GUÍA DE USUARIO ELABORACIÓN PRESUPUESTO

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: FI-P11-G08 4 Octubre de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO ELABORACIÓN PRESUPUESTO Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 Oracle Hyperion Planning - Workforce desde ahora Nuevo FAP, es un sistema basado en web que permite la elaboración y control presupuestal de cada unidad. La presente Guía le brindará al usuario las instrucciones necesarias para interactuar con el sistema en la elaboración del presupuesto. INGRESO Y CONFIGURACIÓN DE CORREO ADMINISTRAR LISTA DE TAREAS REGISTRO DE INFORMACIÓN ADMINISTRAR FLUJO DE APROBACIÓN GENERACIÓN DE REPORTES ADMINISTRAR SMART VIEW Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 Ingrese al navegador Mozilla Firefox y digite la página principal de la universidad luego en el panel de Servicios ingrese a Todos los Servicios y en el menú Institucionales seleccione Sistema Nuevo FAP Para las realizar las actividades en el sistema debe utilizar Mozilla Firefox, No ingrese con otro navegador. Previamente debió haberse surtido un proceso de instalación de la herramienta en su computador. Si no lo ha realizado comuníquese con la DTI Ext 5555.

4 En la página de inicio digite usuario y contraseña institucional, luego seleccione Iniciar sesión. Nota: Si no aparece la opción de PUJBOG por el panel Navegar /Aplicaciones/Planning/ PUJBOG lo encontrará.

5 Configuración de correo: Seleccione Preferencias en el panel izquierdo; luego en la pestaña Configuración de la aplicación que se encuentra en el costado derecho de la pantalla: Ingrese el correo electrónico institucional y seleccione el flag Usar valor predeterminado de la aplicación Nota: Estas acciones sólo las tendrá que realizar cuando ingrese por primera vez y son de vital importancia para las notificaciones al correo institucional del flujo de aprobación.

6 Ingrese a Mi lista de tareas desplegando en el panel izquierdo haciendo doble clic en el botón asignadas de acuerdo con los perfiles asignados al usuario., en el cual encontrará tareas Nota: únicamente se mostrarán las tareas sobre las cuales tiene permisos, si no tiene una tarea asignada escriba a caforero@javeriana.edu.co su usuario y la tarea que desea realizar. En la parte central de la pantalla se muestra el estado de ejecución de la tarea, y en la parte inferior los componentes que conforman cada una de estas. La información de las gráficas se actualiza cada vez que se active el flag de en cada Tarea.

7 Para iniciar una tarea: 1. Abra lista de tareas haciendo clic en el botón +. 2.Seleccione la tarea y haga doble clic para iniciarla. Al ingresar a la tarea asignada encontrará el titulo y los pasos que debe realizar. Campos para el registro de los diferentes conceptos del presupuesto

8 Las instrucciones serán el primer punto de cada una de las tareas, que se descargará en un documento Word que contiene toda la información relevante y las acciones que debe realizar para elaborar el presupuesto en cada una de las plantillas de manera especifica. 1. Abra el documento, (Doble Clic sobre el archivo) y digite su usuario y contraseña institucional. 2. Lea las instrucciones y regrese a la aplicación

9 Para iniciar el registro en las plantillas habilitadas para ingreso de información, seleccione o verifique el fondo, la cuenta, la versión del solicitado y la Unidad o Actividad en el Punto de Vista POV. Siempre al modificar los criterios de consulta haga clic en el botón IR 1. Seleccione el Fondo 2. Seleccione el Centro de Costo 3. Seleccione la versión De acuerdo con los criterios, se mostrarán los campos como periodos, cuentas y/o unidades para realizar el registro de los valores a presupuestar. Nota: No olvide Guardar, seleccionando el icono

10 La información debe ser ingresada en las cuentas de detalle (Hijas), que son indicadas en color negro dentro de la lista que se despliega de los campos Cuentas de detalle (Hijas) para el registro de datos Adjuntar Documentos Cuentas mayores (Padre), que muestra el presupuesto agrupado de acuerdo con el registro realizado en las cuentas hijas Puede adjuntar documentos que soporten un valor o valores incluidos en el presupuesto, para esto haga clic derecho en la celda, luego seleccione la opción Datos Adjuntos del documento y adjunte el archivo, ya sea en word, excel, o cualquier otro formato de office. Nota: Para poder adjuntar datos, primero se debe guardar en la carpeta de Datos Adjuntos de su unidad del Servidor. Vea como guardar documentos en el servidor en la siguiente página.

11 Para guardar documentos en el servidor 1. Ingrese a Explorar/Datos Adjuntos y seleccione la carpeta de su Unidad. 2. En el área de la derecha, haga clic derecho y seleccione importar/archivo/examinar. 3. Seleccione el archivo que desea guardar y haga clic en Abrir y luego finalizar. 4. Valide que el archivo halla subido.

12 Tenga en cuenta las siguientes Instancias y Acciones para hacer una buena administración de su flujo de aprobación: Acciones i. Informar que se ha finalizado una tarea Ascender, ii. Informar que se finalizó el presupuesto por parte de la unidad Aprobar, iii. Asignar o Devolver a los propietarios las tareas para elaboración o ajustes, Originar. (incluyéndose, sí usted es Revisor y desea hacer ajustes) iv. Hacerse cargo de un centro de costo Apropiarse Instancias

13 Para saber cual es su flujo de aprobación; diríjase a Mi lista de tareas, ingrese a Flujo de aprobación y en el panel derecho seleccione el icono Ruta Potencial de Ascenso. Allí podrá identificar que rol de usuario tiene y en que instancia del flujo se encuentra Ubicación Actual. Roles de Usuario Usuario de Escritura: Permite ingreso y modificación de datos. Usuario Aprobador: Permite únicamente realizar validaciones ( no puede realizar edición de los datos) Nota: Recuerde que para poder ingresar datos usted debe estar ubicado en el flujo de Aprobación como usuario de escritura.

14 Para realizar una acción en el flujo de aprobación: Seleccione en Mi lista de tareas (panel izquierdo de la pantalla), la opción Flujo de Aprobación luego en el haga doble clic en Administrar Flujo de Aprobación. 1. Seleccione el Centro de Costo 2. Seleccione el botón Cambiar Estado 3. Seleccione la Acción Nota: Tenga en cuenta que una vez asignado un centro de costo a un usuario, ningún otro usuario podrá realizar cambios sobre este mismo centro de costo, estos serán únicamente usuarios visores. En este campo podrá enviar un mensaje al destinatario del flujo 4. Clic en Aceptar

15 Selección del reporte y centro de costos En el panel superior de herramientas ingrese a la opción Explorar para ingresar a los reportes. En el panel izquierdo despliegue la carpeta Reportes PUJBOG haciendo clic en el botón y luego seleccione la carpeta Reportes CC. Luego seleccione el reporte que desea abrir de la lista, haciendo doble clic sobre el nombre. Inmediatamente se habilitara la ventana emergente Responde a las peticiones de Datos, en el cual debe hacer clic sobre el icono Selección de Miembros

16 1. En la lista desplegable Filas por Página del panel Izquierdo, seleccione Despliegue el árbol de centros de costo haciendo clic en, seleccione los centros de costo que desea ver en el reporte agregándolos con el botón Agregar 4. Oprima el botón Aceptar en las dos ventanas siguientes Nota: Sólo podrá seleccionar los centros de costos de su unidad, de lo contrario se generará un error de acceso.

17 Para eliminar un centro de costo del reporte 1. Seleccione el Centro de Costo a eliminar 2. Oprima el botón Eliminar de la Selección 3. Haga clic en Aceptar en las dos ventanas Valide que el centro de costo ya no se encuentre en el menú desplegable del reporte Antes Después

18 Si un reporte no muestra información: En el reporte haga clic sobre las opciones Periodo y Fondos, en cada una de estas verifique que tenga habilitadas las opciones Year Total y Tot_Fondos, al finalizar seleccione Aceptar:

19 Exportar Reportes a Excel Desde Nuevo Fap, y una vez abierto el reporte; seleccione en el menú de herramientas Archivo/Exportar/Excel, luego haga clic en OK y finalmente en Si. Finalmente así podrá visualizar el reporte desde Excel Nota: Una vez bajado el reporte a Excel no puede desplegar las cuentas, por lo cual despliéguelas antes de exportarlo.

20 Recomendaciones Si al exportar el informe a Excel y convertir el formato a número le sale el siguiente error: En la ventana de Excel, diríjase a Archivo/Opciones/Avanzadas y deshabilite el flag Usar separadores del sistema y en Separador de decimales coloque punto; así como en Separador de miles coloque coma y luego pulse el botón Aceptar. Luego vuelva a la aplicación y repita los pasos para ver el reporte en Excel el cual deberá quedar así: Para convertir los datos en números; seleccione las celdas que contiene los datos y luego haga clic en icono de advertencia y seleccione la opción Convertir en Número.

21 Smartview es un componente del sistema Hyperion Planning el cual le permite exportar las plantillas del sistema a Excel y realizar la presupuestación desde allí y posteriormente cargarla al sistema. Pasos generales 1. Desde una plantilla de captura en el Nuevo Fap, haga clic en el botón de SmartView. Inmediatamente se abrirá una hoja de Excel con la información de la plantilla. 2. Ingrese la información necesaria en las celdas color amarillo.

22 3. Luego ingrese en el menú superior pestaña SmartView y haga clic en el botón Enviar Datos Se habilitara la ventana Regla de Negocio en ella seleccione la opción guardar. El sistema mostrará avance de la acción. el estado de 4. Regrese al sistema (empleando el explorador Mozilla) haga clic en el botón refrescar del panel superior y valide que la información se encuentre registrada en la plantilla

23 Recomendaciones Si desea cambiar algunos de los criterios en el Punto de vista (POV) que se muestra originalmente, despliegue el menú de selección que se muestra antes de la barra de formulas, elija el nuevo criterio y luego haga clic en refrescar. Después de realizar esta acción valide que se habilite los campos para ingresar datos con esta nueva selección.

24 Si se presenta el siguiente error por favor realice los siguientes pasos: 1. Ingrese a SmartView en el panel superior y haga clic en Opciones. En el panel izquierdo seleccione Opciones de datos. 2. En el panel derecho en el menú Suprimir columnas deshabilite el flag de la opción Sin datos/ sin valores y haga clic en aceptar. 4. Haga clic en el botón Refrescar en el menú de SmartView y valide que se habiliten las columnas para ingresar información.

25 Si se presenta el siguiente error por favor realice los siguientes pasos: 1. Ingrese a SmartView en el panel superior y haga clic en Opciones. En el panel izquierdo seleccione Opciones de datos. 2. En el panel derecho en el menú Reemplazar seleccione la opción con el signo o escríbalo en el campo y haga clic en aceptar. 4. Haga clic en el botón Refrescar en el menú de SmartView y valide la palabra missing sea reemplazada por el signo -.

26 Apertura de Reportes desde SmartView Si desea ver el reporte en Excel directamente, abra un archivo Excel nuevo, luego en el panel superior seleccione SmartView/Panel y en el panel que se habilita, a la derecha de la pantalla oprima Shared Connections. Inmediatamente se habilitará una ventana emergente en la cual deberá ingresar su usuario y contraseña y por último pulse Connectar. Luego despliegue el menú de selección y haga clic sobre Reporting and Analysis Framework y despliegue las carpeta haciendo clic sobre el botón hasta llegar a los reportes que desea bajar a Excel y haga doble clic sobre el reporte que desea ver.

27 Tenga en cuenta lo siguiente: 1. En los campos griseados no podrá registrar información, solo podrá realizarlo en los campos con fondo blanco en Nuevo Fap y fondo amarillo en SmartView (Excel). 2. Luego de registrar información seleccione el botón guardar si esta trabajando desde Nuevo Fap o Enviar datos desde SmartView ( Excel). 3. Para adjuntar documentos (Word, Excel, Pdf, u otros formatos) como soporte a las cuantías primero súbalo al servidor en la carpeta de Datos Adjuntos y luego desde la plantilla seleccione: 4. La herramienta permite copiar y pegar como se realiza comúnmente en Excel, pero puede también hacer uso de los botones: 5. Recuerde que si usted tiene el rol de usuario aprobador No podrá ingresar información; debe utilizar las acciones del flujo para cambiar su rol a usuario de escritura. 6. En la parte inferior de la herramienta encontrará los siguientes botones: Si finalizó la tarea asignada, seleccione la casilla y guarde. Botones de navegación sobre las tareas pendientes por completar

28 Revisado por Jefe de la Oficina de Costos y Presupuesto Aprobado por Directora Financiera