Procedimiento para Gestión de Mejora

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1 Procedimiento para Gestión de Mejora Objetivo: Establecer los lineamientos para asegurar que las No Conformidades, potencial no conformidad y Mejoras identificadas en las diferentes fuentes de la Gestión Integral, sean registradas y tratadas con métodos y técnicas orientadas a la mejora continua. Versión: 1.0 Fecha de vigencia: 07 de agosto del 2015

2 Procedimiento para Gestión de Mejora Página 2 de 9 Tabla de Contenido Tabla de Contenido Alcance Definiciones Referencias Responsabilidades y Políticas Descripción del procedimiento para la Gestión de Mejora Identificación de no conformidades, potenciales no conformidades y mejora Registro de no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras Definición de acciones de corrección Análisis de No conformidades y Potenciales No Conformidades para aplicación de tratamiento Definición de la Causa Raíz Plantear acciones Correctivas y/o Preventivas Registro de Mejora, acciones correctivas o preventivas Seguimiento y cierre Disposiciones transitorias Derogaciones Diagrama de flujo Anexos... 9

3 Procedimiento para Gestión de Mejora Página 3 de 9 1 Alcance Aplica desde el registro de las no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras identificadas hasta la identificación de planes de acción y/o iniciativas de proyectos. 2 Definiciones Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa raíz de una no conformidad detectada Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable que puede ocurrir. Accidente de trabajo: Es todo suceso imprevisto y repentino que ocasione al afiliado (a) lesión corporal o perturbación funcional, o la muerte inmediata o posterior, con ocasión o como consecuencia del trabajo. Corrección: Acción tomada para corregir o eliminar una no conformidad detectada..evaluación Interna: Proceso sistemático, documentado e imparcial que permite verificar, mediante el análisis de evidencia objetiva, el grado de cumplimiento de los requisitos normativo e internos evaluados por el Equipo de Evaluadores Internos de la Unidad de Negocio. Equivale en ISO a Auditoría Interna. Incidente: Suceso que no ha provocado lesiones, enfermedades o daños, pero tenía el potencial para hacerlo. Mejora: Acción realizada para optimizar y potencializar el desempeño de un proceso o el cumplimiento de los requisitos. No Conformidad: Incumplimiento un requisito normativo, procedimientos internos, directrices, disposiciones y estándares adoptados. Potencial No Conformidad: Evento que puede ocurrir a futuro si no realiza alguna acción para prevenir su ocurrencia y se transforme en un incumplimiento real. Requisito: Es una necesidad o expectativa establecida, generalmente explicita u obligatoria 3 Referencias Procedimiento para Auditorías y Evaluaciones Interna 4 Responsabilidades y Políticas

4 Procedimiento para la Gestión de Mejora Página 4 de 9 Asegurar que se ejecute el proceso de mejora en los procesos a su cargo. Registrar y tratar las no conformidades, potencial no conformidades y mejoras del proceso. Determinar las acciones de corrección, acciones correctivas, preventivas y mejoras del proceso Registrar y reportar las acciones de corrección, correctivas, preventiva y de mejora a Gestión Organizacional Subgerente de Gestión Organizacional Responsable de definir el proceso de mejora. Reportar los resultados de la gestión de mejora a la Gerencia Especialista de Calidad y Procesos Asesorar en la aplicación del procedimiento. Registrar Oportunidades de Mejora y no conformidades de toda la Organización Equipo Gerencial Analizar las Oportunidades de Mejora a nivel de sistema y las causas asignables más recurrentes de las no conformidades para realizar planes de acción. 5 Descripción del procedimiento para la Gestión de Mejora 5.1 Identificación de no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras 1. Identifica no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras de indicadores GPR, indicadores de gestión, accidentes/incidentes de seguridad y ambiental, diagnósticos, autoevaluaciones, revisión gerencial, gráficas de control, riesgos y otras fuentes. Auditores Externos y Evaluadores Internos 2. Identifica no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras en las auditorías y evaluaciones internas realizadas. Subgerente Gestión Organizacional 3. Identifica no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras en el análisis de quejas y reclamos de la organización.

