B. Inventario de baja o transferencia secundaria Elementos obligatorios:

Transcripción

1 A. Oficio de solicitud Nombre del Ente Público, así como de la unidad para quien se promueve la baja o transferencia. Periodo cronológico de la documentación que se presenta para su dictamen. Peso aproximado de la documentación en kilogramos (ver tabla de conversión). Denominación del área y ubicación donde se encuentra el material documental. Indicación de que han prescrito los valores primarios de los documentos en cuestión. Nombre, cargo y teléfono del responsable del de concentración B. Inventario de baja o transferencia secundaria Elementos obligatorios: a) Logotipo del Ente Público b) Nombre del Ente Público c) Nombre de la unidad administrativa d) Nombre del área de procedencia del (dirección de área, subdirección, departamento o equivalentes) e) Número secuencial (que indicará la secuencia de los elementos que conforman el inventario) f) Nombre del expediente o breve descripción de contenido g) Código de clasificación que identifique a la sección, serie y expediente h) Valor primario de los s (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o varios) i) Periodo de trámite (años extremos que abarca la documentación) j) Vigencia documental (conforme al catálogo de disposición documental del Ente Público o conforme a disposiciones jurídicas preestablecidas). De ser el caso, la vigencia documental incluirá el número de años correspondiente a un tanto igual al periodo de reserva, siempre y cuando la suma total sea mayor, para lo cual se hará la indicación pertinente k) Hoja de cierre: deberá incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y firmas citados a continuación: El presente inventario consta de (hojas) y ampara la cantidad de expedientes de los años de (periodo), contenidos en (legajos o cajas), con un peso aproximado de (kg) Nombre y firma de los que formularon el inventario Nombre y firma del visto bueno del titular del área productora de la Documentación C. Archivo contable Copia del oficio e inventarios con el sello que autoriza su baja, expedidos por la Secretaría de Finanzas del Estado. D. Ficha técnica de prevaloración Elementos: Funciones o atribuciones Carácter de la función o atribución Valor de los s Antecedentes Datos de los s Metodología de valoración Nota. Podrán integrarse varios inventarios en una sola ficha técnica de prevaloración Declaratoria de prevaloración

2 LOGOTIPO DEL ENTE PÚBLICO A. OFICIO DE SOLICITUD C.D.O. GONZALO E. BOJORQUEZ RISUEÑO Comisionado Presidente de la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche Presente. Me permito someter a la autorización de la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública, a su cargo, la transferencia (secundaria o baja) de los s que a continuación se describen: a. Nombre del Ente Público, así como de la unidad para quien se promueve la baja o transferencia. b. Periodo cronológico de la documentación que se presenta para su dictamen. c. Peso aproximado de la documentación en kilogramos (ver tabla de conversión). d. Denominación del área y ubicación donde se encuentra el material documental. e. Indicación de que han prescrito los valores primarios de los documentos en cuestión. f. Nombre, cargo y teléfono del responsable del área coordinadora de s o responsable del de concentración, según sea el caso. Lugar y fecha TITULAR DE LA DEPENDENCIA

3 B. Inventario de baja o transferencia secundaria Elementos obligatorios: a) Logotipo del Ente Público. b) Nombre del Ente Público. c) Nombre de la unidad administrativa. d) Nombre del área de procedencia del (subdirección, departamento o equivalentes). e) Número secuencial (que indicará la secuencia de los elementos que conforman el inventario). f) Nombre del expediente o breve descripción de contenido. g) Código de clasificación que identifique a la sección, serie y expediente. h) Valor primario de los s (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o varios). i) Periodo de trámite (años extremos que abarca la documentación). j) Vigencia documental (conforme al catálogo de disposición documental del Ente Público o conforme a disposiciones jurídicas preestablecidas). De ser el caso, la vigencia documental incluirá el número de años correspondiente a un tanto igual al periodo de reserva, siempre y cuando la suma total sea mayor, para lo cual se hará la indicación pertinente. k) Hoja de cierre: deberá incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y firmas citados a continuación: El presente inventario consta de (hojas) y ampara la cantidad de expedientes de los años de (periodo), contenidos en (legajos o cajas), con un peso aproximado de (kg). Nombre y firma de los que formularon el inventario. Nombre y firma del visto bueno del titular del área productora de la documentación. Inventarios genéricos.- Cuando los s cuya baja o transferencia se promueve sean de contenido semejante, se aceptará que éstos sean descritos por caja. Ejemplos: Juicios sucesorios Auditorías Licencias Permisos de importación Actas del Comité de Adquisiciones Expediente clínico

4 La descripción deberá contener la mayor cantidad de información posible acerca de los expedientes contenidos en la caja correspondiente. Ejemplos: 60 expedientes sobre juicios sucesorios con el código respectivo. 40 expedientes de auditorías de recursos humanos y contabilidad con el código respectivo. 60 expedientes de clínico con el código respectivo. Elaboración del inventario de s para baja de documentación contable Los inventarios de s contables conformados con documentos originales serán elaborados por separado para su trámite previo ante la Secretaría de Finanzas del Estado, según el caso. La documentación de carácter contable o financiero original (libros de contabilidad, auxiliares, documentos contabilizadores, documentación comprobatoria y justificatoria) deberá apegarse a las disposiciones legales establecidas en la materia. Su trámite de baja o transferencia requiere el dictamen previo de la Institución citada; para obtenerlo, se envía solicitud por escrito con el inventario respectivo adjunto. C. Archivo Contable Anexar copia del oficio, cédula e inventarios con el sello que autoriza su baja, expedidos por la Secretaría de Finanzas del Estado, según el caso, con rúbricas originales del área generadora.

