MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CAJA CHICA CORPORACIÓN MUNICIPAL DE EDUCACIÓN Y SALUD SAN BERNARDO

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CAJA CHICA Marzo P á g i n a

2 DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1: El presente instrumento establecerá las normas sobre las rendiciones de Caja Chica, el que incluirá conceptos, procesos y atribuciones, otorgando un referente administrativo y presupuestario, que da una garantía razonable de eficiencia y confiabilidad. Artículo 2: La Gerencia de Administración y Finanzas de la Corporación Municipal de Educación y Salud, deberá velar por el cumplimiento de las normas, procesos e informes establecidos en el presente manual. Artículo 3: Para los efectos de este manual, se entenderá por caja chica, una actividad interna operacional, destinada a cubrir gastos menores de las unidades, áreas, departamentos, centros de costos u otra denominación, de acuerdos a las directrices que establece la Gerencia de Administración y Finanzas. Estos gastos menores deberán ser imputados de acuerdo al plan de cuentas establecido en la contabilidad. Artículo 4: Se establece que el monto máximo de caja chica es de $ (cien mil pesos), cualquier requerimiento superior a este monto, deberá ser rendido como FONDOS POR RENDIR, cuyo procedimiento se encuentra en el Manual de procedimiento de Fondos por Rendir. Artículo 5: Las Cajas chicas serán entregadas dependiendo de las necesidades de los departamentos, debiendo ser rendida en un plazo no superior a un mes de haber sido recepcionados dichos recursos. Artículo 6: Las Cajas chicas se podrán renovar, siempre y cuando, se haya entregado la rendición del fondo anterior, otorgándose en ese momento un nuevo plazo de un mes para su rendición.- Artículo 7: El presente manual deberá ser acatado por la totalidad del personal de la Corporación, el incumplimiento de esta obligación generará responsabilidades administrativas respectivas, debidamente comprobadas mediante el respectivo proceso sumarial PROCESO DE OTORGAMIENTO Artículo 8: Si se tratase de la primera asignación, deberá concretarla cada Director de establecimiento, ya sea de Salud como de Educación, con el Director respectivo, fundamentando la necesidad administrativa, operacional o técnica a cubrir, así como el o los conceptos a los cuales se asignarán los recursos, mediante documento formal y escrito y con el VºBº respectivo Director de Salud o de Educación, según corresponda. En el caso del personal del Nivel Central, estos fondos deberán ser solicitados por el Jefe de Área respectiva (Finanzas Recursos Humanos Administración Infraestructura), y autorizado por el Gerente de Administración y Finanzas. (Ver Formulario de Solicitud de Caja Chica, Anexo Nº1) 2 P á g i n a

3 Artículo 10: En el caso que solicitar una nueva caja chica, el director del establecimiento, deberá reiterar la solicitud al Director de Salud o Educación, según corresponda, previa rendición de los fondos anteriores, a través del Formulario establecido para este fin, adjuntando los documentos que respaldan dichos gastos, con las firmas y VºBº respectivos. Sin esta rendición no se entregarán nuevos recursos. Artículo 11: Una vez autorizados los fondos, estos serán derivados a contabilidad para la confección del egreso y a Tesorería para la emisión del cheque respectivo.- Artículo 12: Es responsabilidad del departamento de Contabilidad y de Tesorería, el no entregar nuevos recursos, sin la recepción y aprobación de la Caja Chica anterior, independiente de que exista autorización para un nuevo fondo. Artículo 13: Para todos los efectos, los documentos financieros serán emitidos a través de cheque nominativo correspondiente a las cuentas de la Dirección respectiva (Salud, Educación o Infancia). Este documento será extendido a nombre del Director del establecimiento, o en su defecto a nombre del funcionario que el mismo designe, expresa y formalmente, estampado en el Formulario de Solicitud de Caja Chica (ver Anexo Nº1) Artículo 14: Para todos los efectos, los documentos financieros serán emitidos a través de cheque nominativo correspondiente a las cuentas de la Dirección respectiva (Salud, Educación o Infancia). Este documento será extendido a nombre del Director del establecimiento, o en su defecto a nombre del funcionario que el mismo designe, expresa y formalmente, estampado en el Formulario de Solicitud de Caja Chica (ver Anexo Nº1) DE LA RESPONSABILIDAD Artículo 15: Para todos los efectos, será el director de establecimiento directamente responsable de la correcta administración de los fondos recibidos, gastados e invertidos, así como también de la oportuna rendición de cuentas. El Director de establecimiento podrá delegar la administración y tenencia de los dineros a un funcionario de su confianza, quien asumirá la responsabilidad de administrar y rendir los fondos y será destinatario de los giros mensuales de los mismos. Artículo 16: Es responsabilidad del departamento de Contabilidad y de Tesorería, el no proporcionar nuevos recursos, sin la recepción de la rendición de Caja Chica anterior. Artículo 17: El incumplimiento a las normas establecidas en el presente manual, derivará responsabilidades civiles, penales y administrativas respectivamente. 3 P á g i n a

4 DE LOS GASTOS Artículo 18: La rendición mensual de los recursos se deberá realizar sobre la base de los ítems de gastos que a continuación se detallan: a) Artículos de Aseo: Corresponderá a todas aquellas adquisiciones de insumos y artículos de aseo, que serán utilizados en la limpieza del mismo establecimiento educacional o de salud. b) Artículos de Escritorio: Corresponderá a todas aquellas adquisiciones de insumos, materiales y artículos de oficinas necesarias para el adecuado desarrollo de las actividades administrativas de cada establecimiento, áreas o departamentos. En esta categoría quedan absolutamente excluidos, la adquisición de Activos tales como son CPU, pantallas, impresoras, fax, aparatos telefónicos, fotocopiadoras, tablets, entre otros. Estos requerimientos deben ser requeridos, previa autorización del Director de Salud, Educación o Infancia, al departamento de Adquisiciones de la Corporación, de acuerdo al Manual de Procedimientos de Adquisiciones Centralizadas. c) Correspondencia: Se determina dentro de este gasto, todo lo relacionado con el pago de servicio de envío de correspondencia, en el que se incluyen estampillas, cartas certificadas, servicios de entrega de documentación, entre otros similares. d) Estacionamiento: Corresponde al pago de servicio de estacionamientos de aquellos vehículos pertenecientes a la Corporación de Educación y Salud, entendiéndose vehículos, camionetas y ambulancias.- e) Gas: Corresponde a la compra de balones de gas licuado, destinados a la calefacción de establecimientos y / o unidades o departamentos. f) Insumos Médicos: Corresponde a aquellos gastos menores en artículos insumos médicos, que sean requeridos de manera urgente y que en ningún caso implique una inversión que supere los $ (cincuenta mil pesos). Para todos los efectos se entenderá que el abastecimiento general de este concepto, es distribuido y adquirido en forma centralizada. g) Movilización: Corresponde al gasto por el pago de servicio de transporte público o privado, que por fuerza mayor o disposiciones internas, deben realizar uno o más funcionarios que laboren en el centro de costo respectivo. Se entiende que el servicio de traslado de los funcionarios, a través de contratistas de que dispone la Corporación de Educación, Salud e Infancia, no es de costo para el establecimiento y por tanto, no se consideran en las rendiciones mensuales de Caja Chica. h) Mantención y Reparaciones Menores: Los establecimientos a fin de mantener sus dependencias en óptimas condiciones deberán incurrir en gastos menores por la compra de materiales, ya sean: Eléctricos: ampolletas, tubos fluorescentes, enchufes, soquetes, tubos, cables de corrientes, entre otros. Gasfiterías: Llaves, sifones, mangueras, cañerías, tubos de agua, etc. 4 P á g i n a

5 Cerrajerías: Manillas, puertas ventanas, chapas, bisagras, vidrios, pinturas, entre otros. Otros: Todos aquellos accesorios necesarios que impidan el deterioro de inmuebles o equipos, productos de la depreciación propia de los mismos. También deben incurrir en gastos por mantenciones menores, como por ejemplo, mantenciones de fax, relojes biométricos, equipos pequeños y otros que no superen los $ (cincuenta mil pesos). No se considera en esta rendición gastos por mano de obra de gasfitería, ya que la Corporación cuenta con personal para reparar en los establecimientos. i) Petróleo y/o Bencina: Se entenderá el gasto en combustible, aquellos gastos de petróleo cuyo destino sea el funcionamiento de equipos, j) grupos electrógenos de centros de Salud o establecimientos educacionales, según corresponda. En ningún caso se podrá imputar gastos de bencina o petróleo para vehículos particulares de funcionarios o en vehículos que la Corporación mantiene en arriendo. k) Otros gastos: Se entenderán aquellos gastos cuya definición no se incluye en los puntos anteriores y los cuales se consideran necesarios para el buen funcionamiento del respectivo establecimiento. Artículo 19: No podrá rendirse sin la previa autorización de la Dirección respectiva, lo siguiente: 1. Recetas Magistrales. 2. Compras por motivo de celebraciones de cumpleaños de funcionarios. 3. Compras por motivos de fiestas, aniversarios. 4. En general todo gasto que no obedece a la función propia de la Corporación. DE LA RENDICIÓN Artículo 20: Deberán preparar mensualmente una rendición de cuentas de sus operaciones las unidades mencionadas en el articulo tercer del presente reglamento, dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente de efectuado los gastos. Artículo 21: Toda rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos, acompañados de la documentación en que se fundamentan. Artículo 22: No serán validos a efecto de la rendición, todos aquellos documentos que no se encuentren dentro del periodo (un mes) correspondiente a la rendición, vale decir, no serán aceptados como válidos aquellos documentos con fecha anterior a la fecha de rendición de caja y en la cual debieron realizarse los egresos de fondos. Tampoco se consideraran válidos, aquellos documentos en mal estado, con datos incompletos, poco legibles, corregidos o adulterados, que no cuenten con el timbre del SII, que no tengan el timbre de cancelado o que no cuenten con V B por parte de la dirección del respectivo establecimiento. 5 P á g i n a

