MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO
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- Carmelo Villalobos Lagos
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1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: PAGO DE VIÁTICOS Y TRANSPORTE Dirigido a: Colaboradores y Órganos l Colegio Elaborado por: Encargada Tesorería, Jefatura Financiera, Jefatura Administrativa,. Número: POL/ PRO- TES05 Versión: 15 Agosto 2014 Fecha emisión: 15 Junio 2009 Revisado por: Comisión revisión Políticas. Reemplaza a: POL/PRO-TES05 versión 14, POL/PRO-TES14 versión 2 y POL/PRO-TES15 versión 2, POL/PRO-TES06 versión 1. Aprobado para entrar en vigencia: Sesión Ordinaria celebrada el , Acuerdo 13. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para el pago viáticos y transporte (kilometraje, bus o taxi) a los colaboradores y miembros los órganos l Colegio, acor con el Reglamento Gastos Viaje y transporte para funcionarios públicos emitido por la Contraloría General la República. POLÍTICAS GENERALES: 1. Se entenrá como viático aquella suma stinada a la atención gastos hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que se reconocen a colaboradores, directivos y miembros órganos cuando éstoss ban splazarse en forma transitoria su centro trabajo, o se habitual reuniones, con el fin cumplir con las obligaciones su cargo. 2. Se cancelará el pago viáticos y transporte a los miembros los órganos y colaboradores l Colegio, cuando se presente cualquiera las siguientes situaciones: a. Reuniones, capacitaciones obligatorias y/o representaciones fuera su centro trabajo, o se habitual reuniones. b. Giras trabajo. c. Sesiones cuando éstas se realicen fuera su lugar habitual. d. Otras gestiones propias su puesto fuera su se trabajo. e. Cuando por razones trabajo la persona se vea obligada a dormir fuera su domicilio, en razón la gira. f. Cuando exista disponibilidad transporte comprobada por parte l Colegio, no se cancelará el pago kilometraje. g. Cuando trabajen en horario extraordinario se pagará transporte en casos necesarios, previa autorización l. h. Los casos no previstos serán analizados y aprobadas conjuntamente por la Jefatura l partamento respectivo y el. i. Juramentaciones y Asambleas Generales, cuando éstas se realicen fuera la se ordinaria (centro trabajo o lugares sesiones) y fuera l perímetro establecido en el Reglamento Gastos Viaje y transporte para Funcionarios públicos, la Contraloría General la República.
2 3. Los montos correspondientes a alimentación, se cancelarán con base en lo establecido en el Reglamento gastos viajes y transporte para funcionarios públicos la Contraloría General la República. El pago l hospedaje se cancelará como máximo el monto establecido en la tabla creada por el Colegio, según lo establece el artículo 52 inciso e) ll Reglamento General l Colegio, contra presentación factura. 4. Para contar con el beneficio l pago alimentación se be cumplir el siguiente horario: a) Desayuno: Se reconocerá cuando la gira se inicie antes o a las sietee horas. b) Almuerzo: Se cubrirá cuando la partida se realice antes o a las once horas y el regreso spués las catorce horas. c) Cena: Se pagará cuando la partida se realice antes o a las dieciocho horas y el regreso spués las veinte horas. En casos especiales, previa justificación la Administración, podrá ampliarse el límite la partida, siempre y cuando el regreso se produzca spués las veinte horas y el funcionario haya laborado en forma continua antes su partida. Si la labor se realiza en la See Desamparados Alajuela se reconocerá ell monto establecido para almuerzo institucional en el restaurante l Centro Recreativo. 5. Únicamente se autoriza el pago hospedaje y viáticos para viajar s el día anterior a la realización las asambleas regionales para los lugares Coto, Pérez Zeledón, Limón y Guanacaste y regresando al terminar la asamblea regional. 