Toma de decisiones con conocimiento del contexto organizacional

Transcripción

1 Toma de decisiones con conocimiento del contexto organizacional Page 1 Ing. David RODRÍGUEZ Gerente de Formación FONDONORMA, Venezuela

2 Propósito Reconocer la importancia del contexto organizacional y de las partes interesadas para la toma de decisiones con propósito y dirección estratégica Page 2

3 Líder Un buen líder escucha, ama, sirve y avanza Page 3

4 Organización 3.01 organización persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones (3.25) con responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos (3.08) Fuente: ISO/DIS 9001 Es la coordinación racional de las actividades de un número de personas para el logro de un propósito explícito u objetivo común, a través de la división del trabajo y la funciones, y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad. Fuente: Edgar H. Schein, 1965 Page 4

5 Tipos de organización empresas (públicas y privadas), organismos o departamentos gubernamentales, organizaciones sociales (familias, escuelas, barrios, iglesias, grupos civiles, etc.), y organizaciones no gubernamentales y asociaciones sin fines de lucro. Adaptación de Robert POJASEK (BS 8904:2011 Orientación para el desarrollo de comunidades sostenibles) Page 5

6 Contexto de la organización 3.24 contexto de la organización combinación de factores internos y externos, y de condiciones que pueden afectar el enfoque de una organización (3.01) sobre sus productos (3.47), servicios (3.48), inversiones y partes interesadas (3.02) Fuente: ISO/DIS 9001 Page 6

7 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto Factores externos pertinentes Factores internos pertinentes 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas Partes interesadas pertinentes Sus requisitos 4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad Definir el alcance del SGC (límites y aplicabilidad) considerando 4.1 y Sistema de gestión de la calidad y sus procesos Establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente Page 7

8 Comunidades sostenibles SGC Objetivos de sostenibilidad 4.1 Comprender organización y su contexto (propósito y dirección estratégica) Factores externos (pertinentes) Factores internos (pertinentes) Organizaciones sostenibles 4.2 Comprender necesidades y expectativas de partes interesadas 4.3 Determinar alcance del SGC (Fronteras y aplicabilidad) Cuales pertinentes? Requisitos pertinentes Factores internos Factores externos Productos y servicios Tipos de organizaciones: - Empresas (públicas y privadas) - Organizaciones gubernamentales - Organizaciones sociales - Organizaciones no gubernamentales y asociaciones civiles sin fines de lucro 4.4 Establecer el SGC (Definición, implementación, mantenimiento y mejora continua) Requisitos ISO 9001 Page 8

9 4 Contexto de la organización 4.1 Conocimiento de la organización y su contexto La organización debe determinar los factores externos e internos pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estos factores externas e internas. NOTA 1 El conocimiento del contexto externo puede verse facilitado al considerar factores que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local. NOTA 2 El conocimiento del contexto interno puede verse facilitado al considerar factores relativos a los valores, los conocimientos y el desempeño de la organización. Page 9

10 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto Factores externos pertinentes Factores internos pertinentes Page 10

11 Análisis de contexto Análisis de contexto Análisis externo Análisis interno Factores indirectos Macro ambiental (PEST) Micro ambiental Factores directos Page 11

12 P E S T Page 12 Factores externos indirectos Factores Político-legales - Ecológicos/temas ambientales - La legislación actual - Anticipación a la legislación futura - La legislación internacional (influencias globales) - Órganos y procesos regulatorios - Los términos y cambios de las políticas gubernamentales - Financiación, subvenciones e iniciativas - Grupos de presión de mercado - Las guerras y los conflictos políticos Factores Socio-culturales - Las tendencias de estilo de vida - Demografía - Actitudes y opiniones de consumidores - Medios de comunicación - Cambios de leyes que afectan el comportamiento social - Imagen de la organización - Patrones de compra de los consumidores - Modelos de moda y de rol - Los grandes eventos e influencias - Acceso a las compras y tendencias - Factores étnicos / religiosos - Publicidad y propaganda - Aspectos éticos Factores Económicos - Las economías y las tendencias nacionales - Asuntos fiscales generales - Impuestos de las actividades, productos, servicios - Las estaciones u otros problemas con el clima - Los ciclos del mercado y comercio - Factores específicos del sector - Intermediarios y usuario final - Las tasas de interés y de cambio - El comercio internacional y los asuntos monetarios Factores Tecnológicos - Desarrollo de competencias tecnológicas - Tecnologías Asociadas/Dependientes - Tecnología/soluciones de sustitución - Madurez de la tecnología - Información y comunicaciones - Mecanismos de compra de los consumidores - Legislación sobre la tecnología - Potencial de innovación - Acceso a la tecnología, licencias, patentes - Aspectos de propiedad intelectual - La comunicación global - Uso de los redes sociales - Madurez de los productos/servicios

13 Page 13 Factores Político-legales Ecológicos/temas ambientales Legislación actual Anticipación a la legislación futura Legislación internacional (acuerdos int.) Órganos y procesos regulatorios Términos y cambios de políticas gubernamentales Financiación, subvenciones e iniciativas Grupos de presión de mercado Las guerras y los conflictos políticos

14 Page 14 Factores Económicos Las economías y las tendencias nacionales Asuntos fiscales generales Impuestos de las actividades, productos, servicios Las estaciones u otros problemas con el clima Los ciclos del mercado y comercio Factores específicos del sector Intermediarios y usuario final Las tasas de interés y de cambio El comercio internacional y los asuntos monetarios

15 Page 15 Factores Socio-culturales Las tendencias de estilo de vida Demografía Actitudes y opiniones de consumidores Medios de comunicación Cambios de leyes /afectan comportamiento social Imagen de la organización Patrones de compra de los consumidores Modelos y roles de moda Los grandes eventos e influencias Acceso a las compras y tendencias Factores étnicos/religiosos Publicidad y propaganda Aspectos éticos

16 Page 16 Factores Tecnológicos Desarrollo de competencias tecnológicas Tecnologías Asociadas/Dependientes Tecnología de sustitución Madurez de la tecnología Información y comunicaciones Mecanismos de compra de los consumidores Legislación sobre la tecnología Potencial de innovación Acceso a la tecnología, licencias, patentes Aspectos de propiedad intelectual La comunicación global Uso de los redes sociales Madurez de los productos/servicios

17 Factores externos directos Clientes Atraer y retener a los clientes, con productos servicios que satisfagan sus necesidades, ofrecer un excelente servicio Empleados/Voluntarios/Miembros Disponibilidad de personas con la motivación para permanecer activos en la organización y desarrollar las habilidades para proporcionar una ventaja competitiva Proveedores Estrechar relaciones con los proveedores es una forma efectiva de mantener su competitividad y de garantizar los recursos necesarios Inversionistas Las relaciones con los inversionistas deben que ser cuidadosamente manejadas evitando problemas que pueden afectar negativamente el éxito a largo plazo de la organización Medios de comunicación Una apropiada gestión de los medios de comunicación (incluyendo la presencia en redes sociales) es un desafío en los tiempos de hoy. Los competidores La organización siempre debe estar al tanto de las actividades de su competencia. El paisaje cambia rápidamente. Page 17

18 Factores internos Procesos 1 - Desempeño organizacional 2 - Productos y servicios; 3 - Gobernanza, estructura organizacional, roles y responsabilidades; 4 - Requisitos legales y reglamentarios aplicables; 5 - Las políticas y objetivos, y las estrategias que se aplican para alcanzarlos; 1 - Capacidades, en términos de recursos y conocimiento (capital, tiempo, personas, procesos, sistemas y tecnologías); 2 - Activos (instalaciones, bienes, equipos y tecnología); 3 - Sistemas de información, flujos de información y procesos de toma de decisiones (formales como informales); Personas 1 - Relaciones de empleados, voluntarios, miembros; 2 - Percepciones y valores de sus partes interesadas internas, incluyendo proveedores y socios; 3 - Cultura de la organización; 4 - Normas, directrices y modelos adoptados por la organización; y 5 - La forma y el alcance de las relaciones contractuales de la organización Recursos Page 18

19 Casos de estudio Propósito Determinar los factores internos y externos para una organización por equipo. Nombre de la organización:? Tipo de organización:? Productos y servicios:? Método: Trabajo en equipo Tiempo disponible: 25 minutos Materiales: Formulario de trabajo + bolígrafo Resultado: Factores externos (indirectos, directos) e internos Page 19

20 Cuáles son pertinentes? Page 20

21 Decisión Formulación estratégica Matriz Cuantitativa de la Planificación Estratégica MCPE Matriz Interna Externa Matriz de la Gran Estrategia Adecuación Matriz DOFA, AODF, FODA Matriz de Posición Estratégica y Evaluación de la Acción PEYEA Matriz de Boston Consulting Group Insumos Matriz Evaluación de Factores Externos (EFE) Matriz de Perfil Competitivo Matriz Evaluación de Factores Internos (EFI) Page 21 Proceso de análisis (identificación de factores externos e internos)

22 Matrices de análisis estratégico Representaciones o cuadros que sintetizan los factores, parámetros o características pertinentes para seleccionar el tipo de estrategia más apropiada en función de los objetivos perseguidos, las circunstancias del entorno y los recursos y capacidades de la organización. Tipos: De posicionamiento: ofrecen una imagen de la posición global de una organización o de alguno de sus negocios con referencia al mercado o entorno en el cual opera PEYEA, MBCG. De evaluación: ofrecen una valoración de algunos aspectos de la organización internos (F y D) o externos (O y A), que proporcionan una orientación acerca del tipo de acción estratégica más acorde con esa realidad apreciada, prevista o valorada. Page 22

23 Page 23 Es un cuadro de doble entrada, una con los factores críticos de éxito relacionados con el entorno externo y por otra, los valores asignados a cada uno de estos factores en función a su contribución con el éxito de la organización.

24 Page 24 Es un cuadro de doble entrada, una con los factores críticos de éxito relacionados con el entorno interno los recursos y capacidades y por otra, los valores asignados a cada uno de estos factores en función a su contribución con el éxito de la organización.

25 Amenazas Amenazas Mayores Daño (+) y Ocurrencia (+) Deben ser contrarrestadas mediante planes de contingencia que anticipen los efectos de las mismas. Amenazas Moderadas Daño (+) o Ocurrencia (+), pero no ambas. Debe ser supervisadas periódicamente. Amenazas Menores Daños (-) y Ocurrencia (-) Pueden ser ignoradas. Page 25

26 Oportunidades Mejores Atractivas y tienen una alta probabilidad de éxito. Es necesario desarrollar actuaciones que exploten su potencial. Moderadas Atractivas o una alta probabilidad de éxito, pero no ambas. Debe ser supervisadas periódicamente. Peores Poco atractivas y baja probabilidad de éxito. Deben ser marginadas. Page 26

27 Fortalezas Oportunidades Internas Externas Internas Externas Debilidades Amenazas Page 27

28 Matriz DOFA ANÁLISIS FODA FORTALEZAS DEBILIDADES ANÁLISIS INTERNO Lista de Fortalezas Lista de Debilidades ANÁLISIS EXTERNO OPORTUNIDADES Lista de Oportunidades AMENAZAS Lista de Amenazas Page 28

29 Page 29 Matriz DOFA (Cruces)

30 Matriz FODA (Cruces) Matriz FODA Fortalezas (F) 1.- Buena calidad de productos y el servicio 2.- Buena estructura de costos Debilidades (D) 1.- Poca capacidad del proceso 2.- Débil presencia en redes sociales Oportunidades (O) Estrategias (FO) Estrategias (DO) 1.- Nuevas políticas de promoción del turismo internacional 2.- Programas de créditos para PyMEs 3.- Fama gastronómica del lugar 1.- Promover productos y servicios donde llega el turismo internacional 2.- Explotar las relaciones entre trabajadores para mejorar la fama 1.- Acceder a un crédito para mejorar la capacidad del negocio 2.- Mejorar la presencia en redes sociales aprovechando la fama del lugar Amenazas (A) Estrategias (FA) Estrategias (DA) 1.- Débil relación con proveedores 2.- Bajos precios de la competencia 3.- Poco acceso a proveedores 1.- Aprovechar la buena estructura de costos para mejorar los precios 2.- Aprovechar la calidad de productos para mejorar la relación con los proveedores 1.- Mejorar la capacidad de proceso mejorando la relación con los proveedores 2.- Mejorar la presencia en las redes sociales para mejorar el acceso a proveedores Page 30

31 Page 31 FODA Importancia/toma de decisiones La toma de decisiones es un proceso cotidiano mediante el cual se realiza una elección entre diferentes alternativas a los efectos de resolver las más variadas situaciones. En todo momento se deben tomar decisiones. Para realizar una acertada toma de decisiones respecto a un tema, es necesario conocerlo, comprenderlo y analizarlo, para así poder darle solución. Es importante recordar que "sin problema no puede existir una solución". Por ello, las organizaciones deberían analizar la situación teniendo en cuenta la realidad particular de lo que se está considerando, las posibles alternativas a elegir y las consecuencias futuras de cada elección (riesgos). Lo significativo y preocupante, es que existe una gran cantidad de organizaciones que enfrentan sus problemas tomando decisiones de forma automática e irracional (no estratégica), y no tienen en cuenta que el resultado de una mala o buena elección puede tener consecuencias en el éxito o fracaso de la organización. Las organizaciones deberían realizar un proceso más estructurado que les pueda dar más información y seguridad para la toma de decisiones y así reducir el riesgo de cometer errores y aprovechas las oportunidades. Aquí es donde radica la importancia de la Matriz FODA como elemento necesario para conocer su situación real. Su confección nos permite buscar y analizar, de forma proactiva y sistemática, todas las variables que intervienen en el negocio, con el fin de tener más y mejor información al momento de tomar decisiones. Si bien lo imprescindible para una empresa es el Plan De Negocios, donde se plasma la misión, visión, metas, objetivos y estrategias, realizando correctamente el análisis estratégico, se pueden establecer las estrategias Ofensivas, Defensivas, de Supervivencia y de Reordenamiento necesarias para cumplir con los objetivos organizaciones planteados.

