Guía de buenas prácticas Consejos para establecer su Data Room

Transcripción

1 Consejos para establecer su Data Room Saque el máximo provecho a su Data Room! La Guía de buenas prácticas ofrece útiles sugerencias sobre la digitalización de documentos y la creación de un índice. Acerca de Drooms Drooms es un especialista en soluciones para la gestión de la información confidencial. Hemos desarrollado el data room más seguro y rápido del mercado para facilitar a las empresas los procesos de trabajo en los que se manejan documentos confidenciales. Hemos participado en miles de proyectos desde el año 2001, gracias a lo cual hemos adquirido una cantidad significativa de experiencia y conocimiento técnico que nos ha permitido incorporar seguridad, transparencia y eficiencia a nuestras soluciones. Nos gustaría compartir nuestra experiencia con usted a través de esta guía y así ayudarle en la preparación de su data room virtual para que le saque el máximo rendimiento. GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS Si desea una mayor información sobre gestión de datos diríjase a

2 Preparando sus archivos y documentos Archivos físicos y documentos Para conseguir mejores resultados durante el proceso de escaneado, por favor considere los siguientes puntos a la hora de preparar los documentos: Todos sus documentos confidenciales los manejan experimentados Project managers del equipo de Drooms Use separadores para separar los diferentes documentos dentro de un archivo Para facilitar el proceso de escaneado, por favor evite usar: Documentos encuadernados, grapas, clips, clip de carpeta, Índices Post-it, Notas Post- it, Divisores de páginas Los documentos encuadernados podrían incrementar significativamente el tiempo necesario para explorar y digitalizar sus documentos. En la medida de lo posible intente tenerlos preparados con antelación. Documentos electrónicos Los archivos más habituales como imágenes PDF, archivos Office, pueden visualizarse directamente en Drooms. Los archivos en otros formatos han de ser descargados por el usuario para su visualización. Definir una buena estructura de carpetas y ficheros garantiza una mayor eficacia y velocidad a la hora de cargar la documentación en el Data Room. No utilice nombres de ficheros excesivamente largos que impidan una rápida localización e indexación. Genere soportes cifrados de datos o bloqueados por contraseña si piensa enviarlos en dispositivos externos (DVDs, USB, discos duros, etc.), que garanticen la confidencialidad de la documentación antes de almacenarla en el Data Room. ARCHIVOS EXCEL Asegúrese que todas las áreas de impresión están correctamente establecidas para los documentos Excel Guarde los documentos Excel en formato PDF antes de cargarlos (a menos que el uso de las fórmulas sea absolutamente necesario) DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS Al digitalizar sus documentos una resolución máxima de 200 dpi será suficiente Sólo debe escanear a color cuando sea necesario usar color en un documento para visualizar la información. Los colores añaden tamaño al documentos digital y por esa razón resultan más lentos de cargar que un documento en blanco y negro El objetivo debe ser contar con el menor tamaño posible de archivo durante el proceso de digitalización SUGERENCIAS ADICIONALES No envíe documentos electrónicos protegidos con contraseña Con el fin de facilitar la correcta asignación de documentos dentro del data room, asegúrese de que los documentos tienen los mismo títulos que aquellos utilizados en el listado del índice correspondiente 2 / 5

3 Configurando su data room virtual Copiando una estructura de carpetas Hay diferentes formas de configurar un data room. Una opción para configurar su data room es utilizar la función de importar archivos. Simplemente estructure los documentos en su ordenador y cargue las carpetas y archivos directamente en el data room usando la función de " arrastrar y soltar. Su estructura se transfiere exactamente igual con un solo clic y se indexará automáticamente. Las carpetas y archivos tienen que ser organizados en la misma estructura en su ordenador local como se supone que tienen que ser organizados en la data room ORGANIZACIÓN DE SUS ARCHIVOS Y CARPETAS Las carpetas y los archivos deben ser nombrados de una manera correcta tanto alfabética como numéricamente para crear una estructura coherente Cada punto del índice solo puede contener un documento Elimine los archivos del sistema innecesarios antes de cargarlos en el data room (por ejemplo, elimine Thumbs.db o archivos Office temporales) CARGA DE DOCUMENTOS Para garantizar la máxima velocidad al cargar los documentos en el data room, guárdelos antes en un directorio local de su ordenador. El tamaño máximo de archivo es de 600 MB Puede aumentar de tamaño su data room en cualquier momento usando la función de Importar Usando un índice predefinido Otra opción es configurar el data room con la ayuda de un índice predefinido. Para hacerlo así, tendrá que asignar todos los archivos a los diferentes puntos del índice vía un documento Excel. Ejemplo de un índice en Excel. ARCHIVO EXCEL Observe el ejemplo de la Figura 1 Ejemplo de un Índice Excel donde en la columna A se enumeran los números del índice, en la columna B se enumera la descripción del índice y en la fila 1 se incluye en cada caso el encabezamiento de la columna Un índice consiste en números enteros. Los números del índice están separados por puntos (p. ej ). Para nombrar, se deben evitar los números romanos, letras o ceros La descripción del índice puede contener hasta 400 caracteres Debe de evitar los saltos de página dentro del índice, las columnas y las filas vacías Evite símbolos tipo %$&#* AL CREAR NOMBRES DE ARCHIVOS Asegúrese que el nombre del archivo contiene el número del índice, que tiene que ser puesto al principio de la celda, (p. ej Property.pdf). El nombre del documento puede ser también el número del índice (p. ej pdf). 3 / 5

4 Apoyo adicional a la gestión de proyectos Además de los servicios de gestión estándar, que generalmente están incluidos sin cargo adicional en la propuesta que le enviamos, los siguientes servicios adicionales están disponibles sin costes adicionales (y valorados en su oferta). Nuestros horarios de atención son de Lunes a Viernes de 8 a.m. a 8 p.m CET La gestión de proyecto fuera de los horarios de atención, consultas adicionales que requieren tiempo de nuestros Project managers, etc. Procesamiento de hojas de Excel que no hayan sido pre formateadas para la impresión (ocurre solo después de la consulta) Renombrar documentos electrónicos y/o finalización del índice mediante la inclusión de información derivada de documentos originales Manejo de documentos compartidos, vinculados y/o de cualquier otra manera incompletos Renombrar las listas del índice y documentos Trabajo de preparación si los archivos originales proporcionados no son los adecuados Re organización de la data room en respuesta de alteraciones posteriores al índice hechas por el cliente Solicite una copia en DVD de su data room En cualquier momento puede solicitar copias en formato DVD de su Data Room que evidencien el contenido del mismo. El proceso de creación de los DVDs no supera en ningún momento las 24 horas siempre y cuando la solicitud se realice de lunes a viernes. Junto con los DVDs se acompaña un certificado de autenticidad del contenido emitido por Drooms. El envío de los DVDs y del certificado dependerá de las condiciones de mensajería contratadas por el cliente. En el caso de proyectos excepcionalmente grandes o cuando se solicita un gran número de DVDs, los periodos de los tiempos de entrega pueden dilatarse por el gran volumen de información a tratar. Nos pondremos en contacto con usted en tal caso. 4 / 5

5 Tiene más preguntas? No dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de atención al cliente: Teléfono: Correo electrónico: Nuestro equipo está a su total disposición. sistema Requisitos mínimos recomendados del WINDOWS Windows XP SP2, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows 7, 8 Procesador de 1.4 GHz o mayor 512MB de RAM o más 200MB de espacio en el disco duro o más Cualquier navegador web para la descarga instalación de Drooms Hay que disponer de acceso a internet y tener abiertos los puertos estándar 80 (http) y 443 (https) Por favor contacte con nosotros, si su compañía presenta un servidor PROXY. MAC Mac OS X 10.6 y mayor Ordenador Macintosh con procesador Intel x MB de RAM o mayor 200 MB de espacio libre en el disco duro o mayor Cualquier navegador web para la descarga e instalación de Drooms. Hay que disponer de acceso a internet y tener abiertos los puertos estándar 80 (http) y 443 (https) Hay que instalar Jave 6 durante el proceso de instalación 5 / 5