TEMA 4. Correo electrónico CORREO ELECTRÓNICO

Transcripción

1 TEMA 4. TEMA 4. Correo electrónico CORREO ELECTRÓNICO 1. Qué es un correo electrónico? El correo electrónico o (término inglés derivado de electronic mail) es un servicio que se encarga de transmitir mensajes entre usuarios de la red, y probablemente esté entre los servicios más importantes de Internet, ya que son millones los mensajes enviados a diario. 2. Funcionamiento del correo electrónico El funcionamiento del correo electrónico es similar al del correo postal. Ambos permiten enviar y recibir mensajes, que llegan a destino gracias a la existencia de una dirección. El correo electrónico también tiene sus propios buzones: son los servidores que guardan temporalmente los mensajes hasta que el destinatario los revisa. El estadounidense Ray Tomlinson fue quien incorporó el arroba (@) a las direcciones de correo electrónico, con la intención de separar el nombre del usuario y el servidor en el que se aloja la casilla de correo. La explicación es en inglés, se pronuncia at y significa en. Por ejemplo: carlos@servidor.com se lee carlos at servidor.com (o sea, carlos en servidor.com). Para poder enviar un mensaje es imprescindible conocer la cuenta (identificador del usuario) y la dirección de la máquina del usuario al que queremos enviar dicho mensaje. 1. Cuando un usuario envía un correo, el mensaje se dirige hasta el buzón de correo de su proveedor de Internet. 2. Luego este lo almacena y lo reenvía al servidor de correo del destinatario, donde se guarda. 3. Y cuando el destinatario solicita sus mensajes, el servidor de correo del proveedor se los envía. Todo esto se realiza en un período de tiempo breve. Pocos minutos bastan para que llegue el mensaje hasta su destino. 1

2 3. Estructura de un correo electrónico A la hora de escribir un correo electrónico deberemos rellenar una serie de campos. Algunos son obligatorios y otros opcionales. Para: donde introduciremos la dirección de correo electrónico del destinatario. Podemos introducir todas las direcciones que queramos separadas por comas. Si hemos accedido a esta pantalla respondiendo a un mensaje, en este campo sepondrá automáticamente la dirección del destinatario. CC: aquí podremos introducir más direcciones de correo de destinatarios (son las iniciales de Copia de Carbón, haciendo referencia al papel que se usaba en las máquinas de escribir para obtener copias). CCO: Copia de Carbón Oculta, aquí podremos introducir nuevos destinatarios que no serán visibles para los incluidos en Para y CC. Asunto: aquí debemos introducir un breve resumen del contenido del mensaje. Si estamos respondiendo a un mensaje, en este campo se colocará el mismo asunto que tenía el mensaje al que estamos respondiendo antecedido por Re: (de respuesta). Si lo deseamos podemos modificarlo. Cuerpo del Mensaje: aquí es donde escribiremos el mensaje propiamente dicho. Si estamos respondiendo a un mensaje, en el cuerpo aparecerá el texto del mensaje al que estamos respondiendo, para que pueda seguirse el hilo de la respuesta. De todas formas, si se desea puede borrarse dicho texto. 4. Contactos Los contactos de nuestra cuenta de correos es como una agenda donde guardamos las direcciones además de otros datos de los amigos, conocidos, familiares, etc 2

3 4.1. Gestionando los contactos con Gmail Para abrir la sección de contactos de Gmail, hacemos clic en Contactos que encontraremos haciendo clic en el menú Gmail como vemos en la imagen. Para crear un nuevo contacto pulsamos en el botón CONTACTO NUEVO para obtener un formulario en blanco. No es necesario llenar todos los campos de este formulario para crear un nuevo contacto la dirección de correo electrónico y el nombre es suficiente. Si el contacto tiene más de una dirección de correo electrónico, haz clic en añadir para insertar un nueva línea en blanco. También puedes tener un campo personalizado insertado en este formulario. De todos modos, una vez que hayas introducido toda la información, pulsa el botón Añadir para agregar el nuevo contacto a tu libreta de direcciones de Gmail. 3

4 Agrupar contactos Los Contactos de Gmail también puede dividirse en grupos y sí, un individuo en particular puede ser parte de dos o más grupos. Cómo son los grupos de Contactos de Gmail? Ahorran un poco de tiempo cuando planea enviar s con frecuencia para el mismo grupo de personas. En lugar de añadir los individuos uno por uno en los campos CC o CCO, sólo tiene especificar el nombre del grupo. Existen tres grupos ya hechos en la sección de Contactos de Gmail Amigos, Familia y Compañeros de trabajo. También se pueden crear más grupos personalizados. A continuación se presentan los pasos para hacer. Hay dos maneras de hacer un grupo de Contactos de Gmail. Puedes crear un espacio en blanco en un principio o seleccionar algunos contactos y luego ponerlos en un grupo. La forma más sencilla de hacer un grupo es hacer click en el ícono Nuevo Grupo. Escribir el nombre del grupo en la pequeña ventana que aparece y hacer click en Aceptar. El Grupo que se acaba de agregar aparecerá en la primera columna Este grupo está, sin embargo, vacío. Para añadir contactos, selecciónalos en la segunda columna y luego elegir el nombre del grupo en el menú desplegable. Un mensaje de éxito en la parte superior le informa de que los contactos han sido trasladados al grupo especificado. 4

