Lección 5: Cómo crear y compartir documentos a través de mi cuenta en a-prueba.com?

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1 Correo electrónico a-prueba.com Lección 5: Cómo crear y compartir documentos a través de mi cuenta en a-prueba.com? Cada cuenta de correo electrónico en A-PRUEBA.COM está integrada al avanzado conjunto de herramientas Google Docs, básicamente, todo un sistema de ofimática el cual permite crear documentos de texto, hojas electrónicas y presentaciones a través de su explorador de internet, desde cualquier computador y sin requerir la instalación o uso de software adicional como Microsoft Office u Open Office. Algunas de las ventajas y características del conjunto de herramientas Google Apps disponibles a través de su cuenta de correo electrónico en a-prueba.com, son: Crear documentos directamente a través de su explorador de internet, utilizando editores con interfaz grafica similar a las comúnmente utilizadas por el software de oficina tradicional (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, etc.) Subir sus documentos creados previamente con software tradicional de oficina (MS Office, Open Office, etc.), a su espacio privado de archivos integrado a su cuenta de correo electrónico. De esta forma tendrá disponibles sus archivos para edición, descarga o impresión, desde cualquier computador con acceso a internet en el mundo. Autorizar a otros usuarios para que puedan leer algunos de sus documentos o incluso editarlos. Dialogar o debatir simultáneamente con otros usuarios que estén visualizando el mismo documento, directamente a través de la interfaz de la herramienta. Guardar automáticamente versiones anteriores de sus documentos (historial), de esta forma podrá regresar a una versión anterior fácilmente. Página 1 de 1

2 Publicar algunos de sus documentos en internet para que estén disponibles como página web. De esta forma otros usuarios podrán consultar a través de una URL (dirección de página web) su documento. Descargar o exportar sus documentos en los formatos tradicionales Word, Excel, PowerPoint e incluso PDF. Anexar sus documentos a correos electrónicos. Acceder a sus documentos a través de su teléfono móvil o dispositivo móvil con explorador de internet. Cómo ingresar a mis documentos? Para acceder a su espacio privado de documentos, ejecute los siguientes pasos: 1. Ingrese normalmente a su cuenta de correo electrónico a través de la dirección o 2. Luego de ingresar su nombre de usuario y contraseña, e ingresar a la ventana principal de correo, haga clic sobre el enlace Documentos en la esquina superior izquierda. Se desplegará la siguiente interfaz: Página 2 de 2

3 3. Si esta interfaz es desplegada en idioma inglés y la prefiere en español, haga clic sobre el enlace Settings (Configuración) en la esquina superior derecha de la ventana, se desplegará la pantalla con las opciones de configuración disponibles, allí, debe elegir: 4. Luego de elegir el idioma preferido y la zona horaria de su ubicación, pulse el botón Save (Guardar cambios) en la parte inferior de la ventana. 5. Listo! Cómo crear un documento? Para crear un documento (texto, hoja de cálculo o presentación) en su espacio privado de archivos, ejecute los siguientes pasos: 1. En la parte superior izquierda de la interfaz principal de su espacio de archivos, haga clic sobre la opción Nuevo, se desplegará un submenú con el listado de tipos de archivos que pueden ser creados: 2. Elija el tipo de documento que desea crear, o utilice la opción Carpeta para crear directorios y subdirectorios en su espacio privado de archivos y de esta forma tener sus documentos ordenados y clasificados. Página 3 de 3

4 3. Al elegir el tipo de archivo se desplegará la ventana de edición del nuevo documento, por ejemplo una hoja de cálculo: 4. Para asignar un nombre al archivo y guardar el documento, haga clic sobre el botón Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana y elija la opción Guardar. Se desplegará el siguiente cuadro de diálogo: 5. Para cerrar el documento y regresar a la interfaz principal de su espacio privado de archivos, pulse el botón Guardar y cerrar en la esquina superior derecha de la ventana del documento. Si no desea guardar los últimos cambios realizados, simplemente cierre la ventana del explorador de internet. 6. El documento creado aparecerá ahora bajo la categoría o carpeta Creado por mi. Para acceder nuevamente al documento simplemente haga clic sobre su nombre. Página 4 de 4

5 7. Listo! Cómo invitar a otra persona a ver uno de mis documentos? Una de las grandes ventajas del espacio de archivos integrado a su cuenta de correo electrónico en A-PRUEBA.COM, es la posibilidad de invitar a uno o más usuarios a revisar o editar su documento o incluso a tener una charla simultanea sobre el contenido del mismo, directamente a través de la interfaz de visualización del documento. Para compartir uno de sus documentos con otros usuarios, ejecute los siguientes pasos: 1. En la interfaz principal de su espacio privado de archivos haga clic sobre el nombre del archivo que desea compartir. Se desplegará la ventana de edición del archivo, dependiendo del tipo del mismo (texto, hoja de cálculo, presentación). 2. En la esquina superior derecha de la interfaz de edición del documento, encontrará las pestañas que dan acceso a todas las opciones de colaboración y publicación de sus documentos: 3. Haga clic sobre la opción Compartir. Se desplegará la interfaz para realizar las invitaciones a los usuarios para que consulten su documento. En esta interfaz debe completar la siguiente información: Tipo de invitación. Debe elegir Como colaboradores o Como lectores dependiendo del tipo de privilegio que desee dar a los invitados sobre su documento, los colaboradores podrán editarlo los lectores no. Página 5 de 5

6 Invitados. Debe ingresar las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir su documento. Por ejemplo: 4. Luego pulse el botón Invitar a colaboradores. El sistema generará automáticamente una plantilla del correo electrónico que será enviado a los invitados a consultar el documento: Página 6 de 6

7 5. Ingrese su mensaje personal y pulse el botón Enviar invitación. Cada una de las personas invitadas, recibirá un correo electrónico indicando que el documento ya se encuentra disponible para su consulta y revisión. Si lo desea acuerde una fecha y hora de revisión y de esta forma podrá debatir simultáneamente con el quipo de colaboradores. 6. Para regresar a la interfaz de edición de su documento, haga clic sobre la pestaña Editar que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana. 7. Cuando el archivo sea consultado por alguno de los invitados, se desplegará en la parte derecha de la ventana un espacio de chat en el cual se podrán intercambiar opiniones sobre el documento que se está visualizando simultáneamente: 8. Listo! Página 7 de 7

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