PROCEDIMIENTO PARA ANGLO AMERICAN SUPPLY CHAIN

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA ANGLO AMERICAN SUPPLY CHAIN REGALOS, ENTRETENIMIENTO Y DONACIONES Contenidos 1.1 Antecedentes Objetivo Aplicación Alcance REGALOS, ENTRETENIMIENTO Y DONACIONES Principios Generalmente Aceptable Prácticas Inaceptables: PROCEDIMIENTO Procedimiento de Declaración Registro de Regalos, Entretenimiento y Donaciones Captación y Verificación del Procedimiento de Declaración Mantención del Registro de Declaración Transparencia del Procedimiento Manejo de Regalos Inaceptables Recibidos Consultas sobre el Procedimiento INFRACCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Incumplimiento de este Procedimiento Speakup... 8

2 Introducción El Procedimiento para Regalos, Entretenimiento y Donaciones de Anglo Supply Chain es aplicable a todos los empleados y contratistas de Anglo American Supply Chain, lo cual incluye al personal de supply chain del grupo y al personal de supply chain de las unidades de negocios de Anglo American ("empleados"). 1.1 Antecedentes Anglo American Supply Chain aspira a mantener relaciones profesionales con sus proveedores. Por lo tanto, los empleados deben intentar mantener las más altas normas de integridad en todas las relaciones comerciales, rechazar cualquier práctica que parezca razonablemente inadecuada y promover las más altas normas de conducta de la industria. Este procedimiento no tiene la intención de restar valor a la conveniencia de incentivar buenas relaciones con los socios comerciales y otros grupos de interés a través de interacciones sociales legítimas y ocasionales. Sin embargo, ofrecer o proporcionar regalos o entretenimiento inapropiados puede causar problemas a Anglo American y dañar nuestra reputación. Cuando la oferta de regalos y entretenimiento están relacionados en cierto modo con una transacción comercial real o potencial o una aprobación regulatoria, pueden surgir problemas específicos. Aún si la intención no implica corrupción, existe el riesgo de que el receptor o un tercero objetivo pueda percibir que el regalo o entretenimiento es un intento por obtener una ventaja inapropiada. Cualquier regalo o entretenimiento será siempre inaceptable si: es ofrecido o realizado a cambio de un contrato, un permiso o cualquier otro beneficio específico es ofrecido para obtener una ventaja inadecuada en la conducción del negocio viola las leyes locales o internacionales de cohecho puede afectar negativamente nuestra reputación si se hace público puede crear una sensación de obligación puede influir, o ser percibido como que influye sobre la decisión comercial puede crear, o parece que crea, un conflicto de interés se obtiene a través de solicitación (es decir, los empleados solicitan favores o regalos a los proveedores o posibles proveedores)

3 1.2 Objetivo Este procedimiento no tiene por objeto reemplazar la Política de Integridad Comercial y las Normas de Desempeño de Anglo American (Política de Integridad Comercial) y la Política de Integridad Comercial continuará vigente. Más bien, el objetivo del procedimiento es establecer normas de conducta específicas con respecto a la entrega y recepción de regalos, entretenimiento y donaciones en Anglo American Supply Chain. Si una Unidad de Negocios cuenta con un procedimiento para regalos, entretenimiento y donaciones, prevalecerá el procedimiento más estricto, sujeto al cumplimiento en todo momento de la política de Integridad Comercial. 1.3 Aplicación Este procedimiento explica en detalle los principios de la Política de Integridad Comercial y proporciona prácticas más definitivas, apropiadas a la naturaleza de las actividades de Supply Chain, en cuanto a la entrega y recepción de regalos, entretenimiento y donaciones a o de un proveedor o socio comercial; y el registro de ello Todos los empleados tienen la responsabilidad de leer este procedimiento en conjunto con la Política de Integridad Comercial. 1.4 Alcance Este procedimiento es aplicable a todos los empleados y contratistas de Anglo American Supply Chain, lo cual incluye al personal de Supply Chain del Grupo y a todo el personal de Supply Chain de las Unidades de Negocio de Anglo American ("empleados") que participen directa o indirectamente en actividades de compra. 2.0 REGALOS, ENTRETENIMIENTO Y DONACIONES 2.1 Principios Ningún empleado puede aceptar ni recibir un regalo, entretenimiento u otra gratificación de ningún proveedor de Anglo American o licitante en un negocio de Anglo American, incluidos aquellos proveedores que son parte del Grupo Anglo American. Asimismo, un empleado no debe ofrecer ningún regalo o gratificación a un proveedor. Esto incluye regalos en