6. Los pagos viáticos y l Colegio por: transporte serán aprobados según el artículo 52 l Reglamento General a. La a sus miembros, comisiones, Dirección u otros órganos l Colegio, excepto las Juntas Regionales. b. La Presincia o en su ausencia con el o la Fiscal a los colaboradores Auditoría Interna, Asesoría Legal y en casos excepcionales regulados en el punto anterior quien informará trimestralmente a. c. Las Juntas Regionales a sus miembros mediante acuerdo éste órgano, el cual berá ser emitido y firmado antes realizarse la actividad. No se pagará viáticos y transporte en caso asistencia a sesiones. d. El a los colaboradores, quien informará mensualmente por escrito a. 7. En los casos en que se requiera transporte, se cancelará el montoo pasaje autobús establecido; o el monto kilometraje correspondiente a un solo vehículo, lo anterior acuerdo al punto 8 las políticas generales. 8. Para el pago kilometraje se utilizará como base cálculo la tabla kilometraje aprobada por la Contraloría General la República y la tabla distancias l Ministerio Obras Públicas y Transportes. Dicho rubro se cancelará cuando no exista disponibilidad transporte en los vehículos propiedad l Colegio. En casos excepción se berá contar con el visto bueno por parte la Jefatura correspondiente en el caso colaboradores, o mediante acuerdo Junta Directiva en los casos sus miembros o otros órganos. 9. En actividas que el Colegio brin la alimentación, no se reconocerá los viáticos por este concepto, solo situaciones excepción valoradas por la Dirección. 10. No proce el pago parqueo para vehículos particulares, excepto los vehículos propiedad la Corporación.
3 11. El pago taxis para los miembros se autorizará excepcionalmente cuando no se cuente con disponibilidad vehículos propiedad la Corporación. La correspondiente autorización berá realizarse mediante acuerdo fundamentado este órgano. POLÍTICAS ESPECÍFICAS: 1. Para el pago viáticos y/o transporte se be presentar el formulario Solicitud pago Viáticos y/o transporte (F-TES01) bidamente lleno. 2. La solicitud pago posteriores al evento. 3. Todo pago viáticos y/o transporte se realizará por medio caja chica cuando la gira sea un solo día, o solicitud pago cuando la gira sea 2 días o más, respetando las políticas correspondientes. Se utilizará el F-TES08 cuando el alanto viáticos se realice por medio cheque o transferencia. 4. El pago servicio taxi se realizará l centro trabajo, al lugar más cercano en don se pueda hacer uso l servicio autobús que lo transporte a su lugar resincia, siempre y cuando se permanezca laborando spués las 7:00 p.m. En casos especiales la jefatura l partamento valorará si correspon o no el pago hasta su lugar resincia, quien en caso estar acuerdo lo trasladará al para su aprobación. 5. La Dirección realizará un estudio mercado diferentes zonas l país en los meses junio y diciembre cada año, con el objetivo actualizar la tabla viáticos por hospedaje que se le brindará a los colaboradores y miembros órganos en las giras que se presenten. Misma que será aprobada por con una vigencia 6 meses. 6. El pago hospedaje se brindará en lugares más cercanos al stino final la gestión. 7. No se entregará ningún liquidado. viáticos y/o transporte be ser tramitada máximo treinta días naturales alanto viáticos a la misma persona hasta que el anterior no se haya 8. El reconocimiento este pago está sujeto a las políticas y procedimientos l Colegio, por lo tanto no se consira un recho adquirido l colaborador. 9. Cuando se realicen giras, el colaborador be brindar un informe por escrito sobre la gestión realizada a su jefatura inmediata, en un plazo 3 días hábiles posteriores al finalizar la misma. ***FIN DE LA POLÍTICA*** DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCEDIMIENTO SOLICITUD DE VIÁTICOS Y TRANSPORTE: No. Actividad 1. Solicita un alanto, por medio solicitud cheque, utilizando el F-TES08, cuando el monto supera al establecido por caja chica, y/o cuando la gira sea 2 días o más, el cual queda sujeto a liquidación, la suma dinero establecida como viáticos en el punto dos las Políticas Generales respetando la POL/PRO- TES01 o POL/PRO-TES02 según corresponda. 2. Liquida el alanto viáticos: Responsable
4 a) Si el alanto se giró por medio caja chica: se be llenar el formulario Solicitud viáticos y/o Transporte (F-TES01) y respetar la POL/PRO-TES02. b) Si el alanto se giró por medio cheque: se be liquidar en un plazo máximo cinco días posterior a la actividad, llenar los formularios Solicitud viáticos y/o Transporte (F-TES01), Liquidación alanto gastos (F-TES08), entregar el dinero sobrante al cajero para que le confeccione el respectivo recibo y respetar la POL/PRO-TES Presenta al custodio caja chica la boleta (F-TES01) con la liquidación caja chica para el reintegro l dinero, cuando no hubo alanto viáticos o vale caja chica. 4. Recibe la liquidación, revisa que cumpla los requisitos según corresponda. 5. Traslada a la Unidad Contabilidad la liquidación l alanto viáticos que se giró por medio cheque. 6. Entrega a la Presincia, un informe trimestral los pagos viáticos realizados a los miembros,, Auditoría Interna, Asesoría Legal, Comisiones y Tribunales; y en forma mensual a la Dirección los pagos realizados a los colaboradores l Colegio. 7. Presenta trimestralmente a, el informe los pagos realizados a los miembros,, Auditoría Interna, Asesoría Legal, Comisiones y Tribunales. 8. Presenta mensualmente a, el informe los pagos realizados a los colaboradores l Colegio. Cajero / Custodio Caja Chica Cajero Asistente Contabilidad Presinte Junta Directiva No. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE TABLA PARA HOSPEDAJE: Actividad Responsable 1 Verifica y compara con el cuadro vigente, la existencia al menos tres hoteles en cada zona y en un estándar calidad similar. 2. Busca en la guía telefónica y por internet otras opciones hoteles, en caso que los consultados en ocasiones anteriores ya no existan o su estándar calidad no sea similar a los otros. 3. Envía a los hoteles a consultar, vía correo electrónico o fax, el formulario F-DE-05 brindando un plazo 5 días naturales para su respuesta. 4. Consulta vía telefónica y llena el formulario F-DE-06, en caso que algún hotel no brin respuesta vía correoo electrónico o fax, en el tiempo establecido. 5. Realiza la tabla comparativa los hoteles con los datos arrojados en el estudio y efectúa un promedio estos, amás incluye una columna con el montoo hospedaje autorizado por la Contraloría General la República, monto autorizado actual, monto recomendado y tarifas obtenidas l periodo anterior. 6. Realiza dictamen para presentar ante la propuesta hospedaje para el siguiente semestre 7. Revisa, aprueba y firma el dictamen hospedaje l siguiente periodo (1 o 2 semestre según corresponda). 8. Agenda el dictamen hospedajes para el siguiente periodo, en asuntos la Dirección para presentar ante.
5 9. Presenta ante el dictamen hospedajes para el siguiente periodo 10. Analiza y aprueba vía acuerdo la tabla hospedaje la Corporación paraa el siguiente semestre 11. Traslada a la Dirección, Jefe Financiero y Encargada Tesorería el acuerdo aprobación tabla hospedaje la Corporación para el siguiente semestre. 12. Informa vía correo electrónico a todos los colaboradores, la actualización la tabla hospedaje la Corporación para el siguiente semestre y la actualizaa en intranet. *** FIN DEL PROCEDIMIENTO *** Secretaria Unidad Secretaría Encargada la Unidad Tesorería. HISTÓRICO DE VERSIONES Versión Fecha cambio Breve scripción l cambio Políticas generales punto 5, incisos b y c, incluyendo a la Asesoría Legal. Políticas Específicas inclusión punto 5. Procedimiento puntos 6 y 7 inclusión Asesoría Legal Política general 5, incisos b inclusión Fiscal en ausencia Presinte, e inciso c, el pago viáticos no aplica en caso asistencia a sesiones Inclusión punto 5 las políticas específicas y subprocedimiento actualización tabla para hospedaje Inclusión punto 9 las políticas específicas Inclusión un punto 5 las políticas generales. Acuerdo 11 la sesión l Punto 3 políticas específicas, diferenciación por tiempos para el alanto viáticos para giras. Solicitado por Unidad Tesorería y Dirección Dirección Dirección Unidad Tesorería
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