PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Transcripción

1 Revisó: Jefe Sección Profesional División Financiera Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades a seguir para solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). Aplica a todas las solicitudes de certificados de disponibilidad presupuestal (CDP) que efectúen las Unidades Académicas y/o Administrativas y Proyectos. NORMATIVIDAD Acuerdo del Consejo Superior. 67 de 2003, Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander Por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander. Decreto 111 de 1996 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (Artículo 89, 112 y 113) Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto. Decreto 568 de 1996 de la Presidencia de la República, Artículo 19 y 20. Por el cual se introducen algunas modificaciones al Decreto 568 de Decreto 4730 de 2005 de la Presidencia de la República, Artículo 18. Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. Acuerdo del Consejo Superior. 097 de 2015, por el cual se dictan normas presupuestales para el funcionamiento de la unidad especializada de salud de la Universidad Industrial de Santander. Ley 715 de Artículo 67, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 365 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salu d, entre otros. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Apropiación Presupuestal: Partidas que aparecen en el presupuesto de gastos y señalan los topes máximos de gasto para ser comprometidos o ejecutados durante la vigencia anual correspondiente. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado. CS: Consejo Superior

2 Código : PFI.06 Página 2 de 6 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Disponibilidad presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte. SIF: stema de Información Financiero. UAA: Unidad Académica y/o Administrativa. CONSIDERACIONES Para llevar a cabo la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), se deben cumplir los siguientes requisitos: - El rubro que se afectará debe contar con disponibilidad presupuestal suficiente. - El concepto por el cual se solicita el CDP debe corresponder con el rubro que se afectará - Se debe tener en cuenta el Gravamen a Movimientos Financieros dependiendo del Fondo que se trate. - Deberá solicitarse previamente o tener la misma fecha de adquisición del bien o servicio. Art. 37 del Estatuto Presupuestal. Los ordenadores del gasto de las UAA y/o Proyectos están facultados para realizar autorizaciones de: cuentas, solicitudes de CDP, modificaciones presupuestales y traslados de fondos por adquisición interna de bienes y servicios en los casos en que se requiera. Los CDP s pueden ser expedidos de manera global o individual. Al cierre de cada vigencia, los CDP s expedidos fenecen ya que corresponden a la anualidad del presupuesto respectivo.

3 Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Identifica la necesidad de adquirir bien y/o servicio Solicitar CDP 1. Identifica la necesidad de adquirir un bien y/o servicio. UAA y/o Proyecto 2. Consulta disponibilidad presupuestal 2. Consulta en el SIF la disponibilidad presupuestal en el rubro o rubros que se quieren afectar. Secretaria de la UAA y/o Funcionario Disponibilidad suficiente? A Pág.4 Requiere Modificación Presupuestal? B Pág.4 3. Modificación Presupuestal 3. Se lleva a cabo el Procedimiento de Modificación Presupuestal. Sección PFI.01 - Procedimiento Modificación Presupuestal Modificación aprobada? 4. Informa a la UAA y/o Proyecto FIN 4. En caso de que la modificación presupuestal no sea aprobada, informa a la UAA y/o Proyecto y devuelve documentos. Jefe Sección

4 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA A 5. Solicita CDP 5. existe disponibilidad presupuestal suficiente y cumple con los demás requisitos (Ver Consideraciones), solicita CDP en el SIF registrando la descripción detallada y clara del bien o servicio a adquirir, código de la UAA y/o proyecto, rubro y valor correspondiente. Secretaria de la UAA y/o Funcionario 6. Estudia solicitud 6. Revisa en el SIF las solicitudes de CDP, verifica que exista disponibilidad presupuestal para los rubros que se quieren afectar y que se cumplan los requisitos correspondientes. Aprueba solicitud? 7. Asigna CDP 7. Una vez cumplidos todos los requisitos, acepta la solicitud de CDP en el SIF, el cual genera automáticamente el número del CDP. FIN 8. Registra motivo de no aceptación 8. se presentan inconsistencias, rechaza la solicitud de CDP y registra en el SIF el motivo de no aceptación. 9. Consulta, analiza y corrige inconsistencias 9. Consulta en el SIF el motivo de no aceptación, analiza, corrige inconsistencias y solicita nuevamente CDP. (Ver Consideraciones). Secretaria de la UAA y/o Funcionario

5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Descomprometer un CDP B 10. Identifica necesidad de descomprometer CDP 10. Identifica la necesidad de descomprometer un CDP. Ordenador del Gasto 11. Envía solicitud en físico 11. Envía solicitud en físico debidamente firmada y Secretaria de la UAA justificada por el ordenador del gasto, a la Sección de y/o Funcionario donde se mencione el número de CDP, rubro, Solicitud firmada y UAA y valor a descomprometer. justificada 12. Verifica en el SIF la información 12. Verifica en el SIF la información suministrada. Presenta inconsistencias? 13. Descompromete el CDP FIN 13. no presenta inconsistencias, procede a descomprometer el valor solicitado del CDP. 14. Devuelve solicitud para corrección 14. presenta inconsistencias se devuelve a la UAA la solicitud para ser corregida.

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Febrero 8 del 2000 Resolución 041 del 2000, por la cual se aprobó el procedimiento de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para la generación del compromiso presupuestal. 02 Diciembre 04 de 2007 Adecuación del documento al stema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos. Inclusión de objetivo, alcance, normatividad y definiciones. Especificación de los responsables de las actividades. Se amplían y detallan las actividades en general. 03 viembre 19 de 2009 Complemento de los responsables en las actividades. 04 Septiembre 05 de 2016 Modificación en las consideraciones cambiando el Jefe de División Financiera por los ordenadores del gasto de las UAA y/o Proyectos como personal facultado para realizar autorizaciones de cuentas, inclusión de un requisito y dos consideraciones. Inclusión del Acuerdo del Consejo Superior. 097 de 2015 y la Ley 715 del 2001, Art. 67. Inclusión en el procedimiento las actividades a realizar para descomprometer un CDP, incluye las actividades 11 a la 14.