32 Partes interesadas Page 32

33 Parte interesada - Definición 3.02 parte interesada persona u organización (3.01) que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad. EJEMPLO: Clientes (3.26), propietarios, personal de una organización (3.01), proveedores (3.27), banca, sindicatos, socios o la sociedad que pueden incluir competidores o grupos de presión contrarios Fuente: ISO/DIS 9001 Page 33

34 Comunidades sostenibles SGC Objetivos de sostenibilidad 4.1 Comprender organización y su contexto (propósito y dirección estratégica) Factores externos (pertinentes) Factores internos (pertinentes) Organizaciones sostenibles 4.2 Comprender necesidades y expectativas de partes interesadas 4.3 Determinar alcance del SGC (Fronteras y aplicabilidad) Cuales pertinentes? Requisitos pertinentes Factores internos Factores externos Productos y servicios Tipos de organizaciones: - Empresas (públicas y privadas) - Organizaciones gubernamentales - Organizaciones sociales - Organizaciones no gubernamentales y asociaciones civiles sin fines de lucro 4.4 Establecer el SGC (Definición, implementación, mantenimiento y mejora continua) Requisitos ISO 9001 Page 34

35 4 Contexto de la organización 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas Debido a su impacto o impacto potencial en la capacidad de la organización de proporcionar de forma coherente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe determinar: a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad; b) los requisitos de estas partes interesadas que son pertinentes para el sistema de gestión de la calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes. Page 35

36 Gestión de las partes interesadas Identificación Agrupar similares Metodología/ conocer sus requisitos Priorizar pertinentes Programa de seguimiento Revisión continua Page 36

37 Fuentes y métodos de Identificación Page 37

38 Identificación de las partes interesadas Quienes son? Que esperan de mi? Que esperamos de ellos? Cuales son las prioridades de control? Cuales son las prioridades de seguimiento? Page 38

39 Intereses de las partes interesadas Algo que esperan ganar o que buscan no perder Material Político Afiliación/ pertenencia Información, conocimiento Simbólico Espiritual Page 39

40 Agrupación similares PRIMARIOS SECUNDARIOS GLOBALES dueños, accionistas, empleados, trabajadores, clientes, proveedores, gobiernos, etc. competidores, comunidad, medios de comunicación, sociedad civil, etc. Greenpeace, ONU, OTAN, ISO, ITU, IEC, etc. Page 40 ±intereses ±poder ±intereses ±poder Organización ±intereses ±poder

41 Priorizar partes interesadas (pertinentes) Partes interesadas Poder Urgencia Legitimidad Elementos que matizan la atención a los requisitos de las partes interesadas Organi zación Page 41

42 Partes interesadas Poder: Poder suficiente para influir en la organización Urgencia: Urgencia en la pretensión de sus intereses Legitimidad: Legitimidad necesaria para mantener la relación Poder PL Legitimidad PLU LU PU Urgencia Page 42

43 + Poder PL: Dominantes Legitimidad + Page 43

44 + Poder PU: Peligrosos Urgencia + Page 44

45 + Legitimidad LU: Dependientes Urgencia + Page 45

46 Partes interesadas Poder (Durmientes) Durmientes: Hay que prestarles atención. Pueden convertirse en peligrosos Discrecionales: Grupos de protesta contra la organización y sus actividades Demandantes: Esperan recibir apoyo financiero de la organización Legitimidad (Demandantes) Urgencia (Discrecionales) Page 46

47 Métodos para la gestión para la gestión Método unidireccional menos relevantes menos compromisos menos urgencia menos poder Método bidireccional Intercambio de información Conocer e integrar sus expectativas Consultas rutinarias Encuestas esporádicas Método integrador Integrar en la toma de decisiones Asesoría y participación Delegación de actividades Para organizaciones maduras Page 47

48 Page 48 Conclusiones finales - Contexto organizacional - Partes interesadas

49 te empuja el pasado? o te jala el futuro? Ing. David RODRÍGUEZ Gerente de Formación y Desarrollo Page 49