Desde el escándalo de Enron, los escándalos corporativos parecen surgir

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1 Information B o l e t i n I n f obulletin r m a t i v o #1# 1 0 MA National Association of Community Health Centers, Inc SERIE DE MANEJO ADMINISTRATIVO Para más información comuníquese con: Jacqueline C. Leifer, Esq. o Molly S. Evans, Esq. Feldesman Tucker Leifer Fidell LLP 2001 L Street NW Washington DC Teléfono: (202) Fax: (202) Correo Electrónico: Mevans@feldesmantucker.com o Malvise A. Scott Vice Presidente, Programas y Planificación National Association of Community Health Centers, Inc Wisconsin Avenue, Suite 210 Bethesda, Maryland Teléfono: (301) Fax: (301) Correo Electrónico: MScott@nachc.com Esta publicación está diseñada para proporcionar la información exacta y autoritativa acerca del tema cubierto. Se publica con la advertencia que el redactor no está prestando ningún servicio legal, financiero u otro servicio profesional. Si requiere un asesoramiento legal u otra asistencia especializada, obtenga los servicios de un profesional competente. El Health Resources and Services Administration, Bureau of Primary Health Care (HRSA/BPHC) apoyó esta publicación bajo el Acuerdo Cooperativo Número U30CS Su contenido es sólo la responsabilidad de los autores y no necesariamente representa el punto de vista oficial de HRSA/BPHC. Traduciendo la Legislación y Guía sobre Responsabilidad Corporativa en Buena Gobernación Desde el escándalo de Enron, los escándalos corporativos parecen surgir de todos lados. Los periódicos nos informan diariamente de otra corporación acusada de hacer algo indebido. Un resultado directo de estos escándalos corporativos es el surgimiento de el movimiento de responsabilidad corporativa el cual es centralizado en el Acta de Competitividad Americana y Contabilidad Corporativa (American Competitiveness and Corporate Accountability Act) del 2002, más comúnmente conocida como la ley Sarbanes-Oxley por los nombres de los auspiciadores principales de la legislación, el Senador Paul Sarbanes (D-Maryland) y el Representante Michael Oxley (R-Ohio). Además de promover que se pasara la ley Sarbanes-Oxley, la cual aplica solo a las compañias publicas con fines de lucro, el reciente oleaje de escándalos corporativos ha cambiado el enfoque de muchos reguladores, tanto estatales como federales, hacia legislación de responsabilidad corporativa en el sector sin fines de lucro. En junio del 2004, el comité de finanzas del senado sostuvo vistas tituladas, Supervisión de Caridad y Reforma: Evitando que cosas malas le ocurran a buenas caridades (Charity Oversight and Reform: Keeping Bad Things from Happening to Good Charities). 1 El Comité publicó un borrador de discusión de Propuestas de Gobernación para Organizaciones Exentas de Impuestos (Tax Exempt Governance Proposals) 2, la cual enumera propuestas para reformas y 1 Para leer una transcripción de las vistas, visite /sitepages/ hearing htm January 2006 National Association of Community Health Centers, Inc.

2 mejores prácticas para motivar y promover comentarios y sugerencias adicionales a medida que el Comité de Finanzas continúa considerando posible legislación para regular a las organizaciones sin fines de lucro de una manera similar a la regulación del sector lucrativo. 3 En el 2005 el Panel sobre el Sector Sin Fines de Lucro (el cual fue formado a petición del Comité de Finanzas del Senado) publico una serie de recomendaciones y un Informe Provisional basado en el borrador de las discusiones del Comité de Fianzas. 4 Iniciativas federales de regulación incluyen consejos sobre el cumplimiento corporativo publicados por el Departamento de Aunque muchos miembros de Juntas directivas de los centros de salud generalmente están al tanto del progreso del movimiento de responsabilidad corporativa, es importante entender las implicaciones específicas de dicha legislación para los centros de salud. Salud y Servicios Humanos (Department of Health and Human Services-HHS) Oficina del Inspector General (OIG) que muchos centros de salud han adoptado como parte de sus programas de cumplimiento de corporativo. 5 Más aún, muchos estados se han unido al movimiento de la responsabilidad corporativa. En el otoño del 2004, el Acta de integridad del Sector Sin Fines de Lucro (el Acta de California ) del 2004 fue firmada como ley por el gobernador Schwarzenegger. El Acta de California fué efectiva en enero 1 del A pesar de que medidas similares no se han aprobado todavía en New York y Massachussets, parece inminente en esos estados el que se pase alguna forma de ley de responsabilidad corporativa para organizaciones sin fines de lucro. 6 Aunque muchos miembros de Juntas directivas de los centros de salud generalmente están al tanto del progreso del movimiento de responsabilidad corporativa, es importante entender las implicaciones específicas de dicha legislación para los centros de salud. 3 bid. Bajo las reglas de implementación de la Sección 330, la Junta Directiva debe asegurarse de que el centro de salud opere de acuerdo a las leyes federales, estatales y locales. 