MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITÉ REVISOR DE BASES PARA LAS LICITACIONES PÚBLICAS E INVITACIONES A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

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1 MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITÉ REVISOR DE BASES PARA LAS LICITACIONES PÚBLICAS E INVITACIONES A CUANDO MENOS TRES 1

2 Contenido Tema Página 1. Introducción Glosario Objetivos Funciones Integración del Subcomité Funciones Específicas de sus Miembros Las Obligaciones de las Áreas Solicitantes De las Suplencias Políticas de Operación Transitorio Fundamento Legal. 21 2

3 1) INTRODUCCIÓN De conformidad con lo establecido en el Artículo 16, fracción lll, del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público vigente, es una atribución del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Secretaría de Gobernación, la creación, integración y funcionamiento del Subcomité encargado de revisar las Bases de las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas que realice, fundamentado en el artículo 26, fracciones l y ll de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Es por ello, que se elabora el siguiente Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité Revisor de Bases para las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas de la Secretaría de Gobernación, cuyo funcionamiento se apegará a los criterios generales emitidos por la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal de la Secretaría de la Función Pública y los criterios que establezca la Secretaría de Economía, cabezas de sector facultadas para la interpretación de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento. El presente Manual, tiene como objetivo definir y establecer los elementos y características para la operación del Subcomité Revisor de Bases para las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas de la Secretaría de Gobernación, el cual como Órgano Colegiado revisará las Bases y especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios que requieran las áreas solicitantes, a fin de apoyarlas en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Siendo de observancia obligatoria para los miembros del Subcomité Revisor de Bases para las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas, Unidades Administrativas y Órganos Administrativos Desconcentrados de la Secretaría de Gobernación, con excepción del Instituto Nacional de Migración y el Centro de Investigación y Seguridad Nacional. 3

4 2) GLOSARIO Para la comprensión conceptual del presente Manual, se deberán tomar en cuenta las siguientes definiciones: ACTA: Documento escrito en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una reunión, así como de los acuerdos o decisiones tomados y de los asuntos aprobados o no aprobados. ACUERDO: Resolución adoptada por los miembros del Subcomité Revisor de Bases para las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas de la Secretaría de Gobernación, con derecho a voz y voto, sobre los asuntos que se someten a su consideración. ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS: Acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, contratación, gasto y control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles, así como la prestación de servicios de cualquier naturaleza que realice la Secretaría de Gobernación. ASUNTOS NO PRESENTADOS: Son aquellos que no se encuentran debidamente integrados por la documentación soporte, a consideración de los miembros del Subcomité Revisor de Bases para las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas de la Secretaría de Gobernación. ÁREA SOLICITANTE: Las unidades administrativas que de acuerdo a sus necesidades solicite o requiera la adquisición o arrendamiento de bienes muebles y de la prestación de servicios. BASES: Documento que regula las condiciones, requerimientos y especificaciones de los bienes y/o servicios a contratar a través de Licitación Pública y/o Invitación a Cuando Menos Tres Personas. CARPETA: Soporte documental que integra los asuntos que se someten a revisión y votación del Subcomité Revisor de Bases para las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas de la Secretaría de Gobernación. 4

5 CONTRATO: Abierto y/o cerrado de adquisiciones y/o servicios, de conformidad a los artículos 47 y 51 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. CONVOCANTE: La Secretaria de Gobernación. COMITÉ: Comité de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios de la Secretaría de Gobernación. D.G.P.Y.P.: Dirección General de Programación y Presupuesto. D.G.R.M.S.G.: Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. D.G.T.I.: Dirección General de Tecnologías de la Información. FICHA TÉCNICA: Documento en el cual se describen las condiciones y características técnicas de los asuntos que se presentan en el pleno del Subcomité Revisor de Bases para las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas de la Secretaría de Gobernación. INVESTIGACIÓN DE MERCADO: Documento que contiene una noción clara de las marcas, características y precios existentes en el mercado sobre un bien o servicio a adquirir y/o contratar. INVITACIÓN: Invitación a Cuando Menos Tres Personas Nacional y/o Internacional. INVITADOS: El Titular del área solicitante o el funcionario que designe con el nivel jerárquico inmediato inferior, convocado para aclarar los aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos que se someten en el pleno del Subcomité. LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. LICITACIÓN PÚBLICA: Licitación Pública Nacional y/o Internacional. 5

6 O.I.C.: Órgano Interno de Control en la Secretaría de Gobernación. ORDEN DEL DÍA: Documento que contiene la relación de los asuntos que se abordarán durante la reunión. PARTIDA: La división o desglose de los bienes o servicios a contratar. PREBASES: Anteproyecto de bases de Licitación Pública y/o Invitación a Cuando Menos Tres Personas. QUÓRUM: Número mínimo de miembros con derecho a voz y voto (50%, más uno) requerido para sesionar. REQUISICIÓN: Documento mediante el cual las áreas solicitantes describen de manera breve la adquisición, arrendamiento de bienes y contratación de servicios. REGLAMENTO: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. REUNIÓN: Sesión en la que se somete a consideración del Subcomité Revisor de Bases para las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas de la Secretaría de Gobernación, los asuntos contenidos en el orden del día. SUFICIENCIA PRESUPUESTAL: Documento que acredita que se cuenta con los recursos económicos presupuestales. S.H.C.P.: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. SUBCOMITÉ: Subcomité Revisor de Bases para las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas de la Secretaría de Gobernación. U.A.J.: Unidad de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobernación. 6

7 3) OBJETIVOS 3.1 Revisar el contenido y, en su caso, emitir opiniones, recomendaciones, y su autorización para las Bases, Fichas Técnicas y demás Documentación que soporte los procedimientos de contratación que se realicen a través de Licitaciones Públicas e Invitaciones. 3.2 Describir los elementos normativos para verificar que las Bases cumplan con los requisitos establecidos en la Ley, su Reglamento, así como en la normatividad vigente y demás disposiciones administrativas aplicables a cada caso. 3.3 Establecer las funciones, obligaciones y alcances de los Miembros del Subcomité. 3.4 Coadyuvar a que los procedimientos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, se realicen con honestidad y transparencia. 7

8 4) FUNCIONES 4.1 El Subcomité tendrá las siguientes funciones: Revisar, autorizar y, en su caso, sancionar las Bases y Fichas Técnicas de las Licitaciones Públicas o Invitaciones, con el propósito de buscar una libre participación a través de los criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para la Convocante; Opinar sobre la procedencia o improcedencia en la realización de los procedimientos de Licitación Pública o Invitación, respecto de los asuntos presentados y/o, en su caso, como asunto no presentado; Proponer a las áreas solicitantes, modificaciones, adecuaciones o correcciones a las Bases que se presenten en el pleno del Subcomité, con base en las características de cada asunto; Solicitar a las áreas solicitantes documentación soporte y la justificación de los asuntos que se presenten a revisión, así como la Requisición correspondiente que incluya la Suficiencia Presupuestal; Iniciar un procedimiento de Licitación Pública y/o Invitación, únicamente cuando el Subcomité haya analizado, revisado, validado y dictaminado el proyecto de Bases y Ficha Técnica; Establecer y determinar que las Bases que se presenten en el pleno del Subcomité contengan los requisitos mínimos establecidos en la Ley y su Reglamento; Verificar que las Prebases se hayan difundido en la página de internet de la Convocante, con los comentarios recibidos, para que, en su caso, se consideren en la elaboración de las Bases; 8

9 4.1.8 Elaborar el Anteproyecto del Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité para su presentación y, en su caso, dictaminación en el pleno del Comité; Invitar a personas externas, especialistas en el asunto a considerarse en el pleno del Subcomité, a fin de que los miembros se hagan llegar de los suficientes elementos técnicos para emitir su comentario y voto; Enviar a los Invitados, por separado, únicamente los documentos de los asuntos que les correspondan en el Orden del Día, y 9

10 5) INTEGRACIÓN DEL SUBCOMITÉ 5.1 El Subcomité se integrará con los siguientes miembros: Con derecho a voz y voto: Presidente: a) El Director de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios de la D.G.R.M.S.G Secretario Ejecutivo: b) El Director de Operación y Servicios de la D.G.R.M.S.G Vocales: a) El Director de Presupuesto y Control Presupuestal de la D.G.P. y P.; b) El Subdirector de Adquisiciones de la D.G.R.M.S.G.; c) El Subdirector de Servicios de la D.G.R.M.S.G., y d) El Subdirector de Servicios Generales de la D.G.R.M.S.G Con derecho a voz pero sin voto: En calidad de Asesores: a) Un Servidor Público designado por el O.I.C., y b) Un Servidor Público designado por la U.A.J Como Invitados: a) El Titular del área solicitante o el funcionario que designe con el nivel jerárquico inmediato inferior, convocado para aclarar los aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos que se someten en el pleno del Subcomité. 10

11 6) FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE SUS MIEMBROS 6.1 Funciones del Presidente: Presidir las Reuniones Ordinarias y/o Extraordinarias del Subcomité; Expedir las Órdenes del Día, así como firmar y autorizar las Convocatorias; Convocar a las Reuniones Ordinarias, con dos días hábiles de anticipación y cuando sea necesario, a Reuniones Extraordinarias, con un día hábil de anticipación; Evaluar las solicitudes de las áreas solicitantes y determinar las que deberán ser sometidas a consideración del Subcomité para su revisión y aprobación; Remitir a cada uno de los miembros del Subcomité el Orden del Día y la Carpeta que contiene los asuntos a tratar; Firmar la Lista de Asistencia, el Acuerdo y el Acta de la Reunión correspondiente; Coordinar y dirigir las Reuniones del Subcomité; Emitir voto de calidad en caso de empate; Resguardar de forma ordenada la documentación; Registrar y vigilar que los Acuerdos se registren en el formato respectivo, y Emitir comentarios y votar. 11

12 6.2 Funciones del Secretario Ejecutivo: Presidir las Reuniones Ordinarias y Extraordinarias, en ausencia del Presidente del Subcomité; Expedir las Órdenes del Día, así como firmar y autorizar las Convocatorias, en ausencia del Presidente del Subcomité; Ejercer las funciones y actividades del Presidente del Subcomité, en su ausencia; Tomar Lista de Asistencia y determinar si existe Quórum; Efectuar las funciones que le encomiende el Presidente o el Subcomité en pleno; Designar a un Suplente; Emitir comentarios y votar, y Firmar la Lista de Asistencia, el Acuerdo y el Acta de la Reunión correspondiente; 6.3 Funciones de los Vocales: Analizar el Orden del Día y la Documentación Soporte; Asistir puntualmente y permanecer preferentemente- durante el transcurso de la Reunión a la que fue convocado; Revisar y verificar que las Bases, Fichas Técnicas y demás Documentación que soporte los procedimientos de contratación, que se realicen a través de Licitaciones Públicas o Invitaciones, cumplan con los requisitos establecidos en la Ley, su Reglamento y demás disposiciones relativas a las adquisiciones, arrendamientos y servicios; Emitir comentarios y votar; 12

13 6.3.5 Firmar la Lista de Asistencia, el Acuerdo y el Acta de la Reunión correspondiente, y Realizar las demás funciones que les sean encomendadas por el Presidente. 6.4 Funciones de los Asesores: Vigilar la correcta aplicación de la normatividad vigente; Emitir comentarios y/o sugerencias respecto de las Bases, Fichas Técnicas y demás Documentación que soporte los procedimientos de contratación que se realicen a través de Licitaciones Públicas e Invitaciones; Firmar la Lista de Asistencia de la Reunión a la que fueron convocados y el Acta de la Reunión correspondiente, y Proponer, cuando a su juicio amerite, modificaciones a las Bases que se revisen en la Reunión a la que asistan. 6.5 Funciones de los Invitados: Participar en las Reuniones, en los casos en que se estime conveniente su intervención para fundar y motivar los aspectos técnicos, administrativos o normativos relacionados con la adquisición, arrendamientos y/o el servicio a contratar. Permitiendo al Subcomité allegarse de mayores elementos para su autorización correspondiente; Emitir comentarios, y Firmar la Lista de Asistencia, el Acuerdo y el Acta de la Reunión correspondiente. 13

14 7) LAS OBLIGACIONES DE LAS ÁREAS SOLICITANTES 7.1 Remitir en tiempo y forma los requisitos técnicos y demás documentos soporte necesarios, elaborados bajo su estricta responsabilidad, para integrar la Carpeta y sea sometido al Subcomité; Recabar y proporcionar toda la información y documentación soporte que les sea solicitada por el Subcomité; Exponer al pleno del Subcomité el asunto, Bases, Ficha Técnica y demás Documentación Soporte, así como todos los aspectos relativos con la adquisición, contratación o arrendamiento que se pretende realizar; Realizar las modificaciones solicitadas por los miembros del Subcomité y entregar la documentación adicional necesaria en un lapso no mayor a 24 hrs. debidamente firmados, a partir de la celebración de la Reunión correspondiente; De no realizar las modificaciones solicitadas a la documentación del asunto, y habiéndose autorizado las Bases, la responsabilidad será del área solicitante. Y de persistir las inconsistencias o que el área solicitante incluya aspectos no previstos inicialmente en el contenido de los documentos, antes de expedir la Convocatoria, el área encargada de llevar a cabo los procedimientos de contratación, informará al Subcomité para que de por cancelado el Acuerdo correspondiente; De no presentar en tiempo y forma las modificaciones o los documentos requeridos por el Subcomité, el asunto se considerará como asunto no presentado y deberá presentarse nuevamente para su revisión y, en su caso, autorización del Subcomité; 14

15 7.5 Si a consideración del Presidente y/o a petición de los Vocales se determina que el asunto sometido a consideración requiere de cambios sustanciales en la Ficha Técnica y/o documentación soporte, no permitiendo su análisis, se procederá a dar como asunto no presentado. Teniendo la obligación de presentarlo nuevamente, y Cuando la documentación presentada por el área solicitante, con relación al asunto que se este analizando, en el pleno del Subcomité se consideré inconsistente y/o incompleta, se considerará como asunto no presentado, teniendo la obligación de presentarlo nuevamente. 15

16 8) DE LAS SUPLENCIAS 8.1 Las ausencias del Presidente del Subcomité, solo serán suplidas por el Secretario Ejecutivo; 8.2 Las ausencias del Secretario Ejecutivo, será suplida por el funcionario que él designe, con el nivel jerárquico inmediato inferior; La ausencia del Director de Presupuesto y Control Presupuestal de la D.G.P. y P. será suplida por el funcionario que designe por escrito, con el nivel jerárquico inmediato inferior y solamente podrá participar en ausencia del Titular; Los Asesores al inicio de cada ejercicio fiscal deberán designar, preferentemente, por escrito a su(s) respectivo(s) representante(s); En suplencia del Titular del área solicitante, podrá ser el Servidor Público que este designe, el cual deberá tener el nivel jerárquico inmediato, siendo hasta el nivel de Subdirector de área, y La responsabilidad de cada miembro con derecho a voz y voto, así como los Invitados, quedará limitada al voto o comentario que emita u omita, respecto al asunto sometido en el pleno del citado Órgano Colegiado, con base en la documentación que le sea presentada. En este sentido, las determinaciones y opiniones de los miembros del Subcomité, no comprenden las acciones u omisiones que se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación. 16

17 9) POLÍTICAS DE OPERACIÓN 9.1 Las Reuniones del Subcomité se realizaran conforme a lo siguiente: a) Ordinarias, se efectuarán según las solicitudes y prioridad de las adquisiciones, arrendamientos y servicios de las áreas solicitantes, enviándose la carpeta con dos días hábiles de anticipación a la fecha de realización de la Reunión; b) c) Extraordinarias, en casos justificados, enviándose la Carpeta con un día hábil de anticipación a la fecha de realización de la Reunión, y En caso de inobservancia a dichos plazos no podrán llevarse a cabo. El Subcomité se reunirá previa Convocatoria por escrito, que deberá emitir el Presidente y, en su caso, el Secretario Ejecutivo, la cual se hará del conocimiento de los Vocales, Asesores e Invitados. Adjuntando la Carpeta correspondiente; Las Sesiones del Subcomité se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo la mitad más uno (50% más uno) de los miembros con derecho a voz y voto; Las Reuniones iniciaran en el día y hora señalada ; 9.5 Las decisiones y acuerdos del Subcomité se tomarán de manera colegiada, es decir, por unanimidad y/o mayoría de votos; Las Actas derivadas de las Sesiones, deberán ser firmadas por todos los asistentes; Las Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias serán enviadas por vía correo electrónico a los Miembros del Subcomité, para que integren sus comentarios, observaciones y opiniones sobre su contenido en un lapso de 5 días hábiles, contándose a partir del día siguiente de su recepción. Transcurrido el lapso y no habiéndose enviado los comentarios, observaciones y opiniones sobre su contenido, se considerará que no se formula observación y/o comentario sobre su contenido. 17

18 Las opiniones y/o sugerencias manifestadas fenecido el termino establecido en el numeral 9.7 de este Manual, se considerará sin efectos, no eximiéndolo de la obligación de firmar el Acta como constancia de su participación; Analizadas y observadas las Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias, por los asistentes y participantes, se presentarán en la Reunión correspondiente para su aprobación y firma; Si posterior, a la fecha de aprobación del Acta en la Reunión próxima a celebrarse, no se encuentre algún Miembro, Invitado y Asesor del Subcomité, se tomará su aceptación con la firma plasmada en la Lista de Asistencia y/o el Acuerdo, como constancia y justificación de su asistencia y participación en la Sesión correspondiente; Se entenderá como asunto no presentado cuando: El representante del área solicitante lo manifieste en el pleno; El Presidente, a decisión propia, lo consideré conveniente, y Los Vocales, a valoración y juicio de los mismos, lo considerén conveniente. Con formato: Numeración y viñetas 9.10 En ausencia del Presidente y de su Suplente, las Reuniones no podrán llevarse a cabo; Las especificaciones y justificaciones plasmadas en la Ficha Técnica del bien o servicio a contratar deberán ser firmadas por el Titular del área solicitante, siendo la responsable de la misma; Los asuntos que se someterán a consideración del Subcomité deberán contener, en lo aplicable, como mínimo la siguiente documentación: a) Requisición, y en su caso, Oficio de Liberación de Inversión, y documento que compruebe que se cuenta con Suficiencia Presupuestal, avalado por la persona facultada. Dicho documento será responsabilidad del área solicitante; 18

19 b) Ficha Técnica debidamente firmada por el Titular del área solicitante, en forma impresa y por medio electrónico (Word, Arial 9); c) Tratándose de bienes informáticos y de telecomunicaciones, el Dictamen de Viabilidad Técnica emitido por la D.G.T.I., debidamente firmado por la(s) persona(s) facultada(s) para ello; d) La responsabilidad de la elaboración y veracidad de la Investigación de Mercado, será única y exclusivamente del área solicitante, el cual deberá estar firmado por el Titular; e) Cuando existan causas justificadas para no aceptar propuestas conjuntas, se requerirá de la autorización escrita del Titular del área solicitante; f) Bases de Licitación Pública y/o Invitación, y g) En caso, que el área solicitante se encuentre en alguno de los supuestos del Artículo 29 del Reglamento de la Ley, se deberá presentar por escrito la justificación Los documentos originales de los asuntos presentados por las áreas solicitantes, quedarán bajo resguardo y custodia del Presidente, mientras se lleva a cabo la aprobación o no aprobación de las bases. Una vez aprobados los asuntos se enviarán a las áreas respectivas de la contratación para su trámite correspondiente. 19

20 10) TRANSITORIO 10.1 El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el Comité y su vigencia estará determinada por la Ley de la materia y todas aquellas disposiciones normativas que con posterioridad se establezcan. 20

21 11) FUNDAMENTO LEGAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 05/02/1917). Los Tratados de Libre Comercio de los que México forma parte. (vigentes). Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04/01/2000. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. D.O.F. 30/03/06. Ley Federal sobre Metrología y Normalización. D.O.F. 17/12/1973. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D.O.F. 13/03/2002. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 20/08/2001. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. D.O.F. 28/06/2006. Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 31/12/1981. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal Correspondiente. Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. D.O.F. 13/10/2000. Acuerdo por el que se establecen las reglas para la celebración de licitaciones públicas internacionales de Conformidad con los Tratados de Libre Comercio. D.O.F. 28/02/

22 Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la administración pública federal deberán remitir a la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo, ahora Secretaría de la Función Pública por transmisión electrónica o por medio magnético. D.O.F 11/04/1997. Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia del sector público, para la participación de las empresas micro, pequeñas y medianas para la reserva del Tratado de Libre Comercio con América del Norte y para la determinación del grado de integración nacional. D.O.F 24/11/1994. Acuerdo que establece los lineamientos para la contratación de los servicios de telefonía de larga distancia por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 07/05/1998. Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 02/05/2000. Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Secretaría de Gobernación. (vigente). 22