6 Artículo 23: Los informes de rendición de cuentas deberán estar acompañados por documentos que respaldan los gastos efectuados por cada centro de costo, áreas o departamentos, en original y con V B de la dirección del establecimiento respectivo. En el caso que los gastos no sobrepasen los $ (diez mil pesos), se exigirá boleta, las cuales no podrán ser correlativas. Si la compra fuera superior al monto señalado en el inciso anterior, esta deberá rendirse mediante factura, si el proveedor no cuenta con dicho documento tributario-contable, se prohíbe realizar la compra. Artículo 24: De conformidad al artículo anterior, sólo se entenderán conocidos y aceptados los siguientes documentos según el destino de los fondos indicados en esta normativa, acorde a la siguiente tabla: Artículos de Aseo Articulos de Escritorio Correspondencia Estacionamiento Gas Insumos Médicos Locomoción Mantención y Reparaciones Menores Petróleo / Bencina Otros Gastos Factura Boleta Factura Boleta Recibo Boleta Vale Factura Boleta Factura Boletas Boleto Vale Factura- Boleta honorarios Boleta Factura Factura Boleta- Recibo Artículo 25: No se aceptará otro tipo de documento contrario a los expresamente señalados en el artículo anterior, como aquellos que no cuenten con el respectivo V B de la dirección de cada establecimiento. No se podrá rendir documentos con antigüedad mayor a la última caja chica rendida. Artículo 26: La Dirección de Control y Gestión, realizará periódicamente auditorias a fin de controlar lo dispuesto en el presente documento. FONDOS POR RENDIR Artículo 27: Deberán rendirse con el mismo procedimiento establecido en el párrafo anterior, otros gastos no señalados precedentemente. Artículo 28: En el caso que el centro de costo, tenga en su poder boletas de honorarios, deberá enviar una copia de estos documentos a la unidad de Tesorería, para que el impuesto legal se pague en el mes que corresponda. DEL INFORME Artículo 29: Los informes de rendición de cuentas deberán estar acompañados por documentos que respaldan los gastos efectuados por cada centro de costo, áreas o departamentos, en original y con V B de la dirección del establecimiento respectivo. 6 P á g i n a

7 Artículo 30: El documento Anexo N 2 Rendición Caja Chica, se entenderá como el único documento válido con el detalle de los egresos realizados por las Unidades Operativas correspondientes al mes inmediatamente anterior a la solicitud. El funcionario designado por cada Director, para que efectúe mensualmente las Rendiciones de Caja, deberá completar las columnas que a continuación se indican, de acuerdo al concepto de gastos en que se ha incurrido y por el cual existe un documento de respaldo, de la siguiente manera: I. Detalle : Detalle de lo que se compró. II. Gestor del Gasto : Indicar nombre del área o funcionario que origina el gasto. III. Fecha de Documento : Fecha de Emisión del documento. IV. Fecha de Pago : Fecha en la cual se paga el documento. V. N documento : Numero del documento. VI. Nombre Proveedor : Razón Social o Nombre de Fantasía. VII. Monto $ : Valor pagado VIII. Tipo de Documento : Documento de Respaldo, como a continuación se denominará: a) FA: Factura b) BO: Boleta de Compras y Venta c) BH: Boleta de Honorarios d) VA: Vales e) RE: Recibos f) BT: Boletos g) DB: Depósito Bancario Artículo 31: La entrega del informe deberá realizarse a más tardar el día 20 de cada mes. En caso que el jefe del departamento de presupuesto no encuentre reparos, el Tesorero deberá enviar el cheque respectivo del mes siguiente a más tardar el último día hábil de cada mes. En caso de encontrarlos, enviara de manera escrita el o los motivos por los cuales se procedió a retener o no reconocer los recursos asociados a Caja Chica, debiendo el encargado de la caja responder los reparos en un plazo no superior a 24 horas. 7 P á g i n a

8 ANEXO Nº1 Formulario Solicitud de Caja Chica Fecha Dirección / Área /Unidad Monto Solicitado Fecha última Caja Chica Fecha última rendición Motivo del requerimiento Firma y Nombre de Solicitante Director del Área Correspondiente 8 P á g i n a