RESUMEN EJECUTIVO PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 MINISTERIO DE JUSTICIA RESUMEN EJECUTIVO Informe de Auditoría Interna Nº MJ-UAI Nº 03/2011, correspondiente al Informe de observaciones al sistema de control interno emergente de la auditoría de confiabilidad de los Registros y Estados Financieros correspondiente a la gestión 2010, por el período del 1 de Enero de 2010 al 31 de Diciembre de 2010, ejecutado en cumplimiento al Programa Operativo Anual de la Unidad de Auditoria Interna para la gestión El objetivo del examen es evaluar los métodos y técnicas administrativas y procedimientos de control interno aplicados, cuyo grado de eficiencia permitirá determinar la consistencia e integridad de los registros contables y consecuentemente de la Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros, la ejecución presupuestaria y situación patrimonial, en cumplimiento a las Normas Básicas y los Principios de Contabilidad Integrada en el marco establecido por la Ley Nº El objeto del examen está constituido por los controles contables y administrativos de la estructura de control interno del Ministerio de Justicia. Como resultado del examen realizado se identificaron las siguientes deficiencias de control interno, habiéndose emitido las recomendaciones necesarias para subsanar las mismas. ASPECTOS DE ESPECIAL INTERÉS 2.1 Opinión con salvedad sobre los estados financieros 2.2 Falta de actualización de Reglamentos internos, Manuales de Procedimientos y Manual de Organización y Funciones 2.3 Pasajes aéreos pendientes de pago gestión 2009 y 2010 Alianza Travel 2.4 Efectos y cambios significativos en la información contable PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y DE CONTROL INTERNO ADMINISTRACIÓN CENTRAL TGN 2.5 Deficiencias en la Cuenta Corriente del Banco Mercantil Santa Cruz 2.6 Cheques pendientes de cobro en la Cuenta Corriente del Banco Mercantil Santa Cruz

2 ACTIVOS FIJOS 2.7 Deficiencias en las actas de entrega de activos fijos 2.8 Activos fijos que fueron asignados a consultores de línea y producto como si fueran servidores públicos EQUIPO DE COMUNICACIÓN 2.9 Deficiencias en las actas de entrega de activos fijos OTRA MAQUINARIA Y EQUIPO 2.10 Deficiencias en los comprobantes de egreso correspondiente a la adquisición de activos fijos con financiamiento del Tesoro General de la Nación DEFICIENCIAS HALLADAS DURANTE LA VERIFICACIÓN FÍSICA EQUIPO DE COMUNICACIÓN 2.11 Activo fijo repuesto pendiente de regularización EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 2.12 Activo fijo utilizado fuera de la Entidad sin la respectiva autorización EQUIPOS DE OFICINA Y MUEBLES 2.13 Activos fijos que no fueron hallados durante la verificación física EQUIPO EDUCACIONAL Y RECREATIVO 2.14 Activos fijos que no fueron hallados durante la verificación física DEFICIENCIAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE ACTIVOS FIJOS 2.15 Deficiencias en el proceso de contratación de la segunda convocatoria pública 004/2010 COMPRA DE 2 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN PORTATILES Y 2 IMPRESORAS LASER 2.16 Deficiencias en la documentación de pago de la segunda convocatoria pública 004/2010 COMPRA DE 2 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN PORTATILES Y 2 IMPRESORAS LASER

3 INMUEBLE 2.17 Deficiencias en el registro del derecho propietario del inmueble del Ministerio de Justicia VEHÍCULOS 2.18 Deficiencias en la documentación de los vehículos del Ministerio de Justicia INVERSIONES FINANCIERAS A LARGO PLAZO 2.19 Deficiencias en la documentación inversiones financieras a largo plazo del Tesoro General de la Nación TGN 2.20 Deficiencias en la documentación de pago por servicios de consultorías de línea 2.21 Deficiencias en la elaboración de contratos de consultorías de línea 2.22 Deficiencias en el proceso de contratación de consultorías de línea OTROS INGRESOS 2.23 Deficiencias en la documentación de respaldo INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS, MATERIALES Y SUMINISTROS ALMACENES 2.24 Deficiencias halladas en los pedidos de material 2.25 Deficiencias en las fechas de las notas de ingreso respecto con las factura 2.26 Deficiencias en el vale de almacén SIGMA 2.27 Deficiencias en los pedidos de material 2.28 Solicitudes de viaje con menos de 2 días hábiles de anticipación SUELDOS Y SALARIOS 2.29 Falta de actualización de files personales 2.30 Deficiencias en la presentación de Declaraciones Juradas de Bienes y Rentas 2.31 Deficiencias Juradas de Bienes y Rentas que no guardan relación con los cargos descritos en memorando de designación 2.32 Incumplimiento a los plazos establecidos en el Reglamento Interno de Personal al momento de cesación de funciones

