Informe anual EJERCICIO Pág. 01 Informe de Gestión Año Conjunto Residencial Montecarlo III

Transcripción

1 Pág. 01 Informe de Gestión Año 2014 Informe anual EJERCICIO 2014 A continución se hace un resumen de la labor desarrollada por la administración y el consejo de administración en el año comprendido entre enero y diciembre de 2014 Conjunto Residencial Montecarlo III Tel Fax Carrera 55 No Cmontecarlo3@hotmail.com

2 Pág. 02 Informe de Gestión Año 2014 Gracias por el apoyo recibido por parte de la Comunidad Montecarlo III para el logro de los objetivos propuestos. A nuestros copropietarios y residentes El año 2014 fue un año donde cumplimos las metas propuestas, el trabajo conjunto de la Administración, el Consejo y la comunidad permitió escalar peldaño a peldaño y lograr los cumplir los objetivos propuestos. A continuación haremos un recorrido por las cuatro áreas globales: ADMINISTRATIVA : Después de realizar un análisis de acuerdo con las necesidades del conjunto, el el mes junio se solicitó a la compañía de aseo, implementar el servicio de dos toderos y una aseadora, logrando mayor eficacia en el mantenimiento preventivo del conjunto. En Agosto se hizo el cambio de empresa de aseo, consiguiendo mayor eficiencia en las labores de mantenimiento y aseo del conjunto en general, además de apoyar la labor ecologica en el Conjunto, proceso que se reforzará en el año Para el año 2014 se acordó con la compañía de Aseo hacer una reinversión para el Conjunto por valor de $ que fueron entregados en enero de 2015, con los cuales se compró una CPU para la instalación del software de control de acceso para el conjunto. Se ha realizado revisión de procesos con la compañía de vigilancia, buscando optimizar el servicio apoyados en medios tecnologicos que faciliten el control y seguimiento de las actividades diarias dentro del conjunto. Esta labor se espera culminarla en el primer trimestre del año Se contrató la póliza de áreas comunes a través del Intermediario Avanti Seguros para la vigencia año 2014, con la aseguradora ACE SEGUROS COLOMBIA. Se aseguró el conjunto por un valor de reposición de los bienes comunales de $ , según avalúo técnico de reposición realizado por Unilonjas en febrero de Como beneficio para el conjunto se consiguió el desarrollo de la página web. Se cumplió los pagos a nuestros proveedores y prestadores de servicios, manteniendo contacto con ellos permanentemente mejorando el servicio para la comunidad. De las decisiones de las Asambleas realizadas en el año 2014, se hizo la compra del computador para la administración, la adquisición de la bomba eyectora. No se hizo el levantamiento de la jardinera central, teniendo en cuenta que la administración considera que

3 Pág. 03 Informe de Gestión Año 2014 mientras no se establezca de forma clara que uso se le dará a esta zona, no se debe hacer la la modificación, con el fin de evitar que se convierta en un problema de coviviencia para la comunidad. Se realizó la Asamblea Extraordianaria en Mayo de 2014 con el fin de analizar y aprobar los proyectos propuestos por el Consejo. Se aprobó el proyecto de impermeabiización de Fachadas y Cubiertas por un valor total de $ , para ser pagados en 10 cuotas mensuales de $ distribuidos en las 92 casas de acuerdo al coeficiente. Estas cuotas se empezaron a cobrar en el mes de Julio de 2014 hasta Abril de Como resultado de la Asamblea Extraordinaria se solicitó a la Administración consultar a los propietarios sobre la aprobación de usar recursos del fondo de Imprevistos para dismunuir el valor de la cuota extraordinaria. Una vez consultados por medio de comunicación escrita a todos los copropietarios, se obtuvo aprobación de un 70.14% para hacer uso del Fondo de Imprevistos en un 50% del valor que se tenia al 31 de Mayo de 2014, es decir $ Por lo tanto, en el mes de abril se recalculará el valor que debe pagar cada casa, como último pago de la cuota extraordinaria. Se inició una tarea muy importante con la comunidad y este año 2015 la debemos reforzar, el adeudado manejo de los residuos. Este año retomaremos campañas junto con la adecuación del cuarto de basuras para facilitar el reciclaje. FINANCIERA : Se logró un cumplimiento del 99.9% en la ejecución del presupuesto aprobado para la vigencia Enero Diciembre Los pagos a los proveedores se cumplieron dentro de los plazos contractuales establecidos. Al corte de diciembre de 2014, se tenia pendiente el pago de Vigilancia, Revisoria Fiscal y Contabilidad y servicios publicos, valores que fueron cancelados en enero de Cartera: Se cerró el periodo anual con una cartera de $ , conformado por : CONCEPTO MONTO A DIC 31 DE 2014 Cuotas de Administración $ Intereses de Mora $ Parqueadero $ Sanciones y Otros $ TOTAL $

4 Pág. 04 Informe de Gestión Año 2014 Del valor total de cuotas de administración, dos casas estan por encima de los 90 días de mora, representando el 21.9% del total de cartera. De estas dos casas, una está en acuerdo de pago y la otra pagó la totalidad de la deuda en el mes de enero de El 47.5% de la cartera esta concentrada en 9 casas que alcanzan altura de mora de 31 a 60 días y el 14.5% que corresponde a 2 casas que alcanzan calificación entre los 61 y los 90 días de mora. Y el 15.1% está concentrado en 8 casas que tienen mora de 30 días. Cuota Extraordinaria Al corte del 31 de diciembre se han causado 6 cuotas de la Cuota Extraordinaira aprobada en Mayo de 2014, asciendo a un valor de $ de los cuales se han recaudado $ , teniendo una cartera por recaudar de $ que corresponde a un 19.01%. Los recursos recaudados correspondientes a la cuota extraordinaria se han trasladado mes a mes a la cuenta de Davivienda donde se tiene el fondo de Imprevistos y al corte del periodo se dejó pendiente por trasladar la suma de $ , cifra que fue consignada en enero de INFRAESTRUCTURA: Con el apoyo del Comité de Infraestructura y de los toderos asignados a este Punto, se logró realizar el arreglo general de las cubiertas y de las marquesinas de las 92 casas, con una inversión total de $ para la compra de materiales. Se atendieron las solicitudes realizadas por los residentes concernientes a arreglos internos que generaban filtraciones a las casas. Se ha realizado mantenimeinto preventivo y fumigaciones de los jardines de las casas y de áreas comunes. Para este primer semestre y de acuerdo con cumplimiento del recaudo de la cuota extraordinaria se iniciará el Mantenimiento General de fachadas y ventaneria. Se está realizando la pintura general del área social. CONVIVENCIA: Se coordinó de manera conjunta con el Consejo de Administración la celebración del día de la familia, recaudando fondos por valor total de $ Con el apoyo de la señora Gilma

5 Pág. 05 Informe de Gestión Año 2014 Peña, Propietaria de la casa 71 se hizo la venta de tamales durante el mes de agosto, generando unas utilidades por estas ventas de $ Se coordinaron las novenas y el día de las velitas por parte de la administración y el consejo, logrando un mayor acercamiento entre la comunidad. Se coordinó la instalación de la iluminación navideña y de la decoración de las áreas comunes. Se coordinó el recaudo de las donaciones por parte de los residentes para el aguinaldo navideño, logrando recaudar un valor total $ de 30 casas participantes, haciéndole entrega a cada uno de los vigilantes y personal de aseo la suma de $ Adicionalmente se les organizó un almuerzo con sus hijos en el cual se le entregó el regalo de navidad a cada niño y un bono por valor de $ por parte del Conjunto. Como meta para el año 2015, se quiere incentivar a la comunidad a participar en eventos con el fin de buscar alternativas y herramientas para brindarles a los niños y jóvenes de la comunidad Montecarlo espacios de entretenimiento y diversión. Para esto buscamos que se conforme un Comité de Convivencia que trabaje de la mano con el Consejo y la administración para lograr esta meta. Para finalizar, los invitamos a que envíen sus proyectos para tratar en la Asamblea de 2015, de forma escrita y debidamente sustentadas antes del 25 de febrero de 2015 a las 5:00 p.m. ADMINISTRACIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN