Gestión de Procesos Financieros basada en E-commerce, SAF

Transcripción

1 Gestión de Procesos Financieros basada en E-commerce, SAF Mario Rafael Ruiz Vargas Universidad Francisco Gavidia, Dirección de Tecnología y Sistemas Colonia Flor Blanca, Calle El Progreso No. 2748, San Salvador, El Salvador. marior@ufg.edu.sv Resumen. En el año 2008 la Universidad Francisco Gavidia, identificó mediante sus procesos administrativos, un marcado crecimiento en su población estudiantil, así como la diversificación de su oferta académica de acuerdo a la demanda de nuevas carreras y niveles académicos, esto aunado al incremento en la oferta de servicios disponibles. Todo ello permitió generar las condiciones para la ejecución de un proyecto de gestión que perseguía mejorar los servicios en línea y aumentar la eficiencia en los procesos financieros de cara al estudiante, docentes y personal interno. Palabras Clave: Gestión Financiera, administración servicios, integración de sistemas, normalización de procesos, pago en línea, satisfacción del estudiante. 1. Introducción El proyecto de Gestión Financiera basada en e-commerce (SAF), busca la mejora constante del proceso de inscripción y pago en línea que ofrece la UFG, facilitando el proceso de inscripción y proporcionando nuevas oportunidades de educación online. Permitiendo generar una mejora en la percepción de los usuarios respecto al uso de la tecnología por parte de la institución, convirtiendo a la Universidad Francisco Gavidia en la primera universidad de El Salvador en implementar en sus procesos el uso del e-commerce. Permitiendo que el estudiante pueda inscribirse y pagar en línea, a través de un banco comercial o con cargo a su tarjeta de crédito/débito en el Pos Virtual alojado en nuestra plataforma web, por medio de nuestro escritorio virtual WebDesktop (Ruiz Vargas & Navarrete Campos, 2013). Esta mejora, ha sido implementada para los diferentes usuarios de Pregrado, Egresados, Postgrados y Educación Continua.

2 Dentro de las principales ventajas de este proyecto de cara al estudiante y docente está, brindar una adecuada orientación al mostrar de manera consolidada las asignaturas, cursos disponibles, costo de inscripción e información relacionada al progreso de los diferentes procesos académicos; de manera que la información es presentada de forma unificada e integrada desplegando en un solo expediente digital, toda la información académica y financiera (Chuvakin & Peterson, 2009). Se logró mejorar la proyección institucional con ventajas competitivas como: un medio para motivar el incremento de la matricula nacional, convertirse en un medio de captación de efectivo para una educación online en el extranjero; armonizar los procesos institucionales de inscripción de las diferentes áreas; todo esto a través de la incorporación de los Sistemas de Registro Académico de pregrado, postgrados y educación continua, además de la incorporación de controles para monitorizar los montos facturados, parametrizar los aranceles para cada una de las carreras o cursos. Permitiendo de esta manera la generación dinámica y personalizada de las diferentes formas de pago, descuentos, programas especiales o aplicación de becas, de manera centralizada y controlada. 2. Automatización del proceso financiero como soporte al Proceso Enseñanza Aprendizaje Un proceso de mejora diseñado, planificado e implementado en tres años, que sin embargo, teniendo presentes las nuevas necesidades, ha continuado siendo revisado y mejorado en nuevas versiones durante los años siguientes. En su visión la UFG definió las líneas estratégicas, que han sido fortalecidas con el SAF, centrándose principalmente en la satisfacción permanente y el crecimiento integral, como una ventaja competitiva dentro del sector. El SAF integra los módulos: Pago e Inscripción en línea, Facturación, Cuentas por cobrar, Control de ingresos, Compras, Activo fijo, Inventarios, Planilla docentes hora clase y Contabilidad. Sistemas cuya propiedad intelectual ha sido registrada en el Centro Nacional de Registros, a nombre de la Universidad Francisco Gavidia. El SAF ha permitido alcanzar resultados de gran impacto, como ser la primera universidad en el país en ofrecer pago en línea desde cualquier parte del mundo. Dentro de esa misma línea de la innovación, se desarrollaron otros importantes esfuerzos como los siguientes:

3 Servicio online orientado al estudiante Pago electrónico y generación de estados de cuenta al estudiante a través de la plataforma web en línea, WebDesktop, ver ilustración 1. Ilustración 1 Promocional pago electrónico Reducción del uso de Colecturía de manera presencial en el proceso de Pagos Al inicio del proyecto un 51% de la población estudiantil prefería realizar sus pagos en Colecturía de la Universidad de forma presencial. Al implementar el pago en línea se logró que el 70% de la población estudiantil realizara sus pagos por medio de bancos y pago en línea, ver ilustración 2.

4 Calificación % Estudiantes Reducción de costos en Colecturía local en el proceso de Pagos Permitiendo reducir las filas por pago en Colecturía, minimizar el pago de horas extra al personal de cajas y poder ofrecer un servicio personalizado a estudiantes en nuestras instalaciones. Resultados que pueden confirmarse en la Medición de la Satisfacción al Estudiante, mejorando la calificación de 5.55 en el año 2009 a 8.15 en el año 2014, ver ilustración 3. 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% BANCO EN LINEA COLECTURIA 10% 0% Años Ilustración 2 Preferencias de pago estudiantes Años Ilustración 3 Calificaciones de colecturía en medición de la satisfacción del estudiante

5 Recuperación CxC Facilitar la opción de teletrabajo. Al desarrollar un sistema accesible a través de la Web se ha potenciado el enfoque hacia el Teletrabajo, como parte de la filosofía institucional de lograr un Balance Trabajo Familia. Por ejemplo; permitiendo al personal de Colecturía y Asistencia Financiera programar y aplicar procesos de pago en días festivos sin la necesidad de presentarse físicamente. Eficiencia en la Administración de Horas clases por ciclo. Mediante el SAF se ha generado un ahorro en los costos del monitoreo docente, ya que anteriormente se requería realizar de forma física la verificación del Docente en cada aula. La implementación del SAF ha permitido enfocar la supervisión a la excelencia académica. Eficiente administración de las cuentas por cobrar El módulo de cuentas por cobrar ha permitido el cobro oportuno de ciclos anteriores, colocar avisos de recordatorios de fecha de pago, cartas de agradecimiento por el pago recibido y brindar opciones de financiamiento a los estudiantes en mora. Disminuyendo la mora en cuentas por cobrar, de forma eficaz y eficiente (ver ilustración 5). 80.0% 70.0% 60.0% 50.0% 40.0% 30.0% 20.0% 10.0% 0.0% Años Ilustración 4 Porcentaje de recuperación cuentas por cobrar El SAF utiliza la tecnología de WebServices, medio a través del cual se realiza el intercambio de la información con otros sistemas y obtener mejoras en los proceso como: Inscripción y Pago en línea; Generación de estados de cuenta en línea, eliminando el uso

6 de papel y brindando la visualización al estudiante de su estado de cuenta en tiempo real; clasificación automática de los Ingresos por Centros de Costos, nivel de carreras, cursos y diplomados, permitiendo conocer el impacto de los ingresos percibidos; mecanismo de controles en el proceso de facturación, anulaciones, asignación de correlativos de especies fiscales y el mecanismo de aplicación de descuentos automáticos posterior a una autorización; Gestión de reportes de marcaciones a docentes horas clase online en cada ciclo lectivo, desde el WebDesktop; Gestión de Docentes en la contratación, asignación de cargas académicas, generación de contratos y la centralización del control de pagos de honorarios docentes desde el sistema de planillas. Generación automática de los aranceles del ciclo lectivo al momento de inscripción. La generación automática de aranceles para los cursos impartidos a estudiantes de pregrado, egresados, especializaciones y postgrados. Emisión de solvencia de biblioteca y creación de políticas de acceso y uso de material bibliográfico a partir de filtros académicos y financieros que provee el sistema. Actualización dinámica de categorías de estudiantes, asignando los iconos a los sistemas y los permisos de acceso correspondientes a su perfil (Julie Meloni, 2012). 3. Mejora continua a través de los procesos de evaluación y revisiones periódicas. El proceso de evaluación y revisión de la práctica es realizado desde diversos enfoques. 1. Durante su implementación, desarrollo y posterior mejora, los sistemas son gestionados por medio de la metodología de desarrollo de software ágil Scrum, basado en la entrega incremental de software utilizable y la aplicación de modificaciones con base a necesidades inmediatas, de acuerdo a Procedimiento de desarrollo de software (Schwaber & Sutherland, 2011). 2. Los sistema de Pago en línea, Facturación y Cuentas por cobrar, son evaluados por los estudiantes a través del Sistema para la medición de la satisfacción del estudiante definido en el procedimiento PRC-06 del SGC de la Universidad, a través del cual los estudiantes evalúan la aceptación y calidad de los servicios. 3. Para evaluar los sistemas de apoyo al proceso enseñanza aprendizaje y sistemas de gestión administrativos, el personal de la Institución hace uso del Procedimiento para la Identificación y Control del Producto No Conforme del Sistema de Gestión de Calidad, para señalar aquellos servicios no conformes (no conformidades, no conformidades potenciales, observaciones y oportunidades de mejora), señalamientos que luego son trasladados a los responsables de procesos con el fin

