GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CARACTERIZACION PROCESO INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL

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1 Pág. 1 de 8 OBJETIVO ALCANCE Verificar que las personas naturales y jurídicas, públicas y privadas sujetas a inspección, vigilancia y control (IVC), cumplan con la normatividad vigente. Desde la identificación de la población objeto de la Inspección, vigilancia y control hasta la toma de acciones según el responsable, terminando con el seguimiento y evaluación del proceso. RESPONSABLE FACILITADOR DEL PROCESO DEPENDENCIAS PARTICIPANTES Secretario de Salud Secretario de Educación y Cultura Secretario del Interior Director Departamento Administrativo de Tránsito y Transporte Director de Rentas e Ingresos. Secretaria del Interior Secretaría de Salud, Secretaría de Educación y Cultura, Secretaría de Hacienda - Dirección de Rentas e ingresos, Secretaría del Interior, Departamento Administrativo de Tránsito y Transporte. PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS /ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Procesos Estratégicos Organismos de control Entidades públicas civil. Organismos de Control Direccionamiento estratégico Plan Nacional de Desarrollo Planes sectoriales Plan de desarrollo departamental Planes de acción Normatividad Peticiones quejas y reclamos de los usuarios Información de contratos IDENTIFICACION DE LA POBLACION SUJETO Y LAS ACTIVIDADES DE IVC Bases de datos de población sujeto identificada Instrumentos de IVC.

2 Pág. 2 de 8 PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS /ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Bases de datos de población sujeto identificada Instrumentos de IVC PLANEACION Y PROGRAMACION DE ACTIVIDADES Plan de Inspección, Equipos de trabajo conformados Documentos de trabajo Entidades Públicas civil Sujetos de control Plan de Inspección, Normatividad aplicable Documentos de las Entidades sujetos de IVC EJECUCION DE ACTIVIDADES DE INSPECCION, VIGILANCIA Y Actas Informes Diligenciamiento instrumentos Actos administrativos Permisos, Cierres, sanciones, aprobaciones Planes de mejoramiento propuestos por los sujetos de IVC. Proceso Gestión de Control disciplinario. Proceso Evaluación Independiente Proceso Atención al Ciudadano Proceso Gestión Documental Entidades públicas civil. Organismos de Control Sujetos de control Entidades Públicas civil Sujetos de control Plan de Vigilancia y Control de la Salud Pública Normatividad aplicable Muestras de Laboratorio GESTION DEL LABORATORIO DE SALUD PUBLICA Diagnóstico y control de calidad en las áreas de atención al ambiente (Bromatología Entomología) y atención a las personas. Proceso Evaluación Independiente Proceso Atención al Ciudadano Proceso Gestión Documental Entidades públicas civil. Organismos de Control Sujetos de control

3 Pág. 3 de 8 PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS /ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Plan de Inspección, Informes Planes de mejoramiento propuestos por los sujetos de IVC. Actos Administrativos SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PROCESO DE IVC Informe de seguimiento al Plan de Mejoramiento propuesto por los sujetos de IVC Informe de gestión y resultados Reporte de acciones de mejora. Mapa de riesgos actualizado Tratamiento de Producto/servicio no conforme Procesos Estratégicos Proceso Evaluación Independiente Proceso Gestión de Control disciplinario. REQUISITOS MECI 1000:2014 Módulo de Evaluación y Seguimiento REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver Normograma del proceso NOR-MC-001. REQUISITOS NTCGP 1000: , 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.5.1, 6.1, 7.1, 7.2, 7.5, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.1, 8.2.4, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5 DOCUMENTOS COD-MC-003 Código de buen gobierno. COD-MC-001 Código de ética. MAN-MC-001 Manual del Sistema Integrado de Gestión MAN-MC-002 Manual de Indicadores de Gestión MAN-MC-003 Manual de Administración del riesgo MAN-MC-004 Manual de Operación del Equipo MECI-CALIDAD MAN-MC-005 Contexto Estratégico REGISTROS FOR-MC-011 Informe de gestión y resultados FOR-IV-001 Acta de apertura visita de IVC FOR-MC-007 Reporte de acciones de mejora FOR-IV-002 Acta de cierre visita de IVC FOR-MC- 009 Tratamiento de Producto/servicio no FOR-IV-003 Acta de Evaluación de la conforme Instrumentos de IVC. capacidad de la Gestión Municipal en Salud Actos administrativos FOR-IV-004 Informe de visita de IVC Permisos, Cierres, sanciones, aprobaciones FOR-IV-005 Informe de visita - Riesgos Registros del Macroproceso F. GESTIÓN DE LA Profesionales INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE LOS FOR-IV-006 Informe de visita - Trabajo Infantil ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS Secretaría FOR-IV-007 Acta de visita inspección

4 Pág. 4 de 8 DOCUMENTOS MAN-MC-006 Manual de Procedimientos MAN-TH-001 Manual de Funciones MAN-TH-002 Manual de inducción y reinducción MAN-CB-001 Manual de Contratación MAN-GD-001 Manual de Gestión Documental PLA-DE-001 Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano PLA-GC-001 Plan de Comunicaciones POR-AC-001 Portafolio de Servicios MAP-MC-001 Mapa de procesos MAP-MC-002 Mapa de riesgos por procesos MAP-MC-002 Mapa de riesgos Institucional MAP-MC-004 Mapa de riesgos de corrupción MAT-MC-001 Matriz de Indicadores NOR-MC-001 Normograma Carta por un Trato Digno al Ciudadano Documentos del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio de Salud Pública de Educación y Cultura Registros del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio de Salud Pública REGISTROS Empresas Prestadoras Servicio de Fumigación Control de Plagas Area Publica FOR-IV-008 Acta de visita Inspección Emp. Insumos Agrícolas FOR-IV-009 Acta de Visita Inspección Depósitos de Almacenamiento y/o Expendios de Plaguicidas FOR-IV-010 Acta de visita para la verificación de requisitos de los Institutos de Educación No Formal En Estética y Cosmetología FOR-IV-011 Acta de visita para la verificación de requisitos de los institutos de educación no formal en salud FOR-IV-012 Evaluación-documentos y anexos Programa De Salud Ocupacional RECURSOS GENERALES: Hardware Software Infraestructura Recursos Físicos Recursos Financieros Talento Humano Registros de Inspección Vigilancia y control ES RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO Programación de la Inspección Vigilancia y control Ver Mapa de Riesgos MAP-MC-002

5 Pág. 5 de 8 Gestión de la Inspección, Secretaría de Salud POLITICAS DE OPERACION Anualmente, cada una de las áreas responsables de ejercer actividades de inspección, vigilancia y control, deberán generar y aprobar el Plan de Inspección, aprobado por el respectivo Comité Técnico. Para las visitas de Inspección, vigilancia y Control se debe aplicar siempre los principios legales y derechos constitucionales tales como: Competencia, transparencia, celeridad, economía, imparcialidad, legalidad, eficacia y eficiencia. El informe de visitas de inspección, vigilancia y control, deberá generarse dentro de los 15 días siguientes a la realización de la visita. El proceso contempla, que las visitas de control son ejecutadas por equipos interdisciplinarios integrados por servidores públicos. No se pueden contratar entidades privadas, se podrán celebrar convenios interadministrativos con entidades públicas. Se puede recurrir a la contratación de apoyos técnicos cuando se requiera el concepto de expertos en aspectos específicos o sea útil para el conocimiento de la situación objeto del control. Esta contratación se realiza cuando no hay competencia técnica en el tema específico dentro de los perfiles de Dependencia. Se podrá contratar un recurso que apoye la labor de éste grupo sin delegar la responsabilidad de la visita. Una vez identificados los presuntos incumplimientos de nuestros vigilados se iniciaran las acciones administrativas y legales correspondientes y se dará traslado a los entes de control correspondiente. La documentación para el Laboratorio de Salud Pública, se establece con una estructura especial, alineada al Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación del Tolima, debido a que esta dependencia se rige por la Norma ISO Las actividades de inspección, vigilancia y control en Salud están regidas por los planes y lineamientos del Ministerio de la Protección Social, siendo estas acciones de obligatorio cumplimiento e indelegables tanto a nivel municipal como departamental. Las actividades de vigilancia epidemiológica en Salud están regidas por los planes y lineamientos del Ministerio de la Protección Social y el Instituto Nacional de Salud, siendo estas acciones de obligatorio cumplimiento e indelegables tanto a nivel municipal como departamental. Gestión de la Inspección, en los establecimientos educativos: Para ejecutar el plan operativo anual de inspección y vigilancia de la Secretaría de Educación y Cultura, debe estar emitida la resolución o acto administrativo que

6 Pág. 6 de 8 POLITICAS DE OPERACION ordena cada visita, en la cual se precisan los actos y hechos que lo motivan, el establecimiento o establecimientos educativos sobre los que recae el control y el plazo en que se debe cumplir en cada caso específico. Esta resolución será obtenida con el subproceso M Revisar actos administrativos. El proceso, contempla que para el caso de los municipios no certificados el alcalde deberá contar con una copia del plan operativo anual de inspección y vigilancia con el fin de enterarlo de las actividades que se van a realizar en su jurisdicción. Para efectuar el proceso de evaluación para el control de los establecimientos educativos se utilizarán entre otros los siguientes instrumentos: o o o o Visitas periódicas a los establecimientos educativos de educación formal y no formal. Entrevistas grupales e individuales con integrantes de la comunidad educativa. Reuniones técnicas de trabajo con el personal docente, directivo docente y administrativo. Demostraciones y revisiones de registros y documentos que hagan parte del proyecto educativo institucional o que sean exigidas por las normas vigentes. Según los resultados del proceso de evaluación para el control de los establecimientos educativos de cada institución, se consigna en el informe de visita los planes de acción para el manejo de anomalías o problemas encontrados, en caso de detección de casos críticos ésta será la información que se envíe a los entes competentes para imponer las sanciones. Las visitas del proceso de control pueden originarse por la normal realización de las visitas periódicas de la SE a los establecimientos educativos (visitas de oficio) o por quejas de la comunidad que entran por el macroproceso E. Atención al ciudadano. A los establecimientos educativos que se les haya otorgado licencia o reconocimiento oficial por primera vez o por ampliación de servicios, durante su primer año de funcionamiento se les practicará visita para verificar si la organización se ajusta a lo planteado en el respectivo proyecto de creación. Los resultados y recomendaciones se harán constar en un acta para los efectos correspondientes. Los criterios para la realización de las visitas de control y elaboración del plan de visitas serán determinados por la Secretaría. Entre los cuales pueden ser: Resultados de las pruebas SABER o evaluación institucional, ubicación rural o urbana, tamaño de los establecimientos educativos, características de su modelo educativo, pruebas de estado, etc. La información sobre el desempeño institucional de cada establecimiento es proveída por el subproceso D Promover el uso de resultados para la planeación del mejoramiento en instituciones oficiales y no oficiales Es posible que estas visitas no conduzcan a una sanción sino a una felicitación por los excelentes resultados.

7 Pág. 7 de 8 PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Ver Matriz de indicadores MAT-MC-001) CODIGO NOMBRE TIPO IND-IV-001 A ESTABLECIMIENTOS DE VENTA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS NATURALES EFICACIA IND-IV-002 EFECTIVIDAD EN OPERATIVOS DE INSPECCION, VIGILANCIA Y EFECTIVIDAD IND-IV-001 Y VIGILANCIA ACTORES DEL ASEGURAMIENTO EN SALUD EFICACIA IND-IV-002 PROPORCION DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD SANCIONADOS EFICACIA IND-IV-005 PERSONERÍAS JURÍDICAS EFICACIA IND-IV-007 A ESTABLECIMIENTOS DE VENTA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS NATURALES EFECTIVIDAD DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSIÓN 30/03/2010 Actualización del encabezado y pie de página del documento Codificación del documento Actualización por cambio de la versión de la norma NTCGP 1000 Cambio en los nombres de los procesos: Gestión de Calidad por Mejoramiento Continuo y Control Interno por Evaluación Independiente. Se incluyó las actividad 4. Gestión del Laboratorio de Salud Pública. Codificación de los registros y documentos adscritos a la caracterización Inclusión de las políticas de operación del proceso 02 24/11/2010 En la actividad 5. Seguimiento y evaluación del proceso, se incluyó como entrada el Plan de Mejoramiento de los sujetos de IVC y como salida el Informe de seguimiento al Plan de Mejoramiento propuesto por los sujetos de IVC Se incluyeron las siguientes políticas de operación: o Anualmente, cada una de las áreas responsables de ejercer actividades de inspección, vigilancia y control, deberán generar y aprobar el Plan de Inspección, aprobado por el respectivo Comité Técnico. o El informe de visitas de inspección, vigilancia y control, deberá generarse dentro de los 15 días siguientes a la realización de la visita. o Las actividades de inspección, vigilancia y control en Salud están regidas por los planes y lineamientos del 03

8 Pág. 8 de 8 DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSIÓN 13/12/ /12/ /08/2014 Ministerio de la Protección Social, siendo estas acciones de obligatorio cumplimiento e indelegables tanto a nivel municipal como departamental. Se incluyó en la política de operación, el término de competencia, quedando así: Para las visitas de Inspección, vigilancia y Control se debe aplicar siempre los principios legales y derechos constitucionales tales como: Competencia, transparencia, celeridad, economía, imparcialidad, legalidad, eficacia y eficiencia. Se incluyeron las políticas de operación para la Secretaría de Salud. Actualización de políticas de operación Actualización de entradas y salidas de las actividades del proceso Actualización del responsable del proceso Actualización del proceso, de acuerdo con los ajustes en la estructura organizacional, según el Decreto 0327 de Se incluyó la dependencia facilitadora del proceso, quien tendrá el rol de articulación con las demás dependencias responsables, para el logro del objetivo propuesto. Se ajustó la caracterización en su forma de presentación Ajustes de la caracterización, de acuerdo con el nuevo Mapa de procesos de la Entidad. Se incluyeron como documentos del proceso, el Portafolio de servicios, Plan de Comunicaciones, el Plan Anticorrupción, Manual de Contratación, Manual de Indicadores de Gestión, Manual de Administración del riesgo, Manual de Gestión Documental, Portafolio de servicios, Mapa de riesgos de corrupción y el Contexto Estratégico. Se incluyeron los nuevos formatos del proceso IVC Se modificaron los indicadores de acuerdo con las necesidades del proceso (Se incluyeron los indicadores 001 y 002 y se eliminaron el 003, 004, 006 y 007. Se incluyeron los documentos y registros del SGC del Laboratorio de Salud Pública del Tolima Se actualizó la normatividad vigente, teniendo en cuenta la actualización del MECI 1000 a la versión ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Equipo de trabajo del proceso Equipo MECI-CALIDAD Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Fecha: Mayo de 2014 Fecha: Junio de 2014 Fecha: Agosto de 2014

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