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1 Página 1 de 17 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: GTHUM 1.2) Objetivo: Seleccionar y contratar el personal idóneo, que cuente con las competencias, perfil académico y experiencia requeridas para cubrir las necesidades de de la Universidad mediante orden de servicios. 1.3) Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad del servicio de las unidades administrativas y las escuelas y finaliza con la liquidación del contrato u orden de servicios de. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Candidato a Contratar Persona propuesta con las competencias, experiencia y perfil requerido para ser contratado mediante orden de servicios. Certificación que no Documento en que el gerente de talento humano certifica que no existe personal de existe Personal de planta para desarrollar determinada actividad y que por tal motivo se requiere la Planta la persona seleccionada. Censo Hoja de Vida Repositorio de hojas de vida. CDP Términos de Referencia Contrato u Prestación de Servicios Contratista Supervisión Cesión de los Contratos Cesionario Cedente Certificado de disponibilidad presupuestal. Documentos elaborados por las unidades interesadas en adelantar el proceso de contratación que contiene los aspectos de carácter administrativo, académico y económico requeridos del servicio a contratar. Acuerdo de voluntades que se manifiesta en común entre dos o más personas naturales o jurídicas en el que se dispone recíprocamente los derechos y obligaciones con el fin de producir efectos jurídicos. Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, consorcios, uniones temporales, o cualquier tipo asociativo permitido por la ley, considerados capaces en las disposiciones legales vigentes. Seguimiento administrativo, financiero y jurídico al cumplimiento del objeto del contrato, puede ser ejercido por funcionarios de la universidad o por personal de apoyo contratado para ello a través de los contratos de servicios que sean requeridos. Acto jurídico que permite la transmisión subjetiva de la relación contractual sin modificación de los pactos y condiciones sobrevenidas en el contrato inicial y que requiere previamente de una valoración, evaluación y autorización escrita de la universidad. Persona a cuyo favor se realiza la cesión de un Titular del derecho que realiza la cesión de un contrato a favor de otro.

2 Página 2 de 17 Suspensión de los Contratos Terminación del Contrato Liquidación Experiencia Perfil Informe Mensual de Actividades Informe periódico de supervisión Acto jurídico por el cual el plazo de ejecución de un contrato puede suspenderse por la ocurrencia de hechos ajenos a la voluntad de las partes, por motivos de caso fortuito o fuerza mayor y que hacen imposible el cumplimiento de las obligaciones pactadas, para lo cual se elaborara un acta de suspensión, que será suscrita por las partes, dejando constancia detallada de lo ocurrido, y de los motivos que la originaron. Acto jurídico por el cual se dará por terminado el contrato en forma anticipada debido a la imposibilidad para su cumplimiento, siempre y cuando se acredite circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito o conveniencia justificada acreditada por las partes, que no permitan la culminación o ejecución del objeto contractual. Se establece el resultado final de una contratación a través del cumplimiento del objeto contratado y la determinación de su estado económico final. Se refiere a los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio (decreto 785 de 2005). Se trata de condiciones y competencias que deberá poseer el aspirante a ingresar a la institución. Comprende, entre otras, experiencia, conocimientos, formación, habilidades técnicas y personales. Reporte detallado mensual que debe entregar el contratista mensualmente dando cuenta de las actividades desarrolladas dentro del período. Reporte que realiza el supervisor en relación a la revisión de las actividades del contratista y a los informes presentados por él. 3) Condiciones Generales 3.1) Atendiendo las disposiciones del decreto 2842 de 2010 cada candidato a contratar y que preste sus servicios a entidades a los organismos del sector público, de acuerdo con la reglamentación que para efecto establezca el DAFP están obligados a registrar y actualizar el formato único de Hoja de vida y declaración de bienes y rentas, (los contratistas de servicios previamente a la celebración del contrato). Dado lo anterior la Gerencia de TH activará la clave de ingreso al SIGEP y el candidato deberá remitirse al siguiente link 3.2) Atendiendo las disposiciones del Decreto 0723 de Uno de los requisitos de índole obligatorio de contratación es la realización del examen médico ocupacional de ingreso, el cual debe ser realizado por una IPS acreditada por la secretaria de salud, el examen lo debe realizar un médico especialista en salud ocupacional con licencia vigente. El examen médico ocupacional se debe realizar de acuerdo a la actividad que vaya a desempeñar en la UNAD y debe ser acorde al nivel del riesgo al cual será expuesto en el puesto de trabajo. La empresa donde se practique el examen médico ocupacional debe entregarle al contratista un concepto de aptitud ocupacional. El contratista debe verificar que el concepto que expide el medico especifique el tipo de examen que realizo, si es apto o no con restricciones o sin restricciones, las recomendaciones si las hay y debe ser firmado por el médico tratante. El equipo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud debe verificar el diligenciamiento del formato por el médico tratante. ACTIVIDADES TIPO DE EXAMEN PERIODICIDAD Administrativas Examen médico ocupacional con énfasis osteomuscular que 3 años incluya tamizaje visual

3 Página 3 de 17 Atención al usuario Emisora- radio y televisión Mantenimiento locativo ( infraestructurajardinería) Almacenista (bodega) Laboratorios Biología y Microbiología, Genética, Química, Nutrición Examen médico ocupacional con énfasis osteomuscular que incluya tamizaje visual Audiometría Examen trabajo en alturas Básico: Incluye Examen médico ocupacional osteomuscular orientado al riesgo, Audiometría Perfil lipídico, Glicemia basal Optometría. Espirometria Examen médico ocupacional con énfasis osteomuscular que incluya tamizaje visual. Perfil lipídico (colesterol total, triglicéridos, glicemia). Espirometría 1 año 1 año 1 año Laboratorio Planta Piloto Conductor Correspondencia y Mensajería Archivista o auxiliar de archivo ( Biblioteca) Examen médico ocupacional con énfasis osteomuscular que incluya tamizaje visual. Curso vigente de manipulación de alimentos Examen de frotis de uñas, frotis faríngeo, coprológico. Examen médico ocupacional con énfasis osteomuscular Optometría Audiometría Examen médico ocupacional con énfasis osteomuscular incluido tamizaje visual Espirometria 3.3) A los contratos que superen los 100 SMLV la UNAD solicitará al contratista la constitución de pólizas que respalden el cumplimiento de las obligaciones contractuales a cargo de las partes, las garantías podrán estipularse como pólizas de seguro expedidas por compañías de seguros reconocidas. 3.4) Los contratos de mínima cuantía serán hasta 100 (SMLV). 3.5) Se debe tener en cuenta que el cesionario deberá ostentar superiores o similares capacidades y habilidades a las del contratista cedente (perfil y experiencia). 3.6) Para suspender el plazo de un contrato el Ordenador del gasto, el supervisor y el contratista deberán suscribir la correspondiente acta de suspensión, siempre que se presenten circunstancias sobrevinientes que impongan el cese de su desarrollo. 3.7) Si el contrato cuenta con garantías que amparen su cumplimiento el contratista deberá solicitar a la compañía aseguradora su ampliación en tiempo y en recursos. Dicha ampliación de las garantías deberá ser aprobada por el Coordinador Jurídico y de contratación. 1año 1 año 1 año

4 Página 4 de 17 Nº 4.1) Actividad 1 Certificar que no existe personal de planta. 2 Solicitar CDP a gerencia administrativa y Financiera. 3 Diligenciar los términos de referencia en el sistema de información de Talento Humano. 4 Cargar los documentos del candidato 4.2) Insumos necesarios para la actividad Candidato a contratar. Documento Certificación de la gerencia de talento humano. Necesidades de contratación aprobadas. Necesidades de contratación aprobadas y documentación de contratación. Acceso al sistema de información de SIGEP. 4) Descripción del Procedimiento 4.5) Códigos de 4.3) Descripción 4.4) Resultados o registros y 4.6) Medio de detallada de la productos de la documentos archivo actividad actividad asociados INICIO ( Continuación del Procedimiento de Reclutamiento y selección P-5-3 paso No 4 ) Certificar que no existe personal en planta para desarrollar la necesidad de contratación definida. Solicitar el CDP de acuerdo a las necesidades de contratación. Verificar el Procedimiento de Administración, ejecución y Control del presupuesto (P-4-5). Diligenciar la información de los términos de referencia. Cargar en el sistema de información SIGEP la documentación Documento certificación de la gerencia de talento humano. CDP expedido. Términos de referencia diligenciados. Documentos cargados en el sistema de Registro de certificación. Formato de Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal CDP F aprobado. Certificado de disposición presupuestal generado. Formato de Términos de referencia para la personal de (F-5-5-2). Documentos cargados en el sistema de 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) Digital/ físico GTHUM Físico GTHUM 4.8) Encargado de la actividad (responsables) Digital/ Físico Directores de centro Jefes de unidad Vicerrectores Gerentes Coordinadores Digital/ Físico Candidato a contratar

