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1 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 1 de 10 El presente documento es propiedad exclusiva de CTS Turismo. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General.

2 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 2 de 10 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES Gerente Administración y Finanzas Supervisora de Nacional Supervisora de Administrativo de DEFINICIONES MODO OPERATIVO Cobranza Nacional Diaria Pagos TA-TI Cierre de TA Emisión de Facturas de TA - TI Ajuste de Ingresos Ajuste Devoluciones Ingreso de Clientes Nacional INDICADORES REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 7

3 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 3 de OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es que cada reserva quede cancelada y cerrada, para que no hayan errores de no show o que queden las reservas impagas. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para las áreas de nacional y contabilidad. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente Administración y Finanzas Es responsable de: Revisar que los procedimientos se cumplan. Autorizar las devoluciones de nacional, cuando corresponda. 3.2 Supervisora de Nacional Es responsable de: Enviar la información de las agencias con convenio. 3.3 Supervisora de Es responsable de: Prestar apoyo con sistemas contables. 3.4 Administrativo de Es responsable de: Que se cobren las reservas en el momento oportuno para no tener un no show o reserva impaga. Que los operadores sean informados al momento de llegar el pago de una reserva. Que las reservas queden cerradas y facturadas. Cobrar las facturas de las agencias con crédito. Procesar las devoluciones. 4. DEFINICIONES TA: File del departamento de nacional, que son usado para pasajeros nacionales. TI: File del departamento de emisivo, que son usados para pasajeros extranjeros. NO SHOW: Cuando el pasajero tiene la reserva tomada y no se presenta para usar los servicios utilizados.

4 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 4 de 10 SOPTUR: Sistema operativo utilizado par generar cotizaciones y reservas, su registro y operación. 5. MODO OPERATIVO 5.1 Cobranza Nacional Diaria Todos los días se cobran los TA/ TI, para que no se realicen gastos de No Show, en el caso que no se haya anulado la reserva. Después de haber generado el docto, se envía un correo al ejecutivo de ventas nacional, para informar los TA que hay en el sistema, ellos deciden si se cobran o no, luego se envía un mail a la agencia cobrando los TA autorizados con copia al ejecutivo de CTS. Las respuestas recibidas son copiadas directamente al ejecutivo responsable. 5.2 Pagos TA-TI Existen 2 formas de pago según las agencias: - Repse- Turismo Cocha- El Corte Inglés, contra Voucher de agencia. - Agencia Turavión /Turismo Costanera / Presto Viajes / Blanco Viajes / BCD Travel / Tmo. Cocha/ La Araucana/ Viajes Falabella/ Los Heroes contra Orden de Compra, guía u orden de pedido. El sistema de trabajo es: La agencia envía vía mail su Voucher, Orden de Compra, Orden de pedido o Guía, se revisa en SOPTUR y se informa al Ejecutivo de Ventas Nacional de la recepción del pago, ellos envían el voucher de la reserva y dan la autorización para cerrar el TA. Se emite la factura de venta y se archivan en los dos tipos de archivadores (uno para cobranza y el otro donde queda el duplicado del SII, junto al voucher), las copias rojas quedan en el archivador para efectos de cobranza. Las facturas originales son enviadas una vez a la semana con sus respectivas planillas de cada agencia a estas facturas se adjuntan los voucher y orden de pedido de las agencias, el sobre va dirigido al encargado de pago en la agencia. En el caso que la factura haya sido cancelada con T.C. se adjunta fotocopia de comprobante, si es Cheque se realiza el ingreso en SICON, y se le envía el comprobante del ingreso en sistema al Cliente. - Otras Agencias De estas agencias se reciben pagos en cheques o con cargo a la tarjeta de crédito más la factura de comisión, en el caso de haber cancelado con tarjeta de crédito la factura queda como comisión pendiente, en el caso de pago con cheque la factura es descontada automáticamente del pago. Luego de haber recibido el pago se informa al ejecutivo de ventas nacional y este autoriza para cerrar el TA, una vez cerrado se ingresa la factura de comisión. Una vez ingresada la factura, esta debe ser traspasada en Sicon, para posteriormente cancelarla en el ingreso.

5 5.3 Cierre de TA PROC-GF-CO-001 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 5 de 10 Cuando se recibe la autorización del Ejecutivo de Ventas Nacional para realizar el cierre del negocio, se debe realizar en SOPTUR. (Ver. Manual de Adm. Y Finanazas) 5.4 Emisión de Facturas de TA - TI Después de haber cerrado los TA - TI, se deben imprimir las facturas en el sistema caja. Se deben actualizar los correlativos, antes de imprimir las facturas, los correlativos actualizados deben ser un número anterior al físico. Ejemplo: Número de Folio Actual : En el caso que el folio de la factura física dice El Folio Nuevo (anterior al físico) deberá ser: Luego se imprimen las facturas, en sistema Caja y son traspasadas en sistema SICON Ctas. por Cobrar. En caso de que sea necesario reemitir la factura se debe hacer en: - Caja - Reemisión de documentos - Facturas exentas - Número de factura inicial: se coloca el # de documento que esta en la impresora Número de Factura final: se coloca el # final de la factura que se imprimió. - Aceptar 5.5 Ajuste de Ingresos Una vez cerrado el FF se debe hacer el asiento de ajuste reversando la cuenta Anticipo Clientes Nacional, cancelando la factura involucrada. X Banco xx Cxp Servicios (Fact.Comis.) xx Anticipo Clientes 5.6 Ajuste X Anticipo Clientes xx Fact. x Cobrar Nacional (Fact.FF) xx xx

6 5.7 Devoluciones PROC-GF-CO-001 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 6 de 10 Existen 2 formas para efectuar la devolución: Agencias con convenio: Se recibe la solicitud de anulación del pedido o bono, orden de cobra, u orden de pago, de parte del Ejecutivo de venta. En caso de que sea por el total de lo facturado, se procede a anular la factura y se informa al ejecutivo de ventas para que puedan anular el file. En caso de que la anulación sea parcial, se anula el pedido a la agencia, se anula la factura y luego se informa al ejecutivo y a la agencia que queda pendiente la emisión del nuevo bono o pedido, por el nuevo monto a facturar. Otras Agencias: Los Ejecutivos de Ventas son los encargados de solicitar las notas de crédito para hacer las devoluciones tanto al Administrativo de como a la agencia, en este último caso se solicita la NC de la factura de comisión. La solicitud es vía mail especificando si la devolución es parcial o por la totalidad de la reserva, estás quedan archivadas en Solicitud de notas de crédito hasta que lleguen las notas de crédito por la comisión de la agencia. Una vez recibida la nota de crédito de la agencia, se procede a emitir la devolución del TA, se chequea la información de las facturas ingresadas en el sistema Soptur, una vez revisada se emite la nota crédito en el sistema Sopsicon. Y según corresponda se le pide autorización al Gerente de Finanzas. Luego se ingresa la nota de crédito por la comisión en el sistema SOPSICON y ambas son traspasadas en el sistema SICON cuentas por cobrar y SICON cuentas por pagar. Finalmente se hace una solicitud de devolución para tesorería adjuntando las notas de crédito respectivas, para que emita el cheque por la devolución. 5.8 Ingreso de Clientes Nacional Se recibe vía mail una solicitud de ingreso de cliente, con la ficha de clientes adjunta. luego se ingresa en SOPSICON, tablas, mantención de clientes. Luego se ingresa a SOPTUR para habilitar al cliente, y se ingresa a agencia, modificar, nombre de agencia. Una vez ingresado se informa al solicitante que el cliente se encuentra en sistema. 6. INDICADORES Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición No aplica

7 7. REGISTROS Identificación del Registro Cobranza diaria Solicitud de devolución Envío facturas con convenio Código FORM- GF-CO- 002 FORM- GF-CO- 004 FORM- GF-CO REFERENCIAS PROC-GF-CO-001 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 7 de 10 Responsable Administrativ o de Administrativ o de Administrativ o de Protección Computador Administrativo Computador Administrativo Computador Administrativo Almacenamiento Tiempo de Recuperación Retención Mis doctos. Cobranza Nacional Buscar la carpeta correspondiente a la fecha de cobro. Mis doctos./ Planillas de trabajo / Solicitud de devolución Mis doctos./ Planillas de trabajo / Planilla Agencias con convenio Indefinido Indefinido Indefinido Norma ISO 9001:2008; Sección 7.4 Compras. Norma NCH 3067; Sección 4.1 Requisitos de Organización. 9. ANEXOS 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA MODIFICACIONES V Se modifica ejemplo de punto 5.4 Se actualizan los registros Se agregan anexos Disposición final Se Actualiza Se Actualiza Se Actualiza Soporte Digital Digital Digital

8 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 8 de 10 ANEXOS I. Cobranza diaria

9 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 9 de 10 II. Solicitud de Devolución

10 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 10 de 10 III. Envío de Facturas con Convenio