Grupo del Proceso de Seguimiento y Control Proceso: Controlar los Costos

Transcripción

1 Grupo del Proceso de Seguimiento y Control Proceso: Controlar los Costos Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Grupo del Proceso de Seguimiento y Control La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento

3 Control de costos El Control de costos del proyecto incluye: Monitorear el comportamiento de los costos Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la línea base de costos revisada Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que afectarán los costos Influir en los factores que producen cambios en los costos Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el control de costos

4 Herramientas y técnicas para controlar costos Gestión del valor ganado Proyecciones Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) Revisiones de desempeño Análisis de variación Software de gestión de proyectos

5 Gestión del valor ganado (EVM*) EVM Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su alcance, costo y cronograma Teniendo una línea de base (plan original y los cambios aprobados), se puede determinar qué tan bien se están cumpliendo los objetivos del proyecto Se debe introducir la información real periódicamente para poder utilizar el EVM Más y más organizaciones de todo el mundo están usando EVM para ayudar a controlar los costos del proyecto * EVM (Earned value management) Ver:

6 Términos en la gestión del valor ganado Valor planificado (PV Planned Value), Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado. Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el presupuesto Costo real (AC Actual Cost) Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinado Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed) Valor ganado (EV Earn Value) Estimación del valor del trabajo actualmente terminado Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of work performed) El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha

7 Términos en la gestión del valor ganado Término Term AC Costo Real Actual Cost ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled CPI Índice de desempeño del costo Cost Performance Index CV Variación del costo Cost Variance EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete EV Valor Ganado Earned Value EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management PMB Línea Base para la Medición del Desempeño Performance measurement Baseline PV Valor Planificado Planned Value SPI Índice de desempeño del cronograma Schedule Performance Index SV Variación del cronograma Schedule Variance TCPI Índice de desempeño del trabajo por completar To Complete Performance Index

8 Fórmulas CPI = EV / AC CV = EV AC EAC = AC + ETC ascendente EAC = BAC / CPI ECUACIONES Proyección EAC = AC + [(BAC EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un desempeño de costos negativo y el respeto por un cronograma Proyección EAC = AC + BAC EV Proyección con respecto al desempeño real del proyecto a la fecha Proyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo EV = PV a la fecha * RP SPI = EV / PV SV = EV PV TCPI basada en el BAC = (BAC EV) / (BAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes] TCPI basada en la EAC = (BAC EV) / (EAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]

9 Métricas para el control de costos Métrica con respecto del cronograma Variación del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV PV > 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado = 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado < 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado Índice de desempeño del cronograma (SPI Schedule Performance Index) SPI = EV / PV > 1 adelanto en el cronograma = 1 de acuerdo al cronograma < 1 retraso en el cronograma Métrica con respecto al costo Variación del costo (CV Cost Variance) CV = EV AC > 0 gastos menores al presupuesto = 0 gastos de acuerdo al presupuesto < 0 gastos mayores al presupuesto Índice de desempeño del costo (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC > 1 en sobrecostos = 1 costos de acuerdo a lo planificado < 1 costos por debajo de lo planificado

10 Ejemplo. Cálculo del valor ganado para una actividad en la semana 1 Actividad Semana 1 Valor ganado (EV) Valor planificado (PV) Costo real (AC) Variación del costo (CV) Variación del cronograma (SV) Índice de rendimiento del costo (CPI) 33% Índice de rendimiento del cronograma (SPI) 50%

11 Ejemplo. Gráfico del valor ganado para un proyecto a los 5 meses Estimación a la conclusión Presupuesto hasta la conclusión Valor planificado El punto de EAC arriba y a la derecha del punto de BAC significa que el proyecto costará más y tomará más tiempo de lo planeado Costo actual Valor ganado Costo Actual (AC) Valor planificado (PV) Valor ganado (EV)

12 Ejemplo Presupuesto Control de Avance Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Semana Total Tarea 0 20% 80% 100% Tarea 1 40% 40% 20% 100% Tarea 2 40% 50% 90% Tarea 3 50% 50% Resumen Semana Presupuesto Valor Ganado Costo Real Valor Ganado Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Costo Real Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Fuente:

13 Reglas de oro sobre el valor ganado Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican problemas en esas áreas Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto (sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso) El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at completion) es el presupuesto total original del proyecto

14 Controlar costos Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto 3. Información sobre el Desempeño del Trabajo 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Gestión del Valor Ganado 2. Proyecciones 3. Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI) 4. Revisiones del Desempeño 5. Análisis de Variación 6. Software de Gestión de Proyectos Salidas 1. Mediciones del Desempeño del Trabajo 2. Proyecciones del Presupuesto 3. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 4. Solicitudes de Cambio 5. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto