Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento de Laboratorios. Control de documentos

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1 LAB-PG-04 Nviembre, Elabrad pr: Gestr de Labratris Nmbre: Kattia Murill Alfar Fecha: Octubre, 1. OBJETIVO Ministeri de Agricultura y Ganadería Servici Fitsanitari del Estad Departament de Labratris Cntrl de dcuments Revisad pr: Crdinadra Técnica LRE Nmbre: Verónica Picad Pmar Fecha: Octubre, 1 de 12 Aprbad pr: Jefatura Labratris Nmbre: German Carranza Castill Fecha: Octubre, Asegurar el cntrl, trazabilidad, actualización, difusión y mantenimient de ls dcuments del Sistema de Gestión de y su estructura dcumental. 2. ALCANCE Aplica a tda la dcumentación que se genera baj el alcance del Sistema de Gestión de del Departament de labratris del Servici Fitsanitari del Estad, se utiliza cada vez que se efectúa una mdificación, actualización u bslescencia de cualquiera de ls dcuments. 3. DEFINICIONES Para las definicines relacinadas cn este dcument se debe cnsultar el LAB-DG-01 Diccinari de Gestión de y LAB-DT-01 Diccinari Técnic de. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cuadr I. Dcuments relacinads de referencia CÓDIGO LAB-PG-03 LAB-CM-01 LAB-CM-03 LAB-CM-04 LAB-CM-05 LAB-CM-06 LAB-CM-08 Elabración del frmat de dcuments NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO Cntrl maestr de dcuments vigentes en el SGC de ls labratris. Cntrl maestr de dcuments externs generales. Cntrl maestr de dcuments vigentes en el Labratri Central de Diagnóstic de Plagas. Cntrl maestr de dcuments vigentes en el Labratri de Cntrl de de agrquímics. Cntrl maestr de dcuments vigentes en el Labratri de Análisis de Residus de Agrquímics. Cntrl maestr de dcuments vigentes del SFE relacinads cn el SGC de ls labratris. Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

2 Nviembre, Cntrl de dcuments 2 de 12 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO LAB-R-02 Cntrl de cambis en el dcument. LAB-R-03 Cntrl y ubicación de cpias cntrladas. LAB-CM-02 Cntrl maestr de dcuments bslets en el SGC de ls labratris. LAB-Ex-15 Ley del Sistema Nacinal de Archivs Nº 7202 F-02-LAB-PG-04 Slicitud de traslad de dcuments F-03-LAB-PG-04 Eliminación de dcuments LAB-CM-07 Cntrl de trazabilidad de dcuments 5. AUTORIDADES Y RESPONSABLES Departament: Aprbar y velar pr el us crrect de este prcedimient. Gestr de Institucinal: Revisar y garantizar el us crrect de este prcedimient. Gestr de labratris: Elabrar este dcument verificand que el cntenid cumple cn ls requisits técnics de gestión requerids, así cm garantizar la actualización de la dcumentación y su adecuad cumplimient. Enlace de : Apyar las labres del Gestr de y fiscalizar el us adecuad de este prcedimient. Infrmar a la jefatura crrespndiente y al Gestr de sbre cualquier cambi u bservación que deba realizarse a este dcument. Persnal del Departament de Labratris: Cncer y aplicar l descrit en este dcument. 6. PROCEDIMIENTO 6.1. Aprbación y emisión de dcuments Tds ls dcuments del Sistema de Gestión de elabrads baj ls lineamients de LAB-PG-03 Elabración del frmat de dcuments se revisan y aprueban, para su us, pr el persnal Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

3 Nviembre, Cntrl de dcuments 3 de 12 autrizad antes de su emisión. La respnsabilidad para la elabración, revisión, aprbación, cntrl, ntificación y autrización de cambis en la dcumentación del SGC se efectúa según l indicad en el cuadr II. Cuadr II. Persnal autrizad para elabrar, revisar, aprbar, cntrlar, ntificar y autrizar de cambis en la dcumentación del SGC. ACTIVIDAD RELACIONADA CON LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS Tip de Dcument Elabración Revisión Aprbación Cntrl Manual de Diccinaris Plíticas Prcedimient de Gestión Prcedimient Operativ (y sus registrs frmularis asciads) Gestr de Labratris Gestr de Labratris Enlace cn Gestr de Institucinal Enlace cn calidad Gestr de Institucinal Labratri Enlace cn Encargad usuari de un prces específic Gestr de Labratris Encargad usuari de un prces específic Departament de Labratris Departament Labratri Labratri Gestr de Labratris Gestr de Labratris Gestr de Labratris Gestr de Labratris Gestr de Labratris Ntificación de cambis Gestr de Labratris Enlace cn calidad Departament Enlace cn calidad Departament Autrización de cambis Departament Labratris Gestr de Labratris Labratri Labratri Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

4 Nviembre, Cntrl de dcuments 4 de 12 ACTIVIDAD RELACIONADA CON LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS Tip de Dcument Elabración Revisión Aprbación Cntrl Ntificación de cambis Autrización de cambis Encargad usuari de un prces específic Gestr de Labratris Enlace cn Labratri Gestr de Labratris Gestr de Labratris Enlace cn calidad Departament Labratri Prcedimient Técnic (y sus registrs y frmularis asciads) Enlace cn Encargad usuari de un prces específic Encargad usuari de un prces específic Gestr de Labratris Enlace cn Encargad usuari de un prces específic Gestr de Labratris Labratri Gestr de Labratris Gestr de Labratris Enlace cn calidad Departament Labratri Instructiv Registr Frmulari Gestr de Labratris Enlace cn Enlace cn Encargad usuari de un prces específic Gestr de Labratris Encargad usuari de un Departament Labratri Departament Labratri Gestr de Labratris Gestr de Labratris Enlace cn calidad Departament Labratri Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

5 Nviembre, Cntrl de dcuments 5 de 12 ACTIVIDAD RELACIONADA CON LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS Tip de Dcument Elabración Revisión Aprbación Cntrl Encargad usuari de un prces específic prces específic Gestr de Labratris Enlace cn Encargad usuari de un prces específic Departament Labratri Ntificación de cambis Autrización de cambis Cabe resaltar, que la persna que revisa un dcument debe ser distinta que la persna que l elabra, per la persna que elabra puede ser la misma persna que aprueba siempre y cuand psea la cmpetencia requerida. Encargad usuari de un prces específic se refiere a cualquier funcinari dentr del departament de Labratris que n esté a nivel de jefatura, pr ejempl químics, analistas químics, agrónms, entre trs. Para evitar el us de dcuments n válids u bslets se utilizan listas de cntrles maestrs dnde se especifica el nmbre de ls dcuments cn la versión y revisión vigentes. Ls cntrles maestrs utilizads sn: LAB-CM-01 Cntrl maestr de dcuments vigentes en el SGC de ls labratris. LAB-CM-03 Cntrl maestr de dcuments externs generales. LAB-CM-04 Cntrl maestr de dcuments vigentes en el Labratri Central de Diagnóstic de Plagas. LAB-CM-05 Cntrl maestr de dcuments vigentes en el Labratri de Cntrl de de agrquímics. Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

6 Nviembre, Cntrl de dcuments 6 de 12 LAB-CM-06 Cntrl maestr de dcuments vigentes en el Labratri de Análisis de Residus de Agrquímics. LAB-CM-08 Cntrl maestr de dcuments vigentes del SFE relacinads cn el SGC de ls labratris. Tda la dcumentación del Sistema de Gestión de es revisada cada 2 añs pr el Gestr de, la alta dirección, el crdinadr técnic de labratri, cn ayuda del persnal que se cnsidere cnveniente, y cuand es necesari sn mdificads para asegurar la adecuación y el cumplimient cntinus cn ls requisits aplicables Publicación de dcuments Cada vez que entre en vigencia un nuev dcument que se realice cambis de ests, el Gestr de debe infrmarl a td el persnal pertinente. Ls dcuments se pueden dar a cncer pr una de las siguientes maneras: Pr medi de una presentación (reunión) de ls dcuments al persnal respectiv. Pr medi de un Cmunicad de un crre electrónic, dnde se infrme sbre el nuev prcedimient ls cambis realizads a este. Una vez que ls dcuments siguientes lugares: sn presentads al persnal, ests pueden ser cnsultads en ls Ls dcuments generales (en frma de cpia n cntrladas) que aplican para tds ls labratris pueden cnsultarse en la página web del SFE, específicamente en la pestaña denminada Subsistema GC labratris de la carpeta Gestión de (GC) En el cas de ls dcuments relacinads cn el labratri (LRE) que se encuentra baj el alcance de acreditación, tds ls dcuments (en frma de cpias n cntrladas) se encuentran en la nube electrónica denminada LAUNCHPAD en la carpeta denminada sgc lre y ls dcuments claves se encuentran en cada un de ls cuarts del labratri dnde se utilizan. Cada un de las carpetas de cpias cntrladas que se encuentran en custdia del jefe de Departament de Labratris, jefe de labratri enlace cn calidad respectiv. Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

7 Nviembre, Cntrl de dcuments 7 de 12 En la ficina de Gestión de de labratris Mdificación de dcuments Un dcument vigente puede ser mdificad en cas de: - Autevaluacines. - Auditrías internas externas. - Revisión del Sistema de Gestión de. - Quejas del cliente. - Objecines. - Sugerencias del persnal que utiliza el dcument. - Cambis en ls dcuments de referencia utilizads. - Cambis en la estructura rganizativa de la Institución. - Otrs Una vez detectada la mdificación de un dcument, esta es slicitada a la persna respnsable de haber aprbad el dcument riginal, en su defect, a la persna que cupa el carg crrespndiente. Si el jefe de departament ( quien crrespnda) aprueba la slicitud, la traslada al gestr de de Labratris para que se redacte e incluya la mdificación en el dcument. Si la mdificación del dcument crrespnde a un cambi de frma y n de fnd esta se puede mdificar sin cambiar la versión del mism (entiéndase cambi de fnd cuand afecta la redacción de un párraf u ración que mdifica la idea previamente definida en el prcedimient, instrucción, bjetiv alcance). Estas pequeñas mdificacines serán permitidas hasta un máxim de 5 veces, a partir de la sexta se debe realizar tds ls pass para mdificar y cambiar la versión de un dcument. Ls cambis de frma se realizan de la siguiente manera: Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

8 Nviembre, Cntrl de dcuments 8 de 12 - Las mdificacines electrónicas n están permitidas, únicamente se pueden realizar de frma manual. El dcument electrónic sól puede ser mdificad pr el Gestr de en su defect el Enlace cn respectiv. - La palabra que va a ser sustituida mdificada se identifica trazand una línea cntinua en el centr de la misma, y se clca la palabra sustituta encima de la crrección; cuand se anule el espaci, se asegura utilizand el siguiente renglón al errr. Al lad derech se clcan las iniciales del funcinari asignad para mdificar ls dcuments y debaj la fecha de mdificación. Pr ejempl, si se quiere sustituir la palabra Dcument pr Registr se hace de la siguiente manera: Registr KMA Dcument 10/08/12 Figura 1. Ejempl crrect de cóm realizar cambis en ls dcuments. - Estas mdificacines se realizan cn lapicer de clr negr azul, n se permite el us de lápiz, crrectr, tachnes, brrnes cualquier tip de mdificación que haga ilegible el dcument pnga en duda la infrmación. Si la mdificación se catalga cm de fnd sbrepasa el númer de pequeñas mdificacines autrizadas (5 mdificacines de frma), el funcinari que detecta la mdificación indica el cambi crrespndiente y l traslada al jefe de departament para su autrización y este l traslada al Gestr de de Labratris Identificación y publicación de cambis Una vez realizad un cambi en un dcument, el Gestr de realiza y verifica el cambi en cada una de las cpias cntrladas. Cuand el cambi se catalga cm de fnd sbrepasa el númer Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

9 Nviembre, Cntrl de dcuments 9 de 12 de pequeñas mdificacines autrizadas (5), se emite una nueva versión del mism y se le asigna númer cnsecutiv. Cada vez que se realiza un cambi de frma de fnd a un dcument el Gestr de trabaja sbre una cpia del dcument al cual se le debe realizar el cambi. El text que se quiere eliminar se tacha y se marca en clr rj; el text que se quiere agregar se marca en clr azul. Una vez que se realizan tds ls cambis necesaris, el Gestr de guarda el dcument que acaba de mdificar y cmpleta el registr LAB-R-02 Cntrl de cambis en el dcument. Una vez aprbad el registr anterir, se autriza su publicación en la versión crrespndiente (cuand es cambi de fnd), su debida crrección/cambi (cambi de frma). Cuand se realiza un cambi de fnd se ingresa la nueva versión en el cntrl maestr respectiv. Cuand se realiza la revisión de un dcument y este n sufre cambis, se debe antar la bservación crrespndiente en el registr LAB-R-02 Cntrl de cambis en el dcument y prceder a cambiar el númer de revisión en el dcument Resguard de dcuments El Gestr de es el respnsable de cnservar tds ls dcuments riginales que se generan baj el Sistema de Gestión de de ls Labratris. El Manual de permanece en la ficina del Gestr de, cualquier persna tiene acces al mism, siempre y cuand l utilice en este lugar. El Manual de n sale de la ficina del Gestr de salv autrización previa del mism. Las cpias cntrladas se clcan en sitis estratégics baj respnsabilidad de un titular. Cuand una persna necesita un determinad dcument puede hacer us del mism ya sea buscándl en las znas desinadas para este fin, cnsultand al Gestr de, ó slicitarl a la jefatura de Departament y el enlace cn ya que ests pseen cpias cntrladas de la dcumentación del Sistema de Gestión de. Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

10 Nviembre, Cntrl de dcuments 10 de Cpias Cntrladas y Cpias N Cntrladas Ls dcuments cntrlads se indican cm COPIA CONTROLADA en la primera página del dcument, pr medi de un sell, la firma del Gestr de, la fecha de realización de la cpia y el númer de cpia cntrla a la que crrespnde el dcument. De n cntar cn dichas cndicines, sn cnsideradas COPIAS NO CONTROLADAS. En cas de que se generen COPIAS NO CONTROLADAS Gestión de n garantiza su actualización y n se hace respnsable pr psibles cnfusines, prblemas demás que se puedan generar pr el us de este tip de dcuments. Sól el Gestr de está autrizad para imprimir COPIAS CONTROLADAS y es quién decide el númer de cpias pr dcument permitidas. Sól Gestión de puede imprimir cpias adicinales de ls dcuments en cass que se requiera. Gestión de distribuye cpias cntrladas del dcument nuev actualizad a tds ls usuaris que cnsidera pertinente cntrladas. y cmpleta el registr LAB-R-03 Cntrl y ubicación de cpias 6.7. Cntrl de dcuments bslets Cuand se realiza un cambi de versión en un dcument este se ingresa en el cntrl maestr de dcuments respectivs y la versión anterir de esta pasa a ser un DOCUMENTO OBSOLETO pr l que el mism se ingresa en LAB-CM-02 Cntrl maestr de dcuments bslets en el SGC de ls labratris. Ls dcuments bslets deben indicarse cm DOCUMENTO OBSOLETO en la primera página del dcument, pr medi de un sell, la firma del Gestr de y la fecha de bslescencia. Una vez realizad un cambi de versión de dcument, tdas las COPIAS CONTROLADAS que pasan a ser bsletas deben ser retiradas del sistema, y ser sustituidas pr la nueva versión vigente. El Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

11 Nviembre, Cntrl de dcuments 11 de 12 DOCUMENTO OBSOLETO que ahra crrespnde a la versión anterir, queda en custdia de. de Gestión 6.8. Cnservación y Eliminación de dcuments Cuand un dcument pasa a ser bslet se realiza l siguiente: El dcument riginal bslet y la primera de sus cpias cntrladas se cnservan de acuerd a la tabla de plazs establecids para cada dcument según l estipulad en LAB-Ex-15 Ley del Sistema Nacinal de Archivs Nº 7202 y según l establecid pr el Ente Cstarricense de Acreditación para cumplir cn la acreditación baj la Nrma INTE-ISO-IEC 17025:2005. Transcurrid el tiemp indicad, se traslada ls dcuments a la encargada del Archiv Institucinal mediante F-02-LAB-PG-04 Slicitud de traslad de dcuments para que esta prceda según crrespnda. Si el dcument psee más de una cpia cntrlada, están sn eliminadas dejand cnstancia de ell en F-03-LAB-PG-04 Eliminación de dcuments. Cuand se elimina un dcument, su códig queda sin asignar y este puede ser asignad cuand se genere un nuev dcument, al cual se le da trazabilidad a través del cntrl maestr LAB-CM-07 Cntrl de trazabilidad de dcuments. En la misma lista se cntrla la trazabilidad de ls dcuments que sufren cambi de códig Publicación en el siti web de la Institución Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

12 Nviembre, Cntrl de dcuments 12 de 12 Tda infrmación que se publica en el siti web sigue l establecid en el prcedimient DSFE-PG-07 Gestión del siti web del SFE Respalds La dcumentación del Labratri (LRE) que se encuentra baj el alcance de la acreditación así cm la infrmación cntenida en el sftware de ls equips se respalda de manera autmática tds ls días en la nube electrónica LAUNCHPAD, de igual manera 1 vez pr mes en la misma nube electrónica se realiza una cpia de seguridad del Sistema de Gestión de y una vez a la semana se respalda la infrmación en un dispsitiv USB (llave maya). 7. ANEXOS N Aplica 8. CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimient de ls cambis se debe cnsultar el registr LAB-R-02 Cntrl de cambis en el dcument de este prcedimient el cual se encuentra en custdia del Gestr de Última línea----- Dcument Nrmativ Prpiedad del SFE. Cualquier versión impresa es una COPIA NO CONTROLADA. Es respnsabilidad del persnal que utiliza el dcument verificar su vigencia. Gestión de n se hace respnsable pr el us de dcuments bslets.

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