PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO

Transcripción

1 ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ FIRMA NOMBRE José Alexanr Neuta Teresa Cabrera Sergio Mauricio Zúñiga Ramírez CARGO Lír Gestión Recursos Subdirectora Administrativa y Financiera Gerente FECHA 06/05/ /04/ /04/2015 Página 1 14

2 CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLES DEFINICIONES GENERALIDADES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 6 LISTA DE ANEXOS...12 Página 2 14

3 1. OBJETIVO Establecer, planear y ejecutar el proceso registro y control inventarios activos, insumos y más elementos que hacen parte la empresa ese municipal. 2. ALCANCE Contempla una serie criterios s el momento la recepción insumos y activos en almacén, mediante registros hasta su distribución, salvaguarda y conservación los mismos. 3. RESPONSABLES PROFESIONAL EN EL AREA DE ALMACEN Y ACTIVOS FIJOS Custodiar, planear y velar por el cuidado los bienes la empresa Apoyo en el sarrollo comité compras. Garantizar la administración almacenamiento, conservación y distribución los activos e insumos. Verificar periódicamente el estado y funcionamiento los activos fijos la institución. TECNICO DE ALMACEN E INSUMOS Manejo las existencias l almacén y/o boga Recepción Insumos Levantamiento ficha técnica Realizar inventario trimestral AUXILIAR ADMINISTRATIVA Apoyo en la recepción insumos y activos Apoyo en el levantamiento la ficha técnica insumos Ingreso al módulo dinámica Gerencial módulo activos fijos para asignación placa (intificación) cada uno los activos Página 3 14

4 TECNICO DE ACTIVOS FIJOS Recepción activos Intificación l activo (placa inventario) Diligenciamiento acta inventario Asignación responsables Actualización inventario por movimiento activos y/o cambio responsable Realizar inventario semestral 4. DEFINICIONES Inventario físico almacén: Es una forma verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado conservación y condiciones seguridad. Tangibles:Que se pue tocar o percibir por medio l tacto, pue percibir manera clara y precisa Equipos: Pue cirse que se trata l conjunto máquinas y dispositivo que se necesitan para llevar a cabo tareas propias una oficina. Proceso: Se nomina proceso a la consecución terminados actos, acciones, sucesos o hechos que ben necesariamente sucerse para completar un fin específico 5. GENERALIDADES La E.S.E Municipal Manuel Castro Tovar Pitalito con el fin ejercer control, custodiar, planear y velar por el cuidado los bienes propiedad la empresa realiza inventarios así: Inventario Almacén : Controlar existencias insumos e intificar la rotación estos Página 4 14

5 Inventario Activos Fijos : conocer el estado actual cada uno los bienes la empresa, su ubicación y custodia por parte cada uno los responsables Este proceso empieza s la entrada que se realiza en cada uno los módulos l programa Dinámica Gerencial acuerdo a su naturaleza; Insumos (técnico Insumos) y activos (auxiliar Administrativa). Para el caso Insumos se realiza inventario valorizado trimestral en compañía l asesor contable con el fin ejercer control en las existencias en el almacén y boga, este se imprime directamente l programa Dinámica Gerencial módulo inventarios. Para el caso Activos Fijos se realiza inventario al inicio año con respectiva acta asignación responsables y se actualiza cada seis meses por cambio responsables y/o firma paz y salvo, cada vez que se realiza algún movimiento equipos se diligencia Formato Único Movimiento Activos con el fin realizar su respectiva actualización Página 5 14

6 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. Intificación y rotulación inventarios Los bienes se encuentran clasificados en los módulos l área almacén y activos según su naturaleza, (insumos o activos) a los cuales se les ha dado la entrada previamente por la auxiliar administrativa y el técnico almacén e insumos. De acuerdo a esta clasificación se realiza la ficha técnica si son insumos, material médico quirúrgico y odontología, y por el contrario, si son activos se realiza la planilla don se scribe talladamente el inventario a entregar certificado con la firma l responsable y se realiza el respectivo plaqueteo acuerdo al número inventario que genera el programa contabilidad utilizado(dinámica) Se fine su distribución acuerdo al requerimiento recibido. Lír l proceso almacén Técnico activos Técnico almacén e insumos Acta entrega inventario activos. Ficha técnica insumos Placa en el equipo Página 6 14

