Mis cuentas y mi negocio
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- Laura Redondo Toledo
- hace 8 años
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1 Mis cuentas y mi negocio Objetivos I. La importancia de mantener las cuentas personales y las cuentas de mi negocio separadas II. Entender los gastos e ingresos de un negocio a. Identificar los tipos de gastos b. Identificar los tipos de ingresos III. Aprender la importancia del presupuesto para un negocio exitoso a. Cuaderno de ingresos y ventas b. Cuaderno de pagos y compras c. Pronóstico de ventas y gastos mensuales d. Informe de pérdidas y ganancias IV. Documentos a guardar de un negocio V. Conclusiones A menos que específicamente se establezca lo contrario, Qualitas of Life Foundation ("Qualitas") es la propietaria de los derechos de autor de estos materiales (los "Materiales Propiedad de Qualitas"). Los Materiales Propiedad de Qualitas no pueden ser vendidos o utilizados de cualquiera otra forma para efectos comerciales y, cualquier tercero que utilice en totalidad o en parte los Materiales Propiedad de Qualitas deberá acreditar a Qualitas como la fuente de dichos materiales. Adicionalmente, los Materiales Propiedad de Qualitas, no deberán de ser distribuidos, compartidos o adaptados en cualquiera forma o a través de cualquier medio sin el consentimiento previo y por escrito de Qualitas. El nombre y logo de Qualitas, y las frases "Toma el curso de tu vida," "Mejora tu futuro financiero aprendiendo a manejar tu dinero," y "Improve your financial future by learning to manage your money" son marcas de ley común de Qualitas y no podrán ser usadas por terceros sin el consentimiento previo y por escrito de Qualitas. En aceptar estos materiales, usted está de acuerdo en sujetarse a estas restricciones y limitaciones Qualitas of Life Foundation 1
2 Mis cuentas y mi negocio Antes de abrir las puertas de tu negocio al público, hay pasos que tienes que tomar a consideración para estar en la mejor posición de tener un negocio exitoso y duradero. I. La importancia de mantener las cuentas personales y las cuentas de mi negocio separadas El camino a un negocio exitoso empieza por la salud y organización financiera personal. Las finanzas personales son un reflejo de las finanzas del negocio, aunque las dos son distintas y autónomas. Por lo tanto se deben mantener separadas para evitar conflictos y errores en la administración del hogar y/o del negocio, pero sobre todo, para evitar problemas con el IRS (Internal Revenue Service). Mantener las cuentas personales y las cuentas del negocio separadas son sólo un paso para alcanzar nuestras metas financieras a nivel personal y a nivel empresarial Qualitas of Life Foundation 2
3 II. Entender los gastos e ingresos de un negocio Gastos e Ingresos Es importante tener claridad en los gastos e ingresos relacionados a tu negocio para que tus finanzas estén en orden. Definición: Gastos: el dinero que sale de nuestra bolsa Ø Compras Ø Pagos Ø Sueldos Ø Deudas Ingresos: el dinero que entra en nuestra bolsa Ø Ventas Ø Ganancias de una inversión Ø Préstamos 2012 Qualitas of Life Foundation 3
4 Tipos de gastos Gastos fijos: son aquellos que tenemos mes a mes y son necesarios para la existencia del negocio. Ejemplos: Ø Renta Ø Electricidad Ø Pagos para una deuda fija Gastos variables: son aquellos gastos de mano de obra, materiales o gastos generales. Son necesarios pero pueden ser más controlados porque varían con el nivel de producción de la empresa. Ejemplos: Ø Sueldos Ø Reparaciones de equipo Ø Materia prima Tipos de ingresos 1 Ingresos o ventas en efectivo: todo lo que entra en billetes, monedas y cheques. Ventas a crédito: es un dinero que nos deben, pero que serán un ingreso en efectivo en el futuro. Aunque no se recibe el dinero inmediatamente, las ventas a crédito se deben contabilizar. Abonos: se refiere al pago de las ventas a crédito o los pagos de una deuda. Es muy importante que sepas identificar cuáles son exactamente tus gastos e ingresos Qualitas of Life Foundation 4
5 III. Aprender la importancia del presupuesto para un negocio exitoso El presupuesto Qué es un presupuesto? Una herramienta que te permitirá tomar control de tu dinero. Beneficios de un presupuesto Ø Cubrir tus pagos a tiempo Ø Reducir la ansiedad de los gastos Ø Tomar control de tu situación financiera Ø Aumentar tus ganancias Cómo hacer un presupuesto 1. Apunta o Registra cuánto dinero sale de tu bolsa (gastos) cada semana. 2. Apunta o Registra cuánto dinero entra en tu bolsa (ingresos) cada semana. 3. Haz las cuentas de cuánto dinero te sobró o cuánto dinero te faltó (se recomienda hacer esta actividad al menos una vez mes). 4. Identifica cuáles son los gastos más grandes o los que haces frecuentemente cada semana y decide si son necesidades o deseos para el negocio Qualitas of Life Foundation 5
6 5. Haz un plan de cómo ajustar o cambiar tus gastos e ingresos cada semana o mensualmente para que en el próximo mes no te falte dinero, puedas cubrir los gastos del negocio y ahorrar para incrementar tus ganancias. Cuaderno de ingresos y ventas: Lo que entra 1 Este cuaderno nos sirve para registrar las entradas de dinero que se tienen en un periodo de tiempo determinado: semanal, quincenal o mensual. Conceptos y columnas a incluir: 1) Fecha en que se realizó la venta o el abono. 2) Concepto de la venta 3) Ingresos (ventas) en efectivo 4) Ventas a crédito a) Total de la venta (- ): lo que debe el cliente b) Abonos recibidos (+): efectivo recibido 5. Saldo (ingresos): Ingreso en efectivo más abonos (3 + 4B) 2012 Qualitas of Life Foundation 6
7 Ejemplo: Cuaderno de ingresos y ventas Fecha Concepto Venta Ingreso en efectivo Ventas 4A Crédito 4B Saldo Total Venta (- ) Abonos (+) Mercancía de 10- feb contado $3, $3, Venta a crédito 11- feb cliente A - $ Abono (1) cliente A Abono (2) cliente A Abono (3) cliente A Saldo deuda cliente A Venta a crédito 15- feb cliente B - $ $ feb Abono (1) cliente B $ $ Total Abono (2) cliente B Saldo deuda cliente B - $ $3, Qualitas of Life Foundation 7
8 Cuaderno de pagos y compras: Lo que sale 1 Este cuaderno nos sirve para registrar todo lo que sale del negocio en efectivo o a crédito (compra de materia prima, sueldos, etc.) Conceptos y columnas a incluir: 1) Fecha en que se realizó la compra o el abono al proveedor 2) Concepto de la compra 3) Compras o salidas de efectivo 4) Compras a crédito a) Total de compra (- ): lo que se debe a los proveedores b) Abonos (+): pagos realizados a los proveedores 5) Saldo: Salidas en efectivo más abonos (3+4B) 2012 Qualitas of Life Foundation 8
9 Ejemplo: Cuaderno de pagos y compras Fecha Concepto Compra Salidas en efectivo Compras 4A Crédito 4B Saldo Total Compra (- ) Abono (+) 9- feb Compra de mercancía en efectivo $ $ Compra de mercancía a 10- feb crédito (proveedor A ) - $ Abono (1) proveedor A Abono (2) proveedor A Saldo deuda proveedor A - $ feb Compra de mercancía a crédito (proveedor B ) - $ feb Abono (1) proveedor B $ $ Abono (2) proveedor B Saldo deuda proveedor B - $ feb Libreta $20.00 $ feb Martillo $80.00 $ feb Sueldos $ $ feb Renta $ $ Total $2, Qualitas of Life Foundation 9
10 Pronóstico de ventas y gastos mensuales 1 Nos ayuda a calcular el dinero que se necesitará en el próximo periodo (casi siempre se toma como base un mes, pero puedes hacerlo semanalmente). Este pronóstico también sirve para comparar el total de dinero que entra el negocio, contra los gastos que se realizarán. Conceptos y columnas a incluir: 1) Concepto: el motivo de las entradas y las salidas de dinero. 2) Ingresos: ventas al contado, ventas a crédito, y saldo del mes anterior. 3) Egresos (gastos): todo aquello que se compre por concepto del negocio (materia prima, sueldos, renta, equipo, etc.). 4) Saldo: suma de los renglones de forma horizontal que determina la diferencia entre lo que se gastó y lo que se vendió (2+3) Concepto Ingresos Egresos Saldo Saldo del mes anterior $2, $2, (enero) Ventas al contado $3, $3, (febrero) Ventas a crédito (febrero) $ $ Compra de mercancía en efectivo (febrero) - $ $ Compra de mercancía a crédito (febrero) Compra de herramientas y equipo (febrero) - $ $ $ $ Sueldos (febrero) - $ $ Renta (febrero) - $ $ Total $5, $3, $2, Qualitas of Life Foundation 10
11 Informe de pérdidas y ganancias: Estado de resultados 1 Este informe se realiza para saber con exactitud la ganancia o utilidad obtenida en un periodo de tiempo determinado; lo más práctico es hacerlo mensualmente. El estado de resultados nos informa con precisión cuánto de lo que vendimos es realmente una ganancia. Ejemplo: Informe de pérdidas y ganancias Se necesitan los siguientes datos: Ventas totales: la suma de las ventas al contado (en efectivo) y las ventas a crédito. Costos de ventas: se refiere a todos los gastos realizados por concepto del producto o gastos directos, como materia prima, mercancía, etc. Gastos de operación: los gastos o costos indirectos como los sueldos, las herramientas, la renta, etc. Mes: febrero Ventas totales Costo de ventas Utilidad bruta Gastos de operación Utilidad o perdida neta $3, $1, $2, $1, $ Educación Financiera Banamex Saber Cuenta, Mi Propio Negocio: Tomo II, Qualitas of Life Foundation 11
12 IV. Documentos de tu negocio Como empresario es muy importante mantener un registro de toda transacción relacionada a tu negocio para: Monitorear el progreso del negocio Preparar estados financieros Preparar declaraciones de impuestos Tus registros del negocio pueden estar divididos en las siguientes categorías: Registros de ingresos Fuentes de ingreso Estos registros deben de indicar el tipo de pago recibido (efectivo o crédito) La fecha en la que se recibió el pago La fuente u origen del pago Registros de gastos Originales o copias u originales de recibos pagados Recibos de renta Copias de cheques cancelados o escritos (emitidos) Inversión monetaria (capital invertido para el negocio) Mantener un inventario de todas las compras de equipo para el negocio (carro, muebles de oficina, computadoras, maquinaria, etc.) Qualitas of Life Foundation 12
13 Recuerda: ü Debes registrar en un cuaderno o programa de computadora tus gastos, ingresos e inversiones monetarias. ü Debes guardar todos los recibos y comprobantes de ventas y compras relacionadas al negocio. ü Es muy importante mantener todos tus registros en un lugar seguro. ü Al tener todos los registros de tu negocio en orden podrás ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo. V. Conclusiones Las cuentas personales y las cuentas de un negocio deben de mantenerse separadas para el éxito personal y del negocio. Es muy importante identificar los tipos y cuáles son exactamente tus gastos e ingresos y así podrás estar en la mejor posición de tener un negocio exitoso y duradero. El presupuesto para un negocio es clave para una buena administración y el éxito. Todo buen empresario tiene que tener un buen registro de todas las transacciones relacionadas con su negocio Qualitas of Life Foundation 13
14 Glosario Abonos: pago de las ventas a crédito o pagos de una deuda. Costos de ventas: todos los gastos realizados por concepto del producto, servicio o gastos directos, como materia prima, mercancía, etc. Gastos: el dinero que sale de nuestra bolsa. Gastos fijos: son aquellos que tenemos mes a mes y son necesarios para la existencia del negocio. Gastos de operación: los gastos o costos indirectos como los sueldos, las herramientas, la renta, etc. Gastos variables: son aquellos gastos de mano de obra, materiales o gastos generales. Son necesarios pero pueden ser más controlados porque varían con el nivel de producción de la empresa. Ingresos: el dinero que entra en nuestra bolsa. Ingresos o ventas en efectivo: todo lo que entra en billetes, monedas y cheques. Presupuesto: una herramienta que te permitirá tomar control de tu dinero y en donde se registran los gastos e ingresos para conocer el saldo de un periodo específico. Ventas a crédito: es dinero que no se recibe inmediatamente pero que nos deben, estas ventas serán un ingreso en efectivo en el futuro. Ventas totales: la suma de las ventas al contado (en efectivo) y las ventas a crédito. Unless otherwise specifically stated, Qualitas of Life Foundation ("Qualitas") is the copyright owner of these materials (the Qualitas Copyrighted Materials ). The Qualitas Copyrighted Materials may not be sold or otherwise used for commercial purposes, and any third- party using the Qualitas Copyrighted Materials in full or in part must credit Qualitas as the source of such materials. Further, the Qualitas Copyrighted Materials shall not be distributed, shared, or adapted in any form or through any medium without Qualitas' prior written consent. The Qualitas name and logo, and the phrases "Toma el curso de tu vida," Mejora tu futuro financiero aprendiendo a manejar tu dinero, and Improve your financial future by learning to manage your money are common law trademarks of Qualitas and may not be used by third parties without the prior written permission of Qualitas. By accepting these materials, you agree to be bound by these restrictions and limitations Qualitas of Life Foundation 14
15 Toma el Cuso de Tu Vida con Qualitas! Mejora tu futuro, aprendiendo a manejar tu dinero Llámanos para cualquier pregunta o duda. Llámanos para saber más información de cursos QUALITAS ( ) y Escríbenos a: info@qualitasoflife.org Visítanos en nuestro website: Síguenos en Facebook Síguenos en Twitter! Qualitas of Life Foundation 1155 Avenue of the Americas, Suite 1906 New York, NY Qualitas of Life Foundation 15
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