7 Por extensión, la Junta Directiva del centro de salud debe tener un entendimiento general del ambiente legal en el que los centros de salud operan en este caso un ambiente que debe incorporar la idea de responsabilidad corporativa. Como se menciona antes, el movimiento de responsabilidad corporativa se manifiesta a través de la aprobación de leyes y avisos tanto a nivel federal como estatal. Este boletín informativo: Discute la ley y avisos de responsabilidad corporativa que son mas relevantes para los centros de salud; Incluye recomendaciones para buenas prácticas de administración; Ofrece consejos de la vida real a miembros de la junta que tratan de diferenciar entre requisitos legales y mejores prácticas a la vez que determinan como mejor proceder en este ambiente cada día más regulado. 4 Para leer las recomendaciones y el Informe Provisional (Interim), visite 5 Este boletín informativo no cubre toda la ley y avisos de responsabilidad corporativa que se han publicado desde el comienzo del movimiento. Más bien, se enfoca en la legislación y avisos de responsabilidad corporativa más relevantes a los centros de salud (Ej., leyes como la Sarbanes-Oxley y guías del IRS y del HHS OIG). 6 Este boletín informativo no discute las leyes estatales específicas sobre responsabilidad corporativa. Se le recomienda a los directores de las juntas de los centros de salud que consulten con un abogado sobre el impacto que las leyes estatales tengan sobre el centro de salud. 7 Vea 42 CFR 51c.304(d)(3)(v). National Association of Community Health Centers, Inc. 2 January 2006

3 LEYES DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA: LA LEY SARBANES- OXLEY Con la excepción en dos de sus provisiones, la ley Sarbanes-Oxley aplica solamente a corporaciones con fines de lucro negociadas públicamente (Ej. Corporaciones que se les requiere que estén registradas con la Comisión de Seguridades e Intercambio de los Estados Unidos/U.S. Securities and Exchange Comisión-SEC). 8 No obstante, muchas de las provisiones de gobernación y contabilidad están entrando en el sector sin fines de lucro a través de esfuerzos legislativos a nivel estatal, como a través del desarrollo de mejores prácticas implementadas por el mismo sector sin fines de lucro. De la misma manera, los directores de juntas de centros de salud deben tener un entendimiento general de las características principales de esta importante ley. En resumen, para los centros de salud, las partes más relevantes de Sarbanes-Oxley son las provisiones relacionadas con: Funciones relacionadas con auditorías internas y externas de la corporación; Certificación de estados financieros; y Transacciones de conflicto de interés. Internamente, Sarbanes-Oxley requiere que el comité independiente de auditoría de la Junta Directiva de una corporación negociada públicamente mantenga ciertas quailificaciones y funciones. Externamente, la ley Sarbanes- Oxley establece requisitos específicos relacionados con la firma de auditoría contratada por la corporación. La ley Sarbanes-Oxley también le requiere a los oficiales ejecutivos principales (CEO) y los oficiales financieros principales (CFO) que certifiquen la fidelidad de los estados financieros de su corporación. Además, Sarbanes-Oxley le prohíbe a las corporaciones que le provean préstamos a los miembros de la junta directiva u otros ejecutivos. Comité de Auditoría Independiente Si la junta de directores de una compañía públicamente negociada ha establecido un comité de auditoría, Sarbanes-Oxley requiere que el comité este compuesto solo por miembros de la junta de directores que sean considerados independientes. Bajo la ley, un miembro de la junta se considera independiente si el o ella: No acepta ninguna consultoría, consejería u otra compensación de la compañía (a diferencia de compensación normalmente provista a miembros de la Junta de Directores) y No está afiliado/a con la gerencia de la compañía. Más aún, la compañía debe revelar si algún miembro del comité de auditoría es un experto financiero. El propósito del comité de auditoría es supervisar y monitorear el trabajo de la firma externa de auditoría, con la responsabilidad directa de la contratación y compensación de la firma de auditoría. Para poder llevar a cabo sus funciones de supervisión y monitoreo, la ley Sarbanes- Oxley requiere que la Junta de Directores le provea al comité de auditoría la autoridad para tener su propio abogado y cualquier otro consejero relacionado que sea necesario. La razón para crear un comité de auditoría es remover el control sobre la compañía de auditoría externa de la gerencia y miembros de la junta interesados, una situación que muchos expertos asocian con el pedirle al zorro que cuide a las gallinas. Un comité de auditoría independiente asegura una evaluación honesta de la salud financiera de la compañía. Relevancia a los Centros de Salud Mientras que a los centros de salud no se les requiere que tengan un comité de auditoría independiente, ellos tal vez quieran considerar establecer un comité usando los requisitos de composición y funcionali- 8 Dos de las provisiones de Sarbanes-Oxley aplican más allá del alcance de las compañías con fines de lucro públicamente negociadas. Primero, Sarbanes-Oxley contiene una provisión que hace un crimen el alterar, cubrir, falsificar o destruir cualquier documento para evitar su uso en un procedimiento oficial, como una investigación de OIG o un procedimiento bancarrota. Segundo, Sarbanes-Oxley contiene nuevas protecciones para los miembros de las corporaciones que dan aviso de las malas prácticas corporativas 3 January 2006 National Association of Community Health Centers, Inc.

4 dad de la ley Sarbanes-Oxley como guía. 9 Una presentación fidedigna de las finanzas del centro de salud, incluyendo los gastos de todas sus subvenciones(grants), es tan importante para el centro de salud como lo es para una compañía con fines de lucro. La mayoría de los centros de salud usan más de $500,000 anualmente en subvenciones federales y por lo tanto deben tener una auditoría independiente cada año de acuerdo a la Circular A-133 del OMB (Office of Management and Budget). El establecimiento de un comité de auditoría en la Junta Directiva del centro de salud para supervisar la auditoría externa es una manera de asegurar que la firma de auditoría está cumpliendo con sus responsabilidades. 10 Miembros del Comité de Auditoría Si el centro de salud escoge formar un comité de auditoría, los miembros del comité de auditoría deben ser independientes (Ej. Los miembros no deben tener conflictos de interés, financieros o de ningún otro tipo). Los miembros del comité de auditoría se distinguen de los miembros generales de la Junta Directiva porque, a diferencia de los miembros del comité de auditoría, los miembros de la Junta Directiva pueden tener conflictos de interés con la Junta o el centro de salud, siempre y cuando esos conflictos de interés sean manejados apropiadamente. Por ejemplo, la junta del centro de salud puede incluir un proveedor especialista local que provee servicios a la población medica indigente que el centro de salud sirve y quien trabaja en conjunto con el centro de salud para asegurar la disponibilidad de dichos servicios. En la superficie, la relación del especialista con el centro de salud crea un conflicto de interés con su rol de miembro de la Junta. Este conflicto de interés no significa que el especialista no pueda servir en la Junta, siempre y cuando el especialista se abstenga de cualquier discusión y/o de votar (dependiendo de las circunstancias) sobre asuntos relacionados con su colaboración con el centro de salud para proveer servicios y se tomen los pasos necesarios para manejar el conflicto de interés. Un experto financiero Si es posible, el comité de auditoría debe incluir un experto financiero entre sus miembros. 11 Las reglas finales establecidas bajo Sarbanes-Oxley por la SEC definen a un experto financiero del comité de auditoría como una persona con los siguientes cinco atributos: 1. Un entendimiento de los principios generalmente aceptados de contabilidad y de estados financieros; 2. La habilidad de evaluar la aplicación general de dichos principios en conexión con la contabilidad de estimados, acumulación, y reservas; 3. Experiencia preparando, auditando, analizando o evaluando estados financieros que presentan una amplitud y nivel de complejidad de asuntos de contabilidad que es generalmente comparable con la amplitud y complejidad de asuntos que se pueden esperar razonablemente presentados en los estados financieros registrados, o experiencia activa supervisando una o más personas involucradas en dichas actividades 4. Un entendimiento de controles y procedimientos internos para informes financieros, y 5. Un entendimiento de las funciones del comité de auditoría. Más aún, bajo las reglas finales de Sarbanes-Oxley, para poder cualificar como un experto financiero del comité de auditoría una persona debe haber obtenido los atributos antes mencionados a través de uno o más de los siguientes: Educación y experiencia como oficial financiero principal, oficial de contabilidad, contralor, contable público o auditor, o experiencia en una o más posiciones que envuelven el llevar a cabo funciones similares; 9 Los centros de salud de California que están sujetos al Acta de California se les requiere que establezcan un comité independiente de auditoría. 10 El establecimiento de un comité de auditoría no excusa a la Junta de Directores de no cumplir con los requisitos de composición presentados en la Sección 330(k) del Acta de Servicio de Salud Pública y sus regulaciones de implementación. Los requisitos de composición todavía aplican. 11 Mientras que no se requiere, se prefiere que el experto financiero sea un miembro de la Junta de Directores del centro de salud National Association of Community Health Centers, Inc. 4 January 2006

5 Experiencia supervisando activamente a un oficial financiero principal, oficial de contabilidad principal, contralor, contable público, auditor, o persona llevando a cabo funciones similares; Experiencia supervisando o asesorando el desempeño de compañías o contables públicos con respecto a la preparación, auditoría, o evaluación de estados financieros; u Otra experiencia relevante; y, si otra experiencia relevante es lo que cualifica al director, esa experiencia debe ser descrita. 12 BoardSource, una organización nacional dedicada a proveer consejos a juntas del sector sin fines de lucro, recomienda que con respecto al comité de auditoría de una organización sin fines de lucro por lo menos un miembro del comité de auditoría debe cumplir con los criterios de un experto financiero y debe tener suficiente conocimiento financiero para entender, analizar, y razonablemente evaluar los estados financieros de la organización y la capacidad de la firma de auditoría. 13 La Relación del Comité de Auditoría con el Comité de Finanzas de la Junta El comité de auditoría debe ser separado del comité de finanzas de la Junta. 14 El simplemente hacer el comité de finanzas el comité de auditoría no es uno de las opciones más deseables porque le comité de finanzas incluye al Oficial de Finanzas Principal (OFP) del centro de salud u otra persona del departamento de finanzas del centro de salud, quien podria evitar que el comité de auditoría sea completamente independiente de la administración del centro de salud. (Al OFP se le puede pedir, sin embargo, que asista al comité de auditoría en su trabajo.) Más aún, el combinar los dos comités puede desviarlos del principio de que el comité de auditoría debe tener como única responsabilidad la supervisión de la relación entre el centro de salud y los auditores externos, y asegurar la independencia de los auditores. Por supuesto, el pedirle a los miembros voluntarios de la Junta que tomen más tiempo de sus agendas ocupadas para servir en aún otro comité y encontrar a un miembro voluntario de la Junta con las calificaciones de un experto financiero puede ser difícil para un centro de salud. Al tratar de reclutar a un miembro de la Junta para que sirva en el comité de auditoría, el centro de salud debe recordarles que el 12 Vea 17 CFR PARTES 228,229 y 249 e ítem 401(h)(2) de la Regulación S-K, Ítem 401(e)(2) de la Regulación S-B, Ítem 16A(b) de la Forma 20-F; y párrafo (8)(b) de las Instrucciones Generales B a la Forma 40-F. 13 The Sarbanes-Oxley Act and Implications for Nonprofit Organizations, Board Source e Independent Sector, 14 Por favor note que la ley Sarbanes-Oxley no prohíbe la membresía dual en los comités de auditoría y finanzas; sin embargo, ciertas leyes estatales puede que incluyan dichas prohibiciones. 5 servir en el comité de auditoría, aunque si bien es una tarea importante, no bebe tomar tanto tiempo ya que la tarea está bastante limitada. La Función del Enlace del Comité de Auditoría Además de asegurar que la firma de auditoría independiente tenga la capacidad, calificaciones, y experiencia para conducir una auditoría A- 133 la cual, como los centros de salud saben, no es el caso para todas las firmas de auditoría el comité de auditoría puede servir como enlace entre la Junta Directiva y la firma de auditoría independiente mientras se tramita la contratación de los servicios de auditoría y mientras la firma de auditoría lleva a cabo su trabajo. La función de enlace no debe, sin embargo, remover de la Junta la responsabilidad de revisar y aprobar la auditoría final. Recomendaciones en Resumen Considere crear un comité independiente de auditoría. Considere incluir un experto financiero en el comité e auditoría. Requisitos de un Auditor Independiente Sarbanes Oxley también crea otros requisitos específicos relacionados con la firma de auditoría independiente. 1. Primeramente, las empresas de gestion pública se les requiere la rotación del socio que es responsable de su auditoría por lo menos cada cinco años. Sin embargo, es importante notar, que aunque es requerido la January 2006 National Association of Community Health Centers, Inc.

6 rotación del socio que hace la auditoría, no existe un requisito de que la firma de auditoría como tal sea rotativa. 2. Segundo, la firma de auditoría no puede proveer a la compañía consultas u otros servicios que no sean de auditoría, tales como servicios de gerencia o recursos humanos. Es importante notar que, la Oficina de Contabilidad del Gobierno/Government Accountability Office (GAO), de conformidad a sus Estándares de Auditoría del Gobierno (Revisión 2003), GAO G, de junio 2003, también conocida como El libro amarillo (Yellow Book), actualmente prohíbe a las firmas de auditoría que están haciendo las auditorías de la Circular A-133 de que provean ciertos servicios que no son de auditoría. Este requisito pretende prevenir algunos de los problemas que ocurrieron cuando firmas de contabilidad/ auditoría consultaron con compañías gestionadas públicamente sobre ciertas estrategias de contabilidad y negocios en un rol y luego auditaron las mismas estrategias en otro rol; nuevamente, el caso del zorro cuidando a las gallinas. 3. Finalmente, Sarbanes-Oxley le impide a las compañías que usen una firma de auditoría externa si alguno de los ejecutivos de alto rango de la compañía estuvieron empleados por la firma de auditoría durante el año anterior a la auditoría. Aplicación a los Centros de Salud Nuevamente, a los centros de salud no se les requiere que se atengan a la ley Sarbanes-Oxley más allá de los requisitos de auditor. Sin embargo, los centros de salud puede que interesen usar estos requisitos como guía para tratar con los auditores externos. De la misma manera, los centros de salud deben considerar pedir una rotación del socio principal de auditorías externas cada cinco años. Algunos expertos argumentan que la rotación completamente de las firmas de auditoría cada cinco años es aún mejor para asegurar la independencia y meticulosidad de la auditoría. 15 Mientras que en primer lugar muchos centros de salud luchan por encontrar firmas que están familiarizadas con sus requisitos únicos, puede ser poco realista esperar que puedan encontrar una firma nueva calificada cada cinco años. Más aún, familiaridad con una organización no elimina la independencia como tal, pero vale la pena considerar si cambios periódicos (por lo menos en la persona principal-el socio de auditoría) puede proteger la auditoría de la posibilidad de complacencia o favoritismo. La preocupación expresada por los legisladores y reguladores es que el socio de auditoría que trabaja con el centro de salud por largo tiempo pueda ignorar el problema (ya sea intencionalmente o no) que un par de ojos frescos no ignoraría. Por lo tanto, para asistir en preservar la independencia y asegurar que las auditorías del centro de salud reflejen correctamente el estado financiero del centro de salud, los centros deben considerar requerirle a las firmas de auditorías externas la rotación de la firma de auditoría por lo menos una vez cada cinco años. Además, los centros de salud deben evitar el involucrar a las firmas de auditorías externas en funciones que no son de auditoría, tales como servicios de consultoría y administración, funciones que están prohibidas para las auditorías de la Circular A-133 bajo los estándares de independencia de los auditores del GAO. Finalmente, un centro de salud no debe usar una firma de auditoría externa para llevar a cabo su auditoría si alguno de los gerentes de alto rango del centro de salud fue empleado por la firma de auditoría durante el año anterior a la auditoría. Recomendaciones en Resumen Rotar el socio auditor principal cada cinco años. No utilizar una firma de auditoría para hacer funciones que no sean de auditoría, prohibidas por los estándares de independencia del GAO. No usar una firma de auditoría en la cual haya trabajado un administrador de alto rango durante el año anterior a la auditoría. 15 Bajo los estándares federales de procuraduría, si los fondos de subvenciones federales son usados para pagar los costos de auditoría, se recomiendan solicitaciones periódicas de subastas competitivas para los servicios de auditoría. Vea 45 CFR Sección et. seq. National Association of Community Health Centers, Inc. 6 January 2006

7 Responsabilidad Corporativa para Informes Financieros La ley Sarbanes-Oxley le requiere al Oficial Ejecutivo Principal (OEP) y al Oficial Financiero Principal (OFP) de compañías gestionadas públicamente que preparen una declaración que acompañe el informe de auditoría y que se envíe al Securities and Exchange Comission (SEC) la cual certifica lo que los estados financieros y la información revelada en el informe periódico son apropiado, y que esos estados financieros y la información revelada presenta imparcialmente, las operaciones y condición financiera de la compañía. Más aún, la ley Sarbanes-Oxley sugiere que las planillas de impuestos Federales de la compañía deben ser firmadas por el OEP. En la medida que el OEP y el OFP a sabiendas distorsiona la condición de la compañía en la certificación del SEC, la ley Sarbanes-Oxley le impone una multa de no más de $500,000 y/o cárcel por un periodo de hasta cinco años. Aplicación a Los Centros de Salud Obviamente, los centros de salud no hacen certificaciones al SEC sobre sus estados financieros, y por lo tanto, esta provisión de la ley Sarbanes-Oxley no sugiere una recomendación específica paralela para los centros de salud. Sin embargo, esta provisión del Sarbanes-Oxley puede ser instructiva para los centros de salud. Es poco probable que el OEP y el OFP quieran asumir la responsabilidad legal de certificar los estados financieros del centro de salud. Sin embargo, es razonable esperar que ellos revisen minuciosamente y entiendan completamente los estados financieros del centro. Tanto el OEP como el OFP, deben tener cierto grado de experiencia en negocios y capacidad para poder entender la condición financiera del centro de salud. BoardSource, en sus recomendaciones a las organizaciones sin fines de lucro, nota que, el OEP y el OFP, mientras que ellos no necesitan firmar los estados financieros de Algunos expertos argumentan que el rotar completamente las firmas de auditoría cada cinco años es aún mejor para asegurar la independencia y meticulosidad de la auditoría. la organización, necesitan entender completamente dichos informes para asegurarse de que están correctos y completos. 16 Más aún, BoardSource recomienda que el OEP y el OFP revisen la hoja 990 antes de someterla para asegurarse de que está completa, correcta y a tiempo. 17 Nosotros recomendamos una revisión similar de la auditoría A-133. Es importante recordar que la Junta Directiva del Centro de Salud tiene la responsabilidad fiduciaria de (1) asegurar que los informes financieros estén correctos; y (2) aceptar y aprobar la Forma 990 y la auditoría A El requerirle a los administradores de alto rango que se involucren activamente en la revisión y aprobación de la condición financiera del centro de salud puede darle a los miembros de la Junta paz mental al involucrarse en su propio proceso de revisión y aprobación. Recomendaciones en Resumen El OEP y el OFP deben tener un entendimiento sólido de la condición financiera del centro de salud. El OEP y el OFP deben revisar que la auditoría A-133 y la forma 990 estén completas, correctas y a tiempo. 16 The Sarbanes-Oxley Act and Implications for Nonprofit Organizations, Board Source e Independent Sector, 17 Ibid. 18 Vea e.g., 42 C.F.R. 51c.304(d)(3)(v). 7 January 2006 National Association of Community Health Centers, Inc.

8 GUÍAS DE RESPONSABILIDAD CORPORATIVA Además de aprender sobre la ley Sarbanes-Oaxley, los centros de salud pueden usar algunas de las guías y propuestas de mejores prácticas que han sido desarrolladas por varias agencias gubernamentales para evaluar, y posiblemente modificar, su estructura de gobernación y funciones actuales. Numerosas entidades han desarrollado o están en proceso de desarrollar propuestas de mejores prácticas relacionadas con la responsabilidad corporativa, incluyendo agencias gubernamentales, Ej. Servicio de Rentas Internas (IRS) y el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS). 19 Mientras que las Juntas deben evaluar periódicamente sus prácticas de gobernación y considerar el adoptar algunas de estas mejores prácticas, ellas deben enfocarse en las guías y/o mejores prácticas que son claramente relevantes. Cualquier guia que el centro de salud utilice debe ser diseñada a las características y circunstancias específicas del centro de salud. Guías sin modificar o alterar dirigidas a compañías públicas grandes, o sistemas de salud sin fines de lucro grandes, no van a llenar las necesidades de un centro de salud, ya que probablemente serán más abarcadoras de lo necesario, difíciles de manejar y posiblemente irrelevantes. Finalmente, mantenga en mente que las guías son solamente eso. No conllevan el peso de la ley y, por lo tanto, el centro de salud no está atado a estas guías. Un centro de salud debe adoptar esos aspectos de las guías de mejores prácticas que le son útiles, diseñados para llenar sus propias necesidades. Guías del Servicio de Rentas Internas (IRS) Durante los últimos años, el IRS ha desarrollado su propia lista de mejores prácticas para organizaciones exentas de impuestos. Es importante notar que el Comisionado del IRS testificó en las vistas del Comité de Finanzas del Senado sobre sus preocupaciones sobre problemas en la comunidad de caridad. 20 Además de aceptar que el IRS espera usar el aumento en el presupuesto del 2005 para restaurar y revitalizar nuestra presencia con respecto a las entidades exentas de impuestos, el comisionado discutió ampliamente la necesidad de mejorar la gobernación de organizaciones caritativas. 21 Los centros de salud deben estar al tanto de la posibilidad de que el IRS publique formalmente en un futuro cercano guías de mejores prácticas para organizaciones exentas de impuestos. Nuevamente, mientras que estas 19 Otras: corporaciones públicamente negociadas, grandes (e.j. Citigroup), agencias reguladoras (Ej. El New York Stock Exchange (NYSE)), para nombrar algunas. 20 Para ver la declaración escrita, vaya a guías no tendrán el peso de la ley, es claramente recomendable que se preste atención a las declaraciones del IRS. Guías del Departamento de Salud y Recursos Humanos (HHS) Mucho antes de que se pasara la ley Sarbanes-Oxley, la (OIG) publicó un número de guías de cumplimiento de la ley para entidades de cuidado de salud. De particular importancia para los centros de salud es el Programa de Cumplimiento de la Ley para Individuos y Prácticas de Pequeños Grupos de Médicos (Compliance Program for Individual and Small Group Physician Practices), publicada el 25 de septiembre del Muchos centros de salud están familiarizados con estas guías y han implementado programas de cumplimiento de la ley corporativa. Mientras que las guías del HHS no se enfocan específicamente en la responsabilidad corporativa, muchos de los componentes de las recomendaciones del programa de cumplimiento de la ley del OIG complementan los objetivos de la legislación y guías de responsabilidad corporativa. Como lo explica el OIG, los siete componentes de un programa de cumplimiento de la ley efectivo son: 1. Conducir monitoreo y auditoría interna; 2. Implementar estándares de cumplimiento de la ley y práctica; 3. Designar un oficial o contacto de cumplimiento de la ley; National Association of Community Health Centers, Inc. 8 January 2006

9 4. Conducir entrenamientos y educación apropiados; 5. Responder apropiadamente a ofensas identificadas y desarrollar acción correctiva; 6. Desarrollar líneas abiertas de comunicación; 7. Hacer cumplir los estándares de disciplina mediante guías bien publicadas Desde la aprobación de Sarbanes- Oxley con sus guías de cumplimiento de la ley como plataforma, el OIG se ha enfocado más fuertemente en la responsabilidad corporativa de organizaciones de cuidado de salud. Para este fin, el OIG, en conjunto con la Asociación Americana de Abogados de Salud, ha publicado dos recursos educativos para las Juntas Directivas de las organizaciones de cuidado de salud para poder promover la responsabilidad corporativa en la industria. De todas las guías que los centros de salud pueden querer considerar usar para mejorar su propia estructura de gobernación, las guías del OIG son las más relevantes y útiles. Los dos recursos educacionales publicados por el OIG son: Responsabilidad Corporativa y Cumplimiento de la Ley Corporativa: Un Recurso para las Juntas de Directores de Cuidado de Salud (Corporate Responsibility and Corporate Compliance: A Resource for Health Care Board of Directors) y Un Acercamiento Integrado al Cumplimiento de la Ley Corporativa (An Integrated Approach to Corporate Compliance). 23 Responsabilidad Corporativa y Cumplimiento de la Ley Corporativa: un Recurso para las Juntas de Directores de Cuidado de Salud (2de Abril, 2003). 23 Lectores pueden obtener ambos de estos recursos educativos, como también otros recursos de OIG relacionados con el cumplimiento de la ley, en la página electrónica de OIG bajo materiales de cumplimiento de la ley (compliance resource materials). Desde la aprobación de Sarbanes-Oxley con sus guías de cumplimiento de la ley como plataforma, el OIG se ha enfocado más fuertemente en la responsabilidad corporativa de organizaciones de cuidado de salud. Para este fin, el OIG, en conjunto con la Asociación Americana de Abogados de Salud, ha publicado dos recursos educativos para las Juntas Directivas de las organizaciones de cuidado de salud para poder promover la responsabilidad corporativa en la industria. Este documento provee una introducción al deber de cuidado fiduciario de la Junta para todos los proveedores de salud (no solo los proveedores de centros de salud u otros proveedores de organizaciones sin fines de lucro). El deber de cuidado le obliga a los directores ejercer cuidado razonable en el proceso de toma de decisiones. El OIG presenta una serie de preguntas en sus guías designadas a ayudar a los miembros de Juntas a que se eduquen en asuntos relacionados al cumplimiento de la ley y asegurar que la organización opera de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables. Estas preguntas cubren dos áreas: Preguntas estructurales para entender y revisar el alcance, estructura diseño, metas y limitaciones del programa de cumplimiento de la ley y el nivel de recursos necesarios para una implementación efectiva; y Preguntas operacionales para ayudar en la evaluación periódica de la efectividad del programa y sus componentes, y la suficiencia del sistema de informes de la organización. En general el OIG considera el monitoreo de parte de la Junta del programa de cumplimiento de la ley corporativa ser consistente con, y esencial a, alcanzar el deber de cuidado de la Junta. En particular, la Junta está obligada a hacer preguntas razonables y a tener acceso apropiado a suficiente información que asegure un proceso de toma de decisiones apropiado e informado, y es responsable de supervisar el 9 January 2006 National Association of Community Health Centers, Inc.

10 manejo gerencial de operaciones diarias. Como tal, el OIG cree que la Junta debe estar involucrada en el desarrollo, implementación y monitoreo del programa de cumplimiento de la ley corporativa y le avisa a las juntas que su organización podría estar a riesgo al igual que sus directores, bajo circunstancias extremas, si no pueden razonablemente supervisar el programa de cumplimiento de la ley corporativa o actúan como simples recipientes pasivos de información. Un Acercamiento Integrado al Cumplimiento de la Ley Corporativa (1 de Julio, 2004) Como suplemento a las primeras guías, el OIG publicó un segundo recurso educativo para las Juntas, explicando los respectivos roles de los consejeros legales internos de la organización y el oficial del programa de cumplimiento de la ley corporativa (incluyendo la manera en que cada posición se relaciona y reporta a la Junta) sobre como apoyan la autoridad de supervisión de la Junta, y la manera en la que ambos pueden coordinarse e integrarse. De la misma manera que el primer recurso, el documento presenta varias preguntas que aseguran que: La Junta entiende el alcance del programa de cumplimiento de la ley, en particular los roles del consejero legal interno de la organización y del oficial de cumplimiento de la ley; y Los procesos de la organización están desarrollados para asegurar que la Junta recibe la información apropiada y evaluaciones francas en conexión con la función de cumplimiento de la ley a tiempo. De particular importancia, este documento discute la reciente enmienda a las Reglas de Sentencias Federales (Federal Sentencing Guidelines), las cuales fomentan programas efectivos de cumplimiento con la ley y ética como un incentivo para las organizaciones reducir y al final eliminar la conducta criminal proveyendo una base estructural de la cual una organización puede monitorear su propia conducta 24 De acuerdo con las Reglas de Sentencias, la prevención y detección de la conducta criminal, facilitada por un programa efectivo de cumplimiento de la ley y ética, ayudará a la organización a promover una conducta ética y a cumplir completamente con las leyes aplicables. 25 Con respecto al rol del oficial de conformidad a la ley, las Guías de Sentencias establecen que para ser efectivo el oficial de conformidad a la ley debe tener una posición alta dentro de la organización que incluye control sustancial o un rol sustancial de desarrollo de la política de la organización. Más aún, de acuerdo a las guías, el oficial de conformidad con la ley (u otros individuos responsables de las operaciones diarias del programa de conformidad con la ley) debe: (1) tener acceso directo a la Junta de Directores, y (2) proveer informes a la Junta por lo menos una vez al año. De la misma manera, ya sea que un centro de salud escoja combinar las funciones de conformidad a la ley con otra posición o mantenerlas como posicion separada, el individuo responsable debe ser parte del equipo de administración de alto rango Ibid National Association of Community Health Centers, Inc. 10 January 2006

11 CONCLUSIÓN No hay muchas dudas de que aunque el centro de salud escoja o no adoptar cualquiera de las recomendaciones presentadas aquí o utilice cualquiera de las guías presentadas más arriba, se les va a requerir que cumplan con algunos de los requisitos de responsabilidad corporativa en el futuro cercano. Ya sea a través de leyes estatales de integridad corporativa para organizaciones sin fines de lucro, como el Acta de California, o las mejores prácticas del IRS, los centros de salud serán responsables de revisar y probablemente modificar su estructura de gobernación para establecer un comité de auditoría de la Junta y de otra manera implementar buenas prácticas de gobernación. Por lo tanto, como mínimo, cualquier centro de salud que no tiene un programa formal de conformidad con la ley corporativa establecido debe tomar los pasos inmediatos necesarios para crear e implementar dicho programa de conformidad con la ley. También se aconseja que las Juntas de los centros de salud revisen y discutan los asuntos discutidos en este boletín, con una mirada hacia la implementación de las recomendaciones presentadas aquí, como sea apropiado para su centro de salud. Ya sea a través de leyes estatales de integridad corporativa para organizaciones sin fines de lucro, como el Acta de California, o las mejores prácticas del IRS, los centros de salud serán responsables de revisar y probablemente modificar su estructura de gobernación para establecer un comité de auditoría de la Junta y de otra manera implementar buenas prácticas de gobernación. 11 January 2006 National Association of Community Health Centers, Inc.

12 National Association of Community Health Centers, Inc Wisconsin Avenue, Suite 210 Bethesda, MD Telephone: Fax: 301/ Website: 12 National Association of Community Health Centers, Inc. January 2006