5 D. FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN Elementos: Funciones o atribuciones Especificar las funciones que dieron origen a la información que contienen los s dispuestos para baja o transferencia, de acuerdo con el reglamento interior del Ente Público o el documento equivalente. Carácter de la función o atribución Indicar si el contenido de los s se deriva de funciones sustantivas, de logística o de administración interna. Valor de los s Señalar por qué los s deben conservarse de forma permanente o por qué deben darse de baja, dentro del contexto institucional. Antecedentes Proporcionar antecedentes sobre cualquier dictamen previo en el caso de series o grupos de s con contenido semejante, con la fecha y número del acta de baja correspondiente. Datos de los s Proporcionar el número de expedientes y cajas, el peso aproximado y los metros los s, así como datos adicionales relacionados con su estado físico. Metodología de valoración Indicar los métodos de valoración secundaria que se hayan llevado a cabo y si se efectuó alguna transferencia al histórico del Ente Público. NOTA: Podrán integrarse varios inventarios en una sola ficha técnica de prevaloración.

6 FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN (ejemplo) UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIONES O ATRIBUCIONES Departamento de Recursos Financieros. DE CONFORMIDAD CON SU REGLAMENTO INTERIOR XII. Administrar los recursos financieros del (Ente Público) a través de la programación y control presupuestal asegurando el adecuado flujo de recursos, su registro, control contable y cumplimiento normativo. Reglamento Interior del (Ente Público) CARÁCTER DE LA FUNCIÓN SUSTANTIVAS LOGÍSTICAS ADMINISTRACIÓN INTERNA APOYO INFORMATIVO VALORES DE LOS ARCHIVOS CONSERVACIÓN PERMANENTE BAJA DEFINITIVA NO LA PRESENTE BAJA DEFINITIVA DE LAS 116 CAJAS CON DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA SE PROMUEVE POR LAS SIGUIENTES RAZONES: 1.-CUMPLIÓ CON SU TIEMPO DE GUARDA DE CONFORMIDAD CON EL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 2.- ACTA DE BAJA: 3.- ANTECEDENTES FECHA:

7 DATOS DE LOS ARCHIVOS CANTIDAD DE EXPEDIENTES CANTIDAD DE CAJAS PESO APROXIMADO (EN KG.) METROS LINEALES ESTADO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS METODOLOGÍA DE VALORACIÓN POR CATALOGO POR MUESTREO OBSERVACIONES ELABORA Vo. Bo. ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

8 TABLA DE CONVERSIÓN DE UNIDADES DE MEDIDA DE ARCHIVO Con base en el siguiente cálculo Un metro lineal pesa entre 15 y 70 kilogramos de, por lo tanto, la media equivale a 40 kilogramos. Un metro lineal mide entre 0.80 y 0.16 metros, por lo tanto la media equivale a 0.12 metros cúbicos. Un kilogramo de mide entre 0.01 y 0.03 metros, por lo tanto, la media equivale a kilogramos. Un kilogramo de mide entre y metros, por lo tanto la media equivale a kilogramos. Una tonelada de mide entre 10 y 30 metros lineales, la media equivale a 20 toneladas. Una tonelada de mide entre 0.80 y 2.6 metros, por lo tanto, la media equivale a toneladas Un metro cúbico de mide entre 8 y 16 metros, por la tanto, la media es 12 metros cúbicos. Un metro cúbico de pesa entre 400 y 800 kilogramos, por lo tanto, la media es de 600 metros cúbicos. Para convertir de: Kilogramos de Kilogramos de Toneladas de Toneladas de a: Se debe multiplicar por: Kilogramos 40 de Kilogramos de

9 E. DECLARATORIA DE PREVALORACION DE ARCHIVOS PÚBLICOS Los inventarios que respaldan los s cuya baja se promueve constan de fojas que amparan s procedentes de: nombre de la(s) unidad(es) administrativa(s). La baja se promueve con base en el (cumplimiento del periodo de guarda o por catálogo de disposición documental vigente) (anotar la fecha de última actualización y, de ser el caso, indicar alguna otra disposición jurídica que avale el procedimiento y si se trata de s con valor administrativo, jurídico o contable). Se llevó a cabo un procedimiento de prevaloración, cuya ficha técnica se anexa, y (especificar aquí si se detectaron o no) expedientes o series con valor histórico, mismos que se han marcado en los inventarios para su transferencia (al histórico del ente público, o al Archivo General del Estado. Al revisar expedientes contra inventarios se observó que estos últimos reflejan el contenido de los expedientes (en caso negativo, explicar qué acciones se tomaron para determinar si existían o no valores secundarios y explicar cuál fue el resultado de las acciones tomadas), en virtud de ser s carentes de valores cuya baja procede. Así mismo, se declara que en la documentación no están contenidos originales referentes a activo fijo, obra pública, valores financieros, aportaciones a capital, empréstitos, créditos concedidos e inversiones en otras entidades, así como juicios, denuncias ante el Ministerio Público y fincamiento de responsabilidades pendientes de resolución o expedientes con información reservada cuyo plazo de conservación no ha prescrito, conforme a disposiciones aplicables. Fecha y Lugar Elaboró Vo. Bo. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA DOCUMENTACIÓN RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN