MUNICIPALIDAD DE CABRERO DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 MUNICIPALIDAD DE CABRERO DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO REF. INFORME DE AUDITORIA AL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, SECCIÓN BODEGA MUNICIPAL. CABRERO, 07 DE MAYO Con Fecha 07 de mayo de 2013, el infrascrito se constituyo en el Departamento de Administración y Finanzas, con el objeto de realizar Auditoria en la Bodega Municipal. 1.- Objetivo La Auditoria tiene como finalidad examinar el proceso de Bodega, verificando la veracidad y fidelidad de sus procedimientos y evaluar el control de bodega y cada una de las funciones que se encuentran establecidas en Reglamento Interno de Organización Municipal Según Decreto Alcaldicio Exento Nº 1724, de fecha 24 de mayo de 2010, también, Reglamento de Bodega según Decreto Alcaldicio Exento N º 2473, de fecha 28 de octubre de 2002, y su modificación con Decreto Alcaldicio Exento N 4986 el 26 de diciembre Antecedentes Generales El examen se efectuó de acuerdo a las normas de auditorias generales aceptadas, abarcando pruebas de validación respectivas en terreno y otros procedimientos técnicos necesarios, en conformidad con lo dispuesto en el articulo N º 29 de la Ley n º Orgánica Constitucional de Municipalidades. 3.- Evaluación del Control Interno

2 3.1- Manual de procedimientos La estructura y organización interna de la Bodega Municipal, depende del Departamento de Administración y Finanzas, se encuentra contenida en el Reglamento Interno, aprobado por Decreto Alcaldicio N º 1724, de 24 de mayo de Relacionado con la auditoria realiza 22 de noviembre del 2012, la unidad de control manifestó realizar un seguimiento a la bodega y revisar nuevamente los procesos de acuerdo al reglamento de bodega, de esto arrojo el siguiente resultado. I. GENERALIDADES La unidad de control se presento el día 09 de enero de 2013, para realizar seguimiento a la auditoría realizada en noviembre de 2012, al empezar a revisar esta unidad de control se percata que la bodega no está al día, es decir hay evidentes atrasos de ingresos y egresos al sistema lo que no permite verificar si los procesos se realizan de acuerdo a la norma, posteriormente se realizo la segunda visita el 14 de enero de 2013, la misma situación y finalmente la última visita se realizo el día 18 de enero de 2013, donde lo ocurrido no cambio en nada. La encargada que se encontraba en ese momento Sra. Lilian Osorio, manifestó verbalmente que estaba atrasada en 15 días mas o menos y que no estaba al día porque el otro funcionario se encontraba con licencia médica. El funcionario converso con la encargada y le manifestó que se debe mejorar los procesos de la bodega y posteriormente se envió un correo al Administrador Municipal con copia al Sr. Alcalde, manifestando lo ocurrido en el mes de enero (Adjunta correo) II. ENTRADA DE MATERIALES A BODEGA a) La recepción física de materiales de parte de la bodega se realiza. No obstante al ingresar a bodega los materiales el reglamento indica que se debe avisar a los interesados a través un correo electrónico y la vez un llamado por teléfono, la encargada solo avisa en forma verbal y por teléfono, no hay registro de correos a las unidades solicitantes. Esto permitirá verificar los tiempos de entrega de los proveedores a la Municipalidad de Cabrero. b) Una vez recepcionado físicamente, la encargada debe ingresar al sistema de bodega imprimir el registro firmar y archivar, esto a la

3 III. IV. hora de la revisión de la esta unidad nada de esto se está cumpliendo la bodega no está al día, de a mediados de abril lo que a la hora de revisión de contraloría seria un problema. SALIDA DE MATERIALES DE LAS BODEGAS La salida de bodegas se realiza en forma física y esto se está cumpliendo, sin embargo lo correspondiente a los registros van de la mano con el control de los materiales una vez ingresada los egresos de materiales al sistema de bodega, el sistema descuenta automáticamente los egresos y formula un stock, pero como la bodega carece de actualización diaria no se cumple la mayoría de los punto de lo correspondiente a las salidas de bodega, situación no acorde con el reglamento. DE LOS MATERISLES EXEDENTES Y SU TRATAMIENTO La unidad de control al momento de revisar materiales conjuntamente con la encargada visualizo una serie de materiales la mayoría cajas de cerámicas, la encargada hace mención que son materiales ingresados como excedente, de programas controlados por Sr. Jhon Ramírez. El reglamento en este punto indica, como se debe realizar los procedimientos para ingresar los materiales excedentes a la bodega, sin embargo, no fue cumplido el proceso por la encargada de bodega, por no mantener la bodega actualizada con todos los documentos referentes a estos procesos. V. MATERIALES Y ARTICULOS DONADOS A LA MUNICIPALIDAD. VI. VII. VIII. IX. No hay materiales donados según lo informado DE LOS BIENES MUEBLES INVENTARIABLES. Referente de los bienes inventariables la encargada debe registrar los bienes en bodega y posteriormente enviar a oficina de inventarios para su registro, esto al momento de la revisión no se cumple por que la bodega está atrasada en los ingresos de materiales al sistema. MATERIALES RECEPCIONADOS EN OBRA. No hay registro de este punto. MATERIALES RESIDUALES. No hay registro de este punto. INVENTARIOS FISICO. El inventario físico para cualquier bodega es una herramienta indispensable que permite mantener una bodega idónea y si hay

4 observaciones, tener claro cual son las des cuadraturas y porque motivo se registra, también es un ente que permite verificar un stock antes de comprar, además, se logra mantener una bodega valorizada que puede ayudar una planificación de un proyecto y lo más importante saber qué tipo de materiales y cuantos es lo que tenemos en nuestra bodega. El reglamento aprobado por decreto alcaldicio N 4986, de 26 de diciembre de 2012, estipula que el encargado de bodega tendrá la responsabilidad de realizar al menos un inventario físico al mes seleccionando productos al azar, con una cantidad mínima de 150 productos y un inventario físico global, programado una vez cada 6 meses. No obstante la encargada de bodega no mantiene una bodega actualizada y mucho menos podrá realizar un inventario selectivo de 150 productos al azar una vez al mes. Para realizar un inventario físico selectivo no es necesario parar la bodega. Para el inventario semestral se puede parar un día viernes la bodega con una panificación como corresponde. X. La unidad de control recalca lo expresado en auditoria anterior que es muy importante mantener una bodega ordenada actualizada y de acuerdo a la norma, esto no se cumplió en primera auditoria y no se cumple en este seguimiento. XI. SERVICIOS XII. No hay registra de servicio. AYUDAS SOCIALES. No hay registro de ayudas Recurso Humano El personal de la bodega, la compone el Encargado de Bodega Srta. Lilian Osorio N., es funcionaria con responsabilidad administrativa y se ajusta a la norma. Es importante, mencionar que la cantidad de funcionarios no es la optima al movimiento de bodega según visitas a terreno por parte de esta unidad.

5 3.3- Inventario Físico físico. Se realizo visita a Bodega para realizar inventario El inventario se realizo el 7 de mayo de 2013, se procedió a contar los materiales físicos por familia y dentro de cada familia se inventario al azar, este inventario se muestra lo siguiente: Código 16 Familia Mantenimiento y red inmuebles. 1 Pino cep. 2x2x Terciado 12 mm Esta familia no presenta diferencias en un material pero en el otro diferencia negativa. Código 25 Familia maquinaria y Equipos 1 Bomba dosificadora Destrozadora sthil Esta Familia presenta dos materiales con diferencias negativas. Código 39 Familia productos químicos, 1 Hipoclorito lts Esta Familia presenta un material con diferencia negativa. Código 103 Familia ferretería

6 1 Disco de corte Disco de diamantado Cerámicas azul trama cajas Esta Familia presenta todos los materiales con diferencias negativas que no se ajusta a la norma de bodega. Código 104 Familia construcción 1 Cerámicas 20x30 muro cajas Planchas Zinc 3.66 x Cemento Esta Familia presenta un material con diferencia negativa, además dos materiales con diferencia positiva, no se ajusta a la norma. Código 114 Familia Combustibles, 1 Bencina litros Esta Familia presenta un material con diferencia positiva, no se ajusta a la norma Es importante destacar que sin una bodega actualizada, no se puede tomar decisiones correctas y si se toman de sobremanera serán erradas.

7 4.- Conclusión En general no se esta cumpliendo con lo establecido en el Reglamento interno de la Municipalidad de Cabrero, específicamente en el reglamento de bodega sancionado por decreto Nº 4986, donde estipula los procedimientos que la bodega que deben cumplir. Los funcionarios de bodega anteriormente a cargo y ahora la encargada de bodega actual no han cumplido de acuerdo a los reglamentos y normas registradas en la Municipalidad de Cabrero. La unidad de control ha realizado los seguimientos de la auditoría realizada en noviembre de 2012, donde arrojo resultados idénticos, es por eso que nuevamente se informa la situación que está ocurriendo en Bodega Municipal, a la administración en curso. La dirección de control sugiere, en primera instancia que se realice un estudio de tráfico de ingreso e egresos de materiales para poder determinar cuántos funcionarios se necesita para el buen funcionamiento de la bodega. Por lo anterior se deja constancia de las posibles responsabilidades administrativas que puedan surgir mas adelante. Se debe a la brevedad regularizar las observaciones de este informe para mantener una bodega como exige el reglamento. usted. Sin nada más que decir se despide atentamente de EDGARD VALENZUELA SAAVEDRA DIRECCIÓN DE CONTROL