Administración de Ventas

Transcripción

1 Administración de Ventas

2 1 Sesión No. 12 Nombre: Control, Métodos, Grado Contextualización Te has preguntado Qué proceso tiene la venta? Medir el rendimiento y avance de la fuerza de venta a lo largo de un periodo permite asegurar el alcance de las metas y objetivos dictados por la dirección. El proceso de medición debe de ser una tarea continua con indicadores precisos que nos permitan comprender los posibles errores que existan y actuar en consecuencia. Los métodos de medición nos darán diferentes vistas de aspectos a tomar en cuenta.

3 2 Introducción al Tema Te has preguntado Cómo se logra la medición de la fuerza de venta? Si un vendedor tiene estipulado vender 120 autos anuales no se debe esperar hasta final del año para saber si lo logró o no, durante cada mes se realizan evaluaciones, quizás su meta pueda ser de 10 autos mensuales siempre y cuando las ventas sean uniformes, pero si varían cada año de forma cíclica el número de autos mensual debe variar; así mismo, alguien debe mantenerse al pendiente de que dicho vendedor y sus compañeros de fuerza de ventas logren su meta mensual para llegar a la anual. Para lograr la medición de la fuerza de ventas se necesitan dos documentos básicos, el reporte o informe de fuerza de venta y las hojas de gasto. En el informe de la fuerza de ventas se anotará todo lo relacionado con la actividad, es decir, desde el número de llamadas hasta el número de cierres, por ejemplo: Número de llamadas por día: Se deben registrar todas las llamadas que se realicen y que nos permita conocer cuantas llamadas se pueden lograr en cierto periodo. Número de citas obtenidas: Resultado de las llamadas realizadas, necesitamos conocer cuántas citas se obtuvieron. Citas de seguimiento: De las primeras citas que se realizaron, cuantas segundas citas se obtuvieron y cuantas citas a clientes anteriores se realizaron. Tiempo dedicado: Tiempo dedicado en total a la actividad de la venta, así como el tiempo que se dedicó al teléfono y a las citas,

4 3 Explicación Métodos Cuáles existen? Actualmente existen gran cantidad de software para llevar un control exacto, tanto del seguimiento de los clientes como de la evaluación de la fuerza de ventas, éstos son conocidos como CRM (por sus siglas en inglés Customer Relation ship Management). En dichos software se encuentran bases de datos de los clientes de la empresa, con campos específicos a llenar durante el proceso de venta, es decir, dependiendo el software y la naturaleza de la empresa. Las pantallas de un CRM cuentan con los siguientes campos: Nombre de la empresa Nombre del contacto Nombre de la secretaria Nombre de segundo contacto Dirección Teléfono Fecha de llamada Porcentaje logrado de venta Número de cita Volumen comprado Fecha de cumpleaños Observaciones Etcétera

5 4 Es decir, conforme se van logrando los avances con cada cliente se llenan los campos especiales y preparados para ello. Esto permite al sistema contar con toda la información y generar casi cualquier tipo de reportes necesarios sobre todos los pasos específicos por cada uno de los clientes y actualizados al último momento de su uso. Estos tipo software y reportadores simplifican el trabajo de la dirección y le imprimen orden al trabajo de los vendedores, de igual forma, los directivos generalmente cuentan con acceso a dichos archivos, les permite revisar los indicadores de ventas para conocer los status y alcances. Grado La dirección de la fuerza de ventas debe conocer, según el tipo de negocio que manejen, el número de llamadas diarias requeridas, el número de citas promedio, la cantidad de cierres de venta que pueden lograrse al mes, etc. De tal modo que al observar los índices de producción de cada vendedor, tenga la información y capacidad necesaria para detectar las fortalezas y áreas de oportunidad de cada miembro de su equipo, con el fin de apoyarlo en las actividades que más se le dificulten y presionar en las áreas de oportunidad para lograr los resultados esperados. Por lo tanto, para conocer el grado de eficiencia de cada vendedor es necesario observar los índices de producción que tiene cada uno de ellos. Por ejemplo, si un agente de ventas cuenta con un promedio de 50% sobre lo estimado en el número de llamadas telefónicas y un 50% del estimado de citas semanales; la dirección necesitará solicitar al vendedor que logre un mayor número de llamadas diarias para elevar el número de citas.

6 5 Como vemos, dependiendo de las habilidades de cada vendedor es necesario que se midan las variables de producción de venta para reconocer las áreas de oportunidad a trabajar en cada uno. El control de gastos es una medición necesaria administrativa que está basada en los presupuestos anuales, es decir, considerando el pronóstico de venta y los ingresos probables para el año se puede designar una cantidad de gasto a cada área, por ello es necesario controlar dicho gasto. Existen algunos sistemas de control de gastos de los vendedores, estos son (Diez, 2004: ): Los vendedores pagan sus gastos: Esto es aceptable solo para vendedores que trabajan para varias firmas y sólo están por comisiones. Sistema de reembolso de gastos: Los vendedores utilizan su dinero para sus gastos y los comprueban a la empresa vía facturas, la empresa reembolsa dichos gastos de manera inmediata. Sistema de gastos ilimitados: Los vendedores gastan todo lo necesario, generalmente a través de una tarjeta corporativa, realizando un reporte de gastos. Esto aplica generalmente para directivos o vendedores de gran experiencia y logros. Sistema de gastos limitados: La empresa marca una cantidad fija con la que el vendedor deberá cubrir todos los gastos, ya sea durante un periodo o limitada al tipo de gastos, es decir, el costo de una habitación de hotel o el promedio de una comida diaria no puede exceder cierta cantidad.

7 6 Conclusión Las diferentes formas de medir a los vendedores nos permiten conocer paso a paso la actividad de ventas, los logros y controlar los gastos. La relación entre éstos es la eficacia de la fuerza de ventas, unida y medida en relación a los objetivos que se requieren alcanzar. La actividad de medición es una actividad continua y precisa, a la que debe darse seguimiento cercano para evitar cualquier desvío en las actividades comerciales. A través del el forecast nos permite medir el trabajo realizado, la cantidad monetaria que representa dicho trabajo y la visión necesaria para comprender el grado de posibilidad de lograr los objetivos económicos.

8 7 Para aprender más Qué formulas permiten comprender la fuerza de venta? Existen diferentes fórmulas o métodos para conocer información específica que nos permita comprender el avance de la fuerza de venta. Para obtener la efectividad se tiene que dividir el número de pedidos entre el número de visitas, es decir, a cuantas personas se lograron visitar, y de esas visitas, cuántas ventas se lograron. La atención al cliente se puede medir dividiendo el número de visitas entre los clientes totales; esto nos permite conocer el porcentaje de clientes que estamos logrando atender. El incremento de la cartera de clientes se obtiene dividiendo el número de clientes nuevos entre los clientes totales, el resultado será un porcentaje de clientes nuevos. El importe promedio que se está logrando por cada pedido se obtiene dividiendo la cantidad de ventas entre el número de pedidos. La venta diaria se mide dividiendo la venta mensual entre el número de días trabajados. El costo por visita se obtiene si dividimos el costo mensual de ventas entre el número de visitas al mes. El costo por pedido por pedido lo podemos saber si dividimos el costo mensual entre el número de pedidos al mes, es decir, nos permite comprender la cantidad de dinero que nos cuesta en promedio lograr colocar un pedido. Los costos de facturación, es decir, el costo que tenemos por lograr una cantidad de ventas al mes se obtiene dividiendo el costo mensual entre la venta mensual.

9 8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual a través de un Resumen expliques los diferentes métodos o formas de evaluar la fuerza de venta, tomando en cuenta la lectura revisada. Puedes realizarlo en cualquier programa especializado en Procesador de Texto, al final tendrás que guardarlo en PDF con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura. Recuerda que esta actividad te ayudará a entender los diferentes métodos o formas de evaluar la fuerza de venta, lo cual te facilitará el estudio de Administración y Fuerza de Venta. Esta actividad representa el 5% de tu calificación final y se tomará en cuenta lo siguiente: 1. Datos generales 2. Bibliografía 3. Redacción y ortografía 4. Objetivo de la actividad 5. Desarrollo del resumen 6. Agregar extensión (una cuartilla) 7. Conclusión

10 9 Bibliografía Diéz, E. (2004). Gestión de la fuerza de ventas. España: Ediciones Deusto. Hartley, R. (2007). Administración de ventas. México: Grupo Editorial Patria. Weitz, B.; Castleberry, S.; Tanner, J. (2005). Ventas. Estados Unidos:McGraw-Hill.