CIRCULAR N 62 INCORPORA NUEVOS MECANISMOS DE AFILIACIÓN AL SEGURO DE CESANTÍA. MODIFICA CAPITULO VI DE LA CIRCULAR N 3.

Transcripción

1 CIRCULAR N 62 VISTOS: Las facultades que la ley confiere a esta Superintendencia, se imparten las siguientes instrucciones de cumplimiento obligatorio para las Administradoras de Fondos de Pensiones y la Administradora de Fondos de Cesantía. REF.: INCORPORA NUEVOS MECANISMOS DE AFILIACIÓN AL SEGURO DE CESANTÍA. MODIFICA CAPITULO VI DE LA CIRCULAR N 3.

2 I. AGRÉGASE A CONTINUACIÓN DEL NUMERAL 36 DEL CAPÍTULO VI DE LA CIRCULAR N 3 LO SIGUIENTE: Afiliación por Internet. 37. En los siguientes números del presente capítulo se establecen los mecanismos que en forma obligatoria debe disponer la Sociedad Administradora para extender su cobertura de atención de público y hacer más eficiente la entrega de servicios a los afiliados y empleadores, a través de medios que les permitan tener acceso permanente a información sobre el Seguro de Cesantía. Tales mecanismos son el desarrollo de un Sitio Web y la implementación de un Centro de Atención Telefónica (Call Center). 38. Asimismo, se complementan las operaciones mínimas que pueden realizar los trabajadores y empleadores a través del Sitio Web, para lo cual se requiere disponer de una clave única de identificación y de seguridad de uso exclusivo. Dentro de tales operaciones se encuentra la suscripción del formulario de Solicitud de Afiliación, la que debe cumplir con las normas definidas en el capítulo III de la Circular N 1 de esta Superintendencia. Por las solicitudes aceptadas, se instruye que la AFC debe dar aviso a los empleadores registrados en el formulario electrónico, a más tardar el día 10 del mes siguiente a la fecha de aceptación. 39. Además, se establece que el Sitio Web debe proveer los mecanismos necesarios para que el usuario pueda imprimir en sus propios sistemas una copia del formulario electrónico referido a la operación que se está realizando y el mensaje de confirmación; y que en caso de producirse un rechazo, se debe indicar inmediatamente al interesado su causa y que su requerimiento no será atendido. 40. No obstante la existencia de normas que regulan la afiliación de los trabajadores a través del Sitio Web de la AFC y debido a que la clave única de identificación y de seguridad no constituye un elemento que pueda reemplazar a la firma del trabajador, es necesario complementar dichos procedimientos, con los que se indican a continuación. Afiliación por medio del Sitio Web de la AFC. 41. Para iniciar el proceso de afiliación al Seguro de Cesantía, el trabajador deberá ingresar la totalidad de los datos exigidos en el formulario electrónico de la Solicitud de Afiliación. La AFC deberá contar con sistemas que permitan verificar en el mismo momento que se está realizando la operación, que los datos incorporados en la solicitud son válidos y concordantes con la descripción definida para cada uno de sus campos. Una vez cumplida esta exigencia, la AFC le proporcionará al trabajador un mensaje de confirmación, con un código de operación que tendrá por objeto identificarla y confirmar que fue debidamente realizada. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 2

3 42. Recibida la confirmación señalada en el número anterior, el trabajador deberá imprimir una copia del formulario electrónico, firmarlo y hacer entrega de él a la AFC en los Centros de Atención de Afiliados o enviarlo por correo postal, adjuntando una fotocopia, por ambos lados, de su cédula nacional de identidad legalmente válida. En los Centros de Atención de Afiliados, la AFC podrá disponer buzones para recepcionar estos formularios u otros que el trabajador entregue. 43. La Sociedad Administradora tendrá un plazo de cinco días hábiles de recepcionado los formularios de afiliación por correo o buzón, para rechazar aquéllos que fueron mal suscritos e informar a los aceptados su incorporación al Seguro de Cesantía y la fecha desde cuando se considerará afiliado, proporcionándole a estos últimos una copia de la solicitud firmada y timbrada por la AFC. Esta notificación podrá realizarse a través de correo certificado, ordinario, privado o entrega personal. Cualquiera hubiese sido el medio de notificación empleado, la Sociedad Administradora deberá estar siempre en condiciones de acreditar su cumplimiento. Si la solicitud es rechazada, deberá informar a los trabajadores la causa del rechazo. 44. Si la Solicitud de Afiliación es entregada por el trabajador en un Centro de Atención de Afiliados, la AFC deberá aceptar o rechazar de inmediato tal solicitud. Si el formulario es aceptado, entregará al trabajador una copia de la solicitud timbrada y firmada por el funcionario responsable de la AFC, informándole la fecha desde la cual se encuentra afiliado al Seguro de Cesantía. Si la solicitud es rechazada, en el mismo acto deberá informar a los trabajadores la causa del rechazo. 45. La notificación de la afiliación del trabajador al empleador, deberá efectuarse de acuerdo al procedimiento establecido en el número 8 del presente capítulo, considerándose como fecha de aceptación de la Solicitud, la fecha en que la AFC recibió el respectivo formulario. 46. Para cumplir con lo establecido en el número 22 del Capítulo III de la Circular N 1, la AFC deberá incorporar en el archivo de documentos la copia del formulario de Solicitud de Afiliación al Seguro de Cesantía entregada por el trabajador. 47. Los trabajadores que se incorporen al Seguro de Cesantía a través de este mecanismo, se entenderán afiliados a contar del primer día del mes siguiente a aquél en que la AFC aceptó su Solicitud de Afiliación. 48. La Sociedad Administradora deberá disponer de un sistema de control de las Solicitudes de Afiliación recibidas, el que deberá considerar a lo menos, el código de operación, el nombre y número de Rut del trabajador y su fecha de recepción. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 3

4 Afiliación por medio del Sitio Web de la AFP. 49. Como mecanismo adicional de afiliación, el trabajador podrá optar por incorporarse al Seguro de Cesantía a través del Sitio Web de la Administradora de Fondos de Pensiones en la que se encuentra afiliado, haciendo uso de su clave de seguridad o de la firma electrónica, simple o avanzada, que le fue entregada por la AFP, para realizar operaciones que involucran transferencia de fondos. 50. Para implementar este mecanismo de afiliación, la AFC deberá suscribir previamente un contrato de prestación de servicios con las Administradoras de Fondos de Pensiones, conforme a las normas que a este respecto ha emitido esta Superintendencia. Este servicio deberá cumplir con las mismas exigencias establecidas en la normativa vigente para el Sitio Web de la Administradora de Fondos de Cesantía. 51. El proceso de afiliación se inicia cuando el trabajador ingresa al Sitio Web de su AFP y llena el formulario electrónico de Solicitud de Afiliación. El Sitio Web de la AFP deberá contar con sistemas que permitan verificar en el mismo momento que se está realizando la operación, que los datos incorporados en la solicitud son válidos y concordantes con la descripción definida para cada uno de sus campos. Una vez cumplida esta exigencia, la AFP le proporcionará al trabajador un mensaje de confirmación. 52. Recibida la confirmación señalada en el número anterior, el trabajador ingresará su clave de seguridad o firmará electrónicamente la Solicitud de Afiliación. El mecanismo de seguridad que utilice el trabajador será verificado de inmediato por la entidad emisora, aceptando o rechazando la suscripción. Si la solicitud es aceptada, la AFP, simultáneamente proporcionará al trabajador a través del Sitio Web un Certificado de Aceptación. 53. Aceptada la Solicitud de Afiliación, se entenderá válida y producirá los mismos efectos que aquéllas suscritas con soporte de papel debiendo ser notificada al empleador, de acuerdo al procedimiento establecido en el número 8 del presente capítulo. Como fecha de aceptación de la Solicitud, se considerará el día en que la AFP le proporcionó el Certificado de Aceptación. 54. Los trabajadores que se incorporen al Seguro de Cesantía a través de este mecanismo, se entenderán afiliados a contar del primer día del mes siguiente a aquél en que la AFC aceptó su solicitud de afiliación. 55. Para cumplir con lo establecido en el número 22 del Capítulo III de la Circular N 1, la AFC deberá incorporar en el archivo de documentos una copia del formulario de Solicitud de Afiliación al Seguro de Cesantía y del Certificado de Aceptación. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 4

5 Afiliación a través del Servicio de Atención Telefónica de la AFC (Call Center). 56. La Sociedad Administradora podrá permitir a los trabajadores que optan por incorporarse al Seguro de Cesantía, iniciar el proceso de afiliación a través de su Centro de Atención Telefónica (Call Center). 57. El proceso de afiliación bajo esta modalidad, se inicia cuando el trabajador se comunica con el Centro de Atención Telefónica de la AFC y solicita a su operadora incorporarse al Seguro de Cesantía. 58. Recibida tal solicitud, la operadora del Centro de Atención Telefónica de la AFC, deberá explicar al trabajador que esta operación constituye sólo el inicio del proceso de afiliación, ya que su incorporación definitiva al Seguro de Cesantía, se producirá una vez que él suscriba y se acepte la correspondiente Solicitud de Afiliación. Para ello, la operadora del servicio telefónico deberá comenzar por solicitar al trabajador, los siguientes datos: a) Número de la cédula nacional de identidad del trabajador. b) Apellidos paterno, materno y nombres del trabajador. c) Domicilio particular del trabajador. d) Fecha de nacimiento del trabajador. e) Fecha de inicio de labores del trabajador. f) Rol Único Tributario del empleador. g) Nombre o razón social del empleador. h) Domicilio del empleador. Los datos señalados en las letras a), b), c) y d) deben ser obligatoriamente proporcionados por el trabajador. 59. La AFC deberá contar con mecanismos que permitan verificar en el mismo momento que se está realizando la operación, que los datos proporcionados por el trabajador y que están siendo incorporados en su sistema, son válidos y concordantes con la descripción definida para cada uno de los respectivos campos en la Solicitud de Afiliación. A continuación, la Sociedad Administradora procederá a grabar los datos entregados por el trabajador y le entregará un código de operación, el que tendrá por objeto identificar la operación y comprobar que ésta fue realizada. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 5

6 60. Dentro de los cinco días hábiles siguientes de entregado los datos por el trabajador la Sociedad Administradora deberá despacharle a su domicilio el formulario de Solicitud de Afiliación preimpreso con los datos que él proporcionó. 61. La Sociedad Administradora podrá enviar el formulario de Solicitud de Afiliación preimpreso al domicilio del trabajador, a través de correo certificado, correo ordinario, correo privado o entrega personal. Cualquiera haya sido el medio empleado, la AFC debe estar siempre en condiciones de acreditar el cumplimiento del envío del formulario. Junto a la Solicitud de Afiliación, deberá acompañarse un sobre con franqueo pagado y un instructivo que permita al trabajador conocer las distintas etapas del proceso de afiliación, las formalidades que deben cumplir para el llenado de la Solicitud y la documentación que debe adjuntar una vez que proceda a devolver el formulario a la AFC. 62. En el instructivo señalado en el número 61 anterior, la Sociedad Administradora deberá señalar que una vez que el trabajador complete y suscriba la Solicitud de Afiliación, deberá remitírsela a través de correo postal o bien entregarla en uno de sus Centros de Atención de Afiliados, adjuntando una fotocopia, por ambos lados, de su cédula nacional de identidad legalmente válida. En los Centros de Atención de Afiliados, la AFC podrá disponer buzones para recepcionar los formularios de afiliación u otros que el trabajador entregue. 63. La Sociedad Administradora tendrá un plazo de cinco días hábiles de recepcionado los formularios de afiliación por correo o buzón, para rechazar aquéllos que fueron mal suscritos e informar a los aceptados su incorporación al Seguro de Cesantía y la fecha desde cuando se considerará afiliado, proporcionándole a estos últimos una copia de la solicitud firmada y timbrada por la AFC. Esta notificación podrá realizarse a través de correo certificado, ordinario, privado o entrega personal. Cualquiera hubiese sido el medio de notificación empleado, la Sociedad Administradora deberá estar siempre en condiciones de acreditar su cumplimiento. Si la solicitud es rechazada, deberá informar a los trabajadores la causa del rechazo. 64. Si la Solicitud de Afiliación es entregada por el trabajador en un Centro de Atención de Afiliados, la AFC deberá aceptar o rechazar de inmediato tal solicitud. Si el formulario es aceptado, entregará al trabajador una copia de la solicitud timbrada y firmada por el funcionario responsable de la AFC, informándole la fecha desde la cual se encuentra afiliado al Seguro de Cesantía. Si la solicitud es rechazada, en el mismo acto deberá informar a los trabajadores la causa del rechazo. 65. La notificación de la afiliación del trabajador al empleador, deberá efectuarse de acuerdo al procedimiento establecido en el número 8 del presente capítulo, considerándose como fecha de aceptación de la Solicitud, la fecha en que la AFC recibió el respectivo formulario. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 6

7 66. Para cumplir con lo establecido en el número 22 del Capítulo III de la Circular N 1, la AFC deberá incorporar en el archivo de documentos la copia del formulario de Solicitud de Afiliación al Seguro de Cesantía entregada por el trabajador. 67. Los trabajadores que se incorporen al Seguro de Cesantía a través de este mecanismo, se entenderán afiliados a contar del primer día del mes siguiente a aquél en que la AFC aceptó su Solicitud de Afiliación. 68. La Sociedad Administradora deberá disponer de un sistema de control de las Solicitudes de Afiliación recibidas, el que deberá considerar a lo menos, el código de operación, el nombre y número de Rut del trabajador y su fecha de recepción. II. VIGENCIA. La presente Circular entrará en vigencia a contar de esta fecha. GUILLERMO LARRAÍN RÍOS Superintendente de A.F.P. Santiago, 16 de NOVIEMBRE de Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 7