5 Página 5 de 17 a contratar en el sistema de información SIGEP y en el de talento humano. 5 Aprobar los documentos del candidato a contratar cargados en el sistema de información SIGEP, aprobar términos de referencia y documentació n legal. Acceso al sistema de información de talento humano. Formato Listado de documentos requeridos para la (F-5-5-1). Documentos cargados en el sistema de información talento humano según. Formato de Términos de referencia para la personal de (F-5-5-2), las necesidades de contratación aprobadas y documentación relacionada con Hoja de vida y declaración de bienes y rentas, ver condición 3.1. Cargar en el sistema de información de talento humano la documentación descrita en: En el Formato Listado de documentos requeridos para la (F ). Aprobar y revisar los documentos cargados en el SIGEP y en el sistema de información de Talento Humano. De requerirse el ajuste de la documentación, la gerencia de Talento realizará la observación y debe remitirse al paso 4, de lo contrario continua con el procedimiento. información SIGEP. Documentos cargados en el sistema de información de talento humano. Documentos de contratación aprobados. Aprobación términos de referencia. información talento humano según. Formato Listado de documentos requeridos para la (F-5-5-1). Registro generado por los sistemas de información SIGEP y Talento Humano. Registro de Términos de referencia para personal de aprobada. Digital No Aplica GTHUM

6 Página 6 de 17 6 Generar la orden de servicios o 7 Firmar la orden de servicios o 8 Enviar la documentació n para creación de terceros y expedición de legal. Formato de Términos de referencia para la personal de (F-5-5-2) aprobados. Documentación legal aprobada. servicios o contrato firmado y términos de referencia firmados. Formato de información de terceros (F ). Fotocopia de la Aprobar los términos de referencia, de no ser aprobados por observaciones al diligenciamiento devolverse al paso número 3. Si se presentan observaciones a los documentos legales devolverse al paso 4. Generar la orden de servicios o contrato a través del sistema de información de la gerencia de talento humano. Firmar la orden de servicios o contrato por el contratista y el Gerente de Talento Humano. Enviar la documentación de creación de terceros y registro presupuestal a las oficinas de servicios o contrato firmado y términos de referencia firmados. prestación o contrato firmado. Creación de terceros. Certificado de registro presupuestal servicios o contrato firmado y términos de referencia firmados. prestación o contrato firmado. Registros de creación de terceros y CRP. Digital/ Físico GTHUM Físico Contratista GTHUM Digital/ físico No aplica GTHUM

7 Página 7 de 17 registros presupuestale s. cedula. Certificación bancaria. contabilidad y presupuesto. (CRP). RUT. servicios firmada. 9 Comunicar la designación de la supervisión. 10 Afiliar a la ARL. 11 Tramitar pólizas de cumplimiento. 12 Aprobar las Garantías. CDP. servicio o contrato aprobado. Fotocopia de la cedula Afiliación a EPS y fondo de pensiones. Contrato. Garantías Póliza aprobadas. Comunicar la designación y las obligaciones que el supervisor del contrato asume. Afiliar a la ARL al Solicitar pólizas de cumplimiento al contratista en caso de superar la mínima cuantía para la vigencia. Ver Condición 3.3 Aprobar que el amparo de las garantías del Oficio designación de supervisión del Afiliación. Póliza de cumplimiento aprobada. Garantías aprobadas. Registro designación de supervisión. Registro en sistema de información ARL. Digital/físico GTHUM Digital/ Físico GTHUM Registro póliza. Físico Contratista Formato de Aprobación de pólizas Físico Grupo Jurídico y de contratación

