Contratación e Integración de Personal

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1 Contratación e Integración de Personal Bizagi Suite

2 Contratación e Integración de Personal 1 Tabla de Contenido Contratación e Integración... 2 Elementos del proceso... 5 Viene de Selección y Reclutamiento?... 5 Ingreso Información Nuevo Empleado... 5 Documentos y Acciones de Contratación... 7 Enviar Documentos y Acciones... 9 Esperar Fecha Firma Contrato Firmar Contrato Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida...12 Gestionar Creación de Usuarios y Permisos Enviar Plan de Actividades...18 Alistar Puesto de Trabajo...19 Esperar Ingreso Nuevo Empleado...21 Completar Actividades Primera Semana...21 Participantes... 23

3 Contratación e Integración de Personal 2 Contratación e Integración Versión: 1.0 Autor: Bizagi Process Modeler El ingreso de un nuevo empleado a la compañía es un proceso que generalmente consume mucho tiempo, ya que requiere de bastante trabajo manual y la coordinación de diferentes personas a lo largo del proceso. Por esta razón es común tener retrasos en la fecha de ingreso del empleado o en la asignación del puesto de trabajo. Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Contratación e Integración de Personal. El proceso ayuda a la integración de los nuevos empleados dentro de la compañía, preparándolos de forma tal que puedan realizar sus funciones de forma apropiada desde el primer día.

4 Contratación e Integración de Personal 3 El proceso de Contratación e Integración de Personal reduce el tiempo de proceso en actividades como: informar al nuevo empleado sobre la documentación requerida para la firma del contrato, solicitar accesos, creación de usuarios y elementos del puesto de trabajo, también agiliza la creación un plan de actividades para la primera semana del empleado, entre otras cosas. Un proceso exitoso de Contratación e Integración de Personal trae muchos beneficios a la organización y a los empleados. El proceso suministra la información necesaria sobre la compañía y sus políticas de tal forma que el empleado puede saber cómo comportarse en su nuevo ambiente. El proceso permite realiza el proceso de inducción del empleado a la empresa y al área de forma que pueda contribuir a la compañía desde el primer día. Objetivos El nuevo proceso de Contratación e Integración de personal busca facilitar el ingreso de un nuevo empleado dentro de la compañía. El proceso se centra en ayudar a las diferentes áreas involucradas durante el proceso a realizar sus actividades en el tiempo apropiado. Además, ayuda a gestionar la creación de usuarios y asignación de accesos dentro del sistema de información de la compañía para que el empleado pueda empezar con sus funciones desde el primer día. Alcance El proceso de Contratación e Integración de Personal fue diseñado para ayudar en el ingreso de un nuevo empleado dentro de la organización. El proceso comienza cuando el área de Recursos Humanos es informada sobre el ingreso de un nuevo empleado hasta el final de la primera semana del nuevo empleado dentro de la compañía. El proceso cubre: Solicitar los documentos necesarios para la firma del contrato. Solicitar al administrador del área de tecnología la creación de cuentas y permiso de accesos para el nuevo empleado Programar con Recursos Humanos reuniones para realizar la inducción sobre la compañía y sus políticas.

5 Contratación e Integración de Personal 4 Duración 15 días aproximadamente. Dueño del Proceso Recursos Humanos Forma Global 1. Nombre: Global_Form : Forma global y resumen del proceso Prototipo:

6 Contratación e Integración de Personal 5 Elementos del proceso Viene de Selección y Reclutamiento? En el Process Central de Bizagi puede encontrar un proceso complementario a Contratación e Integración llamado Reclutamiento y Selección de Personal. Si usted ha descargado Reclutamiento y Selección, este abrirá un nuevo caso de Contratación e Integración para ayudar en el ingreso de cada uno de los candidatos escogidos durante el proceso. Si no tiene Reclutamiento y Selección, no hay ningún problema, el proceso de Contratación e Integración puede ejecutarse solo. Aunque los procesos se complementan no es necesario instalar los dos. La compuerta evalúa si el proceso de Contratación e Integración de personal ha empezado por sí solo, o ha sido lanzado desde Reclutamiento y Selección de Personal. Condiciones de la Compuerta SI: Si es un sub-proceso del proceso de Selección y Reclutamiento, la información básica del Nuevo empleado se encuentra disponible, como es, su nombre, hoja de vida, etc. En este caso la siguiente actividad será la de Ingresar Información nuevo Empleado. NO: Si el proceso no proviene del de Reclutamiento y Selección, es necesario incluir la información del nuevo empleado. Ingreso Información Nuevo Empleado Si el proceso es un subproceso de Reclutamiento y Selección, la información personal del nuevo empelado ya ha sido ingresada y está disponible dentro del proceso Contratación e Integración. Alguna de la información disponible es nombre, apellido, hoja de vida, el cargo y salario acordado, por nombrar algunas.

7 Contratación e Integración de Personal 6 En este caso la siguiente actividad a ejecutar es Documentos y Acciones de contratación. Asignación Condición Analista de Recursos Humanos Formas 1. Nombre: Forma de ingreso de Nuevo empleado : Forma principal de la actividad Prototipo: Acciones Tipo Al Guardar La información de la descripción del trabajo es cargada desde una tabla paramétrica.

8 Contratación e Integración de Personal 7 Documentos y Acciones de Contratación En esta actividad un analista de Recursos Humanos debe preparar los documentos requeridos para la firma del contrato. Estos documentos pueden ser por ley o pueden ser requisitos de la compañía. La forma incluye cuatro tablas: Documentos Obligatorios: Documentos que el empleado debe firmar antes del primer día de trabajo. Documentos Opcionales: Documentos que deben ser firmados por el empleado, dependiendo del cargo o del empleado. Políticas de la compañía para leer. Políticas de la compañía que requieren una reunión con Recursos Humanos para que sean explicadas al empleado. En este caso es necesario programar una reunión, indicando fecha, hora y lugar (la reunión debe ser programada en los primeros días del empleado dentro de la compañía) Asignación Condición Analista de Recursos Humanos Formas 1. Nombre: form_newhireactionsanddocuments : Forma Principal de la Actividad

9 Contratación e Integración de Personal 8 Prototipo:

10 Contratación e Integración de Personal 9 Comportamiento de las Formas Los documentos y actividades incluidas en las tablas son cargados automáticamente desde tablas paramétricas. Si desea cambiar la información de acuerdo a sus necesidades por favor remítase al documento de construcción. Las tablas relacionadas con los documentos para la firma del contrato están filtradas de acuerdo a si son obligatorios o no. Las políticas de la compañía están filtradas dependiendo si estas necesitan o no un reunión con Recursos Humano. Acciones Tipo Al Entrar Al Salir Incluir las políticas de la compañía y los documentos para la firma del contrato. Remover las políticas de la compañía y los documentos para el contrato que no son necesarios para el ingreso del empleado Enviar Documentos y Acciones En esta actividad un es enviado al nuevo empleado informándolo sobre los documentos necesarios para la firma del contrato, además de los links con las políticas de la compañía que el empleado debe leer.

11 Contratación e Integración de Personal 10 Notificaciones Para Asunto Cuerpo del Correo Informar Nuevo Documentos Dear Mr/Ms sobre los Empleado y Acciones de <Onboarding.Candidates.Name> Documentos contratación <Onboarding.Candidates.LastName> y Acciones de contratación. Welcome to our Team! It is a pleasure to welcome you to the staff. We are excited to have you join our team, and we hope that you will enjoy working with our company. In order to begin with the onboarding process it is necessary to sign some legal documents. Please presented on <Onboarding.ContractSigningDate> at <Onboarding.ContractSigningPlace>, it is necessary to bring all information and documents requested to process each of them. Employment Forms Table The following information is designed to serve as an introduction to the company and provide resources that will help you make a smooth transition into your new role.

12 Contratación e Integración de Personal 11 Please read all attachments carefully as they contain valuable information to perform of their work. For some of the policies a meeting has been scheduled with a Human Resources Analyst. Company Policies Table Yours sincerely Human Resources Team Esperar Fecha Firma Contrato Es necesario esperar a la fecha del contrato para ejecutar la siguiente actividad, Firmar Contrato. Firmar Contrato Es esta actividad el Analista de Recursos Humanos debe controlar que todos los documentos que fueron requeridos al empleado para la firma del contrato estén completos. El analista debe completar una lista de chequeo, la cual contiene los documentos escogidos en la actividad anterior, una vez estos has sido leídos y firmados por el empleado. Asignación Condición Analista de Recursos Humanos

13 Contratación e Integración de Personal 12 Formas 1. Nombre: frm_signing_contract : Forma Principal de la Actividad Prototipo: Comportamiento de las Formas Es necesario validar que todos los documentos que fueron seleccionados han sido firmados por el empleado. Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida La actividad ayuda al jefe del nuevo empleado a solicitar los elementos y permisos de acceso para el nuevo empleado. La forma incluye cuatro tablas. Roles del empleado: Los roles que el nuevo empleado tendrá en su trabajo.

