; alcances y limites del problema 3. Marco Teórico: Legal y Administrativo 4. Metodología: Hipótesis y Objetivos, Variables, Método utilizado, procedimiento de visitas a los RR.HH. 26

27 Elaboración de Informe 5. Resultados: Comparación con estadísticas, frente a las hipótesis y objetivos 6. Otros Resultados Colaterales 7. Conclusiones y Recomendaciones 8. Anexos 9. Seguimiento 27

28 Informe final de Auditoria El resultado final debe contener los siguientes puntos para lograr que sea precisa, técnica y concisa: La indicación de aquellas fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar técnica y económicamente. La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal. 28

29 Receptores del Informe Van dirigidas al: Gerente general, (global) Gerentes de Áreas, (Especifica con sus dependencias) Gerente de RR.HH.(completo) 29

30 RECOMENDACIONES La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc., indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funda lo anterior. La información de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron. 30

31 El informe de Auditoría a RR.HH. El informe dirigido al gerente de RR.HH. contiene toda la información mencionada antes, además de: Las actitudes observadas entre gerentes, jefes y empleados. Los objetivos de cada departamento y sus planes para alcanzarlos. Los problemas de recursos humanos y sus implicaciones. Recomendaciones respecto a los cambios necesarios y la prioridad de cada uno. 31

32 Conclusiones Finales El equilibrio adecuado es un : Enfoque práctico: Adoptar una decisión a futuro, con el fin de anticipar los problemas antes de que surjan. Enfoque de carácter humano: Debe tratarse a los empleados con dignidad. Enfoque sistemático: La administración de personal tiene lugar dentro de un contexto mayor: la organización y su entorno. El departamento sólo puede evaluarse respecto a su contribución a la organización. 32

33 Para Concluir 33