Charla N 7: Impresión.

Transcripción

1 1 Charla N 7: Impresión. Objetivos Generales: Impresión de áreas de información de los libros o las hojas respectivamente, presentación de trabajos previos a su impresión, e impresión de información seleccionada. Objetivos específicos: Selección del rango a imprimir. Presentación Preliminar de información para posterior impresión Configuración personalizada de la hoja de trabajo Configuración de la hoja Configuración de márgenes Configuración de encabezados/pie página Impresión con parámetros de solicitud. Selección del Rango a Imprimir. Para imprimir cualquier información particular ubicada en cualquier parte de la hoja se debe sombrear el área o rango de celdas que se desee imprimir. Ejemplo: Se sombrea exclusivamente el área que se quiere imprimir, en este caso solo se desea imprimir las ventas de Enero y Febrero. Presentación Preliminar de información para posterior impresión Como todos los comandos de EXCEL se puede realizar a través del botón o icono de impresión preliminar o a través de la opción del menú Archivos, ya sea por la opción Presentación Preliminar o por Imprimir. En caso de que la hoja de trabajo no contenga ningún dato, se emite un error en cuadro de diálogo indicando la ausencia de datos para imprimir. Para realizarlo a través del botón o icono oprima el siguiente botón: En caso de seleccionar por el menú se hace clic sobre el comando Vista preliminar del menú Archivo Elaborador por: Prof. Laura Sarabia

2 2 Si al ejemplo utilizado en selección de rango lo visualizamos previamente antes de imprimir para ver su apariencia, se presentaría de la siguiente forma en la pantalla: Este comando presenta cada página de la manera como se verá cuando esté impresa. Indica la página que actualmente se está visualizando del conjunto de páginas del documento. 1 de n: primera página de n páginas, en este caso solo hay una página Observe que la página está dispuesta de forma horizontal, además en la parte superior de la pantalla están una serie de botones que nos permiten manipular la página a nuestro gusto. Para obtener una mejor presentación seleccionamos la sección de preparar página para establecer otros parámetros como márgenes, encabezados, etc. Para ver determinadas páginas, elija el comando Imprimir, especifique el rango de impresión en los cuadros "Desde" y "Hasta", y luego elija el botón "Preliminar". Para tener una previa vista de la(s) página(s) a imprimir La forma en que las páginas aparecen en la ventana de presentación preliminar puede variar dependiendo de las fuentes disponibles, la resolución de la impresora y los colores disponibles.

3 3 Si la hoja de cálculo contiene un gráfico ó cualquier imagen incrustada, la Presentación preliminar mostrará tanto la hoja de cálculo como el gráfico. Antes de usar la Presentación preliminar, puede mover o ajustar el tamaño del gráfico arrastrándolo. Si usted mantiene presionada la tecla MAYÚSCULAS mientras hace clic en el botón "Preliminar", funciona como el botón "Imprimir". A continuación le describiremos los botones más comunes que aparecen en la parte superior de la vista preliminar Siguiente Muestra la siguiente página. También utilice las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de las páginas preliminares mientras se encuentre en presentación de página completa. Anterior Muestra la página anterior. También puede usar las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de las páginas anteriores mientras se encuentre en presentación de página completa. Zoom Alterna entre una vista ampliada y una vista de página completa. El zoom no afecta el tamaño de impresión. Hacer clic en el botón del mouse (ratón) en cualquiera de las hojas es equivalente a elegir el botón "Zoom". Use las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de la página en presentación de página completa. Si desea trabajar con una hoja seleccionada en una escala diferente de ampliación, pero no en la ventana preliminar, elija el comando Zoom del menú Ver y seleccione un porcentaje. Esto no afectará el tamaño de la página impresa. Imprimir Muestra el cuadro de diálogo Imprimir. Si elige el botón "Preliminar" del cuadro de diálogo Imprimir se imprimen las páginas en presentación preliminar. Preparar Muestra la última ficha seleccionada en el cuadro de diálogo Preparar página. Márgenes Activa o desactiva los cuadros para los márgenes de página, encabezados y pies de página y ancho de columnas. Arrastrar los cuadros es una forma fácil de ajustar los márgenes o los anchos de las columnas. Si el controlador de la impresora no permite que se imprima en el borde de la página, es posible que no pueda mover los cuadros a dicho lugar. Cuando arrastra un cuadro, la dimensión de dicho elemento se muestra en la barra de estado. Cerrar Cierra la ventana anterior y muestra la hoja activa. Preparar Página para la impresión. La ficha que se presenta una vez seleccionada la opción de vista preliminar contiene la información que se muestra en el siguiente cuadro.

4 4 Ficha Página Ficha Márgenes Ficha Encabezado y Pie de pagina Ficha Hoja Controla la orientación de la página, la escala, el tamaño del papel, la calidad de impresión y el número de la primera página. Controla los márgenes de las páginas, los márgenes de los encabezados y de los pies de página, y el centrado vertical y horizontal. Seleccione un encabezado o un pie de página entre los encabezados y pies de página incorporados. También puede personalizar los encabezados y pies de páginas. Controla el área y los títulos de impresión, el orden de las páginas, la impresión en blanco y negro, la calidad de borrador y la impresión de notas de celdas, y líneas de división de celdas, así como los encabezados de filas y columnas. La ficha Hoja se muestra si la hoja activa es una hoja de cálculo o una hoja de macros. Ficha Página Orientación: si se quiere imprimir a lo ancho o a lo largo. Escala: si se quiere reducir o ampliar la impresión. O si se quiere ajustar información en determinado número de páginas Tamaño del papel: si es carta, oficio (A4), extraoficio (Oficio) o cualquier tamaño personalizado. Calidad de Impresión: indica la nitidez de la impresión. Primer número de página: si desea que la numeración de página empiece en la primera página o en determinada página. Ficha Márgenes Controla los márgenes de la página, de los encabezados y pies de página, centra la hoja vertical u horizontalmente, o de ambas maneras. Superior: Seleccione la distancia que desea entre los datos y el borde superior de la página impresa.

5 5 Inferior: Selecciona la distancia que desea entre los datos y el borde inferior de la página impresa. Si la información cabe en menos de una página, no se expandirá hasta el margen inferior. Izquierdo: Seleccione la distancia que desea entre los datos y el borde izquierdo de la página impresa. Derecho: Seleccione la distancia que desea entre los datos y el borde derecho de la página impresa. Si los datos caben en menos del ancho de una página, no se expandirá hasta el margen derecho. Centrar en la página: Centra la información vertical u horizontalmente o de ambas maneras dentro de los márgenes. El área de muestra presenta la dimensión que esté bi d Ficha Encabezado/Pie Controla los encabezados y pies de página de la hoja seleccionada. Los encabezados y pies de página son textos descriptivos que se imprimen en la parte superior e inferior de cada página. Es posible agregar, eliminar, editar, dar formato, así como colocar encabezados y pies de página y verlos tal como se imprimirán.

6 6 Ficha Hoja Especifica las áreas de la hoja que desea imprimir y controla los títulos de impresión, el orden de las páginas y la calidad de borrador. Asimismo, controla la impresión de líneas de división, notas de celdas, así como los encabezados de filas y columnas. La ficha Hoja se muestra si la hoja activa es una hoja de cálculo o una hoja de macros si es un gráfico se muestra otra ficha. Área de impresión Especifique el rango de la hoja de cálculo que se imprimirá. Use esta opción cuando desee que siempre se imprima un rango determinado de una hoja de cálculo. Si desea que cada vez se impriman diferentes áreas, seleccione el área que desea imprimir, elija el comando Imprimir del menú Archivo y luego seleccione la opción "Selección". Para especificar un área de impresión, haga clic en el cuadro:, luego desplácese por las áreas que desea imprimir. En el cuadro "Área de impresión", también puede escribir referencias de celdas o los nombres correspondientes a las áreas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, para especificar las celdas no adyacentes A1:B5 y las celdas D1:E5, haga clic en el cuadro y escriba a1:b5,d1:e5. Estas áreas discontinuas se imprimirán en hojas separadas. Títulos a imprimir Seleccione los títulos que vaya a imprimir para las hojas de cálculo seleccionadas. Los títulos se imprimen como títulos solamente tras imprimir las filas o las columnas que los contienen. Por ejemplo, si se selecciona una fila o una columna en la segunda página como títulos a imprimir, éstos se imprimirán a partir de la tercera página y subsiguientes. Filas a repetir en la parte superior: Seleccione el cuadro y, en la hoja de cálculo, seleccione la fila que se usará como título, o bien, introduzca una referencia de celda. Puede seleccionar varias filas adyacentes. Columnas a repetir a la izquierda: Seleccione el cuadro y luego, en la hoja de cálculo, seleccione la columna que usará como título, o bien, introduzca una referencia de celda. Podrá seleccionar varias columnas adyacentes.

7 7 Imprimir Son opciones que se seleccionan en forma de botón, indicando si o no dependiendo si se coloca o no la x en la opción: Líneas de división: Imprime líneas de división de celdas, horizontales y verticales, en las hojas de cálculo. Las líneas de división de celdas se imprimen por configuración predeterminada. Para mostrar u ocultar las líneas de división en la pantalla, elija el comando Opciones del menú Herramientas y luego seleccione la casilla de verificación "Líneas de división" de la ficha Ver. Blanco y negro: Imprime celdas y objetos de dibujo en blanco y negro. Todo lo que esté en el primer plano que no sea completamente blanco se imprimirá en negro. Todo lo que esté en el fondo que no sea completamente negro se imprimirá en blanco. Si dio formato con colores a los datos pero usa una impresora en blanco y negro, seleccione esta opción. Si usa una impresora en color pero desea una impresión más rápida, con esta opción podrá reducir el tiempo de impresión. Notas: Imprime las notas de celda de la hoja en páginas adicionales. Para imprimir notas con las correspondientes referencias de celdas, seleccione las casillas de verificación "Notas" y "Encabezados de filas y columnas". Encabezados de filas y columnas: Imprime los números de las filas y las letras de las columnas con el estilo de referencia A1, o las filas y columnas enumeradas con el estilo de referencia L1C1. Esta opción deberá seleccionarse con el fin de mostrar referencias de celdas con notas de celdas impresas o notas que aparecen en la ventana de información. Calidad de borrador: Imprime menos gráficos y suprime la impresión de las líneas de división de las celdas. Esta opción reduce el tiempo de impresión. Orden de las páginas: Controla el orden en que se enumerarán e imprimirán los datos cuando no quepan en una sola página. Abajo, luego hacia la derecha: Con esta opción, Microsoft Excel enumera e imprime las páginas seleccionadas siguiendo un orden descendente y luego hacia la derecha. Derecha, luego hacia abajo: Con esta opción, Microsoft Excel enumera e imprime las páginas seleccionadas de izquierda a derecha y luego hacia abajo.