PARTICIPACION COMO VEEDOR EN LOS ACTOS PUBLICOS DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO

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1 CODIGO: OCI VERSION: PRIMERA AREA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL TITULO: PARTICIPACION COMO VEEDOR EN LOS ACTOS PUBLICOS DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Organo de Control Interno VºBº OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: OCI PAG Sede Central PARTICIPACION COMO VEEDOR EN LOS ACTOS PUBLICOS DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO FECHA: 01/07/2005 2/10 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de participación como observador a través de un representante Veedor en los Actos Públicos de Otorgamiento de Buena Pro en los procesos de adquisiciones y contrataciones del INDECI. El objetivo de la participación del Auditor Veedor como observador en los Actos Públicos de Otorgamiento de Buena Pro en los procesos de adquisiciones y contrataciones es el de informar a la Contraloría General de la República la evaluación de las propuestas concernientes a los postores para los procesos de Licitación, Concurso Público y Adjudicación Directa Pública, así como la información de la conformación del Comité Especial. 2. ALCANCE Esta actividad de control es de aplicación para el Organo de Control Institucional en los actos públicos de los procesos de adquisiciones y contrataciones, proceso en el que participa el Comité Especial, la Dirección Nacional de Logística del INDECI, los distintos postores que se presentan en el Concurso o Licitación, así como el público en general. Describe las actividades desde la recepción del memorándum de comunicación del acto público al Organo de Control Institucional por parte de la Dirección Nacional de Logística del INDECI, hasta el archivo del cargo remitido por la Contraloría General de la República por la recepción de los reportes que emite el Auditor Veedor. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y Decreto Supremo Nº PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento Ley Nº Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba el Reglamento de los Organos de Control Institucional, y modificado por las Resoluciones de Contraloría Nº CG y Nº CG Resolución de Subcontralor Nº CG, que aprueba la Directiva Nº CG sobre participación y suministro de información de órganos de auditoría interna en actos públicos de otorgamiento de Buena Pro del proceso de adquisiciones y contrataciones, y el Comunicado Nº CG/B180 sobre la implementación de la veeduría en los procesos de contrataciones y adquisiciones del Estado, relativa a dicha directiva Resolución de Contraloría Nº CG, que modifica la Directiva Nº CG/OATJ y reproduce su texto, que establece la información que las entidades deben remitir a la Contraloría General de la República con relación a contrataciones y adquisiciones del Estado, aprobado por la Resolución de Contraloría Nº CG.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: OCI PAG Sede Central 4. REQUISITOS DEL PROCESO PARTICIPACION COMO VEEDOR EN LOS ACTOS PUBLICOS DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO FECHA: 01/07/ Memorándum de comunicación del acto público de otorgamiento de Buena Pro en los procesos de selección de Licitación Pública, Concurso Público y Adjudicación Directa Pública, por parte de la Dirección Nacional de Logística del INDECI Publicación en el diario oficial El Peruano la convocatoria para el acto público de otorgamiento de Buena Pro en los procesos de selección de Licitación Pública, Concurso Público y Adjudicación Directa Pública, pertenecientes al INDECI. 2/10 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Organo de Control Institucional Dirección Nacional de Logística. 6. CONSIDERACIONES 6.1. El Veedor participa en el acto público de adjudicación de la Buena Pro con independencia y criterio técnico, en exclusiva y única condición de observador, sin que ello implique la interferencia en la autonomía de las decisiones del Comité Especial ni participación en los procesos de gerencia y/o gestión de la administración institucional Siendo que el veedor no forma parte del Comité Especial, su observación la realiza desde un lugar preferente como parte del público, no siendo procedente su ubicación en la Mesa instalada para el Comité Especial El Veedor no puede ser requerido por los postores para la absolución de consultas o para la presentación de quejas o reclamos de presuntas irregularidades; asimismo no podrá ser requerido por el Comité Especial para la absolución de consultas El Veedor no debe firmar el Acta de Adjudicación de la Buena Pro. La constancia de su participación se da con el suministro de información a la Contraloría General La no participación del Veedor en el acto público constituye falta administrativa, sin embargo bajo ninguna circunstancia constituye causal de Impugnación del proceso El Veedor deberá recabar, del Comité Especial designado para el proceso de selección, al finalizar el acto público de otorgamiento de Buena Pro, la información necesaria para reportar a la Contraloría General. Dicho reporte deberá contener dos cuadros (ver anexos): el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas (CREP) y el Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE), los cuales se reportarán el día de consentida la Buena Pro o producida la declaratoria de desierto. Esta entrega de información se realiza sin perjuicio del control posterior a que hubiere lugar y no implica que la CGR emita conformidad alguna respecto a la evaluación de propuestas o a la conformación del Comité, debiendo las entidades continuar con la publicación y el desarrollo normal de los procesos de selección. La forma de enviar dicha información se hará indistintamente por cualquiera de los dos medios siguientes: A la dirección electrónica En este caso se enviará el archivo correspondiente adjunto al A la Oficina de Trámite Documentario de la Contraloría General. En este caso el archivo correspondiente se presentará en diskette.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: OCI PAG Sede Central PARTICIPACION COMO VEEDOR EN LOS ACTOS PUBLICOS DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO FECHA: 01/07/2005 2/ Los instructivos de llenado del Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas y del Cuadro (CREP) y el Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE) se encuentran en la Directiva Nº CG, aprobado por la Resolución de SubContralor Nº CG. 7. SIGLAS 7.1. CCCE: Cuadro de Conformación del Comité Especial CGR: Contraloría General de la República CREP: Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas DINALOG: Dirección Nacional de Logística OCI: Organo de Control Institucional UA: Unidad de Abastecimiento de la DINALOG. 8. DEFINICIONES 8.1. Comité Especial: Es el órgano designado, mediante Resolución SubJefatural, para conducir los procesos de selección de Licitación o Concurso Público desde la elaboración de las bases hasta el consentimiento de la Buena Pro Postor: Persona natural o jurídica legalmente capacitada que participa en un proceso de selección de Licitación o Concurso Público desde el momento en que expresa su propuesta. 9. GLOSARIO DE TERMINOS Actividades de Control: Comprende todas las actividades que no constituyen acción de control, tales como: la formulación del Plan Anual de Control y su evaluación, el seguimiento y evaluación de medidas correctivas, atención de encargos que no constituyan Acciones de Control Posterior, Evaluación de Denuncias, Evaluación de los Controles Internos, entre otros. 10. ANEXOS 1 Anexo 1: Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas y del Cuadro (CREP). Anexo 2: Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE). 1 Ambos cuadros se encuentran en la Directiva Nº CG como anexo 1 y anexo 2 respectivamente. La Directiva en mención está aprobada por la Resolución de SubContralor Nº CG.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: OCI PAG Sede Central PARTICIPACION COMO VEEDOR EN LOS ACTOS PUBLICOS DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO FECHA: 01/07/2005 2/ DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso Evaluación de las Propuestas Económicas y Otorgamiento de la Buena Pro para los Procesos de Licitación, Concurso y Adjudicación Directa. DINALOG / UA OCI Diario Oficial El Peruano OCI CGR Secretaría Responsable Secretaria Responsable Auditor Veedor Secretaria Auditor Veedor Secretaria Auditor Veedor Responsable Responsable 1. Entrega memorándum de comunicación del Acto Público del otorgamiento de la Buena Pro. 2. Recibe el memorándum de comunicación y entrega al. 3. Publica la Convocatoria del Acto Público. 4. Toma conocimiento del Acto Público del otorgamiento de la Buena Pro a través del memorándum de comunicación y de la publicación del diario El Peruano. 5. Designa a un Auditor representante para que efectúe la labor de Veedor. 6. Recibe la asignación del y toma conocimiento de la fecha del Acto Público. 7. Elabora Credencial para el Auditor Veedor. 8. Firma la credencial acreditando al Auditor responsable para la labor de Veeduría. 9. Recibe la Credencial firmada por el. 10. Asiste, observa el Acto Público de otorgamiento de la Buena Pro y recaba información para el llenado de formatos. 11. Elabora el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas (CREP) y el Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE), y comunica al que el Acto Pblico se ha realizado. 12. Recibe comunicación y toma conocimiento. 13. Elabora un memorándum para la CGR. 14. Firma el memorándum y se lo entrega al Auditor Veedor. 15. Envía el CREP y el CCCE en diskette y el memorándum a la Contraloría General. 16. Recibe el Reporte de los Cuadros CREP y CCCE, y remite un cargo. 17. Recibe el cargo de la CGR. 18. Archiva el cargo de la CGR, dando fin al proceso

6 12. DIAGRAMA DE FLUJO

7 PARTICIPACION COMO VEEDOR EN LOS ACTOS PUBLICOS DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO CGR DIARIO OFICIAL EL PERUANO OCI Secretaria INDECI Auditor Veedor DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Inicio Evaluación de las Propuestas Económicas y Otorgamiento de la Buena Pro para los Procesos de Licitación, Concurso y Adjudicación Directa 3 Publica acto público 2 Recibe memorándum y deriva al 1 Entrega memorándum de comunicación del acto público del otrogamiento de la buena pro 4 Toma conocimiento 5 Designa a un representante Veedor 6 Recibe asignación y toma conocimiento 7 Elabora credencial 8 Firma y entrega la credencial 9 Recibe credencial 10 Asiste y Observa Acto Público 12 Recibe y toma conocimiento 11 Elabora el CREP y el CCCE y comunica al 14 Revisa, firma memorándum 13 Elabora memorándum 15 Envía el CREP, el CCCE y el memorándum a la CGR 16 Recibe los cuadros y el memorándum y remite un cargo 17 Recibe cargo Cargo 18 Fin

8 ANEXOS

9 Anexo 1 CUADRO RESUMEN DE EVALUACION DE PROPUESTAS PARA PROCESOS DE LICITACION, CONCURSO PUBLICO Y ADJUDICACION DIRECTA PUBLICAS (CREP)

10 Anexo 2 CUADRO DE CONFORMACION DEL COMITE ESPECIAL (CCCE)

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