Sistema de Movilidad de Ventas - CLOUD -

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1 Planificación de un proyecto de construcción de software. Sistema de Movilidad de Ventas - CLOUD - Informe de definición 1

2 1 RAZÓN Y OPORTUNIDAD DEL PROYECTO LA EMPRESA EL NACIMIENTO DEL PROYECTO DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTUAL DE VENTAS OBJETIVOS PRODUCTOS O ENTREGABLES ALCANCE BENEFICIOS VISIÓN GENERAL DEL SISTEMA DESCRIPCIÓN DE LA OPERATIVA BÁSICA USUARIOS DEL SISTEMA ARQUITECTURA TÉCNICA FUNCIONES DEL SISTEMA Consulta de Catálogo de Productos Contratación de Productos Seguimiento del pedido Comunicación de pedidos Administración de la aplicación INTERFACES ASPECTOS NO FUNCIONALES EXPRESADOS POR EL CLIENTE ANÁLISIS DE IMPACTOS EN LA ORGANIZACIÓN Y SUS USUARIOS EN LA INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA ECONÓMICO PROCESO DE CONVERSIÓN RIESGOS OTRAS OPCIONES ESTUDIADAS

3 1 RAZÓN Y OPORTUNIDAD DEL PROYECTO. 1.1 LA EMPRESA La empresa CLOUD, después de renovar sus sistemas de gestión con la implantación de un ERP, el cual ha facilitado la integración entre los sistemas de gestión de producción, gestión de compras, y gestión económica - financiera, ha decidido que es el momento de modernizar su departamento de ventas. Para ello, después de asesorarse debidamente, va a iniciar un proyecto orientado a la movilidad del proceso de ventas, para los vendedores de la línea de productos CalcoFix (maquinas capaces de crear etiquetas a partir de diseños realizados con la misma). En función del resultado de dicho proyecto, lo extenderá al resto de productos. Esta línea de ventas tiene como características principales: Aporta el 40% de la facturación Representa el 10% de la plantilla de vendedores. 1.3 EL NACIMIENTO DEL PROYECTO En la sesión inicial, el cliente nos describe que su proceso de venta debe de cambiar sustancialmente. Este proceso que se cubre con una red de agentes formado por personal relativamente joven y con estudios de grado medio, se basa en las visitas a empresas finales a partir de unos listados previamente elaborados estadísticamente sobre clientes potenciales elaborados por el Dpto de Marketing. Se quiere que cuando el vendedor proceda en su visita comercial al cierre de la venta, este sepa si realmente puede o no hacerse la entrega pactada en el plazo esperado por el cliente. Este factor, si bien hoy por hoy no es percibido como un factor diferencial dentro del sector, si que los clientes empiezan ha estar hartos de la informalidad generalizada en los plazos de entrega. 1.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTUAL DE VENTAS Hoy por hoy, durante la visita del vendedor, a parte de presentar las últimas novedades, este revisa con el Cliente cual es el estado de sus existencias, tanto las referidas a los de CLOUD como la de los productos de la competencia para los que CLOUD puede ofrecer un sustitutivo, y en un formulario en papel va tomando nota de las cantidades a suministrar, el precio pactado, y la fecha de entrega. Dentro del sector queda implícito que con referencia al plazo de entrega, el vendedor más que adquirir un compromiso, recoge las expectativas del Cliente, intentando ajustarse a dicha fecha de entrega más o menos para la mitad de los pedidos, obligando a los Clientes a mantener un nivel de existencias por encima del que desearían. Posteriormente, y entre dos y tres veces por semana, este formulario se entrega al departamento comercial central de CLOUD, convirtiéndose los productos a entregar en órdenes de envío para el almacén de expedición, y/o en órdenes de producción para la fábrica, aspecto este que provoca 3

4 sistemáticamente incumplimientos en la fecha de entrega pactada con el Cliente. 2 INFRAESTRUCTURAS TIC. El cliente va a aprovechar la infraestructura TIC ya aprovisionada con anterioridad para otros proyectos, de forma que los servidores de desarrollo y producción ya se encuentran disponibles. Las licencias y servicios de mantenimiento de los productos base se ha contratado previamente contra el centro de coste del Dpto de Marketing. Asimismo un acuerdo previo con el proveedor de telefonía para empleados, contempla el compromiso en el suministro de las PDA necesarias para los comerciales en el momento que se estime necesario para el proyecto. 3 OBJETIVOS. Los objetivos del proyecto son: 1. Mejorar el canal de comercialización de los productos objetivo, reduciendo los costes de gestión comercial, mejorando la planificación de la acción comercial y alineándola con la de producción 2. Diseñar un producto atractivo y de fácil utilización para garantizar el éxito del proyecto y proyectar CLOUD como un proveedor moderno mejorando la imagen corporativa. 3. Alta fiabilidad del sistema que permita que a medio plazo se convierta en una plataforma base para la integración de otros productos y servicios tanto a comerciales como a clientes. 4 PRODUCTOS O ENTREGABLES. Los productos a entregar al cliente son los siguientes: 1. Aplicación informática web para los comerciales (PDA) y para los clientes (PC). 2. Manual de uso de la aplicación. 3. Informe de requerimientos. 4. Diseño técnico de la aplicación y de la base de datos. 5. Documentación de testing. 6. Manual de explotación. 5 ALCANCE. Este proyecto contempla: 1. El acceso de los colaboradores involucrados en el nuevo canal de comercialización de los productos para poder realizar sus tareas. Cada colaborador deberá poder acceder únicamente a las funcionalidades relacionadas con dichas tareas, además, en muchos casos únicamente se podrá acceder a la información asociada directamente al colaborador. 4

5 2. Hay que desarrollar un sistema multi-idioma, aunque inicialmente únicamente se trabajará en castellano. 3. El proyecto tiene que contemplar todas las etapas del ciclo de construcción del software, habrá que entregar la documentación sobre análisis funcional, diseño técnico (que incluye el diseño de la base de datos), documentación de programación, diseño de juegos de pruebas y resultado de las pruebas unitarias y de integración del sistema, el proceso de puesta en marcha y los resultados de la explotación durante el primer mes de funcionamiento. 4. Igualmente habrá que incluir en la documentación los manuales de usuario, de explotación y de mantenimiento. 5. El sistema tendrá que incluir las ayudas adecuadas para ser auto explicativo. 6 BENEFICIOS. De los estudios realizados por el Dpto. de Marketing, se ha considerado que si los clientes empiezan a percibir que las entregas se hacen en el plazo pactado, entonces: 1. Se incrementará la fidelización de los clientes actuales de CLOUD, generando oportunidades de cross-selling y se atraerán a clientes de la competencia. 2. Se eliminará de raíz las tensiones y conflictos entre el departamento de comercial y el departamento de producción. 3. Se profesionalizará el departamento de ventas, y se conseguirá que se centren en explicar la ventaja de los productos de CLOUD, pasando a ser un mero trámite el proceso administrativo asociado con el pedido y la entrega del producto, y no el eje central de la preocupación del cliente y dedicación de tiempo comercial. 7 VISIÓN GENERAL DEL SISTEMA. 7.1 DESCRIPCIÓN DE LA OPERATIVA BÁSICA. Fundamentalmente, el nuevo proceso se basa en el uso de Ordenadores de Mano (PDA) de última generación, tanto con Wireless y comunicación telefónica móvil integrada mediante acuerdo con operador de telefonía. Así y antes de cerrar el pedido, el vendedor puede consultar las cantidades en existencias de los productos adquiridos por el cliente, hacer las reservas necesarias para cumplir con el plazo pactado, y en caso de tener que generar ordenes de producción, fijar plazos ajustados a los procesos productivos actuales de CLOUD. Adicionalmente, a los Clientes se les facilitará el acceso a una página Web en donde, previa identificación, podrán seguir la evolución de los pedidos en curso en tiempo real. En caso de variación en alguna condición pactada del pedido, el sistema deberá generar, para aquellos Clientes con cuenta de correo, un mensaje indicando cuales son las variaciones sufridas en dicho 5

6 pedido, para el resto un mensaje SMS al número de móvil que desee dicho Cliente. 7.2 USUARIOS DEL SISTEMA. Los diferentes perfiles de los usuarios del sistema son: a) Agente comercial: colaborador/es CLOUD que comercializarán los productos a través del nuevo sistema. b) Cliente: colaborador que consulta la comercialización realizada por los agentes comerciales. c) Responsables de la aplicación: colaboradores CLOUD del Dpto de Marketing que tendrán que entrar diferentes datos relacionados con el funcionamiento del sistema, tal como el catálogo de clientes, perfiles de éstos, oportunidades de ventas cruzada según conocimiento histórico de los mismos versus la competencia, etc 7.3 ARQUITECTURA TÉCNICA. El sistema de gestión a construir dispondrá de los siguientes componentes. La aplicación para las PDA s se desarrollará en JavaScript La aplicación de consulta ser hará en JAVA. El Servidor Web utilizará software de libre distribución (S.O.Linux, servidor web Apache, lenguaje PHP, gestor BB.DD. MySQL). 7.4 FUNCIONES DEL SISTEMA. Se desarrollarán los siguientes módulos: Módulo PDA: Accesible por los agentes comerciales El comercial, indicando su código de usuario y password podrá realizar la gestión de los pedidos, adquiriendo un compromiso fiable de entrega: Sustitución del actual formulario de pedido, por un sub-sistema electrónico disponible en un PDA para realizar la consulta del catálogo de productos y la adquisición de los mismos (comunicación vía Internet con un servidor Web, el cual facilita información sobre productos, el nivel de stocks en cuestión y permita las realización de pedidos). Módulo Web: Accesible por los clientes y agentes. El cliente, indicando su código de usuario y password podrá realizar el seguimiento de los productos adquiridos, su estado y detalle. 6

7 Página Web que facilite el acceso de los Clientes a la información de su pedido. Emisión de mensajes por correo electrónico o SMS en caso de variaciones sustanciales de las condiciones del pedido, y también en los cambios de estado del pedido. Modificación del estado de pedidos por agentes y producción y comunicación del mismo. Administración de la Aplicación. Accesible por el Dpto de marketing, quien se va ocupar de mantener los clientes y productos en el sistema Consulta de Catálogo de Productos Los agentes deben poder consultar los productos comercializados, con sus principales características (producto, stock, descripción, tiempo estimado en servir, precio, dto específico a cliente). Por tanto la nueva aplicación para la red de Agentes accederá al catalogo existente usando su código personal, así como el código identificativo de cliente para la obtención de los descuentos específicos. La consulta de productos se realiza de la siguiente forma : Introducción de código cliente para obtención listado de productos de la linea RobotHouseMax Revisión con el cliente de la lista obtenida con sus principales características. Complementariamente, si el cliente está interesado en un producto, existirá un enlace a una formulario de detalle con la foto del producto de interés, año de inicio comercialización y detalle de texto explicativo principal distintivo frente a la competencia Contratación de Productos. Los agentes deben poder realizar la contratación de los diferentes productos. Cada operación de contratación lleva asociada: Registro en el formulario de la PDA según cantidad deseada. Confirmación del pedido (el cliente debe introducir su código personal en la PDA del agente comercial como compromiso contractual) La contratación de productos se realiza de la siguiente forma : Alta Pedido o Introducción de cantidades en el formulario de productos en la PDA o El sistema registrará de forma automática la fecha de pedido como la fecha del día. 7

8 o El sistema igualmente registrará el agente que esta realizando la operación. Confirmación pedido o Confirmación de los datos de entrega del cliente (aunque se recuperen de la BD y se presenten se deben confirmar y actualizar si procede) Calle Numero Piso y Puerta Población Código Postal Provincia Fecha-Hora prevista Teléfono móvil contacto y/o y medio preferente. o El agente requerirá al cliente la introducción de su código personal e intransferible en el formulario de confirmación de la PDA del comercial, como medio de confirmación del pedido Seguimiento del pedido Los clientes deben poder realizar el seguimiento de los pedidos realizados, su detalle y estado a través de la aplicación web. Consulta pedidos Se solicita el código personal del cliente y se mostrarán en una pantalla las lineas con los pedidos realizados (fecha pedido, estado, fecha entrega e importe total) Detalle de pedido Seleccionando una línea de pedido, se mostrará el detalle de productos contratado para el pedido y la cantidad que se va a servir. Si el estado del pedido es anterior a enviado a cliente se va a permitir la modificación por parte de este de la cantidad, (de 0 a N, donde N es el máximo permitido por el sistema según stocks). Si es el caso deberá introducir su código de nuevo para confirmar la modificación del pedido. El sistema recalculará entonces el total pedido y fecha de entrega Comunicación de pedidos Los agentes, así como el dpto de producción van a poder acceder a la misma aplicación web que el cliente, pero van a tener disponible la función de cambio de estado directamente en la pantalla de consulta de pedidos (que se les va a mostrar con la misma información, pero agrupada por cliente una vez se identifiquen con su código personal). Cada cambio de estado va a suponer el envío de un SMS o correo informativo según el medio preferido de cliente.: El cambio al estado enviado a cliente va a actualizar los stocks en el sistema Administración de la aplicación 8

9 El Dpto de marketing, se a va a encargar de identificar de entre la cartera de clientes los que entrarán en el circuito de ventas de movilidad. Es el responsable de comunicar vía teléfono al cliente, de su código de acceso personal al sistema una vez asignado automáticamente por el nuevo sistema al confirmar su alta en el sistema de movilidad. Asimismo también el detalle de productos (características básicas de producto con foto, conocimiento comercial respecto competencia, etc..) que entran en el circuito de ventas de movilidad. Ambos se realizan a través de funcionalidades básica de listado y detalle actualizable, accediendo a la información del sistema global de clientes y productos y seleccionado una opción de mobilidad que se va a presentar para cada uno de ellos. Para el caso de productos, una vez seleccionado dentro del circuito de movilidad, se va adar de baja en el sistemqa global de forma que la única forma de comercialización posible va a residir en el nuevo sistema a partir de entonces. 7.7 INTERFACES. Consideramos en este punto las relaciones que se establecerán entre el sistema y sus usuarios y entre el sistema y otros sistemas. Con respecto a la interfaz con los usuarios, éstos interaccionan con el sistema a través de pantallas gráficas soportadas por un navegador (IES, Mozilla, NEtscape para PC y Explore y NetFront para PDA). Así pues, el usuario dispondrá de enlaces que lo llevarán a las diversas partes del sistema, de campos donde podrá ver e introducir los datos y de botones que le permitirán llevar a cabo acciones sobre el sistema. Algunas tablas tales como los datos de los empleados se gestionarán desde otras aplicaciones corporativas (LDAP corporativo) y se consultarán aquí. 9

10 7.8 ASPECTOS NO FUNCIONALES EXPRESADOS POR EL CLIENTE. En cuanto a la organización del proyecto, el cliente nos ha expresado su firme voluntad en que observemos los siguientes aspectos: La primera prueba debe realizarse dentro de tres meses, para evitar el solapamiento con otro sistema que desea impulsar, siendo por tanto muy crítico el calendario y los compromisos sobre éste. El esponsor del cliente será el Director del Departamento Comercial, quedando pendiente determinar el Comité de Seguimiento del Proyecto. El Equipo de Trabajo que el cliente cree necesario para este proyecto es el de un JdP con dedicación a un 100% (es una persona conocida ya para él de nuestro equipo y en quien tiene confianza), un Analista Funcional experto en circuitos administrativos de ventas y producción con dedicación al 100%, 4 Analistas Programadores expertos en Java y entorno Internet con dedicación al 100%, y un Arquitecto al 50% que diseñe y de soporte a la implantación de los nuevos elementos de movilidad. 8 ANÁLISIS DE IMPACTOS. 8.1 EN LA ORGANIZACIÓN Y SUS USUARIOS. Dado que el nuevo sistema no tiene que interaccionar directamente con el sistema de información actual más allá de compartir datos de la base de datos común, no se prevén impactos significativos en este ámbito ni tampoco en los circuitos actuales. Se deberá considerar aún así, que el departamento de producción deberá distinguir claramente el tratamiento y seguimiento para los productos comercializados dentro del proceso de ventas de movilidad. No teniendo una alta formación informa tica, se deberá tener en cuenta. Debido a que no se prevé realizar una formación explícita de la aplicación a cada uno de los Agentes y clientes, por el coste asociado, se deberá prestar especial atención a la facilidad de uso y agilidad de la misma. 8.2 EN LA INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA. Hay que tener presente que no hace falta ninguna previsión de hardware, las PDA las proveerá el operador con el que se ha cerrado un acuerdo marco de colaboración en telefonía, y se da por supuesto que los clientes disponen de un ordenador personal con acceso a Internet para acceder a las nuevas funcionalidades. A nivel interno ya se realizó la inversión en la tecnología base necesaria. 8.3 ECONÓMICO. Para el proyecto, el cliente dispone de un presupuesto de entre y euros. 10

11 8.4 PROCESO DE CONVERSIÓN. El nuevo aplicativo sustituye el sistema informatizado anterior de comercialización para los productos seleccionados y, por tanto, se deberá planificar una etapa de identificación de productos y clientes a incorporar en el nuevo proceso. 8.5 RIESGOS. Cabe apuntar el posible rechazo por parte de los clientes finales, si se presentan dificultades en el uso de la aplicación de consulta on-line. Este riesgo hace falta combatirlo con acciones informativas u de otra tipología a definir por el área Comercial junto con Marketing 8.6 OTRAS OPCIONES ESTUDIADAS. Se ha hecho un estudio y no se ha localizado ninguna aplicación estándar que fuera equivalente a las prestaciones pedidas por CLOUD. Al mismo tiempo se ha considerado que la inversión está plenamente justificada en este momento. 11

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