INSTRUCTIVO PARA LA PARAMETRIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA AÑO GRAVABLE RESOLUCIÓN DEL 10 DE DICIEMBRE DE 2013

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1 INSTRUCTIVO PARA LA PARAMETRIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA AÑO GRAVABLE RESOLUCIÓN DEL 10 DE DICIEMBRE DE 2013 Pasos para parametrizar en el software contable SysCafé el reporte del formato 1001 versión 9 para presentación de medios magnéticos. Antes de parametrizar el sistema es necesario que el usuario conozca como se deben realizar ciertos movimientos contables en el cual se guarda información importante para la presentación de estos reportes. Información para las columnas de Iva como mayor valor del gasto o costo Paso N 1 Las notas contables, comprobantes de egreso, recibos de caja, y en general los comprobantes en los cuales se digitan códigos contables se modificaron adicionando en la parte inferior un nuevo botón. el cual tiene la función de guardar el valor del IVA que no se contabiliza, es decir el que hace parte de un mayor valor en el costo o gasto. Ejemplo: IVA asumido como mayor valor en la compra de activos fijos. Al dar clic en el botón Pgter podrá ingresar la base (Valor del pago a tercero sin IVA) o el valor del IVA asumido. Por defecto los valores del pago y del IVA asumido se irán a las columnas del formato 1001 en Valor pagos o abonos que son deducibles e IVA que estaba incluido como mayor valor del gasto deducible, sí el pago a terceros No es deducible de renta, favor seleccione la casilla No deducible en renta como lo indica la grafica 001 con ello los valores se acumulan en las columnas Valor del pago No deducible e IVA que estaba incluido como un mayor valor del gasto No deducible Gráfico 001

2 El valor del IVA asumido se registrará en la columna BASE 2 de las imputaciones contables de cada comprobante, como lo indica el grafico 002 Gráfico 002 También podrá revisar el informe de Examinar movimiento contable, el cual encuentra en la ruta Informes > Contabilidad > Examinar movimiento contable. Allí puede revisar los movimientos contables y encontrará la columna Base y Base2 para su respectivo análisis como lo indica el gráfico 003. Gráfico 003

3 Al digitar la cuenta del Reteiva en notas contables y recibos de caja el sistema solicitara Base, es el valor del pago al tercero antes de IVA y solicita Base 2, allí se debe digitar el valor del IVA asumido como lo indica el grafico 004. Grafico 004 En las compras, cuando el valor del IVA se lleva como un mayor valor del inventario, es decir que ese IVA no es deducible, se debe parametrizar en el catalogo de artículos las diferentes referencias con su respectiva tarifa del IVA. En la compra debe diligenciarla de forma tradicional y deberá abrir el candado para dejar la columna Iva en cero y la nueva columna IvaND (Iva no descontable) con la tarifa o valor del Iva asumido como lo ilustra el gráfico 005 y 006.

4 Grafico 005 Gráfico 006 Ejemplo: Costo total del articulo ,40 Iva incluido. Producto gravado al 16% Base: Valor del Iva asumido: ,40

5 Paso Nº 2 Parametrización de los Formatos de Información Exógena En el catalogo plan de cuentas del menú Archivos, parametrice en definición de cuentas las siguientes cuentas contables Las cuentas contables a diligenciar son Autorretenciones Cree (Con la cual se da cumplimiento al Parágrafo 13 del artículo 22 de la presente resolución) 1 y 1 Parágrafo 13. Las autorretenciones a título de impuesto sobre la renta e Impuesto sobre la Renta para la equidad CREE deberán ser reportadas bajo el NIT del informante, diligenciando el valor en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y cero (0) en la columna de pagos y abonos en cuenta deducibles.

6 Retención en la fuente asumida y Retención del Cree asumido (Retenciones Cree asumida entre Mayo 01 y Agosto 31 de 2013) Adicionalmente debe configurar en el plan de cuentas el tipo de impuesto de las diferentes cuentas como se indica a continuación. Para las cuentas de retención en la fuente debe tener seleccionado en la casilla de verificación de Requiere tercero y Cuenta de impuesto (Requiere Base). Tipo: Retención en la fuente por pagar (Cr) Para las cuentas de retención de Iva debe tener seleccionado en la casilla de verificación de Requiere tercero y Cuenta de impuesto (Requiere Base). Tipo: Retención de Iva por pagar (Cr) Para las cuentas de retención del CREE debe tener seleccionado en la casilla de verificación de Requiere tercero y Cuenta de impuesto (Requiere Base). Tipo: Retención del CREE por pagar (Cr) Para las cuentas de Retención en la fuente asumida debe tener seleccionado en la casilla de verificación de Requiere tercero y Cuenta de impuesto (Requiere Base).