4 celebraciones anuales (por ejemplo, Navidad y el Año Nuevo Chino). Existen ciertas excepciones, que se detallan en el punto 2.2 Generalmente Aceptable. Los regalos recibidos en casos en que sería una falta de respeto rechazarlos, o cuando son recibidos por correo o entrega no solicitada, deben ser comunicados a un miembro del equipo de liderazgo de Supply Chain (según listado de Anexo 1) por escrito (es decir, a través de correo electrónico) y declarados según la sección 3.1. Estos regalos serán donados a instituciones de caridad o descartados de acuerdo con las prácticas de la Unidad de Negocio. 2.2 Generalmente Aceptable La importancia de crear relaciones de trabajo legítimas y redes de negocios constructivas es fundamental para nuestro negocio. Por esto, hay ciertas excepciones que son generalmente aceptables: Comidas moderadas y ocasionales, relacionadas con el negocio (por ejemplo, la comida se realiza durante una reunión u otra ocasión cuyo objetivo es sostener discusiones de negocios de buena fe) Ocasionalmente se puede aceptar o regalar artículos con la marca corporativa, de valor moderado (que no exceda US$20 o su equivalente en cualquier otra moneda; por ejemplo, lapiceras, llaveros, colgantes, libretas para notas), sólo si los ítems son legítimamente parte de un evento/conferencia organizados por Anglo American o un proveedor Asistencia ocasional a eventos de formación de equipos o celebraciones (por ejemplo, juegos de voleibol, escaladas) que incluyen al equipo como un todo, no sólo a quienes toman las decisiones. Estos eventos deben ser de valor moderado y sus costos relacionados deben ser compartidos por Anglo y los proveedores Asistencia a no más de dos eventos (por ejemplo, deportes, conciertos) en cualquier año calendario y no más de uno con un proveedor en particular, y sujeto a los siguientes criterios: Se debe obtener aprobación previa de un gerente directo El valor de la entrada no debe ser exagerado El proveedor debe asistir al evento El proveedor debe ser un proveedor existente

5 El financiamiento de cualquier costo de viaje y alojamiento para el proveedor y el empleado debe ser asumido respectivamente por el proveedor y por Anglo American Asistencia a eventos de beneficencia patrocinados por el proveedor, si Anglo American efectúa una donación a la institución de beneficencia. Incluso en el caso de las excepciones anteriores, se debe tomar en cuenta las siguientes pautas: El regalo o entretenimiento no debe ser fastuoso ni desproporcionado en relación con el contexto en el cual se entrega. El valor debe ser razonable y apropiado al cargo y las circunstancias del receptor, y a la ocasión. Las circunstancias y el valor del regalo no deben crear una apariencia de mala fe o improcedencia, y no deben ser razonablemente mal entendidos por el receptor u otros como cohecho, aun a posteriori. La frecuencia de los regalos o atenciones proporcionados al mismo receptor no deben dar la apariencia de improcedencia. Se debe tener cuidado al aceptar o usar ítems publicitarios promocionales / de marca y participar en actividades que puedan dar la impresión de que se está promoviendo a un proveedor por sobre los demás. Nota: Durante los eventos de Sourcing (por ejemplo, negociaciones de contrato y precios) no es aceptable ningún regalo, entretenimiento o gratificación. 2.3 Prácticas Inaceptables: Ciertos tipos de regalos y entretenimiento nunca son aceptables: Presentes en efectivo o su equivalente en efectivo (por ejemplo, certificados de regalos, préstamos, acciones, opciones de acciones, etc) Ofertas de favores personales u otros tratamientos de naturaleza preferencial (por ejemplo, bienes o servicios entregados sin costo o a precios reducidos artificialmente) en comparación con aquellos comúnmente disponibles en el mercado.

6 2.3.3 Pago de gastos por viajes para compras (por ejemplo, ofertas para cubrir gastos de compras personales durante un viaje) Regalos o entretenimiento proporcionados a cónyuges, miembros de la familia o cualquier otra persona que tenga una relación personal cercana con el receptor Pago de costos de alojamiento o viaje de cualquier naturaleza, dentro del país o en el extranjero Alojamiento de cualquier tipo durante fines de semana o feriados Entretenimiento a 'adultos' o cualquier tipo de evento que involucre comportamiento obsceno Regalos consistentes en bebidas alcohólicas, tales como botellas de vino y licor Las invitaciones a los proveedores a eventos extravagantes (por ejemplo, deportes, ya sea como participante o espectador, conciertos, viajes de caza, etc.) no pueden ser aceptadas, incluyendo las entradas gratis a estos tipos de eventos (se excluyen las excepciones indicadas en el punto 2.2.). Eso es igualmente aplicable durante horarios comerciales y privados (por ejemplo, no se debe tomar un día de permiso para evadir esta norma) Muestras de productos ofrecidos por los proveedores o solicitados por la función de Supply Chain para uso personal. 3.0 PROCEDIMIENTO 3.1 Procedimiento de Declaración Registro de Regalos, Entretenimiento y Donaciones Todos los regalos, entretenimiento y donaciones, tanto recibidos como entregados, e independientemente de que sean aceptados o rechazados, y de su valor, deben ser informados y registrados en el registro de regalos, entretenimiento y donaciones Esto se debe realizar en forma mensual en el "Registro de Regalos, Entretenimiento y Donaciones" que se encuentra en la sección de Supply Chain en thesource Captación y Verificación del Procedimiento de Declaración Es responsabilidad del empleado asegurarse que, mensualmente, la información relevante sea captada electrónicamente en el Registro de Declaración. El equipo de liderazgo de Supply Chain (según se indica en el Anexo 1) es responsable de revisar el registro mensualmente.

7 3.1.3 Mantención del Registro de Declaración La administración y mantención del Registro de Declaración es responsabilidad del Gerente de Cumplimiento y Políticas del Equipo de Estrategia y Desempeño de Supply Chain. 3.2 Transparencia del Procedimiento Con el fin de garantizar la aplicación correcta del procedimiento de Regalos, Entretenimiento y Donaciones de Anglo Supply Chain, habrá una copia de este documento disponible internamente en 'thesource' y en el sitio Web externo del grupo Anglo American. 3.3 Manejo de Regalos Inaceptables Recibidos Cualquier regalo inaceptable recibido (debido a que es considerado una falta de respeto rechazarlo o porque ha sido enviado por correo / entrega sin solicitud) debe ser informado a un miembro del equipo de liderazgo Supply Chain (indicado en el Anexo 1), que coordinará la distribución a una institución de beneficencia apropiada o lo descartará de acuerdo con las prácticas de la Unidad de Negocio. 3.4 Consultas sobre el Procedimiento Los empleados deben consultar con un miembro del equipo de liderazgo de Supply Chain (o la persona responsable designada por ellos, según se indica en el Anexo 1) con respecto a cualquier ítem que no esté detallado en este procedimiento, o en caso que tengan dudas con respecto al buen uso de este procedimiento. 4.0 INFRACCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 Incumplimiento de este Procedimiento Este Procedimiento ha sido introducido para asegurarse que los empleados estén conscientes de los pasos que deben adoptar en relación a la aceptación o entrega de regalos y entretenimiento y se ha implementado una gobernabilidad apropiada para reducir el posible riesgo de daño a la reputación que se puede producir al aceptar o efectuar regalos, donaciones y entretenimiento, y para proteger los intereses tanto de Anglo como del proveedor. Luego, el incumplimiento de este procedimiento se considera un asunto grave y puede tener como resultado acciones disciplinarias de acuerdo con los procedimientos disciplinarios, incluida la Política de Irregularidades

8 Comerciales. Las acciones disciplinarias pueden involucrar sanciones hasta e incluida la destitución sumaria. Nos comprometemos a informar todos los casos de corrupción y otras formas de improbidad a las autoridades relevantes y facilitar las acciones penales contra las personas involucradas; asimismo, compensaremos cualquier pérdida que surja de estas acciones. Si los empleados piensan que sus acciones o las de otros han o pueden haber infringido el procedimiento, deben notificarlo a su gerente directo o a la línea de fraude (por ejemplo, Speakup) tan pronto como sea posible. 4.2 Speakup El recurso Speakup (hable sin temor) es un medio seguro y confidencial para que nuestros empleados, contratistas, proveedores, socios comerciales y otros grupos de interés externos, informen y planteen las inquietudes acerca de las conductas contrarias a nuestros valores y normas. El servicio ofrece un contacto por teléfono, correo electrónico y sitio Web, operado por compañías independientes en las regiones en que opera Anglo American. Speakup está disponible 24 horas al día durante siete días a la semana, e incluye servicios de traducción. En thesource se proporciona un vínculo al recurso Speakup. También puede ponerse en contacto con Speakup via o enviando un correo electrónico a anglocorp@anglospeakup.com. Anglo American no tolerará ninguna forma de represalia contra los empleados o proveedores que planteen sus inquietudes de buena fe. Las acusaciones de represalias contra o acoso o intimidación de un empleado o proveedor por otros, como consecuencia de una llamada a Speakup, serán investigadas y se tomarán las medidas apropiadas, incluida la acción disciplinaria, hasta e incluido el despido del empleado responsable de éstas.