Sistema de Comunicaciones. Elaborado por: JOSE MIGUEL DIAZ- Departamento de Sistemas Ecocacao

Transcripción

1 Sistema de Comunicaciones Elaborado por: JOSE MIGUEL DIAZ- Departamento de Sistemas Ecocacao MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE COMUNICACIONES DE LA COOPERATIVA ECOCACAO

2 1. Acceso a Interface Grafica Inicio. EL LINK DE ACCESO A LA APLICACIÓN: Para poder tener acceso a este sistema el usuario debe ser funcionario de la cooperativa, el acceso es mediante nuestro portal web y en el menú de funcionarios encontraras un link que dice comunicaciones, seleccionamos esta opción, así como lo muestra la siguiente imagen. 2. al presionar clic lo llevara al ingreso del sistema de comunicaciones donde te pedirá un usuario y una contraseña que tiene que ser suministrada por el administrador del sistema, si aun no la tiene contactar al correo jose.diaz@ecocacao.com, el acceso a este sistema será como la siguiente imagen.

3 3.antes de acceder se recomienda al usuario tener claro el proceso que quiere registrar, ejemplo, en el Tipo de Documento solo aparecerá Comunicación Externa C. EXRERNA, y comunicación Interna C.INTERNA de acuerdo a la opción seleccionada el usuario accederá a diferente menú de ingreso de datos. Así como lo muestra las siguientes imágenes. 4. El menú de comunicaciones Internas se mostrara así:

4 Asunto: el usuario debe ser claro al momento de colocar el nombre de la comunicación. Objeto : Selección Origen: Procedencia de Oficina. Tipo de Documento: Selección Área: quien Remite. Para: Lugar de destino. Folios: Numero de Hojas que contiene el comunicado. Descripción: campo para la descripción del contenido o comunicación enviada. 5. Menú del sistema de comunicación Externa. Nombre del Documento: el usuario debe ser claro al momento de registrar. Origen: Procedencia de la Entidad de envió, si la entidad no está registrada favor solicitar el registro ante el administrador de sistemas. Tipo Documento: Selección. Para: destino Final. Original y Copias: Campo para la descripción del Comunicado. Nota: para el registro de comunicaciones externas serán registradas solamente por un usuario autorizado por la Gerencia, actualmente es la señorita Edna Yurani Barrera, por lo cual ninguna comunicación externa puede aparecer registrada con otro usuario, de llegar a suceder esto el usuario tendrá su respectivo llamado de atención por violación a los procesos dados.

5 6. Al momento de registrar una comunicación de dar clic en la opción Guardar, el sistema emitirá un código de radicado el cual el usuario tendrá que anotarlo y colocarlo en la respectiva comunicación física, como lo muestra la siguiente imagen. 7. CONSULTA DE DOCUMENTO: para consultar un documento el menú cuenta con una opción de Recibir en todas las Sesiones, presionamos clic en este botón.

6 Al presionar clic en esta opción nos llevara a la siguiente imagen. El cual nos brinda las siguientes opciones de búsqueda. Por número de radicado. Por origen: este campo se edita la entidad y origen de procedencia del documento. Por mis radicados: puedo consultar los radicados que el usuario mismo ha registrado. 8. se selecciona el filtro y se leda la opción buscar y listo el usuario podrá observar en que proceso se encuentra su radicado así como lo muestra la siguiente imagen.

7 Este proceso aplica igual para Comunicaciones Internas como Externas solo que el encabezado cambia de Formato. 9. PROCESO DE LECTURA: para leer o recibir unas comunicaciones se debe seleccionar la opción lectura como lo muestra en el menú. 10. al momento de seleccionar esta opción el sistema mostrara la siguiente imagen. 11. En el campo nombre Archivo se nos listaran las comunicaciones que nos subieron y que tenemos por revisar, el nombre del comunicado está compuesto por el número de radicado y nombre del Comunicado, si el nombre del comunicado contiene más de 50 caracteres, no se mostrara todo, acá solo se mostraran los primeros 50 caracteres. Para acceder a cerrar o modificar el comunicado, escogemos el comunicado y oprimimos en Leer, obtendremos un nuevo formulario, el siguiente formulario:

8 La tabla que se nos muestra ahora en el centro del formulario tiene detalles más específicos del documento seleccionado, esto con el fin de que quede totalmente claro que el documento es el que buscamos. El botón REGISTRAR, me lleva al formulario de registro de radicados, el de consultar al formulario de reportes, el volver nos envía a la página en la que escogimos el comunicado a detallar, el cerrar pone en estado cerrado el comunicado y se asume como recibido ahora y terminado su ciclo. Nota: Si es oprimida la opción CERRAR, el comunicado quedara como LEIDO y se eliminara de todo buzón. En caso de querer transferir el comunicado a otro funcionario, primero debemos llenar todos los campos ubicados en la parte baja del formulario, seguido a esto oprimimos la opción MODIFICAR, esta eliminara de mi bandeja de buzón inmediatamente el comunicado y lo pondrá en el buzón del nuevo destinatario. Luego de ejecutar el MODIFICAR desaparecerá el comunicado de nuestra lista, este es el indicador de que ya fue realizado el traslado de comunicado. JOSE MIGUEL DIAZ ADMINISTRADOR DE SISTEMAS ECOCACAO