HOJA DE AUTORIZACIÓN

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1 HOJA DE AUTORIZACIÓN Elaboró Lizbeth González Llovera Gerente de Administración de Contenidos Revisó Roberto Velázquez Director de Mercadeo Aprobó Roberto Velázquez Director de Mercadeo SUBDIRECCIÓN GENERAL DE MERCADOTECNIA IT-SGM-DMPI-02 Page 1 of 11 Versión 0.1

2 Revisión Página (s) Modificada (s) SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Fecha de Emisión IT-SGM-DMPI-02 Page 2 of 11 Versión 1.1

3 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 5 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de actividades 8 8. Registros Anexo 10 IT-SGM-DMPI-02 Page 3 of 11 Versión 1.1

4 1. Objetivo 2. Alcance Definir y establecer en conjunto con la Subdirección General de Mercadotecnia y la Dirección de Medios y Producción, las especificaciones, características, servicios y medios, para la contratación de servicios de publicidad digital para promover los atractivos y servicios turísticos de México tanto en el mercado nacional como en el internacional. Esta instrucción de trabajo aplica para el Gerente de Administración de Contenidos quien tiene la responsabilidad de administrar las campañas digitales en todos los mercados. 3. Referencias 3.1 Ley Federal de Entidades Paraestatales 3.2 Ley de Adquisiciones 3.3 Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. 3.4 Guía Electrónica de Servicios Administrativos 4. Políticas 4.1 Apoyar la integración del Programa Anual de Trabajo de la Subdirección General de Mercadotecnia en el ámbito de su competencia. 4.2 Elaborar la estrategia y lineamientos para la ejecución de la campaña de publicidad institucional digital y el diseño, producción y administración de contenidos de las páginas electrónicas institucionales. 4.3 Supervisar y dar seguimiento a la integración de la campaña de publicidad institucional digital e identificar estándares de alcance y frecuencia. 4.4 Supervisar y dar seguimiento al diseño, producción y actualización del material necesario para la campaña institucional digital. 4.5 Supervisar y dar seguimiento a la prestación de los servicios de diseño, producción y administración de contenidos de páginas electrónicas. 4.6 Supervisar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en los contratos de servicios del ámbito de su competencia. 4.7 Dar seguimiento al avance programático y presupuestal de los contratos de servicios a su cargo e instrumentar los correctivos pertinentes que aseguren su debida ejecución. 4.8 Revisar la facturación y comprobación que se genere con motivo de la prestación de los servicios del ámbito de su competencia. 4.9 Revisar el cálculo de penas convencionales y deducciones al pago por incumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos de servicios del ámbito de su competencia Supervisar la integración de reportes periódicos sobre la prestación de los servicios del ámbito de su competencia Supervisar la integración, clasificación, custodia y respaldo del archivo del ámbito de su competencia Las demás que le encomiende el Director de Mercadeo. IT-SGM-DMPI-02 Page 4 of 11 Versión 1.1

5 5. Responsabilidades 5.1. Coordinar la integración del Programa Anual de Trabajo de la Subdirección General de Mercadotecnia en el ámbito de su competencia Proponer la estrategia y lineamientos para la ejecución de la campaña de publicidad institucional digital y los servicios de mercadeo personalizado y apoyo a la comercialización Proponer las políticas, lineamientos y estándares en materia de tecnologías de la información de corto, mediano y largo plazos Coordinar la integración de la campaña de publicidad institucional digital e identificar estándares de alcance y frecuencia Coordinar la integración del programa institucional de desarrollo informático Coordinar la prestación de los servicios de contacto para mercadeo directo y telemercadeo; de diseño, producción y administración de contenidos de páginas electrónicas; de mantenimiento y desarrollo de portales electrónicos; de hospedaje dedicado, y de mantenimiento a equipo de cómputo Coordinar el diseño, producción y actualización del material necesario para la campaña institucional digital Coordinar la prestación de los servicios de interacción para las campañas de publicidad institucional y cooperativa, así como en otras acciones de apoyo a la comercialización en que participe el Consejo Proponer y, en su caso, coordinar el desarrollo e instrumentación de nuevas aplicaciones informáticas para la realización de las funciones que tienen encomendadas las diversas unidades administrativas del Consejo Coordinar el funcionamiento de la red de comunicación de voz y datos, de las aplicaciones informáticas, de los medios electrónicos de información, de los servicios de correo electrónico, de acceso a las redes interna y global de información y de telefonía Fungir como presidente del Comité de Informática Participar en la definición de los requerimientos técnicos y dictaminar las propuestas técnicas que se presenten con motivo de las licitaciones para la contratación de los servicios a su cargo Coordinarse con las Direcciones del Consejo en el Exterior para el cumplimiento de sus fines en el ámbito de su competencia Verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en los contratos de servicios a su cargo Verificar el avance programático y presupuestal de los contratos de servicios a su cargo e instrumentar los correctivos pertinentes que aseguren su debida ejecución Validar la facturación y comprobación que se genere con motivo de la prestación de los servicios a su cargo Verificar el cálculo de penas convencionales y deducciones al pago por incumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos de servicios a su cargo Proponer la modificación, suspensión, terminación anticipada y rescisión de los contratos de servicios a su cargo Determinar la procedencia de la liberación de fianzas o garantías de cumplimiento de los contratos de servicios a su cargo Coordinar y validar la integración de reportes periódicos sobre la prestación de los servicios a su cargo Atender las solicitudes de asistencia y colaboración que requieran la Auditoria Superior de la Federación, la Secretaría de la Función Pública y el Órgano Interno de Control, en ejercicio de sus facultades fiscalizadoras Coordinar la integración, clasificación, custodia y respaldo del archivo del ámbito de su competencia Las demás que le encomiende el Subdirector General de Mercadotecnia. IT-SGM-DMPI-02 Page 5 of 11 Versión 1.1

6 6. Definiciones. ADMINISTRACIÓN DE CAMPAÑAS DIGITALES 1. Brief de medios: Documento que establece objetivos de campaña y las caracterísitcas de la campaña digital a desarrollar. 2. Racional del sitio: Perfil del sitio. 3. Plan de Medios.- Documento que señala la actividad publicitaria o de interacción que se tendrá en los medios de comunicación digitales, lista de medios, tiempo (ejemplo: calendario) y parámetros de medición que corresponda al servicio digital. 4. Ad Serving.- Servicio que coloca los elementos de comunicación digital (ejemplo: banners) en los portales o sitios Web, con el fin de servir dichos elementos, medir su actividad y realizar optimización para campañas. 5. Ad Views.- Es el despliegue de un elemento de comunicación digital que aparece en una portal o sitio Web cuando ésta se muestra en pantalla. 6. Screenshot: La impresión de pantalla del despliegue publicidad digital. 7. Banner.- Forma típica de representar publicidad en un sitio Web. Consiste en una imagen, a veces interactiva y animada, que muestra un producto o servicio y cuyo objetivo es que el visitante pulse en ella para ampliar la información que contiene. 8. Usuario.- Persona que interactúa con algún servicio en medios digitales (ejemplo: portales, páginas Web, entre otros). 9. Portal: Conjunto de Sitios y Servicios Web que permite al usuario consultar información e interactuar en una o múltiples secciones, a través de el mismo dominio de Internet. 10. Sitio: Conjunto de servicios en Internet que permite a un usuario consulta y en su caso compartir información. 11. Red: Conexión física de dos o más computadoras con el fin de compartir recursos. 7. Método del Trabajo Este diagrama presenta de forma general las actividades principales del procedimiento antes referido. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento. IT-SGM-DMPI-02 Page 6 of 11 Versión 1.1

7 7.1. Diagrama de Flujo IT-SGM-DMPI-02 Page 7 of 11 Versión 1.1

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9 7.2. Descripción de Actividades. TABLA ACTIVIDADES. Responsable Paso Actividad 1 Definición Se definen los objetivos de la campaña 1.1 en base al plan de mercadotecnia Se desarrolla el brief y la recomendación 1.2 de mezcla de medios. 2 Análisis de medios Documento de trabajo Brief de medios 2.1 Recibe el brief de medios 2.2 Analiza los medios 2.3 Verifica si los medios cumplen con los objetivos del brief 3 Recomendación de medios 3.1 Se seleccionan los medios adecuados para la campaña 3.2 Se elabora el plan de medios Se manda el plan de medios a la Personalizado e 3.3 Internet 4 Revisión de plan de medios Brief de medios Plan de medios 4.1 Se recibe el plan de medios 4.2 Análisis del plan de medios 4.3 Se emiten recomendaciones Se realizan conferencias telefónica con la para ajustes y recomendaciones 4.4 al plan de medios 5 Aprobación Si el plan de medios se aprueba, se firma. Se manda el plan de medios aprobado a la, continuar con el paso 7 Si el plan de medios se rechaza continuar en el paso 6 6 Aplicación de ajustes Se realizan los ajustes y modificaciones 6.1 requeridas Plan de medios impreso firmado IT-SGM-DMPI-02 Page 9 of 11 Versión 1.1

10 Se manda el plan de medios modificado a la Contratación 7.1 Se realiza la contratación de medios Se hace una relación de los medios contratados con los requeridos Se manda la tabla de especificaciones para desarrollo y adaptación de elementos de comunicación digital a la Personalizado e Internet Desarrollo de elementos de comunicación La agencia o grupo de trabajo para el desarrollo elementos digitales, desarrolla y/o adapta los elementos Envía los elementos generados o adaptados para la campaña a la agencia. Revisa que los elementos cumplan con la tabla de especificaciones. En caso de aplicar, se envía los archivos de los elementos de comunicación al proveedor de adserving Se definen los cambios y ajustes necesarios 8.6 Se realizan los cambios acordados 9 Lanzamiento de campaña Comienza la etapa de lanzamiento de la campaña digital en base al programa de 9.1 trabajo. 9.2 Se inicia la campaña 10 Supervisión de desempeño y ajuste Se entrega un reporte de manera periódica con las estadísticas de la campaña Se revisa y analiza la información en base al Programa de trabajo Se realiza una sesión con la para definir ajustes y/o optimizaciones a 10.3 realizar en la campaña 11 Cierre de Campaña y Soporte Se manda la factura con documentación que respalda a la campaña Se recibe la factura con la documentación Plan de medios Propuesta (ejemplos: power point, flash, dibujo) Acrhivos de banners y/o elementos de comunicación digital Programa de Trabajo Formato establecido Programa de trabajo Factura, screenshots, adserving Carpeta con factura IT-SGM-DMPI-02 Page 10 of 11 Versión 1.1

11 Se revisa y analiza la documentación para validarla en base al contrato y 11.3 programa de trabajo. 12 Aprobación Subdirección General de Administración Si se aprueba la documentación presentada se firma de Vo.Bo. Se manda la factura a la Dirección de Medios y Producción Si no se aprueba la documentación se 12.3 hacen ajustes con la 13 Pago 13.1 Se realiza el pago a la Resguardo de Documentación de la 14 campaña digital desarrollada Compilación de la documentación generada para la definición de la campaña digital Identificación de carpetas por campaña, para el resguardo de la documentación. Elaboración de la estructura de contenido de cada carpeta. Asignación de un lugar específico para el resguardo de las carpetas generadas. Actualización de la relación de carpetas bajo el resguardo de la dirección. Contrato y Programa de trabajo. Relación de facturas Contenido 8. Registros No. de Control 9. Anexos Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 3 años /Artículo 56 de la LAASSP Anexo No. Nombre No. de Control 1 Evaluación de propuestas técnicas, Licitación pública internacional IT-SGM-DMPI-02 Page 11 of 11 Versión 1.1