5 Un método alternativo para crear una cuenta de grupo de Contactos de Gmail es seleccionar primero los contactos, a continuación, hacer click en el ícono Nuevo Grupo y escribir el nombre del grupo en el pop-up. Un nuevo grupo será creado y con todos los contactos que había seleccionado. 5. Filtrado de mensajes Los filtros de Gmail para mensajes de correo electrónico es, probablemente, la característica que más se pasa por alto y la más útil del servicio gratuito. Los filtros le permiten de forma automática separar los mensajes de correo electrónico según los criterios que especifiques. Una vez que los correos electrónicos han sido filtrados, entonces indicas la acción que se aplicará :eliminación, reenvío, filtros de archivo, etc. Los filtros pueden ser aplicados tanto a los nuevos mensajes entrantes como a los viejos. Se nos abrirá la siguiente pantalla. El primer paso en la creación de un filtro de Gmail es indicar un criterio de búsqueda en el cual los correos electrónicos serán buscados y segregados y encontrarás un total de seis (cinco campos de texto y una casilla de verificación). 5

6 De (campo de texto): escriba el nombre del remitente o de su dirección de correo electrónico. Para (campo de texto): especificar la cuenta de correo electrónico a la que el correo electrónico se envía. Asunto (campo de texto): Introducir las palabras clave para buscar la línea de asunto del correo. Contiene las palabras y no tiene (campos de texto): especifique las palabras claves para buscar en el cuerpo del mensaje del correo. Tiene datos adjuntos (casilla de verificación): filtra los correos electrónicos que tienen datos adjuntos Una vez que hayas especificado los criterios de búsqueda necesitas indicar una acción de las siguientes para ser implementada en los resultados. 6

7 Algunas de las opciones más usadas son: TEMA 4. Correo electrónico Omitir Recibidos: archivar los mensajes de correo electrónico. Marcar como leído: marca el mensaje de correo electrónico como leído no aparece en negrita en la Bandeja de entrada Aplicar la etiqueta :Seleccionar y aplicar una etiqueta a el mensaje de correo electrónico Reenviar: reenvía el mensaje de correo electrónico a otra cuenta que se especifica Eliminar: borra el mensaje de correo electrónico No marcar como Spam Como se trata de casillas de verificación, puedes tener una o más acciones aplicadas a los resultados de las búsquedas. Por otra parte, las acciones se ejecutan no sólo en los nuevos mensajes entrantes, sino también a los viejos que residen en su bandeja de entrada. 6. Normas de cortesía en la comunicación Para mejorar la impresión causada por sus mensajes, y evitar problemas, hay algunas reglas no escritas, denominadas de netiqueta (net + etiqueta; "net"es "red"en inglés) que debes conocer: En la línea de asunto, resuma su mensaje claramente. En sus mensajes sea breve y centrado. Los destinatarios tienden a ignorar los mensajes largos. No escriba todo en LETRAS MAYÚSCULAS. Las mayúsculas se utilizan para dar énfasis, y se consideran el equivalente a GRITAR. No escriba nada que no diría en público. Es fácil para los destinatarios reenviar sus mensajes a otros, lo que puede dejarle en una posición incómoda en caso de que divulgara en ellos información personal o confidencial. Incluya su nombre al final del mensaje. Envíe el correo electrónico sólo a aquellas personas que necesitan la información. No malgaste el tiempo de los demás con correo electrónico que no les concierne. Cuando responda a un mensaje enviado a varias personas, responda sólo a aquellas que necesitan conocer su respuesta. La función Responder a Todos, puede ser útil, pero también genera correo electrónico innecesario. Evite enviar mensajes como chistes y anuncios personales. Pueden resultar inapropiados en un ambiente de trabajo. No haga comentarios despectivos sobre compañeros de trabajo en un mensaje de correo electrónico, aunque sea en broma. Estos comentarios escritos pueden ser fácilmente difundidos por toda la empresa. 7

8 7. Mensajes de error TEMA 4. Correo electrónico Si un correo electrónico es devuelto, muy probablemente contendrá una aclaración del por qué. Algunos de los mensajes de error más comunes son: Usuario desconocido: (User unknown, en inglés)el mensaje llegó al servidor de correo, pero éste no pudo encontrar el destinatario. Comprueba la parte del nombre de usuario de la dirección de correo electrónico en busca de errores, y prueba a enviar el mensaje de nuevo. Comprueba también el nombre de dominio para asegurarse de que lo estás enviando a la organización correcta. Host desconocido: (Host unknown, en inglés) Su servidor de correo no pudo encontrar la dirección de red del servidor utilizando el nombre de dominio. Comprueba el nombre de dominio de la dirección de correo electrónico en busca de errores, e inténtalo de nuevo. 8