14 Contratación e Integración de Personal 13 Permisos de Acceso: Cuentas y permisos necesarios en el sistema de información de la compañía Requerimientos: Equipos y suministros necesarios para el desarrollo del trabajo del nuevo empleado. Actividades de la primera semana: Un plan de actividades para la primera semana del empleado. El plan debe incluir actividades donde el empleado es informado sobre su role en la compañía, equipo de trabajo, medidas de desempeño, etc. Asignación Condición Jefe del nuevo empleado La actividad es ejecutada por la persona que realizó la solicitud de personal o el jefe del nuevo empleado. Formas 1. Nombre: frm_set_employee_requirements_welcome_plan : Forma Principal de la Actividad Prototipo:

15 Contratación e Integración de Personal 14 Comportamiento de las Formas Es necesario incluir un rol para el empleado

16 Contratación e Integración de Personal 15 Las tablas de Requerimientos y de Actividades permiten agregar y eliminar registros. Acciones Tipo Al Entrar Incluir Permisos de Acceso, Requerimientos del Empleado y Plan de Actividades. Al Salir Remover los Permisos de Acceso, Requerimientos del Empleado y Plan de Actividades que no fueron seleccionados. Notificaciones Para Asunto Cuerpo del Correo Informar Analista de Documentos Dear Mr/Ms sobre los Recursos y Acciones de <Onboarding.Candidates.Name> Documentos Humanos la Nueva <Onboarding.Candidates.LastName> y Acciones de contratación. Nuevo Empleado Contratación Welcome to our Team! It is a pleasure to welcome you to the staff. We are excited to have you join our team, and we hope that you will enjoy working with our company. In order to begin with the onboarding process it is necessary to sign some legal documents. Please presented on <Onboarding.ContractSigningDate>

17 Contratación e Integración de Personal 16 at <Onboarding.ContractSigningPlace>, it is necessary to bring all information and docuements needed to process each of them. Employment Forms Table The following information is designed to serve as an introduction to the company and provide resources that will help you make a smooth transition into your new role. For some of the policies a meeting has been scheduled with a Human Resources Analyst. Company Policies Table Please read all attachments carefully as they contain valuable information to perform of their work. Yours sincerely Human Resources Team

18 Contratación e Integración de Personal 17 Gestionar Creación de Usuarios y Permisos La actividad ayuda al Administrador del área de Tecnología a crear y asignar el nuevo usuario en el sistema de información de la compañía. La forma incluye información sobre los permisos de acceso que deben ser creados y/o asignados. El administrador debe incluir los nombres de usuarios y las contraseñas asignadas en cada caso. Asignación Condición Administrador del área de Tecnología Formas 1. Nombre: frm_grant_it_acces_rights : Forma Principal Prototipo:

19 Contratación e Integración de Personal 18 Comportamiento de las Formas Todas las solicitudes hechas por el jefe deben ser completadas Enviar Plan de Actividades Un es enviado al nuevo empleado con el plan de actividades propuesto y la información sobre usuarios y permisos asignados.

20 Contratación e Integración de Personal 19 Notificaciones Para Asunto Cuerpo del Correo Informar Nuev Plan de Dear <Onboarding.Candidates.LastName> sobre el plan o Actividad de actividades e Empl eado es y Usuarios Welcome to our Team! información de usuarios y accesos. Jefe del Nuev o Empl y Permisos It is a pleasure to welcome you to the staff. We are excited to have you join our team, and we hope that you will enjoy working with our company. eado The following activities are designed to serve as an introduction to <Onboarding.JobDescription.Department.area Name> and provide resources that will help you make a smooth transition into your new role. Activities Table Best Reguards Human Resources Team Alistar Puesto de Trabajo Antes del ingreso del nuevo empleado, es necesario preparar el puesto de trabajo con todos los implementos solicitados por el jefe.

21 Contratación e Integración de Personal 20 Asignación Condición Asistende de Compras Formas 1. Nombre: frm_set_up_worksation : Forma Principal de la Actividad Prototipo: Comportamiento de las Formas Todos los ítems solicitados debe estar listos antes de que el nuevo empleado antes de la fecha de ingreso del empleado.

22 Contratación e Integración de Personal 21 Esperar Ingreso Nuevo Empleado Es necesario esperar por la fecha de ingreso para realizar la siguiente actividad Completar Actividades Primera Semana Durante la primera semana, el empleado debe completar las actividades que se le han sido programadas, ya sea por Recursos Humanos o por su nuevo jefe. La forma de la actividad incluye una lista de chequeo la cual debe ser actualizada cada vez que el empleado ha terminado una actividad. Asignación Condición Nuevo Empleado Formas 1. Nombre: frm_first_week_activities_checklist : Forma principal Prototipo:

23 Contratación e Integración de Personal 22 Comportamiento de las Formas Los atributos Ready y I have been read and acknowledge son requeridos.

24 Contratación e Integración de Personal 23 Participantes Jefe del Nuevo Empleado (Rol) El jefe del nuevo empleado (La persona que hace la solicitud de personal) Analista de Recursos Humanos (Rol) La persona que pertenece al área de Recursos Humanos y que debe liderar el proceso de selección. Nuevo Empleado (Rol) Persona elegida para llenar una vacante Administrador de IT (Rol) El administrador del área de IT (Tecnología)

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