LOS ERP Y LAS ALIANZAS ESTRATÉGICAS

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1 LOS ERP Y LAS ALIANZAS ESTRATÉGICAS González Ladrón de Guevara, Fernando 1(P), Torres Rodríguez, Alba Rocío 2 ; Roberto Pascual Ramirez 3 1 Doctor Ingeniero Industrial, Universidad Politécnica de Valencia, Departamento de Organización de Empresas Economía Financiera y Contabilidad, fgonzal@omp.upv.es. 2 Ingeniera Industrial, Universidad Industrial de Santander, Escuela de Estudios Industriales y Empresariales, Bucaramanga, Colombia. Estudiante de Doctorado ITIO, Departamento de Organización de Empresas Economía Financiera y Contabilidad, altorrod@doctor.upv.es. 3 Ingeniero de Telecomunicaciones. Universidad Politécnica de Valencia. Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Telecomunicaciones. RESUMEN La era de la información exige que las organizaciones cuenten con sistemas sociales y técnicos que les permitan dar respuesta ágil y oportuna a las exigencias de un mercado global y cambiante. Los sistemas integrados de información E.R.P. ("Enterprise Resource Planning") son un elemento fundamental para lograr este objetivo, ya que permite integrar y automatizar las diferentes áreas de la empresa con el objetivo de comunicarse entre sí y controlar las operaciones, al tiempo que centralizan los datos y los pone al alcance de todos los usuarios para proveerlos de información en tiempo real interesante para la toma de decisiones. Analizar el modelo de negocio basado en ERP como fundamento para lograr alianzas estratégicas de la Pequeñas y Medianas Empresas (PYME) de la Comunidad Valenciana, es el objetivo del presente trabajo. ABSTRACT The Information Era demands for social and technical systems into the organizations that allow them to give agile and opportune answers to global and changing market demands. The integrated systems of information E.R.P. (Enterprise Resource Planning) are important tools to achieve this objective, since they allows to integrate and to automate the different areas of the company with the objective of 1445

2 communicating to each other and controlling the operations, at the time that they centralize the data and put them to the reach of all the users so as to provide them with on time information for decision making. The objective of the present work is to analyze the business pattern based on ERP like success foundation to achieve strategic alliances between the Valencian Community Small and Medium Companies (PYME). 1. INTRODUCCIÓN. La información se ha convertido en el elemento clave en el diseño de estrategias empresariales en el nuevo siglo, por ser la materia prima necesaria para la toma de decisiones. Los datos que no sirven para tomar decisiones no son información y una decisión generalmente lleva a la acción; las acciones nos permite cumplir con las estrategias diseñadas. De ahí, que una acción debe partir de una buena decisión y ésta se basa en información de calidad que se obtenga a partir de una correcta gestión de datos[1]. La figura 1, ilustra que la información que fluye a través de la empresa es cíclica. DATOS Fiables, tiempo real ACCIÓN Cumpla la Estrategia Corporativa INFORMACIÓN Sistemas de Información DECISIÓN Oportuna Competitiva Figura 1. Ciclo de Información Por tanto, la Información se constituye en el activo más importante de las empresas, permitiéndoles responder con agilidad y flexibilidad frente a los cambios del mercado. Con la tendencia a la globalización en la economía y los negocios, y el creciente mundo de Internet, las organizaciones deben reinventarse generando nuevos modelos de negocio, procesos efectivos, nuevas relaciones con sus clientes y proveedores, y la manera en que adquiere y elevan el conocimiento organizacional al plano estratégico. 1446

3 En este contexto, una alianza fructífera debe orientarse a aprender nuevas habilidades para obtener nuevos productos o ventajas sin grandes inversiones. Satisfacer una necesidad de compartir para competir o para fortalecer la cadena de valor. Este tipo de colaboración es más fructífera en la medida en que las partes buscan menos el control y más nutrir sus relaciones de negocio. Con esta visión renovadora, resulta cada vez más importante el impacto de un buen manejo de información y los valores agregados que se puedan generar a partir de ésta, para satisfacer a los clientes y consolidar éstas alianzas entre proveedores, empresa y clientes. En la última década, el desarrollo de tecnologías que permiten un tratamiento rápido y oportuno de la Información ha sido el pan de cada día de los profesionales de la informática. Los sistemas informáticos tanto de hardware como software han evolucionado vertiginosamente en cuanto a velocidad, precisión e integración de los datos. Esta situación ha permitido que las empresas puedan adquirir Sistemas de Información cada vez más potentes y ajustados a las necesidades de las empresas. Entendemos por Sistema de Información, los componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión en una institución[2]. Entre los más comunes actualmente están los sistemas de Planificación de Recursos de la Empresa, (Sistemas ERP). 2. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN HERRAMIENTAS PARA LAS ALIANZAS ESTRATÉGICAS EMPRESARIALES. Los beneficios que aportan a la Empresa las actuales Tecnologías de la Información (TI) son innumerables. Pero quizás lo más destacable no es tanto el hecho puntual por el que el sistema ahora es más capaz de llevar a cabo determinadas tareas, sino por el hecho de abrir un espectro amplísimo de ideas y tendencias que, adecuadamente aprovechadas, constituyen una herramienta excepcional para mejorar las relaciones interempresariales proveedor-empresa-cliente, calidad de los productos y servicios de la empresa, mejorando su competitividad y estableciendo un diferencial respecto a la competencia. 1447

4 Entre otras cosas, los Sistemas de Información Empresarial, pasan de tener una repercusión interna de gestión a una repercusión externa del negocio y como tal han de considerarse. Mencionemos algunas de estas herramientas y posibilidades": Herramientas para análisis y tomas de decisión: Business Intelligence, generadores estadísticos, OLAP, EIS. Nuevas aportaciones en el análisis de las empresas a través de cuadros de mando integrales (no solo financieros) gracias a la inclusión del modelo de gestión ERP en los actuales Sistemas de Información. Soporte para la implantación de sistemas de calidad (ISO 9000) a través de motores Workflow y gestores automáticos de eventos y alarmas. Sistema preactivo. Integración global de la información a través de Intranets. Personalización de los puestos de trabajo. Por ejemplo, el puesto de un Director puede ser un portal en donde acceda de forma combinada a información general de mercado y prensa (proporcionados por Internet), cuadros de mando y puntos concretos de acceso a la gestión (proporcionados por un ERP corporativo), agenda y correo, etc. Extranets para acceso de clientes, proveedores y personal propio desplazado a la gestión corporativa (de forma total o parcial). Sistemas de e-commerce y e-procurement. Gestores documentales para almacenar y clasificar toda la documentación, asociándola a la gestión corporativa (contratos, planos, documentos de control de calidad, etc.) Flexibilidad y versatilidad para la adaptación e integración. Sistemas automáticos de notificación a clientes de ofertas, historial de consumos, noticias, situación de sus pedidos, etc. Observemos que la mayor parte de los ejemplos enumerados son herramientas que cada empresa utilizará de modo diferente y su uso adecuado marcará en cierta medida su diferencial respecto a su competencia. En este marco, los actuales Sistemas de Planeación de Recursos de la Empresa (ERP), son de considerable importancia porque integran las Tecnologías de Información (TI) como factor clave para la competitividad, informatizando las relaciones externas e internas de los tres elementos que conforma un modelo de 1448

5 negocio, Gente, Procesos y Tecnología, por lo que se constituyen en el núcleo de un modelo de negocio encaminado hacia el e-business Qué es un ERP? Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), no son las siglas de una aplicación informática más, es un Sistema de Gestión Empresarial apoyado en Soluciones Informáticas Modulares de Planificación de Recursos Empresariales, que cubre las necesidades de información de las distintas áreas funcionales de la empresa, permitiendo integrar y automatizar la mayor parte de sus procesos de negocios y compartir datos; así como producir y acceder a la información en tiempo real[3]. 3. EL PROYECTO ERP EN LAS EMPRESAS, COMO MODELO DE NEGOCIO Los sistemas ERP administran los procesos internos del negocio a través del manejo de información oportuna y veraz, aspecto vital para que la empresa mantenga una ventaja competitiva sostenible. Tres razones por las que los empresarios optan por una solución ERP entre otros son: integración, competitividad y control, siempre en busca de la optimización de la Cadena de Valor que sirve a todas las áreas funcionales dentro de la empresa. Pero el manejo de información dentro de la organización ya no es suficiente, a partir de 1999 el Grupo Gartner comenzó a gestar una nueva tendencia que denominaron comercio colaborativo (c-commerce), en el que la redefinición de ERP hacia ERPII toma su centro de atención. PROVEEDOR GESTOR COMERCIAL Internet Intranet Extranet ASP SCM LA EMPRESA ERP CRM Internet Intranet Extranet ASP SOCIOS CLIENTES Figura 2. ERP Modelo de Negocio para Alianzas Estratégicas Empresariales: PROVEEDOR- EMPRESA-CLIENTE 1449

6 Las aplicaciones como el Customer Relationship Management (CRM) y el Supply Chain Management (SCM) permiten llevar a cabo alianzas estratégicas con los socios de negocio a través de toda la cadena de valor de la organización, basadas en el comercio electrónico. La administración de las Relaciones con el Cliente, Customer Relationship Management (CRM), es una estrategia de negocios que consiste en focalizar los recursos de las empresas basados en un conocimiento real de todas las interacciones de la compañía con el cliente y las respuestas de este a cada estimulo. Facilita la gestión, captura, analiza y consolida la información de los clientes actuales y potenciales, para entender y anticipar los gustos y preferencias con el objetivo de mejorar productos y servicios[4]. Los sistemas de gestión de la cadena de suministro, Supply Chain Management (SCM), constituyen uno de los motores principales para la rápida y eficaz incorporación de la empresa a la economía digital. La cadena de suministro, que incluye, en su concepción más amplia, desde el aprovisionamiento de materias primas hasta el servicio de atención al cliente, es uno de los procesos de negocio más intensivo en información, y por ello, puede beneficiarse muy eficazmente de las capacidades de la Red Internet[4]. La meta es desarrollar, mejorar o crear relaciones estratégicas alineadas a las metas del negocio, considerando que un sistema de información bien seleccionado e implementado no sólo mejora la eficiencia del procesamiento de datos, sino que también provee niveles de administración del conocimiento que ayudan a la toma de decisión y mejora la relación y cooperación entre las unidades de la organización y la calidad de información que generan para ser utilizada por socios, proveedores y clientes. 4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP. La implantación de un ERP supone un cambio en los procesos de la empresa; es un cambio organizacional planeado, una nueva forma de hacer negocios, de trabajar en conjunto, comprende cambios en los puestos de trabajo, habilidades y nuevas competencias laborales. Según la filosofía sociotecnológica, no puede instalarse una nueva tecnología sin considerar a las personas que deben trabajar con ella, por tanto la implantación del ERP implica el rediseño de la institución [2]. 1450

7 Las investigaciones sobre los factores de éxito en la implantación de ERP, sus operaciones y su impacto en las empresas son muy limitadas, debido a que estos sistemas son relativamente nuevos, la gran mayoría de las implantaciones datan de los últimos cinco años [6] y generalmente en organizaciones de un tamaño considerable, donde la complejidad de sus procesos les obligó a buscar una solución que integrara eficientemente los departamentos de la empresa. Por otro lado tenemos el caso de las Pequeñas y Medianas Empresas, que ahora inician el camino hacia la integración a través de los ERP. Diferentes autores han identificado factores de éxito en la implantación de ERP, Slevin y Pinto[7] identifican 10 factores de éxito en la implantación de un proyecto, estos son: misión del proyecto, apoyo de la alta dirección, plan del proyecto, consulta al cliente, personal competente, disponer de la técnica necesaria, aceptación del cliente (usuarios), control y realimentación, comunicación y habilidad para resolver imprevistos. Holland y Ligth[8] desarrollaron un marco para agrupar los factores de críticos de éxito del proceso de implantación de ERP en factores estratégicos y tácticos. Esteves y Pastor[9] clasifican los factores críticos según 4 perspectivas: la organizativa, la tecnológica, estratégica y táctica, obteniendo una matriz, donde organiza los factores según el número de veces que aparecen en los artículos que ha revisado. Los de mayor frecuencia son apoyo continuo de la dirección, gestión efectiva del cambio organizativo, alcance del proyecto, dedicación de los consultores y los empleados, comunicación externa e interna, planificación del proyecto. La mayoría de autores coinciden en que la implantación de una solución ERP puede ser un éxito tecnológico pero un fracaso organizativo a causa del fracaso en el proceso social y político del desarrollo del proyecto. Se debe prestar suficiente importancia a la participación, liderazgo y compromiso de los miembros claves de la empresa en cada una de las etapas de la implantación [2]. Muchos investigadores han señalado que la introducción o alteración de un sistema de información tiene un poderoso impacto conductual e institucional que a menudo se dirigen a nuevos roles de autoridad y poder[2]. La participación, motivación y compromiso de la gente son determinantes en el proceso implantación y posterior explotación del ERP. Las respuestas que se han obtenido de los empresarios y consultores que han implantado o que están en el proceso de implantación de una solución ERP, en Pequeñas y Medianas Empresas, (PYMES) acerca de los factores de éxito, 1451

8 convergen en los siguientes 4 factores, se destaca la importancia del capital humano en la realización de la implantación: Definición del Objetivo del proyecto. La participación, compromiso y liderazgo de los diferentes actores de la implantación del ERP. El método de trabajo. La idoneidad de la solución ERP. 5. CONCLUSIONES El éxito empresarial en una economía global depende del dinamismo, agilidad y habilidad de sus organizaciones para construir y mantener la lealtad de sus clientes y valor de las relaciones con sus socios y empleados. Esto es posible a través de una continua y relevante comunicación inteligente en todos los puntos de contacto o interacción con ellos. En estos momentos las empresas necesitan implementar soluciones tecnológicas que apunten directamente a lograr estos objetivos y les permita mantener relaciones cada vez más eficientes y eficaces tanto interna como externamente para lograr alianzas estratégicas que les lleve a ser más competitivos. Los factores de éxito en la implantación de un sistema (ERP), obedecen principalmente a una cuestión de actitud, ya que la participación y compromiso de los diversos individuos y grupos es requisito indispensable para lograr el objetivo. Por tanto, es importante que los directivos estén dispuestos a asumir la gestión del Cambio que éste tipo de proyectos exige. Sin embargo, las ventajas que conllevan la implantación de un ERP hace que cada día más empresas estén implantado éste tipo de soluciones, aunque sean necesario desarrollos específicos del subsector y de la empresa. Una ventaja de estas soluciones es que permite detectar y resolver problemas arraigados en la empresa por tradición familiar y que nunca se plantearon, al igual que los problemas asociados a los costos ocultos, que nunca se habían detectado y por tanto los directivos de la empresa no eran conscientes de su existencia. Además establecer una nueva forma de hacer negocios a partir de la integración total de cada una de las partes de la cadena de valor de las empresas tanto interna como externamente. 1452

9 6. REFERENCIAS [1] E. De Miguel Fernández, Introducción a la Gestión, (Management) I, Servicio de Publicaciones de la Universidad Politécnica de Valencia, 1993, pp [2] K. C. Laudon, J. P. Laudon: "Administración de los Sistemas de Información: organización y tecnología", Gestión de Sistemas de Información, 1996, pp. 8-27, , [3] Soluciones e-business, [4] Extended Enterprise Applications. Splotings Report. Cherry Tree &Co. [5] V. A. Mabert, A. Soni y M.A. Venkataramanan, "Sistemas ERP: mitos comunes versus realidad evolutiva", Harvard Deusto Business Review, 106, 2002, pp [6] D. P. Slevin, y J. K. Pinto, " Balancing Strategy and Tactics in Project Implementation", Sloan Management Review, 29, 1, 1987, pp [7] C. P. Holland, y B. Ligth, "A Critical Success Factors Model for ERP Implementation", IEEE Software, 16, 3, 1999, pp [8] J. Esteves Sousa, y J. Pastor Collado, "Hacia la Unificación de los Factores Críticos para el éxito de implantaciones ERP", 2000, pp CORRESPONDENCIA D. Fernando González Ladrón de Guevara, fgonzal@omp.upv.es Profesor UNIVERSIDAD POLITECNICA DE VALENCIA Departamento de Organización de Empresas, Contabilidad y Economía. Grupo de Investigación ITIO. Camino Vera s/n Tel: Valencia. España. 1453