8 Página 8 de Apertura de la historia laboral del 14 Cargar documentos para pago mensual de contratistas. 15 Certificar el cumplimiento de las obligaciones Todos los documentos de contratación aprobados. Informe periódico de ejecución del Planillas de pago de aportes seguridad social. Formato de condición tributaria y certificación de aportes obligatorios al sistema integral de seguridad social (F ). Documentos cargados, informe periódico, planillas, aportes contrato en cuanto a sus riesgos y vigencia, fecha de inicio del contrato cumple con las características definidas; al supervisor y al Abrir carpeta de historia laboral del contratista con documentación legal. Cargar al sistema los documentos: informe periódico de ejecución firmado por el contratista; aportes obligatorios a seguridad firmados y planillas de pago de aportes seguridad. Certificar el cumplimiento del contratista mediante el informe periódico Oficio información de inicio del Historia laboral del Documentos cargados en el sistema de información: Informe periódico de ejecución del contratista firmado; Planillas de pago de aportes seguridad social; Formato de aportes obligatorios a seguridad firmado. Certificación de cumplimiento para pago (F-4-4-7). Carpeta hoja de vida del Formato de condición tributaria y certificación de aportes obligatorios al sistema integral de seguridad social (F ) diligenciada y firmada. Formato certificación de cumplimiento para pagos (F-4-4- Digital/ físico GTHUM Digital/ físico Contratista Digital/físico Supervisor

9 Página 9 de 17 contractuales del obligatorios de seguridad social. subido en el sistema de información, verificar que esté debidamente firmado y revisar sus evidencias de cumplimiento. Informe periódico de supervisión. 3) firmado. Formato de informe periódico de supervisión o interventoría (F ). 16 Realizar pago a contratistas. 17 Ceder, orden de prestación de servicios o Procedimiento desembolso de pagos. servicio o Oficios contratista y supervisor de solicitud de la cesión, suspensión y terminación anticipada. En caso de que el supervisor no acepte la certificación; devolverse al paso 14. Realizar el pago a contratistas según el procedimiento desembolsos de pagos. Mediante oficio el contratista solicita la cesión del contrato u orden de prestación de servicios. Mediante el oficio el supervisor acepta la cesión Ver condición 3.5. El cesionario deberá remitirse al Paso 4. Pago al Actas de cesión firmadas y aprobadas. Pago al Acta de cesión. Digital/físico No Aplica GAF Físico o digital Supervisor Contratista GTHUM Remitir los

10 Página 10 de Suspender y reiniciar un servicio o Oficios contratista y supervisor de solicitud de la suspensión. documentos a la gerencia de TH para le elaboración del acta de cesión. Mediante oficio el contratista solicita suspensión de la orden de servicio justificando Ver condición 3.6. El supervisor mediante oficio acepta la suspensión. Actas de suspensión y reinicio firmadas y aprobadas. Formato de Acta de Suspensión del contrato para contratación (F-5-5-5) firmado por el contratista y el Gerente de Talento Humano. Físico o digital Supervisor Contratista GTHUM 19 Terminar anticipadame En caso de contratos con póliza Ver condición 3.7. Una vez superadas las circunstancias que dieron lugar a la suspensión, las partes deberán suscribir un acta de reinicio, con el objeto de formalizar el acuerdo que da por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del Para terminar anticipadamente una Actas firmadas y aprobadas. Formato de Acta de reinicio del contrato para (F ) firmado por el contratista y supervisor. Formato Acta de terminación Físico o digital Supervisor

11 Página 11 de 17 nte una orden de prestación de servicio o servicio o Oficios contratista justificando terminación anticipada y oficio del supervisor aceptando la misma. orden de prestación de servicios o contrato el Contratista deberá mediante oficio solicitar la terminación anticipada del contrato justificando. Supervisor mediante oficio aceptará la terminación anticipada. Ordenador del gasto, el supervisor y el contratista deberán suscribir las correspondientes actas (Acta de terminación anticipada, Acta de liquidación y el Informe final del supervisor). Cuando existan pagos a favor del contratista; se deberá seguir con el Procedimiento Desembolsos/Pagos (P-4-7). bilateral del contrato para (F-5-5-6) firmado por el contratista y la gerente de Talento humano. Formato de Acta de liquidación bilateral para (F-5-5-3) firmado por el contratista y el gerente de Talento Humano. Formato Único de Informe final de supervisor para contrato de servicio o formalidades plenas (F-5-5-7), firmado por el contratista y supervisor. Contratista GTHUM

