En esta lección vamos a ver algunos aspectos avanzados sobre el

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1 1. FORMATOS DE NÚMERO En esta lección vamos a ver algunos aspectos avanzados sobre el formato de las celdas. Ya sabes que el formato de las celdas se refiere al tipo y color de la letra, al color de fondo, a la alineación, etc. Al crear una hoja nueva, las celdas tienen por defecto el formato General. A veces, Excel cambia este formato por otro más adecuado, al escribir ciertos datos. Por ejemplo, si pones el símbolo de moneda o el signo de porcentaje al escribir un número, Excel cambia el formato al de moneda o de porcentaje, según corresponda. Desde el grupo de comandos Número de la ficha Inicio de la Cinta de opciones puedes establecer ciertas características del formato de los números. Desde la lista superior puedes ver y cambiar el formato de la celda o celdas seleccionadas, estableciendo el formato de número, moneda, porcentaje, fechas... Los botones también sirven para cambiar el formato: Formato de número de contabilidad : selecciona el formato de contabilidad con el símbolo de moneda que elijas. Estilo porcentual porcentaje. : pone el dato de la celda como un Estilo millares : pone el formato de contabilidad sin símbolo de moneda, mostrando también el símbolo separador de miles. Aumentar decimales, Disminuir decimales : muestra más o menos decimales en el número. Para indicar el formato de los números también puedes utilizar el cuadro de diálogo del Formato de celdas, desde su ficha Número, que recuerda que puedes mostrar desde el botón Iniciador de cuadro de diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación, o desde el menú contextual de las celdas (el que aparece al pulsar el botón derecho del ratón sobre ellas). En la ficha Número de este cuadro de diálogo puedes ver todos los formatos que hay, agrupados en diferentes categorías. Cuando seleccionas uno u otro formato, en el apartado Muestra podrás ver una muestra de la celda activa aplicando ese formato. Para ver la muestra en el cuadro de diálogo, la celda activa tiene que tener datos que se puedan ajustar al formato que hayas elegido. Copyright Computer Aided Education, S.A. 1

2 Recuerda que puedes asignar formato de texto a los números, para que Excel los trate como texto. Para esto, puedes poner un apóstrofo ' delante del número o utilizar el código de como luego veremos. En la categoría Número podrás indicar el número de decimales con el que verás el número en pantalla (siempre que quepa en la celda), si se va a usar el punto (u otro carácter, según establezcas en la Configuración regional de Windows) como separador de miles y especificar el formato para los números negativos. En las categorías Fecha y Hora dispones de varias formas de mostrar las fechas y horas en la celda (con dos o cuatro cifras para el año, con el número del mes o el nombre del mes, con los segundos o que no aparezcan los segundos, en formato de 12 o 24 horas, etc.). En cuanto al formato de Moneda, el dato de la celda se verá según la moneda que tengas establecida en tu ordenador (en la Configuración regional). Recuerda que nosotros usaremos las letras u.m. (abreviatura de unidades monetarias) para indicar la moneda. Por lo tanto, si estás en España, por ejemplo, al poner el número en formato de moneda lo podrás ver con el símbolo del euro ( ) y con dos decimales. Según el país en el que estés (o, mejor dicho, según la Configuración regional que tengas en tu ordenador), aparecerá un símbolo de moneda u otro. Recuerda que para acceder a la Configuración regional de tu equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a través del elemento Reloj, idioma y región (o Configuración regional y de idioma, si estás viendo el Panel de control en su vista clásica). 2

3 Excel también mostrará el símbolo separador de miles y de decimales según esté indicado en la Configuración regional. Además de estos formatos, desde la categoría Especial también puedes utilizar formatos típicos de número, como pueden ser el número de teléfono, el de la seguridad social, etc. 2. FORMATOS PERSONALIZADOS Cuando creas un libro, los formatos disponibles son los que hay en la ficha Número. A veces, puede pasar que estos formatos que tiene Excel no sean suficientes para lo que quieras hacer y querrás crear tu propio formato. Al crear nuevos formatos, Excel los pone automáticamente dentro de la categoría Personalizada y estarán disponibles en todas las hojas del libro de trabajo. Si sólo pones dos secciones, la primera sección se utilizará para los números positivos y para los ceros, mientras que la segunda se utilizará para los números negativos; si sólo pones una sección, se utilizará para todos los números. En los formatos que especifiques tú mismo, podrás indicar hasta tres formas de números y una última de texto. Cada una de estas secciones del formato personalizado estará separada por un punto y coma ( ; ). Las distintas opciones del formato las tendrás que poner con el siguiente orden: 1. Formato para números positivos. 2. Formato para números negativos. 3. Formato para ceros. 4. Formato para texto. Por ejemplo, el formato que ahora te enseño en la siguiente imagen es un formato personalizado. Fíjate cómo se utiliza el punto y coma ( ; ) para separar las distintas secciones. Cada una de las secciones de este formato personalizado se refiere al formato que se utilizará para los números positivos, negativos, ceros y para el texto. Copyright Computer Aided Education, S.A. 3

4 Si quieres incluir un formato de texto, tienes que ponerlo en la última posición. Ahí pondrás, entre comillas, el texto que quieras que aparezca en la celda al escribir un texto en ella. Si incluyes el el texto que escribas en la celda se verá en la posición en la que hayas puesto dicho carácter. Si el formato personalizado no tiene un apartado de texto, si escribes texto en la celda, no se le aplicará ningún formato. Para crear un formato personalizado, selecciona la categoría Personalizada y modifica alguno de los tipos disponibles que ya aparecen en esta categoría. Ten en cuenta que la modificación de un formato de los que ya tiene Excel para crear uno nuevo, no significa que el formato original de partida desaparezca. 4

5 Para crear nuevos formatos, ten en cuenta los siguientes aspectos: Para indicar los colores, tenemos las siguientes posibilidades: [Negro], [Blanco], [Azul], [Verde], [Rojo], [Amarillo], [Magenta] y [Aguamarina]. El color debe ser lo primero que aparezca en la sección. Para indicar una cifra en un número, usa el 0 y el signo #. El 0 indica que la cifra o dígito se presentará siempre, mientras que # sólo muestra las cifras significativas (es decir, que no muestra los ceros sin valor del número). El carácter de subrayado ( _ ) crea un espacio del tamaño del ancho de un carácter. Para poner el color del formato de la celda, indica el color entre corchetes. Por ejemplo: [Verde]. Para mostrar puntos en el formato, no hay más que añadirlos al formato. Para impedir que aparezca cualquier tipo de número (positivos, negativos o cero), no pongas nada en la sección correspondiente. Cuando seleccionas un tipo de formato personalizado, se activa el botón Eliminar, de forma que puedes borrar este formato que has creado. También es posible introducir formatos personalizados que dependan del valor de la celda. Por ejemplo, podría interesar destacar un resultado negativo con el color rojo y un valor positivo con el color azul. Para esto tendrás que poner la condición entre corchetes al inicio del formato. Por ejemplo el formato: [Azul][>1000]#.###;[Rojo][<-1000]#.###;#.### presentará los valores mayores de 1000 en color azul, los menores de 1000 en color rojo y los demás en negro, que es el color por defecto. Más adelante veremos más cosas y más posibilidades sobre formatos condicionales. Utiliza la ayuda de Excel para crear formatos personalizados que puedan serte útiles en tus hojas de cálculo. Puedes crear prácticamente cualquier formato de número que se adapte a lo que quieras hacer, como códigos, números de orden, de empleados, cantidades, notas, etc. Copyright Computer Aided Education, S.A. 5

6 Aquí te muestro los códigos más utilizados a la hora de crear formatos personalizados: #: Marca de lugar para dígito. Este símbolo sólo muestra las cifras significativas del número, no aparecen los dígitos no significativos. 0: Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo que el anterior, con la única diferencia de que, si el número la celda tiene menos dígitos que los que indica el formato, se añaden los ceros extras hasta completar el formato.?: Marca de lugar para dígitos. Se comporta como los anteriores, pero, en este caso, se añaden ceros no significativos para que las comas decimales queden alineadas. coma (, ): Simboliza la coma decimal. %: Porcentaje. Excel multiplica el valor por 100 e incluye el carácter %. punto (. ): Separador de miles o millares. \: Escribe textualmente el carácter que le sigue en el formato. Para incluir un carácter \, tienes que ponerlo entre comillas dobles. _: Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato. "texto": Presenta el texto que esté entre Si escribes un texto en la celda, aparecerá en el lugar donde esté puesto este símbolo en el formato. Para introducir formatos de fechas y horas, algunos de los códigos que tiene Excel son: m: Los meses como mm: Los meses como mmm: Los meses como ene - dic. mmmm: Los meses como enero - diciembre. d: Los días como dd: Los días como ddd: Los días como lun - sáb. dddd: Los días como lunes - sábado. aa: Los años como aaaa: Los años como h: Las horas como hh: Las horas como m: Los minutos como mm: Los minutos como s: Los segundos como ss: Los segundos como

7 3. ESTILOS DE CELDA En ocasiones utilizarás un conjunto de características de formato (tipo de fuente, tamaño, color, tramas, etc.) en varios lugares de la hoja de cálculo. En estos casos, puede ser útil el tener una forma de aplicar todo este conjunto de formatos de una vez, sin tener que ir indicando cada característica una a una. Para esto, Excel dispone de los estilos de celda. Un estilo es una combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, el color, la alineación...) que se pueden aplicar de forma conjunta. Los estilos están disponibles en todas las hojas de cálculo del mismo libro. Si aplicas un estilo a unas celdas y, luego, cambias alguno de los formatos de este estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado cambiarán para ajustarse a estas nuevas características de formato. Excel tiene disponibles varios estilos al trabajar con un libro nuevo. Además de estos, puedes crear nuevos estilos o copiar estilos que existan en otros libros. Para aplicar un estilo a la celda o celdas seleccionadas, utiliza el menú del botón, que está en el grupo de comandos Estilos de la Cinta de opciones. Observa los distintos estilos predefinidos que te ofrece Excel, en los que se modifica la fuente y el tamaño de la letra, el color del texto o de fondo de la celda, etc. Para aplicar un estilo en la celda, simplemente tienes que seleccionarlo. Copyright Computer Aided Education, S.A. 7

8 La característica de la vista previa activa de los programas de Office permite ver el efecto que tendría la aplicación de cualquiera de estos efectos simplemente pasando sobre él. Al aplicar un estilo a una o varias celdas, cambiaremos, con una sola acción, el color del texto y del fondo de las celdas, sus bordes, la fuente y tamaño de la letra, etc., según estén definidas estas características en el estilo. Ten en cuenta que, al aplicar un estilo sobre una celda, todos los formatos que estuvieran aplicados en la celda desaparecerán. Para crear un estilo, selecciona la celda que tiene los formatos que formarán el estilo y después dale un determinado nombre al estilo. De esta forma, después de seleccionar la celda, accede la opción Nuevo estilo de celda del botón. En este cuadro de diálogo puedes ver un resumen de las distintas características que forman el estilo que estás creando. Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, si la celda seleccionada ya tiene el conjunto de formatos que quieres almacenar en este estilo, simplemente tendrás que darle un nombre al estilo y aceptar el cuadro para añadirlo a la lista de estilos. Si no es así, puedes utilizar el botón Aplicar formato para establecer las características de formato que formarán parte del estilo. Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, establece todas sus características de formato a través del botón Aplicar formato. En este caso, se abrirá el cuadro de Formato de celdas, donde podrás indicar las características del nuevo estilo como si estuvieras dándole formato a una celda: puedes seleccionar la alineación, la fuente, los bordes a aplicar, etc. 8

9 La opción Combinar estilos del menú del botón permite copiar estilos de un libro a otro, y así aprovechar el trabajo con los estilos que ya hiciste en el otro libro. Si quieres copiar un formato en más de una celda, pulsa dos veces en el botón Copiar formato. Entonces podrás hacer clic en las celdas en las que quieras aplicar el formato; para acabar, pulsa la tecla. En este cuadro de creación del nuevo estilo se indican, con unas casillas de verificación, los distintos formatos que formarán parte del estilo. Si quieres que alguna de estas características no quede incluida en el estilo, desactiva la casilla correspondiente. Si, una vez creado, quieres modificar las características de un estilo, abre la lista de estilos desde el botón, haz clic con el botón derecho sobre dicho estilo y selecciona la opción Modificar. Para eliminar un estilo, selecciona la opción Eliminar desde este menú contextual del estilo. Ten en cuenta que, al eliminar un estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado recuperarán el estilo Normal, y que no puedes eliminar el estilo Normal. Un botón que te puede ser útil es Copiar formato, que se encuentra en el grupo de comandos Portapapeles. Este botón permite copiar un determinado formato o estilo de una celda en otra. Para utilizar este comando, primero tienes que ponerte en la celda donde has aplicado el estilo o el conjunto de formatos que quieres utilizar en otro sitio, y pulsar el botón Copiar formato. A continuación, pulsa en la celda donde quieres aplicar este formato. 4. BUSCAR POR FORMATO Para acabar la lección, vamos a ver una utilidad de Excel que te puede servir para encontrar una determinada celda. Ya sabes que puedes usar las opciones de Buscar y Reemplazar para encontrar determinados valores o fórmulas en la hoja de cálculo. Pues bien, la búsqueda también puede basarse en un determinado formato. Así, podrías buscar las celdas en las que se ha utilizado una determinada fuente de texto, en las que se ha aplicado un borde, etc. Para esto, elige la opción Buscar (o Reemplazar) del menú del botón (que está en el grupo de comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones). En el cuadro de diálogo que aparecerá, pulsa en el botón Opciones. Copyright Computer Aided Education, S.A. 9

10 No necesitas indicar ningún valor a buscar cuando haces una búsqueda por formato, aunque puedes combinar las dos posibilidades (buscar un determinado texto que, además, tenga el formato que hayas indicado). Entonces podrás ver un botón con el nombre Formato. Utilizando este botón, podrás indicar un formato de búsqueda, es decir, indicar que por lo que se buscará será una cierta característica de formato. Para esto aparecerá un cuadro de diálogo con las mismas fichas y controles que el cuadro de Formato de celdas, desde el que podrás indicar las características del formato a buscar. Podrás seleccionar un determinado formato de número, buscar las celdas con una determinada fuente, con un cierto borde, de un color concreto, etc. Para empezar la búsqueda, pulsa en el botón Buscar siguiente del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Excel irá buscando las celdas que tengan el formato especificado y se irá colocando en ellas. Otra posibilidad que hay a la hora de indicar el formato a buscar es elegirlo a partir de una celda de la hoja de cálculo. Para esto, despliega la lista del botón Formato, pulsando en la flecha que aparece a su derecha, y selecciona la opción Elegir formato de celda. El cursor se transformará en una especie de cuentagotas, con el que podrás pulsar en la celda que tenga el formato que quieres buscar en el resto de la hoja de cálculo. De esta forma podrás indicar todas las características del formato a buscar en un solo paso. 10