7 2. Asignación l responsable Se hace entrega a la persona encargada l área stino con su respectiva orn spacho para el caso insumos y el acta entrega don se talla la ficha técnica, estado en el que se encuentra para el caso activos Lír almacén y activos Técnico activos Técnico almacén e insumos Actas entrega inventario activos. Ornes spacho para insumos. Firma el responsable l área, el técnico activos y el lír l proceso almacén. 3. Actualización inventario según asignación Se recepciona solicitud enviada l área respectiva en cuanto al cambio l responsable encargado. Se realiza la respectiva revisión l inventario entregado para verificar si se encuentra todo y dar el respectivo paz y salvo Lír l proceso almacén y activos, técnico activos -Subdirección Administrativa y Financiera y/o subdirección Científica Oficio requerimient o Actas entrega inventario activos. Se hace entrega mediante acta respectiva al nuevo responsable. Página 7 14

8 4. Realización inventarios Se realizara cada seis meses para activos Para insumos se realizará cada tres meses. Lír l proceso almacén y activos Técnico activos y técnico almacén e insumos Acta entrega firmados por el responsable y fecha actualizada Contadora 5. Ajuste inventario según novedas Este ajuste se hace acuerdo al inventario inicial y al realizado en lo estipulado en el cronograma inventarios Lír l proceso almacén,técnico activos, Formato único para el movimiento activos fijos Página 8 14

9 6.1 BAJA DE BIENES ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. Recepción solicitud Baja bienes Se recepciona solicitud enviada l área respectiva Mediante oficio don se reporta el estado l equipo para baja (activos) e Insumos Lír l proceso Almacén y Activos Fijos Técnico Activos Oficio 2. Traslado l bien a boga 3. Registro Fotográfico 4. Clasificación los bienes Traslada el bien mueble dictaminado para baja a la boga Toma registro fotográfico l bien mueble. De acuerdo a su naturaleza contable se clasifican los bienes para baja así: Maquinaria y equipo Equipo médico y científico Muebles, enseres y equipo oficina Equipos comunicación y computación Equipos transporte, tracción y Técnico Almacén Técnico Activos Técnico activos Técnico Activos Técnico Almacén Formato Único para el movimiento Activos. Registro Fotográfico Página 9 14

10 elevación Equipo comedor, cocina, spensa y hotelería Insumos 5. Informe Elabora informe relacionando los bienes muebles para baja especificando: Descripción l bien Número placa (inventario) Valor histórico Valor preciado Denominación contable Estado Registro fotográfico Lir l Proceso Almacén Y activos Fijos Técnico Activos Informe 6. Convocatoria comité Baja 7. Comité Bajas Convoca al comité técnico inventarios y baja bienes, quien orienta la verificación l estado los bienes la empresa, y discierne sobre la baja y stino final los bines dictaminados Emite concepto sobre el estado los bienes muebles la empresa, seleccionando como opciones para el stino final los mismos, la donación, la Subdirección Administrativa Integrantes Comité Bajas Circular Acta Página 10 14

11 incineración, la venta directa y/o la chatarrización. 8. Acto administrativo Expi acto administrativo autorizando el stino final los bienes muebles para baja 9. Salida l bien mueble l Realiza la Inventario sincorporación l inventario Sistema Gestión Gerencial, los bienes muebles e insumos autorizados para baja. Asesor Jurídico Técnico Activos Técnico Almacén Acto Administrati vo Salida Activos (reporte generado l sistema) Página 11 14

12 LISTA DE ANEXOS Anexo A. GR-R-019 Acta entrega inventario activos. Anexo B. Orn spacho (generado por el sistema). Anexo C. Ficha técnica Insumos (digital). Anexo D. Formato único Movimiento Activos. Anexo E. Salida activos (generado por el sistema) Página 12 14

13 Anexo A. GR-R-019 Acta entrega inventario activos. ACTA DE ENTREGA DE INVENTARIO DE ACTIVOS SEDE: RESPONSABLE: ÁREA: N DE INVENTARIO NOMBRE DEL ELEMENTO CANT. MARCA MODELO SERIAL ESTADO c.c RECIBE c.c ENTREGA Código GR-R-019 Versión 1 Página 13 14

14 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Versión inicial implementación SGC Actualización Página 14 14