4 2.33 Declaración Jurada de Formación Profesional que no se encuentra debidamente sustentada 2.34 Funcionarios de la Entidad que no cuentan con afiliación en la Caja Nacional de Salud (C.N.S) 2.35 No se realizó los descuentos correspondientes por multas y atrasos al personal 2.36 Deficiencias en la presentación del formulario RC-IVA 110 por parte de los servidores públicos de la Entidad COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 2.37 Deficiencias en la elaboración del detalle de consumo de combustibles lubricantes y derivadas (Reembolso y Fondos en Avance) OTROS REPUESTOS Y ACCESORIOS 2.38 Deficiencias en la documentación de respaldo 2.39 Deficiencias en la documentación de respaldo OTROS ALQUILERES 2.40 Deficiencias en la documentación de respaldo MUEBLES Y ÚTILES DE ESCRITORIO 2.41 Deficiencias en el proceso de contratación de la primera convocatoria pública Nº 142/2010 ADQUISICION DE TONERS PARA LOS CENTROS DE ATENCION LEGAL Y SOCIAL A FAVOR DE LAS PCD PROGRAMA DINAMARCA Deficiencia en la cuenta corriente Banco Unión ACTIVOS FIJOS 2.43 Deficiencias en las actas de entrega de activos fijos 2.44 Activos fijos que fueron asignados a consultores de línea como si fueran servidores públicos

5 DEFICIENCIAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE ACTIVOS FIJOS 2.45 Deficiencias en el proceso de contratación de la primera convocatoria pública 005/2010 ADQUISICION DE 48 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN, 10 IMPRESORAS LASER Y UN ESCANER 2.46 Deficiencias en la elaboración del contrato de la primera convocatoria pública 005/2010 ADQUISICION DE 48 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN, 10 IMPRESORAS LASER Y UN ESCANER 2.47 Deficiencias en la documentación de pago de la primera convocatoria pública 005/2010 ADQUISICION DE 48 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN, 10 IMPRESORAS LASER Y UN ESCANER 2.48 Deficiencias en la documentación de pago por servicios de consultorías de línea 2.49 Deficiencias en la elaboración de contratos de consultorías de línea 2.50 Deficiencias en el proceso de contratación de consultores de línea CONSULTORÍA POR PRODUCTO 2.51 Deficiencias en la documentación de pago por servicios de consultorías por producto 2.52 Deficiencias en la elaboración de contratos de consultorías por producto 2.53 Deficiencias en el proceso de contratación de consultores por producto MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE INMUEBLES 2.54 Deficiencias en el proceso de contratación de la segunda convocatoria pública Nº 52/2010 SERVICIO DE PINTADO EXTERIOR DEL EDIFICIO 2.55 Deficiencias en la elaboración del contrato de la segunda convocatoria pública 52/2010 SERVICIO DE PINTADO EXTERIOR DEL EDIFICIO 2.56 Solicitudes de viaje con menos de 2 días hábiles de anticipación 2.57 Deficiencias en la documentación de respaldo ÚTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA DINAMARCA 2.58 Deficiencias en la documentación de respaldo

6 AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO AECID 2.59 Deficiencia en la cuenta corriente Banco Unión 2.60 Deficiencias en el proceso de contratación de la primera convocatoria pública 120/2010 ADQUISICION DE 14 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN DE ESCRITORIO 2.61 Deficiencias en la elaboración del contrato de la de la primera convocatoria pública 120/2010 ADQUISICION DE 14 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN DE ESCRITORIO 2.62 Deficiencias en la elaboración de contratos para consultorías de línea 2.63 Deficiencias en el proceso de contratación de consultorías de línea INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS, MATERIALES Y SUMINISTROS ALMACENES 2.64 Deficiencias halladas en los pedidos de material 2.65 Falta de documentación de respaldo PLAN DE ACCIÓN DEL PROGRAMA PAIS, FINANCIADO POR EL FONDO DE POBLACION DE LAS NACIONES UNIDAS UNFPA 2.66 Error en la apropiación o asignación de cuentas 2.67 Deficiencias en la Cuenta Bancos correspondiente a la cuenta corriente Banco Unión 2.68 Deficiencia en la Cuenta Corriente Banco Unión ACTIVOS FIJOS 2.69 Deficiencias en las actas de entrega de activos fijos

7 2.70 Deficiencias en la documentación de pago por servicios de consultorías de línea 2.71 Deficiencias en la elaboración de contratos de consultorías de línea 2.72 Deficiencias en el proceso de contratación de consultorías de línea 2.73 Deficiencias en la documentación de respaldo. IMPRENTA 2.74 Deficiencias en la documentación de pago por gastos de imprenta 2.75 Deficiencias en la documentación de respaldo GASTOS DE REFRIGERIO AL PERSONAL 2.76 Deficiencias en la documentación de gastos destinados al pago de refrigerios al personal PLAN DE ACCION DEL PROGRAMA PAIS, FINANCIADO POR EL FONDO DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA INFANCIA UNICEF 2.77 Error en la apropiación o asignación de cuentas 2.78 Deficiencias en la cuenta corriente Banco Unión 2.79 Deficiencias en la cuenta corriente Banco Unión 2.80 Deficiencias en la elaboración de contratos para consultorías de línea 2.81 Deficiencias en el proceso de contratación de consultorías de línea CONSULTORÍA POR PRODUCTO 2.82 Deficiencias en la elaboración de contratos de consultorías por producto 2.83 Deficiencias en el proceso de contratación de consultorías por producto 2.84 Deficiencias en la documentación de respaldo

8 VIÁTICOS AL INTERIOR DEL PAÍS 2.85 Deficiencias en la documentación de pago de viáticos 2.86 Falta de documentación de respaldo APOYO AL PROYECTO INPLEMENTACION DE CENTROS DE ATENCION DE DERECHOS DE USUARIOS Y CONSUMIDORES FASE 1 DEL MINISTERIO DE JUSTICIA CANADA 2.87 Deficiencia en la cuenta corriente Banco Unión 2.88 Deficiencias en la elaboración de contratos de consultorías de línea 2.89 Deficiencias en el proceso de contratación de consultorías de línea 2.90 Incumplimiento a los plazos en el formulario de solicitud y autorización de viaje 2.91 Falta de documentación de respaldo en pasajes 2.92 Deficiencias en la documentación de pago y descargo de viáticos FONDO COMÚN (BASKET FUNDING) ACTIVOS FIJOS 2.93 Deficiencias en las actas de entrega de activos fijos DEFICIENCIAS HALLADAS DURANTE LA VERIFICACIÓN FÍSICA 2.94 Activo fijo utilizado fuera de la Entidad sin la respectiva autorización EQUIPO DE COMUNICACIÓN 2.95 Activo fijo perdido, no repuesto a la fecha de nuestro examen EQUIPOS DE OFICINA Y MUEBLES 2.96 Activo fijo utilizado fuera de la Entidad sin la respectiva autorización

9 UNITED STATES AGENCY INTERNATIONAL DEVELOPMENT USAID ACTIVOS FIJOS DEFICIENCIAS HALLADAS DURANTE LA VERIFICACIÓN FÍSICA 2.97 Activo fijo perdido, no repuesto a la fecha de nuestro examen 2.98 Deficiencias en las actas de entrega de activos fijos Es cuanto informo a su autoridad para los fines consiguientes La Paz, 28 de abril de 2011