Pág. 3. Introducción

Transcripción

1 iceo Descriptivo

2 Introducción Pág. 3 En la industria de manufactura, los primeros sistemas creados para integrar los datos y organizar los diferentes procesos productivos fueron las aplicaciones MRP (Planeación de los Requerimientos de Materiales). En el lapso de los años 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para ayudar a las empresas a reducir los niveles de inventario de los materiales que usaban. Ello porque al planear sus requerimientos de insumos, con base a lo que realmente les demandaban, los costos se reducían ya que se compraba solo lo necesario. Para la década de los 80 estas soluciones tecnológicas pasaron a usar las siglas: MRP II o Planeación de los recursos de manufactura. Y su alcance fue distinto: permitían atender factores relacionados con la planeación de las capacidades de manufactura, reconocía que las empresas padecían interrupciones en la operación, cambios súbitos y limitaciones de recursos que iban mas allá de disponibilidad de materiales. Así, a principios de los años 90, el mundo había cambiado y estas soluciones nacidas en los ambientes de manufactura ya eran insuficientes para un mercado donde había organizaciones de todo tipo: de servicios, financieras, comerciales, entre otras, que también necesitaban una solución para controlar sus procesos y en consecuencia, ser más competitivas. Así, surgen los sistemas ERP (Planeación de los recursos empresariales) que integraban todas las áreas de la empresa. Se inició el control de áreas como contabilidad, finanzas, administración de órdenes de venta, logística, entre otras, bajo un solo y transparente sistema de información. El surgimiento hace 2 años de nuevos conceptos como CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Change Management), BI (Business Intelligence) han ocasionado que se considere a los sistemas ERP como un conjunto de herramientas obsoletas cuando en realidad lo que sucedió es que el ERP atravesó su tercera etapa de evolución. en las que se fueron incorporando funcionalidades. Hoy ya estamos hablando de sistemas XRP (Extended Resource Planning), ya que en el mundo de los negocios del siglo XXI, los sistemas ERP y las tecnologías de Internet se apoyan mutuamente. Dentro de una estrategia de ebusiness los Sistemas ERP ocupan una parte central. La correcta implantación de ambas tecnologías ofrecerá a las empresas nuevas opciones para mejorar la rentabilidad y para crear ventajas competitivas.

3 Pág. 4 Qué es un ERP? Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), son paquetes de software que integran toda la gestión de la empresa. Están diseñados para modelar y automatizar la mayoría de los procesos básicos de una organización. Los sistemas ERP son sistemas que integran todos los aspectos funcionales de la empresa. De esta forma el ahorro de tiempo y la minimización de errores es máxima, al no existir aplicaciones diferentes entre las cuales transferir datos. La reducción de los tiempos de respuesta y la evolución a una estructura flexible es vital en las empresas modernas. Los principales factores, conductores del negocio, que dirigen el mercado en orden descendente son: Aumento en la necesidad de modernizar los procesos de negocios. Expansión de las estrategias de globalización por parte de las compañías. Generación de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y agilidad. Extensión de los procesos de administración de la cadena de suministros. Creciente énfasis en un servicio al cliente más eficiente. Mayor acceso a la información, requisito cada vez mayor. Limitación de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente cambiante.

4 Qué es un XRP? Pág. 5 XRP (Extended Resource Planning) es el sistema ERP extendido para soportar componentes externos tales como proveedores, clientes, distribuidores, socios, accionistas, todo a través de Internet. El sistema XRP está conformado por dos conceptos: el sistema ERP que es el concentrador de tecnología interna de una empresa y el E-business que extiende esa infraestructura al entorno exterior con el objetivo de proyectar la marca de la empresa al mercado electrónico. Cadena de Valor La cadena de valor es el circuito total de flujo de información dentro de una empresa; es decir, grafica la forma de como se comunica con sus proveedores, con sus empleados, con sus clientes y con sus mercados. Hoy Internet posibilita y hace extremadamente factible transformar esta cadena en una relación virtual de las partes, de manera de lograr una comunicación que todas las partes entiendan, para transformarla luego en información útil para todos los participantes. Estos nuevos circuitos virtuales reemplazan a antiguos circuitos físicos de flujo de papeles y burocracia, con lo cual el ahorro en términos de recursos y horas de trabajo es considerable y, casi en su totalidad, este ahorro se transforma en el retorno total de la inversión realizada en crear estos nuevos circuitos virtuales, basados en Internet. El e-business divide a los sistemas de apoyo en dos partes, la primera los que tienen que ver con el contacto entre los participantes del negocio (front office) y la segunda los que tienen que ver con la gestión de los procesos internos. La clave para implementar un sistema ERP que pueda servir como conducto para los proyectos de e-business es expandir el sistema hacia fuera y hacia arriba. Esto distingue el ERP nuevo del viejo. In te r / Em presas C ade na d e valo r exten did a Centro de distribuc ión Proveedor A Socios U nida des de negocio Cadena de valor Intra Empresa Clientes Sucursales Proveedor B Centro de distribución Plantas

5 Beneficios Pág. 6 La recuperación de la inversión se logra en el corto plazo ya que la organización se hace más eficiente y altamente productiva al tener su información al día y en orden. Las empresas con sistemas flexibles tienen la capacidad de cambiar de estrategia, tácticas y procedimientos acordes a la situación del mercado. Los cierres contables se generan de manera casi automática al fin de mes en curso, el acortamiento de estos ciclos trae consigo información muy valiosa que facilita tomar decisiones a favor no sólo de un área sino de toda la empresa. Reducción de dudas concernientes a la veracidad de la información. Mejoramiento de la comunicación entre áreas de producción. Reducción de duplicación de información. Provee una eficiente integración de los procesos comerciales. Base de datos centralizada en la que se registran, procesan, monitorean y controlan todas las funciones de la actividad empresarial.

6 Cambios en la organización Pág. 7 Un sistema XRP le proporcionará claramente a una empresa, el potencial de reaccionar a mercados cambiantes, a la dinámica de los negocios, y a las necesidades de los clientes. Para comprender el potencial en la economía digital, la empresa necesita una infraestructura -un sistema nervioso- que una entre sí sus diferentes partes, una infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y adaptarse más rápidamente que la competencia. Implantar un Sistema XRP es una buena oportunidad de mejorar el funcionamiento de una empresa, pero la organización deberá estar lista para comprometerse a cambiar sus prácticas de negocios excepto aquellas que no puedan ser modificadas por razones de competitividad. Cuando una empresa requiere de un XRP e inicia ajustes para seleccionar uno en particular, debe aceptar que introducirá un orden interno en donde diversas áreas se verán afectadas por el cambio.

7 iceo Pág. 8 iceo no sólo implica una solución tecnológica, sino una solución empresarial con una consistente metodología de implantación y con modelos probados y comprobados que proporcionan al Cliente resultados claros y visibles a corto plazo. iceo le proporciona a la gente una manera universal de acceder, ver, y utilizar la información. iceo es un sistema integrado con una interfaz conocida y amigable que elimina las barreras de información que puedan existir entre los diferentes departamentos. Dichos enfoques, deben por supuesto, caracterizarse por altos niveles de desempeño, un bajo costo y, en términos prácticos, flujos de trabajo y reglas de negocios definidas cuidadosamente, más unas apropiadas medidas de seguridad. Es un proyecto A diferencia de los softwares enlatados, iceo no es un paquete cerrado: es una solución a la medida de su empresa. Lempert asesora y acompaña el proceso de implementación y utilización del producto. La compañía respalda iceo con un staff de 50 profesionales. Podrá recurrir a ellos permanentemente. Es escalable iceo está diseñado especialmente para empresas Pymes y mediano-grandes. Si la empresa instaló más sucursales, abrió mercados o incorporó nuevas áreas de negocios o productos, iceo la ayudará a escalar hacia la plataforma tecnológica que mejor responda a esa nueva realidad. Es flexible El cliente mismo puede adaptarlo a cualquier cambio que enfrente su empresa sin la intervención de desarrolladores, minimizando los tiempos y recursos para su mantenimiento. iceo automatiza y simplifica transacciones de rutina. Los elementos que proveen sus reportes, de elevada calidad, facilitan la resolución de problemas. Así, Ud. podrá enfocar la atención en tareas estratégicas y su compañía reducirá tiempos críticos e incrementará su productividad.

8 Es simple Pág. 9 iceo le proporciona a la gente una manera universal de acceder, ver, y utilizar la información. Cada usuario puede acceder a distintos niveles de uso de la información para lo cual se le asignan roles y permisos.

9 Por qué y para qué implementarlo Pág. 10 iceo provee una plataforma para llevar a la empresa hacia un modelo de e-business. En la era de la nueva economía, aprovechar las nuevas tecnologías es vital para crecer. El ahorro de costos, traducido en valores económicos y en tiempo, es uno de los pasos para la transformación de la información empresarial en ventajas comparativas. iceo ayuda a enfrentar el entorno cambiante de las economías abiertas. Hace de la información y el conocimiento el principio de la acción. Transforma los datos aislados de su sistema en reportes que contienen la información necesaria para elaborar estrategias de mediano y largo plazo. Le ayudará a reducir costos operativos. Como los procesos de consultas para la toma de decisiones se realizan sobre el mismo sistema, Ud. podrá eliminar medios de almacenamiento manuales como ficheros, carpetas y papeles. Y facilitará la sistematización y digitalización de su cadena de valor. Si lo utiliza en arquitectura Internet Computing, puede optimizar mucho más sus recursos gracias a la productividad que aportan las nuevas tecnologías de la comunicación.

10 Paradigmas que incorpora Pág. 11 Tiempo Real Cada operación impacta en simultáneo en todos los ambientes en que sea pertinente, actualizando la información en una misma transacción. BPR (Business Process Reengineering) Orientado al proceso, iceo le permite definir libremente procedimientos que involucran uno o más documentos, modelando de esta manera los circuitos operativos de la organización. Integridad iceo ha sido concebido con una visión integral, lo que permite el funcionamiento armónico de todos sus componentes, transformando el concepto de módulos en subsitemas integrados. Trazabilidad iceo le permite identificar una operación y su historial a través de toda la organización, conociendo quién, cómo, dónde y cúando se ha producido, obteniendo solidez por efecto cascada. Inteligencia del negocio iceo aplica procesos, técnicas y herramientas de alta tecnología para poner a disposición de todos los niveles de la organización la capacidad de acceder a información precisa y relevante, y de explotarla para lograr ventajas competitivas.

11 Introducción a su funcionalidad Pág. 12 iceo es un sistema integrado de gestión orientado a empresas que requieran herramientas de información de alta calidad. Dada su flexibilidad en la parametrización permite que el mismo se ajuste a las distintas necesidades de las empresas y a los permanentes cambios de escenarios que plantea el mercado actual. El paquete ha sido desarrollado con la ultima tecnología de herramientas ORACLE y pensado para una funcionalidad del tipo Cliente Servidor y / o WEB. Características técnicas generales: Entorno gráfico Client / Server y / o WEB enable Seguridad manejada por la base de datos Implementación modular y escalable

12 Pág. 13 Características funcionales generales: Navegabilidad iceo le da la posibilidad de navegar la información en cualquier sentido. Usted podrá acceder desde un documento a su registración contable o desde la registración contable al documento, desde un movimiento en stock al documento que lo genero o desde el documento a su movimiento de stock y así sucesivamente con todas las transacciones Drill-Down iceo le permite también navegar todos los canales de datos generados por una operación en particular. Usted podrá consultar por ejemplo, a través de una factura, cómo y cuándo fue cobrada y desde allí poder ver el detalles de los valores recibidos y seguir un nivel más hasta acceder a Tesorería para consultar el destino de los valores recibidos. Trazabilidad Cada documento generado por iceo estará relacionado a otro u otros según el circuito administrativo que se haya definido. Esto le permitirá acceder a la trazabilidad de cualquier operación iniciada en iceo, ya que desde un documento podrá consultar el documento precedente y el posterior. Seguridad iceo le permitirá llevar un registro de auditoria de la información crítica generada, posibilitándole efectuar un seguimiento al nivel de quién, como y cuándo se afectaron los datos. Usted podrá también definir fácilmente perfiles de usuarios y sus accesos y asignar tales perfiles a un grupo de usuarios. Otras características a mencionar son: Soporta múltiples planes de cuentas. Multiempresa. Multisucursales. Consultas integradas por iceo BI. Parametrización de diferentes tipos de comprobantes de clientes y proveedores. Facturación de Bienes de cambio y conceptos. Flexibilidad en la parametrización impositiva. Definición jerárquica de niveles dentro de los depósitos. Generación de información contable en línea y batch. Liquidación de haberes para múltiples convenios, modalidades horarias, sindicales, etc. Definición de perfiles según criterios funcionales. Soporte de operaciones en diferentes monedas. Control de despachos aduaneros para mercadería importada. Liquidación automática de comisiones de vendedores. Generación automática de información impositiva : convenio multilateral, retenciones realizadas, ganancias, ingresos brutos e IVA, etc.

13 Pág. 14 Generación automática de movimientos de caja. Monitoreo de estados de caja. Auditoria de operaciones criticas como : ajustes de stock, ajustes contables, ajustes de comprobantes, etc. Generación automática de pedidos de compras por problemas de stock en la facturación. Sugerencia automática de compras según: pedidos de compras, puntos de pedido demanda ponderada, mínimos y máximos. Sugerencia automática de depósitos de cheques de terceros teniendo en cuenta los plazos de acreditaciones de los mismos. Generación de ordenes de pago en forma masiva. Manejo de chequeras bancarias manuales y automáticas. Múltiples listas de precios. iceo ERP abarca los siguientes módulos: Stock Compras Tesorería Contabilidad Personal Bienes de Uso Ventas Esquema iceo - XRP Clientes Proveedores Ejecutivo Gerente Empleado Areas de la empresa Mercados iceo - BI Finanzas Ventas Compras Recursos Humanos CRM + ibcomms iceo - ERP Tesorería Ventas Compras Stock Bienes de uso Personal Contabilidad

14 Ventas Pág. 15 En iceo podrá mantener un repositorio central de datos de sus productos. Le permitirá definir árboles de categorías sin límite de niveles, precios, proveedores, imágenes de sus productos, descuentos, etc. iceo no le impone un modelo de administración de ventas, es Usted quien define los procesos de negocios. Podrá crear distintos procesos y dentro de los mismos asociar documentos involucrados, comportamiento de los mismos, datos a ingresar por cada documento y perfiles autorizados. A través de iceo podrá liquidar las comisiones de sus vendedores definiendo grupos de comisiones diferenciadas, zonas asignadas, porcentajes y rangos. También podrá efectuar un seguimiento de resultados de sus vendedores ya que iceo le permitirá llevar un registro de visitas, resultados de las mismas, objetivos de ventas, etc

15 Compras Pág. 16 iceo le permitirá administrar un esquema de compras centralizadas manteniendo un punto de pedido de compras y un punto de pedido de distribución. Podrá acceder al cálculo automático del punto de pedido basado en la proyección lineal de consumos históricos, lead-time y coeficiente de seguridad. La sugerencia de compras automática se puede procesar por dos tipos de cálculo: por demanda ponderada o punto de pedido. También le permitirá efectuar el seguimiento de aquellas compras generadas a partir de pedidos ya que en todo momento podrá consultar el estado del mismo. Dispondrá de toda la información necesaria para tomar decisiones de compras: histórico de precios de compras de distintos proveedores para un mismo producto, forecast, unidades de empaque, stock actual, demanda,etc. Con iceo podrá administrar compras efectuadas a través de concursos de precios. Le permitirá procesar la sugerencia de compras automática basada en las cotizaciones recibidas y usando el criterio Mejor Precio-Plazo. La adjudicación puede ser por ítem o por el total pedido.

16 Pág. 17 Stock iceo le permitirá administrar jerarquías de ubicaciones por sucursal sin restricciones de niveles, pudiendo acceder en cualquier momento a un tablero central de datos del producto como stock actual, pendientes de entrega, pendientes de recepción, reservas, etc. Podrá transferir productos entre sucursales y entre ubicaciones. También le permitirá generar en forma automática las transferencias para distribuir los productos recibidos a las sucursales solicitantes o cuyo punto de pedido asi lo demandó. Le permitirá administrar préstamos de materiales o productos y efectuar un seguimiento detallado sobre las devoluciones y el estado de lo recibido.

17 Pág. 18 Finanzas: Tesorería, Contabilidad y Activos Fijos Con iceo usted podrá controlar la tesorería de su empresa a través de un monitor de cajas que le permitirá acceder a toda la información de los ingresos o egresos efectuados, destino de los valores recibidos, estado de los cheques en cartera, etc. Podrá gestionar el flujo de fondos de su empresa generando la proyección de los mismos basado en el presupuesto de ventas, en el presupuesto de compras y presupuesto de gastos. iceo proyectará cada dato teniendo en cuenta indicadores históricos como los días promedio de cobranzas/pagos, cobranzas y deudas pendientes, etc. iceo le permitirá definir múltiples planes de cuenta y consolidar los movimientos según la estructura definida para cada uno. Para cada cuenta contable podrá definir también múltiples niveles de imputación. Usted podrá también definir presupuestos contables por centro de costo para luego efectuar el seguimiento presupuestado vs real. Con iceo podrá llevar las registraciones contables no solo en la moneda legal sino también en la moneda origen del movimiento y en una segunda moneda que Usted podrá seleccionar para consolidad movimientos de distintos países.

18 Pág. 19 Personal iceo le permitirá mantener un repositorio de datos único con toda la información de sus empleados. Usted podrá mantener información histórica de los períodos laborales, estudios, trabajos anteriores, etc. El Editor de fórmulas le permitirá definir fácilmente los conceptos de liquidaciones y podrá incluir validaciones que variarán en forma dinámica. Esto brinda flexibilidad para adaptarse a cualquier convenio laboral.

19 Pág. 20 iceo BI El escenario de las empresas ha cambiado, también sus activos. Hoy los intangibles ocupan un lugar cada vez más predominante, esto implica que se deben rever los indicadores sobre los que se basa la estrategia del negocio. Con iceo BI usted podrá acceder a un repositorio integrado de datos que le permitirá analizar indicadores sobre la marcha global de su negocio. Esta herramienta fue diseñada para respaldar la mejora continua de los procesos de Ventas, Compras, Finanzas y Personal. iceo BI le permitirá investigar aún más la causa y el efecto de las relaciones entre las mediciones ya que podrá desplazarse fácilmente hacia informes en otras áreas. A través del Wizard Usted podrá generar informes personalizados con facilidad y rapidez. Le permitirá crear parámetros predefinidos en cada informe para ejecutar consultas complejas seleccionando casilleros desplegables. Otras ventajas: Análisis integral de varias dimensiones Desglose de cada informe individual para obtener un análisis más detallado. Más de sesenta informes precreados con indicadores. Indicadores de Finanzas Le permiten medir la situación económica y financiera de su empresa. Aquí podrá acceder a indicadores de endeudamiento, liquidez, rentabilidad, analisis vertical-horizontal, rotación. Indicadores de Ventas Le permiten medir los hechos relacionados con la transformación y ventas de los productos comercializados. Aquí podrá encontrar indicadores tales como efectividad de ventas, retención de clientes, margen bruto por cliente, desvío de presupuesto, demanda insatisfecha, etc. Indicadores de Compras Le permiten medir los hechos relacionados con el aprovisionamiento de bienes para servir a los clientes. Aquí podrá encontrar indicadores tales como lead-time, evolución del punto de pedido, desvío de presupuesto, cumplimiento de forecast, etc Indicadores de Personal Le permiten medir las prioridades para crear un clima que soporte el cambio, la innovación y el crecimiento organizacional. Aquí podrá encontrar indicadores tales como antigúedad promedio, rotación, ausentismo, etc.

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21 Lempert SA Donaciano del Campillo 2068 Cerro de las Rosas (X5009JRZ) Córdoba Argentina T F W E info@lempert.com.ar Pág. 13