7 de aplicar la mejora continua dentro de los procesos y así mejorar la satisfacción de nuestros estudiantes. 4. El SAF al estar íntimamente relacionado con otros procesos del Sistema de Calidad, ver ilustración 5, está sujeto a revisión y actualización constante como lo establece el Procedimiento para el control de documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad. Ilustración 5 Interrelación de procedimientos con SAF

8 5. La Universidad también posee un mecanismo de evaluación de los servicios por medio de autorías internas y externas, que permiten generar acciones correctivas y preventivas a los servicios que ofrece el SAF. Normados en el Procedimiento para la planificación y realización de auditorías internas de calidad y el procedimiento para determinar implementar y dar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas del SGC. Las mejoras identificadas por medio de cada instrumento son sometidas a discusión en reuniones del Comité de Acción y Gestión (CAG) de las Direcciones y/o Facultades competentes. 4. Conclusiones El Proyecto ha permitido la interacción entre los sistemas financieros, apoyo al proceso enseñanza-aprendizaje y administrativos de la institución, brindando a nuestros estudiantes información actualizada de sus estados académicos y financieros a través de nuestro WebDesktop. En el SAF el estudiante es capaz de ver la oferta académica en línea, inscribir e inmediatamente conocer el monto a pagar en su estado de cuenta, disponiendo de diversas opciones para realizar el pago además de la tradicional colecturía de la Universidad. Puede hacerlo de forma presencial en cualquiera de los bancos asociados al presentar su número de carnet, mediante la banca en línea si tiene cuenta en alguno o mediante la aplicación de pago en línea con cualquier tarjeta de crédito o débito. Esto ha permitido la creación de promociones y campañas de mercadeo orientadas a los estudiantes, segmentándolos en categorías no tradicionales tomadas de los sistemas de apoyo y a su vez, permitir la localización, seguimiento y resolución de dificultades en cuentas por cobrar con nuestros estudiantes. La tecnología utilizada abarca el uso de VPN para la comunicación entre Instituciones Financieras y la Universidad, encriptación, autenticación y actualización de pagos en tiempo real. Servicios de comunicación B2B entre sistemas heterogéneos dentro de la Institución. Los componentes fueron diseñados para permitir la adición modular de características y controles a los procesos financieros y a los servicios (Chen, Sen, & Shao, 2006). Para replicar este proyecto es necesario:

9 Definir los servicios financieros a optimizar relacionados con la Atención al estudiante, Apoyo al Proceso Enseñanza Aprendizaje, servicios Administrativos. Identificar los sistemas con los que habrá interacción, y por tanto, cuáles son sujetos de comunicación por medio de protocolos estándares. Determinar la comunicación entre los sistemas y la contabilidad para el envío de transacciones. Establecer el equipo o equipos de trabajo a cargo del proyecto. Crear los servicios necesarios para la comunicación entre componentes. Contar con una infraestructura con alta disponibilidad que pueda suplir una demanda con crecimiento de uso exponencial. 5. Referencias Bibliográficas Chen, A. N. K., Sen, S., & Shao, B. B. M. (2006). Strategies for effective Web services adoption for dynamic e-businesses. Decision Support Systems, 42(2), Chuvakin, A., & Peterson, G. (2009). Logging in the Age of Web Services. IEEE Security & Privacy Magazine, 7(3). Julie Meloni. (2012). Sams teach yourself PHP, MySQL and Apache all in one. SAMS Publishing. Ruiz Vargas, M. R., & Navarrete Campos, L. A. (2013). Buenas prácticas: Red Telescopi. Retrieved from 9&pagina=1&id=240 Schwaber, K., & Sutherland, J. (2011). The scrum guide. Scrum. Org, October, 2(July), 17. Retrieved from