Utiliza las herramientas de informática y telecomunicaciones a favor de tu empresa

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1 Utiliza las herramientas de informática y telecomunicaciones a favor de tu empresa

2 OBJETIVO Exponer cómo las tecnologías de informática y comunicación (TIC) pueden brindar a los emprendedores y empresarios nuevas oportunidades y les permiten ser más competitivos.

3 QUÉ SON TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES? Conjunto de sistemas necesarios para gestionar la información. Es decir todas las herramientas utilizadas para encontrar, convertir o modificar, almacenar, administrar y transmitir información.

4 Ejemplos 1- Manejo de la información estratégica de la empresa - CRM 2- Contabilidad en línea - Elisa 3- Comunicación - Internet

5

6 Por qué son necesarias las TIC s Estamos inmersos en una sociedad basada en la comunicación El mundo esta cada vez más lleno de información El que tiene la información a tiempo puede tomar las mejores decisiones

7 Donde están las oportunidades? Entorno empresarial Al interior de la empresa Comunicación

8 Entorno empresarial Entorno TIC s TIC s Proveedores TIC s Empresa Clientes y consumidores TIC s Competidores

9 Del entorno hacia la empresa Entorno TIC s Gobierno en línea Publicidad Estudios de mercado Innovación y desarrollo Empresa

10

11 Proveedor Vs. empresa Proveedor TIC s Sistema de información Sistemas de calidad Networking CRM Empresa

12 Comunicación

13 Comunicación

14 De los clientes hacia la empresa Clientes y consumidores TIC s Servicio al Cliente Tendencias Desarrollo de Nuevos productos Comercio electrónico Empresa

15 las 10 TICs que toda PyME debe contemplar 1. Seguridad de Información 2. Conectividad Interna y Externa. 3. Aplicaciones de Gestión - ERP 4. Gestión de las Relaciones con Clientes - CRM. 5. Página Web con Dominio Propio 6. y Mensajería Instantánea. 7. Actualización y mantenimiento de equipos y redes. 8. Movilidad 9. Outsourcing de Equipos e Insumos. 10. Telefonía IP.

16 las 10 TICs que toda PyME debe contemplar 1. Seguridad de Información 2. Conectividad Interna y Externa. 3. Aplicaciones de Gestión - ERP 4. Gestión de las Relaciones con Clientes - CRM. 5. Página Web con Dominio Propio 6. y Mensajería Instantánea. 7. Actualización y mantenimiento de equipos y redes. 8. Movilidad 9. Outsourcing de Equipos e Insumos. 10. Telefonía IP.

17 1. Seguridad de Información: La información es el activo más costoso de una empresa. mecanismos antivirus, sistemas de respaldo y restauración de archivos, firewall (que controla las comunicaciones en red, haciéndolas más seguras), detección de intrusos y control al software espía (anti-spyware). Para PyMEs más robustas se utilizan planes para recuperación de desastres, prevención de fugas de información, autenticación de usuarios, encriptación de datos y sistemas para control de contenido Web, con el fin de que los empleados solo visiten páginas autorizadas. 2. Conectividad Interna y Externa. Toda empresa debe contar con una red interna en donde los empleados puedan compartir los archivos y recursos impresoras, escáner, discos duros. Generalmente, las redes se utilizan en conjunto con un servidor, es decir, un computador que gestiona la red, almacena información, aloja las aplicaciones de software y da servicio para conectarse a Internet o a otras redes. Contar con una red facilita la salida a Internet, lo cual le otorga a las PyMEs una conexión directa con clientes y proveedores mediante el e- mail y la mensajería instantánea. También simplifica las transacciones bancarias.

18 3. Aplicaciones de Gestión - ERP. El tradicional software contable, financiero, administrativo, de cartera y facturación, continúa siendo la tecnología más utilizada por las pyme. Con ellas, no solo es posible automatizar labores repetitivas volviéndolas más confiables y rápidas, sino que también les ayuda a cumplir efectivamente con las obligaciones de Ley y a disponer con mejor planeación los recursos empresariales. Muchas pyme contratan estas aplicaciones con proveedores externos, lo cual les permite ahorrar en costos operativos y de personal. 4. Gestión de las Relaciones con Clientes - CRM. Son aplicaciones que dan apoyo al área de ventas, servicios y mercadeo al permitir recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los clientes con el objeto de perfeccionar la oferta. Con un sistema CRM, las pyme tienen la ventaja de conocer por anticipado las necesidades de sus clientes para mejorar el servicio y adaptar sus productos según las necesidades del mercado. Estas aplicaciones permiten además llevar una estrategia basada en la satisfacción del cliente.

19 5. Página Web con Dominio Propio. Es la imagen de la empresa ante el mundo exterior. No solo sirve para divulgar información corporativa, de productos, servicios y contactos, sino que además permite publicar historias de clientes satisfechos, campañas promocionales, lanzamientos y noticias. Además, es el canal natural para desplegar aplicaciones de comercio electrónico, pedidos y ventas, y proveedores. También sirve como puerta de entrada a la intranet corporativa (algo así como una página Web interna que es alimentada y consultada por los empleados). El dominio propio es la dirección Internet con el nombre la compañía (www.nombredelamepresa.com); carecer de este significa hacerle perder su identidad corporativa en la red. 6. y Mensajería Instantánea. El permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente. Mediante este sistema es posible enviar y recibir no solo texto, sino todo tipo de documentos digitales tales como cotizaciones, avisos publicitarios y presentaciones, entre otros. De forma similar, los sistemas de mensajería instantánea, tales como Windows Live Messenger, Google Talk o Yahoo! Messenger, sirven también para enviar y recibir mensajes inmediatos. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo han reducido o eliminado en las pyme el uso del fax, el correo postal y en muchas casos, las llamadas telefónicas.

20 7. Actualización y mantenimiento de equipos y redes. Aunque no es una tecnología propiamente dicha, las labores de actualizar periódicamente los computadores y equipos de red, y de mantenerlos en óptimas condiciones de funcionamiento son lentas y costosas para las pyme, que no cuentan con personal especializado que cumpla esta función. Por ello, es imprescindible contratar un servicio externo de soporte técnico que controle no solo la obsolescencia de equipos, sino que actúe rápido ante cualquier problema o reparación que pueda comprometer la operación del negocio. 8. Movilidad. Bajo este concepto operan diversas tecnologías tales como los computadores portátiles, las redes Wi-Fi, y los teléfonos inteligentes, que convergen hacia un mismo escenario: hacer que los empleados móviles (vendedores, y técnicos de servicio en campo, entre otros) permanezcan conectados en todo momento a su empresa desde cualquier parte y en cualquier momento mediante el y las aplicaciones Web.

21 9. Outsourcing de Equipos e Insumos. Los costos de comprar, operar y mantener internamente computadores, notebooks, impresoras, servidores y equipos de red son tan altos que las pymes optan por contratar estos bienes y sus servicios con terceros; así se ahorran hasta un 40%. El ahorro es aún mayor cuando los insumos (papel, tinta, tóner) se incorporan como parte del contrato de outsourcing. Una excelente opción para que las PyMEs se concentren más en su negocio y menos en la tecnología. 10. Telefonía IP. La telefonía IP o Voz sobre IP (VoIP) permite a las pymes abaratar sus costos de comunicación tanto en llamadas de larga distancia como hacia líneas celulares. Existen numerosos proveedores de esta tecnología (Skype, Gizmo, y Vonage, entre otros) que permiten hacer llamadas gratis de computador a computador y, por un costo marginal, efectuar llamadas a cualquier parte del mundo.

22 Comunicación Diseño Internet Comunicación Producto o servicio Telefonía GPS WEB

23 Comunicación

24 Por qué Internet? Usted podrá preguntarse: Es Internet una buena inversión para mi empresa? Por qué tendría que hacer yo una inversión de este tipo? Realmente me va a servir tener un sitio web?

25 Por qué Internet? La respuesta es simple Internet es un medio de difusión que es utilizado cada vez por más personas. Así como alguna vez devino la popularidad en el uso de la televisión, antes de la radio, y antes aún de los medios gráficos, hoy en día Internet es el medio de comunicación que surge y se estandariza en nuestra época.

26 Por qué Internet? Las razones para tener un sitio web Presencia constante: Un sitio le da más personalidad, seriedad y profesionalismo a una empresa. Además junto con su propio dominio podrá tener sus propias direcciones de del tipo POP3 por ejemplo Iguale o supere su competencia: Si su competencia está presente en la red, su empresa también deberá hacerlo para no quedarse atrás. Y si su competencia no tiene presencia en Internet, su empresa debe tenerla para superarla. Costos mínimos: Con un sitio reduce los costos de publicidad, marketing, imprenta y comunicaciones, entre otros. La forma más económica de exponer sus productos es creando "catálogos online" publicados en Internet.

27 Por qué Internet? Las razones para tener un sitio web Publicidad económica: Un sitio es la publicidad más económica en relación al tiempo de publicación, ya que está online los 365 días del año, las 24 horas del día. Interactúe con sus clientes: Puede utilizar su sitio para conocer a sus clientes, las tendencias y sus gustos por medio de encuestas o libros de sugerencias, sin ningún costo. Además puede mantenerlos informados publicando las novedades de su empresa en el sitio, y hasta puede recibir pedidos o cotizaciones mediante formularios online. Captando usuarios de Internet como potenciales clientes: Al no estar usted en la Web, el comprador que realice una búsqueda de cierto rubro por Internet, no lo encontrará, y por ende le comprará a su competencia.

28 Por qué Internet? Las ventajas de tener un sitio web Bajos los costos de impresos, catálogos, etc. El website es económico, dinámico y se actualiza fácilmente. Distribuidores, proveedores, clientes y empleados están informados sobre las novedades y ofertas. Igualdad de condiciones para competir con empresas más grandes, la imagen en Internet es comparable a cualquier otra gran compañía de un mismo sector. Menos recursos humanos son necesarios para la fuerza de venta, traduciéndose en costos fijos inferiores para las empresas.

29 Por qué Internet? Las ventajas de tener un sitio web Uso de herramientas de marketing por . Mucho más rápido, eficiente y económico que hacerlo por fax o correo. Determina qué productos y servicios son los más solicitados por los usuarios. Presencia mundial de sus productos y servicios. Reducción de teléfono y personal, cualquier duda que pudiera tener el cliente y/o usuario, la podrá consultar en la página web, ahorrando tiempo de explicaciones telefónicas y el número de llamadas. Ahorro en gastos de publicidad. Intensifica la difusión de una empresa, sus productos y sus servicios.

30 Por qué Internet? Porque la presencia en Internet es fundamental para el desarrollo de cualquier actividad. Porque la posibilidad de captar nuevos clientes se multiplica. Fíjese qué empresas están promocionando sus sitios en Internet y no se sorprenda al ver a las corporaciones mas importantes.

31 Por qué Internet? Publicando en Internet, usted puede darle una nueva imagen a su negocio o empresa, logrando que miles de potenciales clientes conozcan su emprendimiento. Una vez que 'su sitio' esté en Internet sus clientes tendrán acceso inmediato a todos sus productos y/o servicios, catálogos y toda aquella INFORMACION VITAL PARA PROMOCIONARSE.

32 Y cómo se hace? Algunos pasos son los mismos que hizo cuando se creo de la forma física tradicional: Definir el QUÉ (El Producto o Servicio) Definir el QUIÉN (El Mercado) Definir el CÓMO (Los recursos)

33 Y después de estar en Internet que pasa? Hay que mantenerse Hay que difundir esa presencia Hay que explotar el canal de comunicación Hay que mostrar algo nuevo cada día

34 Y qué pasa con Internet en Colombia? Somos el No. 64 entre 127 países en el uso de Internet. Días de mayor uso

35

36 Campañas de promoción de Internet

37 Se calcula que el número de usuarios permanentes de Internet en Colombia, ha variado de 1.5 millones en el 2002 a en el 2007.

38

39 Habilitadores para el desarrollo Asociación tercerización Competitividad Auto análisis e identificación de oportunidades Mejoras continuas en los procesos Selección e implantación de soluciones Tomado de Presentación de: Maria Paula Duque, Gerente Sector Público Microsoft Región Andina

40 Qué hacer? Antes de Implementar TIC s en su empresa determine cuáles son los objetivos Una vez tenga claro los objetivos determine cua es la tecnología más apropiada para su empresa Tenga en cuenta las posibilidades de crecer en el futuro

41 GRACIAS!

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