5 Procedimiento para la Gestión de Mejora Página 5 de Registro de no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras. 1. Registra en la HERRAMIENTA DE MEJORA CONTINUA las no conformidades, potenciales no conformidades y mejoras de las diferentes fuentes con el fin de plantear acciones. Las no conformidades, potenciales no conformidades de indicadores de gestión, accidentes e incidentes de seguridad y ambiental, gráficas de control de control, diagnóstico, autoevaluaciones, revisión gerencial son previamente analizadas en la herramienta fuente por impacto, frecuencia o criterio del experto para el registro en la herramienta de mejora.. Equipo Gerencial 2. Identifica y registra las no conformidades, potenciales no conformidades cuando se realizan las revisiones gerenciales. 5.3 Definición de acciones de corrección 1. Determina de manera inmediata acciones de corrección, responsable, fecha de inicio y fecha fin de las no conformidades y potenciales no conformidades Análisis de No conformidades y Potenciales No Conformidades para aplicación de tratamiento 1. Analiza mínimo cada trimestre y determina las oportunidades de mejora, no conformidad y potencial no conformidad que deben aplicar análisis de causa raíz y planes de acción, considerando parámetros como: Frecuencia.- Un problema o no conformidad, que ocurra repetidas veces, aunque no sea impactante, se debe realizar análisis de causa raíz y planes de acción. Impacto.- Un problema o no conformidad que afecte a los Objetivos de la Organización, Objetivos del proceso, Costos (Recursos Económicos, tiempo), Riesgos de Seguridad Laboral, Riesgos Ambientales, Imagen de la Organización, Impactos negativos a las partes interesadas. Criterio del experto.- Aunque se cuente con información que demuestre la frecuencia o impacto pesa el criterio del experto del área o proceso relacionado a la no conformidad o problema Las oportunidades de mejora identificadas en la revisión por la dirección pueden aplicar directamente planes de acción.

6 Procedimiento para la Gestión de Mejora Página 6 de 9 Al momento de decidir la o las no conformidades que serán sujetas a análisis, es importante contar con un equipo de apoyo que pueda dar criterios que soporten la decisión. 5.5 Definición de la Causa Raíz 1. Definir un equipo de trabajo para el análisis de causa raíz. 2. Determinar la causa raíz utilizando el método que mejor se adapte a la oportunidad de mejora o no conformidad como el método combinado de Cinco porque o espina de pescado según formato vigente de ANÁLISIS DE CAUSA RAÍZ 3. Calificar el impacto sobre la solución, y la dificultad de implementación. 4. Determinar los planes de acción a implementar de acuerdo a la calificación. En caso de ser necesario se pueden aplicar otros métodos que ayuden a definir la causa raíz como Histogramas, Análisis de Modo de Fallas y Efecto (AMEF), Diagramas de Relación o Afinidad, Árbol de Fallas, etc. 5.6 Plantear acciones Correctivas y/o Preventivas y equipo de trabajo definido 1. Definir los planes de acción para atacar la causa raíz 2. Llenar la información relacionada en el formato de REGISTRO DE MEJORA, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS. 3. Actualizar la Herramienta de Mejora del área. 4. Entregar el formato firmado al Subgerente de Gestión Organizacional 5.7 Registro de Mejora, acciones correctivas o preventivas. Analista de Calidad y Procesos 1. Registrar la información del formato en la HERRAMIENTA DE MEJORA DE SISTEMA. 2. Realizar análisis de las causas de manera trimestral

7 Procedimiento para la Gestión de Mejora Página 7 de 9 3. Realizar informe de oportunidades de mejora a nivel de sistema al Equipo Gerencial, Equipo Gerencial 1. Revisar y analizar informe de Gestión Organizacional 2. Identificar planes de acción 3. Identificar iniciativas de proyectos. 5.8 Seguimiento y cierre Analista de Calidad y Procesos 1. Hacer seguimiento y cierre de las oportunidades de mejora se puede apoyarse con el Equipo de Evaluadores Internos. 2. Coordinar la revisión de eficacia con el Equipo de Evaluadores Internos. 6 Disposiciones transitorias Aplica desde la fecha de publicación del procedimiento. 7 Derogaciones HP-SIG-I05 Mejoramiento Continuo HP-SIG-P05 Gestión de Acciones Correctivas HP-SIG-P06 Gestión de Acciones Preventivas

8 Procedimiento para Gestión de Mejora Página 8 de 9 8 Diagrama de flujo

9 Procedimiento para Gestión de Mejora Página 9 de 9 9 Anexos No aplica

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