7 Tipo: Retención en la fuente asumida (DB) Para las cuentas de retención del Cree asumido debe tener seleccionado en la casilla de verificación de Requiere tercero y Cuenta de impuesto (Requiere Base). Tipo: Retención Cree asumido (DB) Recuerde: Las cuentas de inventarios y propiedad planta y equipo no deben llevar el parámetro de Requieren tercero. La columna Retención asumida a título de IVA al régimen simplificado y Retención asumida a título de IVA al régimen Común del formato 1001 dependerá de la parametrizacion anterior, mas la clasificación tributaria de cada tercero, para ello parametrice mediante la opción Catalogo de terceros del menú Archivos, si el tercero objeto del pago o abono en cuenta pertenece al régimen común o simplificado, como lo ilustra la grafica 010. Gráfica 010.

8 Y también diligencie en las tarifas de Iva las respectivas cuentas contables como lo indica el siguiente gráfico. Ruta: Sistema > Parámetros > Fiscales > Tarifas de Iva > Avanzados. Paso N 3 Para generar el formato 1001, por favor ingrese a Informes Fiscales Información exógena - Dian.

9 En la actualización se creó un nuevo botón de Homologación cuentas a conceptos Dian Exógena desde donde se podrá clasificar las cuentas contables con el respectivo formato y concepto Dian como lo indica el siguiente gráfico. En esta nueva ventana de Homologación se podrá realizar filtros por formatos y cuentas contables, adicionalmente en la parte inferior usted podrá adicionar cuentas contables con el respectivo concepto Dian o eliminar cuentas. Uno de los principales cambios en el formato 1001, es que integra el formato 1002 (Retenciones practicadas), por lo cual debe parametrizar las cuentas contables de la retención en la fuente con el mismo código Dian que utilizo en la cuenta del gasto o la causación para relacionarlos en el formato Al ingresar, seleccione el periodo a presentar, por defecto el sistema toma el periodo de Enero a Diciembre del año anterior. Luego seleccione el formato La opción Todo excepto los seleccionados, permite presentar los movimientos débitos de la cuenta de inventarios y excluir a su vez el movimiento crédito de las facturas de venta y notas de inventarios. Por último, oprima el botón Excel para ver el formato 1001 en una hoja de cálculo, la cual podrá copiar y pegar en el pre validador tributario.

10 FORMATO 1006 Los parámetros para diligenciar el formato 1006, son similares al 1001 en cuanto se debe realizar la homologación de cuentas contables junto con el concepto Dian. Para generar el formato 1006, ingrese a Informes Fiscales Información exógena Dian, y seleccione el formato Configure las cuentas contables dependiendo de la aplicación 2, tal como lo ilustra la imagen, tenga en cuenta que el sistema solo exportará el movimiento Crédito de las cuentas seleccionadas. Por último, oprima el botón Excel para ver el formato 1006 en una hoja de cálculo, la cual podrá copiar y pegar en el pre validador tributario. 2 La aplicación para este formato se refiere a la ubicación o columna en la cual se reflejarán los respectivos valores

11 PROCESO DE COPIADO DE LAS HOJAS DE MICROSOFT EXCEL AL PREVALIDADOR TRIBUTARIO DIAN. Una vez exportada la información a Microsoft Excel desde el aplicativo de SysCafé como lo ilustra la imagen, verifique que las columnas concuerden con las del pre validador Tributario. En segunda instancia, cuente cuantas Celdas de registros contiene el archivo de la hoja de cálculo de Excel, Una vez se tenga este número ingrese al pre validador tributario en la opción Complementos, digite el numero de registros a incluir, tal como lo indica el siguiente grafico, para este ejemplo incluiremos 10 Registros, finalice la operación dando clic sobre el botón Agregar. Como verán esta opción permite que se adicionen el número de casillas deseadas.

12 También en esta pestaña encontrará la opción de eliminar Celdas, tenga en cuenta que para poder copiar información desde Excel el número de celdas debe ser exacto a las que desea pegar, de lo contrario encontrara el mensaje que se muestra en el grafico. Para terminar con el proceso de copiado y pegado de la información de Excel al pre validador, homologue la información y cuando este lista para subir, seleccione todos los registros, copie utilizando las teclas Control + C y péguelos utilizando las teclas Control + V en el pre validar tributario, de esta forma tendrá la información en el revalidador lista para ser validada.

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