12 Página 12 de Solicitar Otrosí por adición de obligaciones, ajuste de honorarios o cambios de supervisión. servicios o Oficio de solicitud de otro si del supervisor. Cuando exista saldo a favor de la UNAD se deberá seguir con el Procedimiento de Administración, ejecución y control del presupuesto (P-4-5). Solicitar a la gerencia de talento humano Otrosí del contrato mediante oficio teniendo en cuenta valor, plazo, obligaciones y/o cambio de supervisor. Otrosí aprobado y firmado. Otrosí adicionado al contrato firmado por el contratista y la gerente administrativa y financiera. Físico/ Digital Supervisor Contratista GTHUM 21 Liquidar Formato Único de Informe final de supervisor para contrato de servicio o formalidades plenas (F-5-5-7) La gerencia de TH procede a realizar el documento de Otrosí y se reciben los vistos buenos de la oficina jurídica, y de Talento Humano. Liquidar el contrato por vencimiento del plazo de ejecución; el ordenador del gasto, el supervisor y el contratista deberán suscribir acta de liquidación del mismo. Contrato liquidado. Formato de Acta de liquidación bilateral para (F-5-5-3) firmado por el contratista y el gerente de talento humano. Físico/digital Supervisor Contratista GTHUM

13 Página 13 de 17 Formato de Acta de liquidación bilateral para (F-5-5-3) aprobado. servicio o FIN Formato Único de Informe final de supervisor para contrato de servicio o formalidades plenas (F-5-5-7) firmado por el contratista y supervisor.

14 Página 14 de 17 5) Diagrama de Flujo del Procedimiento Directores de Centro, Jefes de Unidad, Vicerrectores, Gerentes y Coordinadores GTHUM Candidato a Contratar Grupo Jurídico y de Contratación Contratista Contratista GTHUM Supervisor GAF INICIO Certificar que no existe personal de planta Solicitar CDP a gerencia administrativa y Financiera Diligenciar los términos de referencia en el sistema de información de Talento Humano. 1 Cargar los documentos del candidato a contratar en el sistema de información SIGEP y en el de talento humano 2 Aprobar los documentos del candidato a contratar subidos en los sistemas de información SIGEP y aprobar términos de referencia y documentación legal. NO Los documentos requieren ajustes? SI 1 Generar la orden de servicios o contrato Firmar la orden de servicios o contrato

15 Página 15 de 17 Enviar la documentación para creación de terceros y expedición de registros presupuestales Comunicar la designación de la supervisión Afiliar a la ARL Tramitar pólizas de cumplimiento Aprobar las Garantías Apertura de la historia laboral del contratista Cargar documentos para pago mensual de contratistas Certificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista Realizar pago a contratistas Ceder, orden de servicios o contrato Ceder, orden de servicios o contrato 2 SI Se aprobó la cesión? NO Suspender y reiniciar un contrato Suspender y reiniciar un contrato

16 Página 16 de 17 Terminar anticipadamente una orden de servicio o contrato Terminar anticipadamente una orden de servicio o contrato Solicitar OtroSí por adición de obligaciones, ajuste de honorarios o cambios de supervisión Solicitar OtroSí por adición de obligaciones, ajuste de honorarios o cambios de supervisión Liquidar contrato Liquidar contrato FIN 6) Documentos de Referencia 6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre Constitución Política de Constitución política de Colombia. Colombia Ley 30 Diciembre 28 de Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior. Decreto 2770 de Agosto 16 de Por el cual se transforma en Ente Autónomo a la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD y se dictan otras disposiciones. Ley 909 de Septiembre 23 de Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 047 del 13 de septiembre de Estatuto de la universidad nacional abierta y a distancia (UNAD). 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización 0 20/06/2014 Primera versión emitida. 1 02/09/2014 Se eliminan las actividades 1, 2, 5, 6, 9 y 10 ya que estas pasan al nuevo procedimiento de reclutamiento y selección de personal. Se hace la Inclusión de nuevos formatos relacionados exclusivamente con apoyo a la gestión.

17 Página 17 de /12/ /06/2015 Se emite el Formato Único de Informe final de supervisor para contrato de servicio o formalidades plenas. Se incluye los requisitos a tener en cuenta en el diligenciamiento del certificado médico de acuerdo a la labor que desempeñe el

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