4.3. Dentro de los depósitos no podrá haber puestos de trabajo fijos.

Transcripción

1 Conservación y preservación documental. OBJETIVO Asegurar que los espacios dedicados a archivos (depósitos) en la Contraloría General y en las Contralorías Internas sean lugares seguros, limpios y con las adecuadas medidas de protección civil para favorecer la conservación y preservación documental, así como salvaguardar la salud e integridad física de los servidores públicos adscritos a ésas Áreas. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN 1. Para el cumplimiento del objetivo de este procedimiento, los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración atenderán a los lineamientos, planes y programas que las áreas de Administración hayan implementado en cada inmueble. 2. En el mes de noviembre de cada ejercicio, los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración, enviarán mediante oficio a la Dirección General de Administración, las actividades realizadas más relevantes en cuanto a seguridad, limpieza e higiene, y protección civil durante ese ejercicio vigente. 3. En caso de no existir lineamientos, planes o programas, o en el caso que no contemplen las siguientes medidas, los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración solicitarán a las instancias correspondientes tomar medidas al respecto conforme a lo que se establece a continuación. 4. En cuanto a la seguridad, se deberá observar: 4.1. Los edificios donde se ubican los archivos deberán contar con estrictas medidas de acceso controlado y vigilancia permanente por parte de personal de vigilancia Los depósitos de archivo deberán contar con acceso restringido y resguardo bajo llave, impidiendo el acceso y circulación a personas no autorizadas en las áreas de depósito y trabajo Dentro de los depósitos no podrá haber puestos de trabajo fijos Cubrir y/o reparar instalaciones hidráulicas, sanitarias y eléctricas expuestas o dañadas.

2 Conservación y preservación documental 4.5. Los anaqueles, archiveros, libreros o cualquier otro mueble que se ocupe para colocar los archivos deberán ser sólidos e inocuos, para ello se deberán realizar actividades de supervisión periódica, así como de mantenimiento correctivo y preventivo Bajo ninguna circunstancia y en ningún momento se colocarán expedientes originales sobre el piso o en muebles a nivel de piso; deberán siempre estar en muebles cuyo primer nivel esté por lo menos a una distancia de 10 cm con respecto del piso Los documentos nunca estarán expuestos a la intemperie o a la luz solar directa En los depósitos como en los puestos de trabajo estará estrictamente prohibido fumar. 5. En cuanto a limpieza e higiene, se deberá observar: 5.1. En los depósitos se deberán realizar las actividades cotidianas de limpieza y periódicamente de limpieza profunda Se deberán realizar fumigaciones periódicas de desinsectación y otras medidas adecuadas para el control de fauna nociva Las instalaciones deberán recibir el mantenimiento preventivo y correctivo adecuado Los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración supervisarán constantemente las instalaciones, así como el estado de las cajas donde se encuentren archivados los documentos para proceder, si es necesario, a la sustitución de cajas rotas o en mal estado, atendiendo las indicaciones de estiba de cada caja según la resistencia del material de fabricación Se deberán mantener las condiciones ambientales más propicias para la conservación de documentos en cuanto al control de temperatura y humedad relativa (para el papel: temperatura mínima 15º y máxima 20º, humedad relativa mínima 45% y máxima 60%). De no contar con sistemas artificiales, se deberá ventilar de manera natural los depósitos para dar una estabilidad climática al papel.

3 Conservación y preservación documental Los corredores entre anaqueles deberán tener una distancia mínima de 90 cm a fin de facilitar las actividades de archivo y la correcta ventilación del depósito El personal de archivo, dependiendo de las actividades a realizar, contará con los utensilios propios para garantizar su seguridad y salud: cubrebocas, guantes de látex, cofias, batas, fajas, entre otros. 6. En cuanto a protección civil, se deberá observar: 6.1. La atención de emergencias y evacuaciones del inmueble deberán atenderse según el Plan de Protección Civil de cada área Contar con la señalización clara y suficiente indicando ruta de evacuación, puntos de reunión, ubicación de extintores Contar con las salidas de emergencia y evacuación que cumplan las normativas de seguridad locales En la medida de lo posible, se tratará de colocar sistemas de detección y extinción de incendios Los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración se asegurarán que el personal a su cargo conozca las medidas contenidas en los planes y programas de protección civil que se implementen en su Área, al igual que la activación manual de sistemas de alerta, así como el uso de extinguidores Los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración favorecerán la participación de su personal en cursos y eventos sobre primeros auxilios, protección civil y otros más enfocados a esta temática. 7. En caso de daño accidental de los documentos se levantarán las constancias de hechos indicando los eventos ocurridos, así como las medidas de recuperación realizadas. Se informará a los superiores jerárquicos de lo anterior y éstos determinarán las acciones a seguir.

4 CONTROLES DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

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