ACTIVIDADES BASE DE DATOS ACCESS 2007

Transcripción

1 ACTIVIDADES BASE DE DATOS ACCESS 2007 En un primer momento vamos a practicar las opciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos de Access Abrimos Access 2007 y haz clic sobre la opción Base de Datos en blanco en la ventana de Introducción Office Access. Tal y como vemos en la figura de arriba seleccionamos base de datos en blanco. IES La Cañada Página 1

2 También podemos desplegar el Botón de office y hacer clic en la opción Nuevo tal y como vemos en la siguiente figura. IES La Cañada Página 2

3 Aparecerá el panel Base de datos en blanco: Haz clic en el botón Buscar ubicación Archivo de nueva base de datos..se abrirá el cuadro de diálogo Apareciendo la siguiente ventana: IES La Cañada Página 3

4 Haz clic sobre el icono Mis documentos que aparece en la parte izquierda de la ventana. Podemos cambiar el nombre de la base de datos que la llamaremos Clases Haz clic en Aceptar. Pulsamos el botón Crear IES La Cañada Página 4

5 Ya tenemos una nueva base de datos llamada Clases.accdb preparada para crear una tabla. IES La Cañada Página 5

6 Cuando hemos creado la nueva base de datos la ventana que nos aparece es: Supongamos que no queremos seguir trabajando con la base de datos Clases, por lo tanto la cerramos para ello hacemos: IES La Cañada Página 6

7 Abre el botón de Office. Pulsa el botón Salir de Access. IES La Cañada Página 7

8 Volvemos a abrir la base de datos, para ello volvemos a abrir el programa desde su icono del escritorio o desde inicio: IES La Cañada Página 8

9 Ahora la base de datos está creada luego no elegimos la opción Base de datos en blanco sino que abrimos una existente. También la podemos abrir con la opción Abrir del Botón de Office. Una vez creada la base de datos vamos a crear una tabla de datos: Para ello abrimos la base de datos Clases.accdb Crearemos dos tablas una será la de alumnado y la otra tabla de cursos empezaremos por crear la tabla Alumnado. IES La Cañada Página 9

10 Hacemos clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear. Aparecerá la siguiente ventana: En la primera fila escribimos el nombre del primer campo Código alumnado. Pulsa INTRO para ir a la segunda columna del campo. Por defecto al situarnos en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de dato haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo Autonumérico tal y como vemos en la siguiente figura: IES La Cañada Página 10

11 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo pero no se utilizará no cambiaremos de momento las propiedades de este campo. Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo. Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo texto y vamos a la tercera columna en ella en la columna Descripción escribe Introducir el nombre del alumno Pulsa INTRO para pasar a la siguiente columna escribe Apellidos del alumno. Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la siguiente fila, crea a partir de ahora los siguientes campos: Dirección, Población que serán del tipo Texto crea el campo Código Postal de tipo Número crea el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/ Hora. Quedando de la siguiente manera: IES La Cañada Página 11

12 Ahora vamos a definir el campo Código alumnado como clave principal ya que no podemos tener dos alumnos con el mismo código para ello lo que hacemos es: Haz clic sobre el nombre del campo Código alumnado y haz clic sobre el icono clave principal de la pestaña Diseño. Clave principal Pestaña Diseño A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave que indica que dicho campo es la clave principal de la tabla: Llave de clave principal IES La Cañada Página 12

13 Ya podemos guardar la tabla para ello despliega el botón de office elige la opción Guardar. Cuando pida el nombre de la tabla ponemos Alumnado: Haz clic en Aceptar. Ya tenemos la tabla creada que tendrá la forma siguiente: Las distintas celdas de la tabla se pueden ensanchar a nuestro gusto. Ahora vamos a crear la segunda tabla Para ello lo que hacemos es clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear. IES La Cañada Página 13

14 En la primera fila escribe el nombre del primer campo Código curso. Pulsa INTRO para ir a la segunda columna del campo haz clic sobre la flecha de la derecha y en el tipo de dato elegir el tipo Número. Pulsa INTRO para ir a la tercera columna pero no la usaremos y tampoco cambiaremos de momento las propiedades. Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo. Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla vamos al siguiente campo y escribe Nº horas de tipo Número crea de la misma forma los campos Fecha inicio y Fecha final que serán del tipo Fecha/hora.Ahora vamos a definir el campo Código curso como clave principal. En la imagen vemos que el código curso es clave principal IES La Cañada Página 14

15 Quedando de la siguiente manera: Ya podemos guardar la tabla. Ahora vamos a modificar una tabla de datos Para ello en el campo Apellidos del alumno introducir en descripción: Introducir apellidos del alumno IES La Cañada Página 15

16 También añadimos el campo Curso este no existía y será del tipo Número También creamos el campo Auxiliar que posteriormente eliminaremos, para eliminar este campo nos situamos en él y haz clic sobre el botón de la pestaña Diseño y nos elimina dicho campo. Muy importante si nos equivocamos podemos rectificar con la combinación de teclas Control +Z deshacer valor de la propiedad. Introducción de datos en una tabla Abrimos la base de datos Clases.accdb hacemos clic sobre la tabla Alumnado observa como en el primer campo pone Autonumérico el tipo de dato asignado al código del alumno. No tenemos que escribir nada ya que este campo se rellenará automáticamente. Pulsa INTRO para ir al segundo campo. Escribe un nombre INTRO escribe un apellido INTRO y así vamos rellenando los campos, menos el campo curso que lo dejamos en blanco. En la figura de arriba vemos los distintos campos rellenos. IES La Cañada Página 16

17 Vamos rellenando los campos y nos quedará de la siguiente manera: Desplazamiento en una tabla Abre la tabla de Alumnado en vista de datos.haz clic sobre el botón para ir al siguiente registro, también podemos ir directamente al último registro y crear un nuevo registro. IES La Cañada Página 17

18 Buscar datos en una tabla Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos. Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar en el siguiente recuadro introduce el nombre de un alumno y veras como se resalta el nombre que has introducido. IES La Cañada Página 18

19 También lo podemos hacer con el botón Buscar inicio. en la pestaña de Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar En el cuadro Buscar se introduce el nombre que queramos buscar y se nos quedará marcado en negro. Ahora vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades. Haz clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades.haz clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana, se quedará seleccionado el tamaño por defecto 50 tal y como vemos en la imagen. Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en la propiedad Requerido el valor Si. Hacemos clic en el campo Apellidos alumnado para acceder a las propiedades de dicho campo. Escribe 30 en el Tamaño. Haz clic sobre el campo Dirección y asígnale Tamaño 30.Como el campo es opcional dejamos la propiedad Requerido a No. IES La Cañada Página 19

20 Haz clic sobre el campo Población y asígnale tamaño 15 para que aparezca por defecto el valor Madrid tenemos que cambiar su propiedad valor predeterminado. En el campo Código postal poner tamaño del campo entero largo y requerido No. Para que siempre tenga cinco dígitos definiremos una máscara de entrada. Vamos a ver como se hace una máscara de entrada para ello haz clic sobre la propiedad Máscara de entrada y teclea la máscara tal y como vemos en la siguiente figura: IES La Cañada Página 20

21 El 0 representa un digito numérico obligatorio y que si se introduce un valor este deberá contener obligatoriamente cinco cifras. Para que el código postal sea siempre menor que tenemos que cambiar la propiedad Regla de Validación. Para ello haz clic sobre la propiedad Regla de Validación y teclea < Al hacer clic en la regla de validación nos aparece: En esa ventana introducimos el valor <55000 y le damos Aceptar. IES La Cañada Página 21

22 Para mejorar esta regla de validación rellenamos la propiedad Texto de validación para que el usuario sepa por qué el valor introducido es incorrecto. Para ello hacemos clic sobre Texto de validación y teclea El código postal debe ser inferior a Este será el mensaje que saldrá cuando se intente introducir en el campo un valor mayor o igual a Vamos a comprobarlo nos vamos a la tabla de Alumnos en Vista hoja de datos en el campo código postal introducimos un valor por ejemplo y al dar Intro vemos que nos aparece: IES La Cañada Página 22

23 Ahora vamos a cambiar el campo de la fecha de nacimiento para ello haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento y haz clic sobre la propiedad Formato nos aparecerá una flecha con una lista desplegable, elige la opción Fecha corta. CREACIÓN DE RELACIONES Vamos a relacionar las tablas Alumnado y Cursos. La relación existente entre las tablas Cursos y Alumnado es de Uno a Varios ya que un curso tendrá varios registros relacionados en la tabla de Alumnado pero un alumno de la tabla de Alumnado solo podrá pertenecer a un curso por lo que la tabla principal será la de Cursos y la tabla asociada la de Alumnado. Haz clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de la base de datos. IES La Cañada Página 23

24 Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas. Seleccionamos la tabla Cursos y hacemos clic sobre el botón Agregar seleccionamos la tabla Alumnado haz clic sobre el botón Agregar. Nos aparecerá la siguiente ventana: Ahora nos colocamos sobre el campo de relación de la tabla principal es decir Código Curso de la tabla Curso. IES La Cañada Página 24

25 Pulsando el botón del ratón y manteniendo pulsado arrástralo hasta el campo Curso de la tabla Alumnado. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones: En la parte superior debe estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de estas el nombre de los campos de relación Código Curso y Curso. En nuestro caso el tipo de relación es de Uno a varios. Activa la casilla Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ella. IES La Cañada Página 25

26 Una vez hechas las relaciones entre las dos tablas nos aparecerá la siguiente ventana: AHORA VAMOS A MODIFICAR LAS RELACIONES Haz clic en el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos. Vamos primero a primero a practicar las operaciones de Mostrar y Quitar tabla. Para ello haz clic derecho sobre la tabla Curso selecciona la opción Ocultar tabla. La tabla ha desaparecido y también la relación asociada a ella, la relación ha desaparecido de la ventana Relaciones pero no se ha borrado. IES La Cañada Página 26

27 Ahora haz clic en el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas. El cuadro de diálogo Mostrar Tablas es: IES La Cañada Página 27

28 Seleccionamos la tabla Cursos. Haz clic sobre el botón Agregar. Hemos vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecido automáticamente la relación. Ahora queremos que cuando se borre un curso, se borren automáticamente todos los alumnos que tengan ese curso, para ello debemos modificar la relación. Haz clic sobre la relación, esta aparecerá resaltada. Haz clic en el botón Modificar relaciones en la pestaña Diseño, aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. IES La Cañada Página 28

29 Activa la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados. También queremos que cuando se modifique el código de un curso se actualicen automáticamente todos los alumnos que tenga este curso, parta ello activa la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. Haz clic en aceptar. Ahora vamos a practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta simple. IES La Cañada Página 29

30 Empezaremos por crear una consulta para ello abrimos la base de datos clases y haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla: Haz clic en la tabla Curso quedará así seleccionada. Haz clic en el botón Agregar, observa que aparece la tabla Curso en la zona de tablas de la ventana Diseño de consulta. IES La Cañada Página 30

31 Pulsa el botón Cerrar ya que la consulta se va a basar sólo en la tabla Curso. Ya tenemos la ventana diseño con la tabla añadida, vamos ahora a indicar que campos (columnas) queremos que aparezcan en la consulta. En la tabla de la zona de tablas tienes los campos de la tabla Curso y un * que representa todas las columnas. Haz clic sobre el asterisco y observa como aparece en la rejilla QBE el asterisco. IES La Cañada Página 31

32 Haz clic en el botón Ejecutar pestaña Inicio para ver el resultado. o el botón Vista Hoja de datos de la Ahora vamos a hacer Consultas simples. IES La Cañada Página 32

33 Para ello en la tabla Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes alumnos, por lo que vamos a crear una consulta tal que aparezca el Código del alumno y su código de curso para introducir los valores que vienen a continuación: Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. A continuación se abre el cuadro Mostrar tabla Haz clic en la tabla alumnado quedará seleccionada. Haz clic en el botón Agregar. Observa que aparece la tabla alumnado en la zona de tablas de la ventana diseño IES La Cañada Página 33

34 Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ya que la consulta se va a basar sólo en la tabla Alumnado. IES La Cañada Página 34

35 Vamos ahora a indicar qué campos (columnas) queremos que aparezcan en la consulta. Haz doble clic sobre el campo Código Alumnado de la tabla Alumnado y observa como aparece en la rejilla QBE. Haz doble clic sobre el campo Curso de la tabla Alumnado y observa como aparece en la rejilla QBE. IES La Cañada Página 35

36 Haz clic en el botón Ejecutar nos aparece la siguiente ventana: Introduce los siguientes datos: Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardamos nos pedirá un nombre la podemos llamar consulta alumno curso. IES La Cañada Página 36

37 También podemos hacer consultas más complejas por ejemplo que aparezca Nombre Alumnado, Apellidos Alumnado, Población, Fecha de nacimiento. La cuadrícula quedará de la siguiente manera: Para añadir campos a la rejilla también se puede hacer de la siguiente manera: Haz clic sobre la fila Campo de la primera columna de la rejilla, despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de la lista desplegable. IES La Cañada Página 37

38 Haz clic en el botón Ejecutar de la pestaña diseño. Cuidado en una consulta no podemos dar el mismo nombre que una tabla ya creada. La consulta que hemos creado será: También se pueden hacer consultas multitabla. Para ello hacemos clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. Haz clic en la tabla Cursos quedará así seleccionada, haz clic. Haz clic en el botón Agregar observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas. Haz clic en la tabla Alumnado quedara seleccionada. Haz clic con el botón Agregar observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas. IES La Cañada Página 38

39 Pulsa el botón cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede así: Con la primera columna indicamos que queremos todos los campos de Alumnado y con la segunda columna el nombre del curso asignado al alumno. IES La Cañada Página 39

40 Haz clic en el botón Ejecutar para ver el resultado: Ahora vamos a hacer un formulario Un formulario realmente es un informe de nuestra base de datos. Para ello vamos a la pestaña Crear y Asistente para formularios IES La Cañada Página 40

41 Hacemos clic en Asistente para formularios y nos aparece: Añadimos los campos que queremos que aparezcan, en nuestro caso hemos incluido Código curso, Nombre del alumno y Curso, de la tabla curso y de la tabla alumnos respectivamente. Hacemos clic en siguiente: IES La Cañada Página 41

42 En como desea ver los datos elegimos por Alumnado damos siguiente: Hacemos clic en siguiente y elegimos el estilo a aplicar, hay muchos estilos nosotros hemos elegido oficina clic en siguiente: IES La Cañada Página 42

43 En el título del formulario ponemos Alumnos Curso y hacemos clic en finalizar: IES La Cañada Página 43

44 IES La Cañada Página 44