DESCRIPCIÓN DE NUESTROS SERVICIOS Propuesta de Administración

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1 DESCRIPCIÓN DE NUESTROS SERVICIOS Propuesta de Administración COMUNIDAD EDIFICIO ESPACIO CENTRO Mayo 2011 Alberto Godoy Castillo Gerente General Felipe Godoy González Gerente de Finanzas SERVAD Servicios de Administración de Condominios, Edificios & Oficinas 1

2 CONTENIDOS 1) PRESENTACIÓN DE NUESTRA EMPRESA 2) TRABAJAMOS TODAS LAS VARIABLES DE SU EDIFICIO 3) TIPOS DE GASTOS COMUNES 4) REALIZAMOS UNA GESTIÓN INTEGRAL 5) NUESTRAS VENTAJAS Y COMPROMISOS 6) PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS 7) MODELO DE TRABAJO 8) PROGRAMACION SEMESTRAL DE TRABAJO SERVAD Servicios de Administración de Condominios, Edificios & Oficinas 2

3 PRESENTACIÓN DE NUESTRA EMPRESA 1) Empresa proactiva e innovadora, con amplia experiencia en el rubro 2) Características de nuestra gestión Financieras: Gastos Comunes fijos, anuales Completos informes mensuales del funcionamiento financiero Balance semestral y anual Seguridad: Seguro de incendio, Espacios Comunes y Unidades (departamentos) Detección de situaciones que constituyan un riesgo Plan de Emergencia y Seguridad Extintores Revisión de red seca y húmeda Sistemas de alarmas Cámaras de vigilancia Normativa del Sec y Sesma Legales: Inspección de instalaciones de gas y reparaciones ( SEC ) Inspección de instalaciones eléctricas y reparaciones ( SEC ) Normativa del Sesma ( Control de emisión de contaminantes ) 3) Análisis y gestión profesional Informe operacional y financiero actual de su edificio Tecnología al servicio de la comunidad SERVAD Servicios de Administración de Condominios, Edificios & Oficinas 3

4 TRABAJAMOS TODAS LAS VARIABLES DE SU EDIFICIO FINANZAS Implementar Gastos Comunes fijos Generar informes financieros mensuales Sistema computacional de Servad Carpeta de cierre del mes Generar balances Contratar empresas autorizadas y reconocidas Contar con personal de guardia nocturno, competente y supervisado Confeccionar, difundir y aplicar el Plan de Emergencia Entrega de un plan de aseo supervisado y calificado SEGURIDAD, MANTENCIÓN Y ASEO LEYES PERSONAL Sistema computacional para el cálculo de remuneraciones Apego al Código del trabajo Manual de descripción de funciones Turnos de trabajo Reglamento de higiene y seguridad Ley N , de copropiedad inmobiliaria y reglamento Reglamento de copropiedad de la comunidad Ley Nº Inspección de las instalaciones interiores de gas Ley Nº Inspección de las instalaciones eléctricas Ley Nº General de Urbanismo y Construcción Normativa del Sesma. Código del trabajo Velar por la garantía de construcción del edificio legalmente vigente. SERVAD GARANTIZA FINANZAS FUERTES Y ORDENADAS + ALTA SEGURIDAD, MANTENCIÓN Y ASEO = + PERSONAL CAPACITADO Y SUPERVISADO + APEGO A LAS LEYES Y NORMATIVAS ALTA PLUSVALÍA DEL EDIFICIO CONFECCIONAMOS PARA UD. UN COMPLETO INFORME OPERACIONAL Y FINANCIERO DE SU SITUACIÓN ACTUAL, EL CUAL INCLUYE UN PLAN DE TRABAJO CON OBJETIVOS Y METAS CONCRETAS SERVAD Servicios de Administración de Condominios, Edificios & Oficinas 4

5 TIPOS DE GASTOS COMUNES SISTEMA DE COBRO VARIABLES OTRAS ADMINISTRACIONES USAN: GASTOS COMUNES VARIABLES Implementación De simple uso, no requiere altos conocimientos ni experiencia, al ser un modelo único aplicado por el mercado Cálculo mensual Planilla detalle de gastos Sobre la base inorgánica del total de gastos comprometidos Envía al prorrateo facturas que no son canceladas, y no contratadas No incluye todas las facturas del mes Libro Diario (Egresos) No cuadra con el total enviado a recuperar en la planilla del detalle de gastos SERVAD UTILIZA: GASTOS COMUNES FIJOS Sobre la base de un sistema propio de SERVAD Requiere un acabado análisis, además de altos conocimientos y experiencia Considera sólo las cuentas efectivamente canceladas, y no las por cancelar Cuadratura mensual con el total enviado en la planilla del detalle de gastos SERVAD Experiencia Conocimientos Profesionalismo Seguridad Compromiso Transparencia Honestidad Innovación Proactivos Variación de la cuota a cobrar mensual Media / Alta Nula Riesgo de fraude Medio - Alto Nulo Resultado financiero Fondo de reserva (Cobro mensual) Déficit permanente en caja Se cobra un % sobre el total de gastos del mes el cual incluye las reparaciones, este sistema varía el cobro del Fondo de Reserva cada mes. Superávit mensual en caja Se cobra un % sobre el total de gastos sin considerar las reparaciones del mes, por lo que no varía el cobro del Fondo de Reserva cada mes VENTAJAS PARA SU EDIFICIO AL IMPLEMENTAR GASTOS COMUNES FIJOS - Ud. cancela la misma cuota mensual todo el año - Siempre existe un excedente de caja para financiar proyectos de inversión - La cuota a pagar por el fondo de reserva mensualmente. es la misma todo el año - Permite un cierre financiero y cuadratura todos los meses SERVAD Servicios de Administración de Condominios, Edificios & Oficinas 5

6 REALIZAMOS UNA GESTIÓN INTEGRAL 2) SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Optimizar el uso de los recursos Contratos de trabajo Pago de consumos básicos Finiquitos del personal Reparaciones con terceros Liquidaciones de sueldos Adquisición de materiales Imposiciones, Retención de boletas Calendario de turnos horarios Horas Extras Turnos reemplazos Pago de servicios de mantención Turnos de vacaciones 1) SISTEMA DE FINANZAS Y CONTABILIDAD Conciliación bancaria ( Mensual ) Libro diario (Egresos, Ingresos y Saldos Finales) Cuenta corriente de Gastos Comunes Detalle de Gastos mensuales por ítem Cobro de consumos (Agua Caliente Calefacción) y lavandería Cobranza de gastos comunes Morosidad (Mensual) Gráficos de comportamiento financiero GESTIÓN INTEGRAL 3) GESTIÓN DE SUPERVISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Horarios del personal (Control de Asistencia) Libro de novedades (Registro del personal de turno) Sugerencias y reclamos (copropietarios) Rutinas de trabajo preestablecidas Estado de limpieza del edificio Control del stock de los materiales de aseo Control de las mantenciones y reparaciones Inspección periódica de instalaciones de gas Inspección de instalaciones eléctricas Limpieza de estanques de agua Emisión de Gases de calderas y Grupo electrógeno Plan de Emergencia y vigilancia 4) REPRESENTACIÓN LEGAL Inspección del trabajo Instituciones de previsión Instituciones de prevención de accidentes (ACHS - Mutual de Seguridad) Instituciones bancarias Instituciones públicas (Sec Sesma Juzgado Policía Local, Municipalidad, etc.) Empresas de terceros Abogados, Cía. de Seguros, Proveedores y empresas de mantención. SERVAD Servicios de Administración de Condominios, Edificios & Oficinas 6

7 NUESTRAS VENTAJAS Y COMPROMISOS NUESTRAS VENTAJAS 1) Alto uso de tecnología. Acceso a un sitio web exclusivo para la comunidad. 2) Gestión financiera clara y transparente. 3) Entrega de carpeta del cierre financiero mensual al Comité de Administración 4) Respondemos las consultas de los copropietarios. 5) Realizamos consultas mediante encuestas a los copropietarios 6) Entregamos la información de manera visual y documentada (Asambleas mediante Data Show) 7) Asistencia y asesoría al Comité de Administración. ( Mensualmente ) 8) Toma de decisiones en conjunto con el comité de administración NUESTROS COMPROMISOS 1) Rebajar su cuota actual de cobro mensual, implementando un sistema de gestión planificada. 2) Disminuir y recuperar la morosidad. ( corte de luz, Ley de copropiedad inmobiliaria ) 3) Garantizamos el cobro de agua caliente y calefacción, asegurados en forma correcta. 4) Cumplir con la Ley de copropiedad inmobiliaria y su reglamento, además de informar sobre el reglamento de copropiedad del edificio. 5) Velamos que se cumpla la garantía de construcción del edificio respecto a desperfectos estructurales o vicios, de responsabilidad de la Constructora ó Inmobiliaria. 6) Velar por la seguridad del edificio, mediante la revisión y mejoramiento de los sistemas como: circuitos cerrado de TV, alarmas, extintores, red seca, red húmeda, señalética y redes eléctricas 7) Mejorar la atención y presentación de los funcionarios, además de contar con personal capacitado y supervisado. 8) Visitas periódicas al edificio y emergencias las 24 horas del día. 9) Atención personalizada. SERVAD Servicios de Administración de Condominios, Edificios & Oficinas 7

8 PLAN DE EMERGENCIAS PARA SITUACIONES DE RIESGO / CONTINGENCIAS 1. Presentación de ideas o bocetos de planes de emergencias para situaciones de riesgo y/o peligro, tales como incendios, fugas de gas, filtraciones de agua, u otras. Planes de contingencia para situaciones de robos o hurtos. 1.1) El Plan de emergencia es contratado por una empresa autorizada, el cual será difundido a todo el personal y la comunidad, bajo sistema de monitores por piso a fin de facilitar evacuaciones de personas. Este plan contempla lo siguiente: Procedimientos en caso de: sismo, incendio, explosivos, inundaciones, asaltos, robos, hurtos. Alarmas Vías de evacuación Zonas de seguridad Señalizaciones Equipos y sistemas. Mantenciones de: extintores, red seca y húmeda, sensores humo, CCTV, grupo electrógeno. Recomendaciones y evaluación particular del edificio. Situación actual. 1.2) Ante una situación de incendio se constituye el Administrador en el lugar, a fin de coordinar las acciones de Carabineros y Bomberos. 1.3) Ante una filtración de GAS se instruye al personal al corte desde el medidor del departamento, y coordinar con la empresa abastecedora. 1.4) Ante una filtración de AGUA se instruye al personal al corte desde el medidor del departamento, y el eventual y excepcional ingreso por parte de la Administración en conjunto con el Comité de Administración a fin de detener la filtración de agua. 2. Presentación de ideas o bocetos de planes de contingencia para fechas en que muchos vecinos se ausentan de la Comunidad, como en Semana Santa, Fiestas Patrias, Fiestas de Fin de Año y festivos en general. 2.1) Reforzar con guardias la seguridad en acceso de los perímetros del recinto, además de la conserjería. 2.2) Instruir a los copropietarios en cuanto a: no entregar las llaves de su departamento a conserjería ni duplicados, e informar a la Administración el tiempo de ausencia, y nombre de la persona que frecuentará el departamento, si fuera el caso, la cual será informada al personal de conserjería. SERVAD Servicios de Administración de Condominios, Edificios & Oficinas 8

9 MODELO DE TRABAJO DE SERVAD Somos la diferencia entre contar sólo con un administrador ó contar con : LA MEJOR ADMINISTRACIÓN NUESTRO PROCESO DE TRABAJO Realizamos un análisis operacional y financiero ACTUAL Definimos un plan de acción Aplicamos el Sistema de SERVAD Presentamos sistema al Comité de Administración Gestionamos mensualmente Definimos un sistema de control de gestión Detectamos las debilidades actuales de su edificio Concretos objetivos de mejoramiento a corto y largo plazo Diseñamos una cuota fija de cobro mensual Aprobar Sistema Servad Informes financieros y operacionales Plan de seguimiento e indicadores ETAPA 1 DISEÑO ETAPA 2 IMPLEMENTACIÓN ETAPA 3 EVALUACIÓN INFORMACIÓN DE CONTACTO VISITE NUESTRO SITIO WEB SERVAD info@servad.cl Fono: SERVAD Servicios de Administración de Condominios, Edificios & Oficinas 9

10 Se trabaja con un diseño semanal, el cual contempla 24 semanas, 6 meses. A continuación se indican las variables a trabajar, según MODELO DE ADMINISTRACIÓN PROPUESTO PARA LA COMUNIDAD PROGRAMACIÓN SEMESTRAL DE TRABAJO MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 1 SEGURIDAD, MANTENCIÓN Y ASEO Contratar ó evaluar empresas de mantención existentes 1.2 Confeccionar, ó actualizar, difundir y aplicar el Plan de Emergencia 1.3 Confeccionar, ó actualizar, difundir y aplicar el Plan de Contingecias 1.4 Implementar plan de aseo supervisado 1.5 Gestionar inspección de gas y reparaciones. Por depto. 1.6 Gestionar inspección de instalaciones eléctricas. Areas comunes. 1.7 Contratar ó evaluar seguro de incendio. Deptos. y areas comunes 1.8 Evaluar situaciones riesgosas en áreas comunes 1.9 Gestionar manteción de estanques de agua 1.10 Revisar sistema de seguridad, y mejoras MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 2 PERSONAL Revisar / firmar contratos de trabajo 2.2 Implementar manual de descripción de funciones 2.3 Diseñar turnos de trabajo 2.4 Implementar reglamento de higiene y seguridad 2.5 Evaluar al personal de guardia nocturno, competente y supervisado 2.6 Contratar personal permanente 2.7 Contratar personal de reeemplazo, para fines de semana MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 3 FINANZAS Evaluar liquidez de caja, y cuentas por pagar (Adm. Anterior) 3.2 Implementar Gastos Comunes fijos 3.3 Generar informes de gestión mensual (mes a mes) 3.4 Entregar carpeta de cierre del mes (mes a mes) 3.5 Generar balances. Semestral y anual MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 4 GESTIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Asesorar en cuanto al traspaso de información (Adm. Anterior) 4.2 Gestionar asamblea de cambio Administrador 4.3 Tramitación de inscripción de firmas giradoras en el banco SERVAD Servicios de Administración de Condominios, Edificios & Oficinas 10